Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM 1. Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng 1. Khái niệm về Quản trị Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về quản trị: - Theo Mary Parker Follet “Quản trị là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác”. Theo Robert Kreinen “Quản trị là tiến hành làm việc với con người thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi”.
Theo Harold Koontz “Quản trị là nhằm tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất, trong đó các cá nhân làm việc theo nhóm để đạt được một hiệu xuất cao nhất nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức” [ 31; ]. - Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”[12;8]. Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra [2;14]. Từ những khái niệm trên ta có thể hiểu khái niệm quản trị theo một cách khái quát như sau: Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng và có mục đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các điều kiện và cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra của tổ chức.
Khái niệm Văn phòng Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị (Theo từ điển Tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này đồng nhất Văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị. Là địa điểm mà 5 hàng ngày các cán bộ công chức đến đó để thực thi công việc.
Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo(có tầm cỡ). Ví dụ: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Chủ tịch nước. Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan công tác lãnh đạo, quản lí điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ “Văn phòng”.
Để có một định nghĩa đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận văn phòng này trong các cơ quan, đơn vị. Đầu vào văn phòng sẽ thu thập, xử lí cung cấp thông tin từ bên ngoài và nôi bộ giúp lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lí điều hành cơ quan đạt hiệu quả. Mặt khác, hoạt động của các cơ quan, đơn bị cần có các phương tiện kĩ thuật cần thiết.
Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: Tổ chức mua sắm quản lí sử dụng các tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố trên. Từ những định nghĩa này chúng ta có thể rút ra định nghĩa đầy đủ về văn phòng: “Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp củ cơ quan, đơn vị: Là nơi thu thập, xử lí cung câp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đơn vị”. Chức năng của văn phòng: Văn phòng có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng giúp việc hậu cần. - Thứ nhất, chức năng tham mưu tổng hợp: "Tham mưu” là tư vấn, giúp góp ý kiến có tính chất chỉ đạo; “ Tổng hợp” là thống kê, xử lý, tổng hợp nhiều vấn đề [29; ].
Tham mưu tổng hợp nhằm mục đích phục vụ lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành và 6 thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải ra quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề.
Điều đó, vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp [2;9]. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý, điều hành để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan, tổ chức có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý.
Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường do văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và các chức năng, nhiệm vụ được quy định trong những văn bản là quy chế, quyết định. Căn cứ vào những quy định, những công việc được đặt ra các đơn vị chức năng thuộc văn phòng sẽ được thành lập và đảm nhiệm thực hiện. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, xử lý và quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Giữa chức năng tham mưu của văn phòng và các đơn vị khác trong một cơ quan, tổ chức có sự khác biệt với nhau đó là tham mưu quản lý, điều hành và tham mưu chuyên ngành.
Mối quan hệ của chức năng tham mưu tổng hợp: chức năng này luôn đi liền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu và tham mưu chỉ đạt được kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác, kịp thời, đầy đủ. - Thứ hai, chức năng giúp việc hậu cần: “ Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức [29; ]. Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất 7 như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm quản lý và sử dụng có hiệu quả và các hoạt động mang tính chất phục vụ như công tác lễ tân, y tế.
Đó là chức năng hậu cần của văn phòng [2;10]. Nhiệm vụ của Văn phòng Tư những chức năng trên văn phòng sẽ thực hiện nhiệm vụ: * Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, thực hiện các công việc: - Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch kế hoạch công tác. - Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các phòng, bộ phận thuộc văn phòng. - Xây dựng nội quy, quy chế cho cơ quan và văn phòng.
- Đảm bảo công tác thông tin liên lạc. - Đảm bảo công tác văn thư lưu trữ. - Tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan - Tổ chức hội nghị, hội thảo. - Thực hiện công tác thi đua khen thưởng.
* Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc hậu cần: - Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác hành chính của cơ quan. - Đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh. - Tổ chức phòng làm việc khoa học. - Tổ chức thực hiện công tác hành chính.
- Đảm bảo giao dịch hành chính, đối nội, đối ngoại. Lịch sử hình thành và phát triển CÔNG TY THAN KHE CHÀM - TKV Địa chỉ: Phường Mông Dương- Thành phố Cẩm phả- tỉnh Quảng Ninh Công ty Than Khe Chàm-TKV được đổi tên thành Công ty TNHH MTV Than Khe Chàm-TKV theo Quyết định số 3231/QĐ-BCT ngày 25 tháng 6 năm 2009 của Bộ Công Thương và sau đó đổi thành Công ty TNHH MTV Than Khe Chàm-Vinacomin tại Quyết định số 1948/QĐ-HĐTV ngày 19 tháng 8 năm 2010 của Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam; Công ty có Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp Công ty TNHH MTV mã số doanh nghiệp 5700101228 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Ninh cấp, đăng ký lần đầu ngày 06 tháng 7 năm 2009, đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 28 tháng 3 năm 2012, trong đó có ngành nghề khai thác và thu gom than cứng, than non, than bùn. Trụ sở làm việc chính của Công ty đóng tại Phường Mông Dương – Thành phố Cẩm Phả - tỉnh Quảng Ninh. Vị trí địa lý, điều kiện địa chất của Công ty than Khe Chàm - TKV Nguồn khoáng sàng Khe Chàm thuộc dải chứa than Cẩm Phả - Hòn Gai, cách TP.Cẩm Phả khoảng 5 - 6 Km.
- Phía Bắc giáp thung lũng Dương Huy - Phía Nam giáp Khe Tam, Lộ Trí và Đèo Nai - Phía Đông giáp mỏ than Mông Dương - Phía Tây giáp mỏ than Dương Huy - Diện tích khu mỏ ~ 3,5 Km2 Hiện nay khu mỏ nằm trong vùng khí hậu nhiệt đời gió mùa, một năm có bốn mùa Xuân - Hạ - Thu – Đông, trong đó có hai mùa chính ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất của Công ty là: - Mùa mưa bắt đầu từ tháng 4 đến tháng 10, hướng gió chủ yếu là Nam và Đông Nam, nhiệt độ trung bình là 25 - 270C, cao nhất là 370C, mưa nhiều vào tháng 7 và 8. Lượng mưa lớn nhất trong một ngày là 280mm. - Mùa khô bắt đầu từ tháng 11 đến tháng 3 năm sau, hướng gió chủ yếu là Bắc và Đông Bắc, nhiệt độ thấp nhất là 40C. Với kiểu khí hậu này mùa mưa không thuận lợi và ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất của Công ty nhưng ngược lại mùa khô lại là điều kiện tốt để Công ty đẩy mạnh sản xuất.
Ngoài ra trong khu vực đã có một mạng lưới cơ sở hạ tầng phục vụ dân trí phúc lợi như Trường học, bệnh viện,… Phục vụ tốt đời sống cán bộ công nhân viên cũng như con em của họ.