Khóa Luận Tốt Nghiệp Về Công Tác Quản Trị Văn Phòng Tại Công Ty Than Khe Chàm

Khóa luận tốt nghiệp phân tích công tác quản trị văn phòng tại công ty than Khe Chàm, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình và hiệu quả quản lý.

• Tác giả: Dương Thị Hoa
• Người hướng dẫn: THS. Nguyễn Đăng Việt
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Văn Phòng
• Đề tài: Công Tác Quản Trị Văn Phòng Tại Công Ty Than Khe Chàm
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2015
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• LỜI MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• 0.3. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.4. Nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.6. Giả thuyết nghiên cứu
• 0.7. Phương pháp nghiên cứu
• 0.8. Cấu trúc của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM
• 1.1. Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng
• 1.1.1. Khái niệm về Quản trị
• 1.2. Khái niệm Văn phòng
• 1.3. Chức năng của văn phòng
• 1.4. Nhiệm vụ của Văn phòng
• 1.5. Lịch sử hình thành và phát triển
• 1.6. Vị trí địa lý, điều kiện địa chất của Công ty than Khe Chàm - TKV
• 1.7. Đặc điểm dây chuyền công nghệ
• 1.8. Công nghệ sản xuất
• 1.9. Hoạt động kinh doanh của Công ty than Khe Chàm - TKV
• 1.10. Cơ cấu tổ chức
• 1.11. Chức năng nhiệm vụ
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM
• 2.1. Nhận thức của Lãnh đạo về Công tác Quản trị Văn phòng
• 2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng
• 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng
• 2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng
• 2.3. Thực trạng và công tác tổ chức điều hành của văn phòng
• 2.3.1. Công tác tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác
• 2.3.2. Công tác tổ chức xây dựng quy chế, nội quy, quy định cho công ty
• 2.3.3. Công tác tổ chức quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ
• 2.3.3.1. Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ
• 2.3.3.2. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư, lưu trữ
• 2.3.3.3. Kiểm tra đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ
• 2.3.3.4. Thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ văn thư lưu trữ
• 2.3.4. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp
• 2.3.5. Thực trạng công tác tổ chức các chuyến đi công tác
• 2.3.6. Thực trạng công tác tổ chức hậu cần
• 2.3.7. Thực trạng công tác tổ chức thi đua khen thưởng
• 2.3.8. Thực trạng công tác tổ chức phòng làm việc
• 2.3.9. Thực trạng công tác xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp
• 2.3.10. Nhận xét về thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty than Khe Chàm
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM
• 3.1. Giải pháp hoàn thiện nhân sự trong bộ máy văn phòng
• 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt công tác văn phòng tại Công ty than Khe Chàm
• 3.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp
• 3.2.2. Công tác hậu cần
• 3.2.3. Công tác văn thư lưu trữ
• 3.2.4. Giải pháp về các quy trình nghiệp vụ
• 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO trong công tác văn phòng
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHẦN PHỤ LỤC
• DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Khóa Luận Tốt Nghiệp Quản Trị Văn Phòng

Khóa luận tốt nghiệp về quản trị văn phòng tại Công ty Than Khe Chàm là một nghiên cứu quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng trong doanh nghiệp. Đề tài này không chỉ giúp sinh viên áp dụng lý thuyết vào thực tiễn mà còn đóng góp vào việc cải thiện quy trình làm việc tại công ty. Việc nghiên cứu này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về vai trò của quản lý văn phòng trong việc hỗ trợ lãnh đạo và nâng cao hiệu quả công việc.

1.1. Lý Do Chọn Đề Tài Khóa Luận Tốt Nghiệp

Lý do chọn đề tài này xuất phát từ tầm quan trọng của quản trị văn phòng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Công ty Than Khe Chàm cần một bộ phận văn phòng hoạt động hiệu quả để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và quản lý nhân sự.

1.2. Mục Tiêu Nghiên Cứu Khóa Luận

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận là nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại Công ty Than Khe Chàm, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc và tổ chức bộ máy văn phòng.

II. Thực Trạng Công Tác Quản Trị Văn Phòng Tại Công Ty Than Khe Chàm

Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Công ty Than Khe Chàm cho thấy nhiều thách thức trong việc tổ chức và quản lý. Bộ phận văn phòng hiện tại chưa phát huy hết tiềm năng của mình, dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Việc nhận thức của lãnh đạo về vai trò của văn phòng cũng cần được cải thiện để tạo điều kiện cho sự phát triển.

2.1. Nhận Thức Của Lãnh Đạo Về Quản Trị Văn Phòng

Lãnh đạo Công ty Than Khe Chàm cần nhận thức rõ hơn về vai trò của quản lý văn phòng trong việc hỗ trợ các quyết định chiến lược và điều hành công việc hàng ngày.

2.2. Tổ Chức Bộ Máy Văn Phòng Hiện Tại

Bộ máy văn phòng hiện tại tại Công ty Than Khe Chàm cần được tổ chức lại để đảm bảo tính hiệu quả và linh hoạt trong công việc. Cần có sự phân công rõ ràng và trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân trong bộ phận.

III. Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Quản Trị Văn Phòng

Để nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng, Công ty Than Khe Chàm cần áp dụng một số giải pháp cụ thể. Những giải pháp này không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

3.1. Hoàn Thiện Nhân Sự Trong Bộ Máy Văn Phòng

Cần có kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự trong bộ phận văn phòng để nâng cao kỹ năng và năng lực làm việc của nhân viên. Việc này sẽ giúp cải thiện hiệu quả công việc và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.

3.2. Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Trị Văn Phòng

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn phòng sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Và Kết Quả Nghiên Cứu Tại Công Ty Than Khe Chàm

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc cải thiện công tác quản trị văn phòng đã mang lại nhiều lợi ích cho Công ty Than Khe Chàm. Các giải pháp được đề xuất đã được áp dụng và cho thấy sự cải thiện rõ rệt trong hiệu quả công việc.

4.1. Kết Quả Đạt Được Sau Khi Thực Hiện Giải Pháp

Sau khi áp dụng các giải pháp, Công ty Than Khe Chàm đã ghi nhận sự tăng trưởng trong năng suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Điều này cho thấy tầm quan trọng của quản lý văn phòng trong việc phát triển doanh nghiệp.

4.2. Những Bài Học Kinh Nghiệm Từ Thực Tiễn

Những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn cho thấy rằng việc đầu tư vào quản trị văn phòng là cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

V. Kết Luận Về Khóa Luận Tốt Nghiệp Quản Trị Văn Phòng

Khóa luận tốt nghiệp về quản trị văn phòng tại Công ty Than Khe Chàm đã chỉ ra rằng việc cải thiện công tác văn phòng là rất cần thiết. Những giải pháp đề xuất không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

5.1. Tương Lai Của Công Tác Quản Trị Văn Phòng

Tương lai của công tác quản trị văn phòng tại Công ty Than Khe Chàm sẽ phụ thuộc vào việc áp dụng các giải pháp cải tiến và sự cam kết của lãnh đạo trong việc phát triển bộ phận này.

5.2. Đề Xuất Hướng Nghiên Cứu Tiếp Theo

Đề xuất nghiên cứu tiếp theo có thể tập trung vào việc đánh giá sâu hơn về tác động của công nghệ thông tin trong quản lý văn phòng và cách thức áp dụng hiệu quả nhất.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của Nhà nước, việc duy trì, mở rộng mạng lưới khách hàng và đối tác cung ứng là điều kiện sống còn đối với các doanh nghiệp. Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh như Công ty than Khe Chàm, công tác quản trị văn phòng đóng vai trò như "bộ nhớ" và "bộ mặt" của toàn đơn vị. Văn phòng không chỉ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo ra các quyết định quản lý kịp thời trước biến động sản xuất mà còn bảo đảm các điều kiện hậu cần thiết yếu, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên và vận hành bộ máy thông suốt.

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác văn phòng và thực tiễn hoạt động tại Công ty than Khe Chàm – một doanh nghiệp khai thác than hầm lò bắt đầu chú trọng công tác quản trị văn phòng nhưng việc thực hiện vẫn chưa thực sự đồng bộ và tuân thủ đầy đủ các quy định chuẩn mực của Nhà nước – đề tài đã được lựa chọn nghiên cứu nhằm phân tích toàn diện thực trạng và tìm ra các giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu và các nhiệm vụ nghiên cứu được xác định rõ ràng theo cấu trúc văn bản:

• Mục tiêu nghiên cứu: Nâng cao hiệu quả công tác Quản trị Văn phòng tại Công ty than Khe Chàm.
• Nhiệm vụ nghiên cứu:
  1. Nghiên cứu lý luận về Văn phòng và Quản trị Văn phòng.
  2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng tại Công ty than Khe Chàm.
  3. Khảo sát tình hình thực tiễn Quản trị Văn phòng tại Công ty than Khe Chàm.
  4. Tìm ra ưu điểm, hạn chế trong công tác văn phòng tại Công ty than Khe Chàm.
  5. Tìm ra những nguyên nhân dẫn tới những hạn chế đó trong hoạt động Quản trị Văn phòng.
  6. Nghiên cứu những giải pháp nâng cao công tác Quản trị Văn phòng tại Công ty than Khe Chàm.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động Quản trị Văn phòng.
• Phạm vi không gian: Hoạt động Quản trị Văn phòng tại Công ty than Khe Chàm (địa bàn phường Mông Dương, thành phố Cẩm Phả, tỉnh Quảng Ninh).
• Phạm vi thời gian: Khảo sát và nghiên cứu hoạt động Quản trị Văn phòng của Công ty than Khe Chàm trong giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2015 (kèm số liệu thống kê bổ sung cập nhật đến quý I năm 2016).
• Giả thuyết nghiên cứu: Hoạt động Quản trị Văn phòng tại Công ty than Khe Chàm đang hoạt động có hiệu quả.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của khóa luận được xây dựng dựa trên việc tổng hợp các quan điểm quản trị học kinh điển và chuyên ngành văn phòng. Về khái niệm quản trị, tác giả trích dẫn quan điểm của Mary Parker Follet ("nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác"), Robert Kreitner ("tiến hành làm việc với con người thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức"), Harold Koontz ("tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất... đạt hiệu suất cao nhất"), Nguyễn Hải Sản và Sisk ("sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra"). Về khái niệm văn phòng, văn bản đối chiếu giữa định nghĩa trong Từ điển Tiếng Việt (1992) với các công trình nghiên cứu chuyên sâu của các tác giả Lê Văn In, Cao Xuân Đỗ, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Hữu Tri và Nguyễn Hữu Thân. Theo đó, văn phòng được xác định là bộ máy điều hành, tổng hợp, giữ hai chức năng nền tảng: tham mưu tổng hợp và giúp việc hậu cần.

Khung pháp lý và quy chuẩn kỹ thuật được sử dụng làm căn cứ đối chiếu gồm:

• Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ.
• Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
• Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về công tác văn thư.
• Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
• Quyết định số 751/QĐ-VKCC ngày 13/08/2013 của Giám đốc Công ty than Khe Chàm – TKV ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai bao gồm:

• Phương pháp mô tả: Mô tả hệ thống quy trình, các mảng nghiệp vụ văn phòng trong thực tế vận hành.
• Phương pháp thống kê: Thu thập, lượng hóa số liệu văn bản đi/đến, khối lượng chương trình kế hoạch, cơ sở vật chất và nhân sự.
• Phương pháp so sánh: Đối chiếu cách thức tổ chức, quản lý nghiệp vụ văn phòng của doanh nghiệp với quy chuẩn của cơ quan hành chính Nhà nước.
• Phương pháp nghiên cứu phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với cán bộ, nhân viên nhằm làm rõ chức năng, nhiệm vụ và sự phối hợp giữa các bộ phận.
• Phương pháp phân tích tổng hợp: Xử lý thông tin thực tế để xây dựng mô hình tổ chức quản lý khoa học.
• Phương pháp đánh giá nhận xét: Đánh giá ưu điểm, hạn chế của đơn vị dựa trên các tiêu chuẩn quản trị học và văn bản pháp quy.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là các văn bản quy định nội bộ, báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh, hồ sơ nhân sự và sổ đăng ký công văn thực tế lưu giữ tại Văn phòng Công ty than Khe Chàm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề chung về công tác quản trị văn phòng tại Công ty than Khe Chàm

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về quản trị văn phòng, làm rõ hai chức năng trọng yếu (tham mưu tổng hợp và hậu cần) cùng các nhóm nhiệm vụ cụ thể gắn với hoạt động của một doanh nghiệp. Đồng thời, chương này phác thảo bức tranh tổng quan về đơn vị khảo sát:

Công ty Than Khe Chàm – TKV (chuyển đổi thành Công ty TNHH MTV Than Khe Chàm – TKV theo Quyết định số 3231/QĐ-BCT ngày 25/06/2009 của Bộ Công Thương và sau đó đổi tên thành Công ty TNHH MTV Than Khe Chàm – Vinacomin theo Quyết định số 1948/QĐ-HĐTV ngày 19/08/2010 của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam; Giấy chứng nhận ĐKDN số 5700101228). Đơn vị có trụ sở tại phường Mông Dương, Cẩm Phả, Quảng Ninh; diện tích khu mỏ khoảng 3,5 km².

Về hoạt động kỹ thuật và sản xuất kinh doanh: Công ty quản lý 2 mỏ than Khe Chàm I (khai thác từ 01/01/1986, phân tầng -55 đến -100 và đào lò xuống -225) và mỏ Khe Chàm III. Doanh nghiệp áp dụng công nghệ khai thác hầm lò, sử dụng cột chống thủy lực đơn, máy khấu than MG-200, MG-375 kết hợp dàn tự hành; sản lượng than năm 2007 đạt 837.151 tấn, công suất lò chợ đạt 120 - 130 và tổng công suất mỏ đạt 450.000 - 500.000 tấn/năm.

Cơ cấu quản lý chung của công ty được thiết lập theo mô hình trực tuyến - chức năng, bao gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc phụ trách từng lĩnh vực (Kỹ thuật, An toàn, Đầu tư XDCB, Cơ điện - Vận tải...), Kế toán trưởng, các phòng ban nghiệp vụ và hệ thống phân xưởng sản xuất (khai thác hầm lò, đào lò, vận tải, sàng tuyển, cơ điện...).

Chương 2: Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Công ty than Khe Chàm

Chương 2 phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức và điều hành công tác văn phòng tại đơn vị:

Về nhận thức và bộ máy nhân sự: Lãnh đạo công ty đã có sự quan tâm đầu tư trang thiết bị (máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, tủ tài liệu) và cử cán bộ đi đào tạo bồi dưỡng. Cơ cấu tổ chức văn phòng đặt dưới sự điều hành của Chánh Văn phòng, phân nhánh thành các bộ phận chức năng: Chuyên viên tổng hợp SXKD; Văn thư - Lưu trữ - Thư viện; Văn hóa - Thể thao - Thi đua - Tuyên truyền; Lễ tân; Tổ Điện nước - Môi trường; Đội xe.

Năm 2016, tổng biên chế lao động của Văn phòng công ty là 35 người. Cơ cấu cụ thể được tổng hợp theo bảng sau:

STT	Họ và tên	Tuổi	Giới tính	Chức vụ	Chuyên ngành	Trình độ chuyên môn	Ghi chú
1	Chu Sơn Ngọc	40	Nam	Chánh Văn phòng	Luật	Đại học
2	Nguyễn Thị Trần Hải	38	Nữ	Phó Chánh Văn phòng	Luật	Đại học
3	Nguyễn Thị Mỹ Hạnh	38	Nữ	Nhân viên	Văn hóa	Đại học	Phụ trách văn hóa, thể thao
4	Trần Văn Ánh	35	Nam	Nhân viên	Văn thư	Trung cấp	Phụ trách thư viện
5	Bùi Công Duẩn	36	Nam	Nhân viên	Văn thư	Đại học	Phụ trách lưu trữ
6	Tô Thị Thảo	47	Nữ	Nhân viên	Văn thư	Cao đẳng	Phụ trách văn thư
7	Nguyễn Đức Hoàng	36	Nam	Nhân viên	Công nghệ thông tin	Đại học	Phụ trách mạng
8	Hoàng Ngọc Hà	35	Nam	Nhân viên	Công nghệ thông tin	Đại học	Phụ trách mạng
9	Nguyễn Thị Mai	35	Nữ	Nhân viên	Văn hóa	Cao đẳng	Phụ trách lễ tân
10	Nguyễn Nhật Thiên	40	Nam	Nhân viên lái xe	Lái xe	Trung cấp	Đội trưởng (đội xe gồm 14 người)
11	Chu Thanh Châm	33	Nữ	Nhân viên	Văn hóa	Cao đẳng	Thi đua, tuyên truyền
12	Hồ Xuân Thủy	40	Nam	Nhân viên	Môi trường	Cao đẳng	Tổ trưởng (tổ điện nước, môi trường 11 người)

Về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch: Văn phòng chủ trì xây dựng kế hoạch năm (các đơn vị gửi báo cáo trước 31/10; Văn phòng hoàn thiện trình Giám đốc duyệt và gửi lại các phòng ban sau 07 ngày làm việc kể từ khi thông qua), kế hoạch quý (đánh giá trước ngày 15 tháng cuối quý), kế hoạch tháng (trình duyệt chậm nhất ngày 28 hàng tháng) và lịch làm việc tuần.

Năm	2011	2012	2013	2014	2015	Quý I/2016
Số lượng chương trình, kế hoạch ban hành	850	1.100	980	950	1.200	50

Về công tác ban hành quy chế, nội quy và thi đua: Công ty đã ban hành Quy định về công tác văn thư lưu trữ (kèm Quyết định 751/QĐ-VKCC), Quy chế thi đua khen thưởng, Quy ước văn hóa doanh nghiệp, Quy chế tiền lương. Năm 2015, công ty đã xét duyệt 115 sáng kiến cải tiến kỹ thuật, làm lợi hàng trăm triệu đồng.

Về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 6 bước chặt chẽ (Chuẩn bị soạn thảo; Trực tiếp soạn thảo và ký nháy; Văn thư kiểm tra thể thức và Chánh Văn phòng ký nháy kiểm tra nội dung; Trình Giám đốc ký duyệt; Văn thư đăng ký văn bản đi; Hoàn thành phát hành và lưu trữ tối thiểu 02 bản chính). Số lượng văn bản xử lý tăng nhanh qua các năm:

STT	Tên loại văn bản	Năm 2012	Năm 2013	Năm 2014	Năm 2015
1	Quyết định	837	869	992	1.195
2	Thông báo	757	578	592	799
3	Công văn	195	709	708	1.557
4	Tờ trình	639	550	652	799
5	Giấy mời	137	207	250	288
6	Báo cáo	663	574	684	897
7	Kế hoạch	549	454	656	882
8	Đề án	12	08	16	13
9	Biên bản	60	38	40	35
10	Hợp đồng	250	210	195	165
Tổng		3.999	4.198	4.775	6.630

Về công tác quản lý văn bản đi/đến: Việc quản lý sổ sách văn bản đi của công ty sử dụng mẫu sổ gồm 7 cột (Ngày tháng; Số công văn; Nội dung; Đơn vị gửi; Số bản; Đơn vị nhận; Ghi chú), thiếu cột ký nhận so với quy định 8 cột của cơ quan Nhà nước. Mẫu sổ quản lý công văn đến gồm 10 cột. Cả hai quy trình vẫn duy trì hình thức ghi sổ thủ công, chưa triển khai phần mềm quản lý văn bản chuyên dụng. Hằng năm công ty tổ chức một đợt kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng ban.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty than Khe Chàm

Dựa trên các hạn chế được phát hiện tại Chương 2, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp trọng tâm:

1. Giải pháp hoàn thiện nhân sự trong bộ máy văn phòng: Bố trí, sắp xếp định biên phù hợp với chuyên môn đào tạo; tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản trị văn phòng hiện đại.
2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp và hậu cần: Cải tiến phương pháp thu thập, phân tích thông tin phục vụ điều hành sản xuất; quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, phương tiện, chi phí văn phòng phẩm.
3. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Bổ sung cột ký nhận vào sổ theo dõi công văn đi; xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan; tiến hành chỉnh lý, phân loại và nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ đúng thời hạn; ban hành quy chế thi đua khen thưởng riêng cho cán bộ văn thư.
4. Giải pháp về các quy trình nghiệp vụ: Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đi, đến và quy trình phối hợp giữa Văn phòng với các phòng ban nghiệp vụ, phân xưởng.
5. Ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý chất lượng ISO: Đưa phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc vào sử dụng thay thế sổ giấy; triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quy trình hành chính văn phòng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết bức tranh toàn cảnh về hoạt động quản trị văn phòng tại một doanh nghiệp nhà nước ngành than thông qua hệ thống dữ liệu thực nghiệm:

• Tổng hợp cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gồm 35 cán bộ, nhân viên, chỉ rõ chức danh, độ tuổi, trình độ chuyên môn từ trung cấp đến đại học của từng vị trí.
• Thống kê chi tiết số lượng văn bản ban hành tăng liên tục qua các năm, từ 3.999 văn bản (năm 2012) lên 6.630 văn bản (năm 2015), phản ánh khối lượng công việc ngày càng lớn của bộ phận văn thư.
• Ghi nhận số lượng chương trình, kế hoạch công tác được xây dựng định kỳ, dao động từ 850 đến 1.200 văn bản mỗi năm trong giai đoạn 2011–2015 (riêng quý I/2016 là 50 văn bản); tổng hợp kết quả xét duyệt 115 sáng kiến cải tiến kỹ thuật năm 2015.
• Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Khóa luận đi sâu vào khảo sát thực tiễn tại đơn vị sản xuất đặc thù (khai thác than hầm lò thuộc TKV), không dừng lại ở mức độ phân tích lý luận chung hay khảo sát tại các cơ quan hành chính nhà nước, từ đó đưa ra các đề xuất điều chỉnh cụ thể (như sửa đổi mẫu sổ công văn đi, ứng dụng phần mềm văn bản và ISO) phù hợp với cơ chế quản lý doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ ra một số hạn chế nội tại xuất phát từ điều kiện khảo sát thực tế:

• Nguồn kinh phí và thời gian tiếp cận thực tế của sinh viên còn hạn hẹp, khiến việc khảo sát các quy trình nghiệp vụ chuyên sâu tại một số phòng ban chưa đạt độ bao quát tối đa.
• Tại thời điểm nghiên cứu, công ty chưa xây dựng được bảng danh mục hồ sơ nộp lưu và chưa áp dụng hệ thống phần mềm quản trị văn bản điện tử nên việc tổng hợp số liệu chủ yếu dựa trên sổ theo dõi thủ công.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được gợi mở từ văn bản bao gồm: Nghiên cứu mô hình ứng dụng công nghệ thông tin toàn diện và phần mềm quản lý văn bản đi - đến; xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng công tác văn phòng theo tiêu chuẩn ISO áp dụng riêng cho các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tư liệu tham khảo hữu ích cho:

• Giảng viên, sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị kinh doanh trong việc tìm hiểu mô hình tổ chức văn phòng thực tế tại doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nặng.
• Cán bộ làm công tác hành chính, văn phòng tại các công ty thành viên thuộc TKV hoặc các doanh nghiệp có quy mô tương đương.
• Các phần có giá trị tham khảo cao: Bản phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí trong văn phòng (Chương 2); Quy trình 6 bước soạn thảo và ban hành văn bản; Biểu mẫu thống kê và phương pháp lập kế hoạch công tác định kỳ (năm, quý, tháng, tuần).

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự Văn phòng Công ty than Khe Chàm năm 2016 gồm bao nhiêu người và được tổ chức như thế nào? Văn phòng công ty có 35 lao động biên chế, gồm: 01 Chánh Văn phòng (Chu Sơn Ngọc, ĐH Luật), 01 Phó Chánh Văn phòng (Nguyễn Thị Trần Hải, ĐH Luật), 09 nhân viên phụ trách các mảng nghiệp vụ (văn thư, lưu trữ, thư viện, văn hóa - thể thao, thi đua - tuyên truyền, lễ tân, 02 nhân viên mạng CNTT), 11 nhân viên Tổ Điện nước - Môi trường và 14 nhân viên Đội xe.

2. Số lượng văn bản do Công ty than Khe Chàm ban hành trong giai đoạn 2012–2015 có xu hướng biến động ra sao? Số lượng văn bản ban hành tăng đều qua các năm: năm 2012 ban hành 3.999 văn bản, năm 2013 là 4.198 văn bản, năm 2014 là 4.775 văn bản và năm 2015 đạt 6.630 văn bản. Trong đó, công văn (1.557 bản năm 2015) và quyết định (1.195 bản năm 2015) chiếm tỷ trọng lớn nhất.

3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Công ty than Khe Chàm có điểm gì khác so với quy định chuẩn của Nhà nước? Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của công ty chỉ thiết kế 7 cột thông tin (Ngày tháng; Số công văn; Nội dung; Đơn vị gửi; Số bản; Đơn vị nhận; Ghi chú), thiếu mất cột ký nhận của người nhận văn bản so với mẫu chuẩn 8 cột theo quy định áp dụng trong các cơ quan Nhà nước.

4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty than Khe Chàm gồm mấy bước? Quy trình gồm 6 bước: (1) Chuẩn bị soạn thảo (xác định hình thức, độ mật, khẩn, thu thập thông tin); (2) Trực tiếp soạn thảo và ký nháy; (3) Chuyển văn thư kiểm tra thể thức và Chánh Văn phòng kiểm tra nội dung, ký nháy; (4) Chánh Văn phòng trình Giám đốc ký chính thức; (5) Chuyển về văn thư đăng ký vào sổ văn bản đi; (6) Hoàn thành thủ tục phát hành, gửi đi và lưu tối thiểu 02 bản chính.

5. Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty than Khe Chàm được ban hành theo quyết định nào và căn cứ văn bản nào? Quy định được ban hành kèm theo Quyết định số 751/QĐ-VKCC ngày 13/08/2013 của Giám đốc Công ty than Khe Chàm – TKV, dựa trên Thông tư số 04/2013/TT-BNV, Thông tư số 07/2012/TT-BNV và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Dương Thị Hoa đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và phản ánh trung thực thực trạng công tác văn phòng tại Công ty than Khe Chàm giai đoạn 2005–2015. Thông qua hệ thống số liệu cụ thể về cơ cấu tổ chức 35 nhân sự, quy trình kế hoạch hóa và khối lượng văn bản xử lý thực tế, đề tài đã chỉ rõ những ưu điểm cũng như hạn chế về mặt biểu mẫu, phần mềm quản lý và công tác lưu trữ của đơn vị. Các nhóm giải pháp được đề xuất tập trung vào chuẩn hóa quy trình, hoàn thiện sổ sách nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin, ISO, mang lại giá trị thực tiễn cho việc nâng cao hiệu quả quản trị tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM 1. Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng 1. Khái niệm về Quản trị Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về quản trị: - Theo Mary Parker Follet “Quản trị là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác”. Theo Robert Kreinen “Quản trị là tiến hành làm việc với con người thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi”.

Theo Harold Koontz “Quản trị là nhằm tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất, trong đó các cá nhân làm việc theo nhóm để đạt được một hiệu xuất cao nhất nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức” [ 31; ]. - Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”[12;8]. Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra [2;14]. Từ những khái niệm trên ta có thể hiểu khái niệm quản trị theo một cách khái quát như sau: Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng và có mục đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các điều kiện và cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra của tổ chức.

Khái niệm Văn phòng Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị (Theo từ điển Tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này đồng nhất Văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị. Là địa điểm mà 5 hàng ngày các cán bộ công chức đến đó để thực thi công việc.

Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo(có tầm cỡ). Ví dụ: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Chủ tịch nước. Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan công tác lãnh đạo, quản lí điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ “Văn phòng”.

Để có một định nghĩa đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận văn phòng này trong các cơ quan, đơn vị. Đầu vào văn phòng sẽ thu thập, xử lí cung cấp thông tin từ bên ngoài và nôi bộ giúp lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lí điều hành cơ quan đạt hiệu quả. Mặt khác, hoạt động của các cơ quan, đơn bị cần có các phương tiện kĩ thuật cần thiết.

Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: Tổ chức mua sắm quản lí sử dụng các tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố trên. Từ những định nghĩa này chúng ta có thể rút ra định nghĩa đầy đủ về văn phòng: “Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp củ cơ quan, đơn vị: Là nơi thu thập, xử lí cung câp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đơn vị”. Chức năng của văn phòng: Văn phòng có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng giúp việc hậu cần. - Thứ nhất, chức năng tham mưu tổng hợp: "Tham mưu” là tư vấn, giúp góp ý kiến có tính chất chỉ đạo; “ Tổng hợp” là thống kê, xử lý, tổng hợp nhiều vấn đề [29; ].

Tham mưu tổng hợp nhằm mục đích phục vụ lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành và 6 thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải ra quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề.

Điều đó, vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp [2;9]. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý, điều hành để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan, tổ chức có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý.

Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường do văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và các chức năng, nhiệm vụ được quy định trong những văn bản là quy chế, quyết định. Căn cứ vào những quy định, những công việc được đặt ra các đơn vị chức năng thuộc văn phòng sẽ được thành lập và đảm nhiệm thực hiện. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, xử lý và quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Giữa chức năng tham mưu của văn phòng và các đơn vị khác trong một cơ quan, tổ chức có sự khác biệt với nhau đó là tham mưu quản lý, điều hành và tham mưu chuyên ngành.

Mối quan hệ của chức năng tham mưu tổng hợp: chức năng này luôn đi liền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu và tham mưu chỉ đạt được kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác, kịp thời, đầy đủ. - Thứ hai, chức năng giúp việc hậu cần: “ Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức [29; ]. Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất 7 như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm quản lý và sử dụng có hiệu quả và các hoạt động mang tính chất phục vụ như công tác lễ tân, y tế.

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng [2;10]. Nhiệm vụ của Văn phòng Tư những chức năng trên văn phòng sẽ thực hiện nhiệm vụ: * Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, thực hiện các công việc: - Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch kế hoạch công tác. - Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các phòng, bộ phận thuộc văn phòng. - Xây dựng nội quy, quy chế cho cơ quan và văn phòng.

- Đảm bảo công tác thông tin liên lạc. - Đảm bảo công tác văn thư lưu trữ. - Tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan - Tổ chức hội nghị, hội thảo. - Thực hiện công tác thi đua khen thưởng.

* Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc hậu cần: - Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác hành chính của cơ quan. - Đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh. - Tổ chức phòng làm việc khoa học. - Tổ chức thực hiện công tác hành chính.

- Đảm bảo giao dịch hành chính, đối nội, đối ngoại. Lịch sử hình thành và phát triển CÔNG TY THAN KHE CHÀM - TKV Địa chỉ: Phường Mông Dương- Thành phố Cẩm phả- tỉnh Quảng Ninh Công ty Than Khe Chàm-TKV được đổi tên thành Công ty TNHH MTV Than Khe Chàm-TKV theo Quyết định số 3231/QĐ-BCT ngày 25 tháng 6 năm 2009 của Bộ Công Thương và sau đó đổi thành Công ty TNHH MTV Than Khe Chàm-Vinacomin tại Quyết định số 1948/QĐ-HĐTV ngày 19 tháng 8 năm 2010 của Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam; Công ty có Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp Công ty TNHH MTV mã số doanh nghiệp 5700101228 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Ninh cấp, đăng ký lần đầu ngày 06 tháng 7 năm 2009, đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 28 tháng 3 năm 2012, trong đó có ngành nghề khai thác và thu gom than cứng, than non, than bùn. Trụ sở làm việc chính của Công ty đóng tại Phường Mông Dương – Thành phố Cẩm Phả - tỉnh Quảng Ninh. Vị trí địa lý, điều kiện địa chất của Công ty than Khe Chàm - TKV Nguồn khoáng sàng Khe Chàm thuộc dải chứa than Cẩm Phả - Hòn Gai, cách TP.Cẩm Phả khoảng 5 - 6 Km.

- Phía Bắc giáp thung lũng Dương Huy - Phía Nam giáp Khe Tam, Lộ Trí và Đèo Nai - Phía Đông giáp mỏ than Mông Dương - Phía Tây giáp mỏ than Dương Huy - Diện tích khu mỏ ~ 3,5 Km2 Hiện nay khu mỏ nằm trong vùng khí hậu nhiệt đời gió mùa, một năm có bốn mùa Xuân - Hạ - Thu – Đông, trong đó có hai mùa chính ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất của Công ty là: - Mùa mưa bắt đầu từ tháng 4 đến tháng 10, hướng gió chủ yếu là Nam và Đông Nam, nhiệt độ trung bình là 25 - 270C, cao nhất là 370C, mưa nhiều vào tháng 7 và 8. Lượng mưa lớn nhất trong một ngày là 280mm. - Mùa khô bắt đầu từ tháng 11 đến tháng 3 năm sau, hướng gió chủ yếu là Bắc và Đông Bắc, nhiệt độ thấp nhất là 40C. Với kiểu khí hậu này mùa mưa không thuận lợi và ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất của Công ty nhưng ngược lại mùa khô lại là điều kiện tốt để Công ty đẩy mạnh sản xuất.

Ngoài ra trong khu vực đã có một mạng lưới cơ sở hạ tầng phục vụ dân trí phúc lợi như Trường học, bệnh viện,… Phục vụ tốt đời sống cán bộ công nhân viên cũng như con em của họ.