phần mở đầu, māc lāc, phā lāc, phần kÁt luận và tài liệu tham khảo thì bài nghiên cứu bao gồm 03 chương: Ch°¡ng 1. Một số vấn đề chung về công tác quản lý văn bản. Thực trạng quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Th°ợng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Th°ợng Đình (CADI-SUN), Hà Nội.
MÞT SÞ VÂN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUÀN LÝ VN BÀN 1. Khái niệm văn bản Từ điển tiếng Việt định nghĩa: “Văn bản là các bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi lại để lưu lại làm bằng chứng=. Tiếp cận theo góc độ này thì văn bản mang nghĩa hẹp, được coi là một loại bằng chứng, là hồ sơ cung cấp thông tin cụ thể về một sự kiện hoặc giao dịch đã diễn ra. Và chúng có thể được sử dụng để xác định quyền lợi, trách nhiệm, hoặc điều kiện của các bên tham gia vào giao dịch’’[19,45].
Dưới góc độ hành chính học, lại định nghĩa <văn bản dùng để chỉ các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức= [22,47]. Tóm lại, văn bản theo các khái niệm trên bao hàm một nghĩa rất rộng mà lại chỉ mang tính chất chung chung. Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả tiếp cận khái niệm văn bản theo quy định tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa: <Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định=. Khái niệm văn bản quản lý Theo PGS.Vương Đình Quyền thì văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan, nhà nước ban hành nhằm ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thā tÿc, thẩm quyền luật định [22,48].
Văn bản quản lý hình thành trong hoạt đáng căa tất cả các loại hình cơ quan, tổ chức không riêng gì các cơ quan nhà nước mà còn trong các cơ quan căa Đảng, các tổ chức chính trị, xã hái, các tổ chức khác, các tổ chức kinh tÁ,… đều có văn bản quản lý. Vì vậy theo tác giả thì <Văn bản quản lý là văn bản hình thành trong hoạt động quản lý cāa cơ quan, tổ chức để ghi 8 lại và truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý=. Khái niệm quản lý văn bản Có một số quan điểm cho rằng: quản lý văn bản là việc áp dụng các phương pháp và nghiệp vụ để xử lý các văn bản đi đến và lưu hành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức; đảm bảo luân chuyển văn bản kịp thời nhằm phục vụ các nhu cầu tra cứu, sử dụng khai thác văn bản [17,8]. Vương Đình Quyền, quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức [22,302].
Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả dùng khái niệm quản lý văn bản theo tiếp cận của PGS.Vương Đình Quyền. Văn bản hành chính - Khái niệm: Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính là những văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. - Phân loại: Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hóa đơn chứng từ, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Văn bản quy phạm pháp luật - Khái niệm: Theo khoản 1 Điều 3 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc 9 chung, và được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện.
- Phân loại: Văn bản quy phạm pháp luật được phân chia theo tính chất và thứ bậc hiệu lực pháp lý của văn bản bao gồm: Văn bản luật và văn bản dưới luật, văn bản lập pháp và văn bản lập quy [22,66]. + Văn bản dưới luật: Là các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý thấp hơn luật như: pháp lệnh, Nghị quyết, quyết định, Nghị định… [22,66]. + Văn bản lập pháp: Là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành [22,66]. + Văn bản lập quy: Là các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao ban hành để hướng dẫn thi hành các văn bản lập pháp hoặc quy định những vấn đề quản lý thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình.
Māc đích, yêu cầu của công tác quÁn lý vn bÁn 1.Mục đích của công tác quản lý văn bản - Đảm bảo thông tin: Thông tin đầy đă, chính xác , đáng tin cậy giúp đề ra các chă trương, chính sách, xây dựng chương trình, kÁ hoạch công tác, phản ánh tình hình, nêu kiÁn Nghị với cấp trên hoặc giải quyÁt những công việc cā thể đạt hiệu quả cao. - Nâng cao hiệu suất và chất lưÿng: NÁu các khâu căa công tác quản lý văn bản làm tốt như tiÁp nhận, chuyển giao, giải quyÁt văn bản đưÿc kịp thời và chính xác, vào số văn bản đi, đÁn rõ ràng s¿ góp phần nâng cao chất lưÿng và hiệu suất công tác cơ quan. 10 - Phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ: Làm tốt công tác quản lý văn bản giúp việc ban hành văn bản thuận tiện và đạt hiệu quả cao hơn. Cũng như hạn chÁ đưÿc tình trạng quan liêu gây ảnh hưởng không tốt đÁn việc thực hiện các chă trương, chính sách căa Đảng và Nhà nước.
- Đảm bảo giữ gìn bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan, tổ chức: Điều này là rất cần thiÁt và quan trọng để bí mật nhà nước, bí mật cơ quan, tổ chức đều đưÿc văn bản hóa.Yêu cầu của công tác quản lý văn bản Hoạt đáng quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đÁn đều phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thống nhất: Những nghiệp vā xử lý văn bản đều phải đưÿc tuân theo những quy định chung căa các cơ quan có thẩm quyền, không đưÿc phép tự tiện làm theo cách riêng căa cá nhân mình [21,302]. - Chính xác: Việc tiÁp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đÁn, đòi hỏi các nghiệp vā này phải đưÿc thực hiện chính xác, không đưÿc phép sai sót, nhầm lẫn. Đây chính là mát trong những yêu cầu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác văn thư nói chung và trong quản lý văn bản đi, đÁn nói riêng [21,302]. - Nhanh chóng, kịp thời: các văn bản nÁu đưÿc chuyển giao và giải quyÁt nhanh chóng, kịp thời s¿ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt đáng căa cơ quan, tổ chức.
Đặc biệt với các văn bản cần giải quyÁt gấp, nÁu không đưÿc chuyển giao và giải quyÁt nhanh chóng, kịp thời, s¿ gây nên tổn thất nghiêm trọng [21,303]. - An toàn: Không để xảy ra tình trạng văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lá bí mật. Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về bảo đảm an toàn văn bản, tài liệu, các cơ quan, tổ chức cần cā thể hoá và thực hiện nghiêm túc những quy định này [21,303]. Quy trình quÁn lý vn bÁn 1.
Quy trình quản lý văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến a. Đối với văn bản giấy - Văn thư cơ quan kiểm tra số lưÿng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nÁu có), nơi gửi; đối chiÁu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu căa văn bản trong bì. Trường hÿp phát hiện sai sót, bất thường, báo ngay người có trách nhiệm giải quyÁt và thông báo cho nơi gửi văn bản.
- Tất cả văn bản giấy đÁn (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ đá mật) gửi cơ quan, tổ chức thuác diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải đưÿc bóc bì, đóng dấu <ĐÀN=. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì) còn gửi đích danh cá nhân, nÁu là văn bản liên quan đÁn công việc chung căa cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký. - Mẫu <ĐÁn= đưÿc thực hiện theo quy định tại phā lāc IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đối với văn bản điện tử - Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn căa văn bản điện tử và thực hiện tiÁp nhận trên Hệ thống.
- Cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng căa Hệ thống. - Trường hÿp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hoặc gửi sai nơi nhận thì gửi lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. NÁu phát hiện có sai sót, dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyÁt và thông báo cho nơi gửi văn bản. Đăng ký văn bản đến - Việc đăng ký văn bản đÁn phải bảo đảm theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đÁn hoặc theo thông tin đầu vào căa dữ liệu quản lý văn bản đÁn.
- Số đÁn căa văn bản đưÿc lấy liên tiÁp theo thứ tự và trình tự thời gian tiÁp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. - Những văn bản đÁn không đưÿc đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyÁt, trừ những loại văn bản đÁn đưÿc đăng ký riêng theo quy định căa pháp luật. - Văn bản đưÿc đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. - Văn bản mật đưÿc đăng ký theo quy định căa pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.