CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH XNK THỰC PHẨM CHẤT LƯỢNG 1.1 Giới thiệu khái quát 1.1 Giới thiệu chung Tên công ty: Công ty TNHH XNK Thực phẩm chất lượng chi nhánh TP. Hồ Chí Minh. Tên tiếng anh: Qualifoods Imex Co.,Itd Mã số thuế: 0107625999 Ngành nghề kinh doanh chính: bán buôn thực phẩm Trụ sở chính: nhà số 10, khu đô thị mới Dịch Vọng, đường số 11 Dịch Vọng - phường Dịch Vọng - quận Cầu Giấy - Hà Nội, 2 chi nhánh ở Tp. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.
Tổng số lao động tại chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 48 người Địa chỉ chi nhánh Hồ Chí Minh: 127, đường B Trưng Trắc, Hiệp Bình Chánh, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh.vn Số điện thoại: 0258.3127 Đại diện pháp luật: Nguyễn Đình Quỳnh Logo công ty: 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH XNK Thực phẩm chất lượng được thành lập vào tháng 8/2016 có số mã số thuế: 0107625999 được đăng ký và quản lý bởi chi cục thuế quận Cầu Giấy.
Thực phẩm chất lượng là một trong những công ty lớn hàng đầu trong lĩnh vực bán và phân phối các sản phẩm thực phẩm nhập khẩu như: cá hồi Nauy, thịt bò Mỹ, thịt cừu Úc, .tại Việt Nam. Bắt đầu vào năm 2016, từ doanh nghiệp có 1 chi nhánh tại Hà Nội, sau nhiều năm nỗ lực, giờ đây, công ty đã có 3 chi nhánh phụ trách phân phối thực phẩm ở 3 miền, trực thuộc 3 thành phố lớn là Hà Nội, Đà Nẵng, và TP. Hồ Chí Minh.3 Nhiệm vụ, chức năng 3 Chức năng chính là nhập mua - bán các mặt hàng thực phẩm nhập khẩu, gia vị, sơ chế theo yêu cầu và vận chuyển tới khách hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường. Công ty có nhiệm vụ kiểm tra hàng bán, hàng nhập mua, bảo quản, chế biến và kinh doanh thực phẩm sạch, an toàn, đảm bảo chất lượng cho sức khoẻ của người tiêu dùng.
Công ty cũng tham gia vào khâu vận chuyển, phân phối, bán hàng tới người tiêu dùng, nhà cung cấp sỉ, lẻ,.4 Định hướng phát triển Cùng với sự phát triển đầy tiềm năng của thị trường với nhu cầu khách hàng ngày càng nâng cao, công ty đã và đang xây dựng phát triển mở rộng doanh nghiệp cũng như hệ thống khách hàng, chú trọng các khách hàng truyền thống, các khách hàng có tiềm năng như chuỗi nhà hàng, siêu thị,. Công ty hướng đến mục tiêu năm 2023 sẽ mở rộng thêm 2 chi nhánh ở Cần Thơ và Nha Trang.5 Tổ chức sản xuất kinh doanh 1.1 Quy trình mua hàng Mô tả sơ đồ: Quy trình mua hàng được bắt đầu khi có đề xuất mua hàng, sau đó sẽ chọn nhà cung cấp với các tiêu chí như: - Đảm bảo chất lượng sản phẩm, an toàn cho người sử dụng được quan tâm hàng đầu. - Giá cả cạnh tranh, thời gian giao hàng nhanh chóng. Sẵn sàng chia sẻ khó khăn trong những giai đoạn biến động của thị trường, nhằm mục đích mang lại một dịch vụ mang tính ổn định cao cho khách hàng.
Sau khi chọn sẽ tiến hành làm đơn đặt hàng/hợp đồng với nhà cung cấp. Hàng hóa sau khi vận chuyển đến kho của doanh nghiệp được kiểm kê chất lượng, loại hàng cũng như số lượng so với phiếu nhập mua. Hàng hóa không đạt yêu cầu, sẽ được gửi trả lại nhà cung cấp. Nếu đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ tiến hành nhập kho hàng hóa.
Sau đó kế toán sẽ căn cứ theo phiếu nhập và đơn đặt hàng/ hợp đồng để tiến hành thanh toán theo hình thức thanh toán ngay hoặc công nợ tùy vào hợp đồng với nhà cung cấp. 4 Đề xuất mua hàng Lựa chọn NCC Báo giá Duyệt Không duyệt Đơn đặt hàng Nhà cung cấp Vận chuyển Không đạt Kiểm kê Đạt Nhập kho Thanh toán/công nợ Sơ đồ 1.1: Quy trình mua hàng (nguồn: Phòng kế toán) 1.2 Quy trình bán hàng Khách hàng Kinh doanh Đơn đặt hàng/hợp Đơn hàng Không duyệt đồng Kế toán bán hàng Phiếu Duyệt đơn hàng xuất kho Kế toán kho Thủ Kho Vận chuyển Giao vận Sơ đồ 1.2 Quy trình bán hàng (nguồn: phòng kế toán) 5 Mô tả sơ đồ: Kinh doanh là bộ phận nhận đơn theo hợp đồng với khách hàng, sau khi nhận được đơn hàng từ khách, kinh doanh sẽ báo đơn cùng với số lượng, loại hàng cũng như giá cho kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ kiểm tra xem đơn hàng có hợp lệ hay không. Đối với đơn hàng không hợp lệ, kế toán bán hàng có quyền không nhận đơn và trả về cho kinh doanh.
Đơn hàng hợp lệ sẽ được chuyển tới kế toán kho, kế toán kho dựa trên đơn hàng sẽ tiến hành báo số lượng, loại hàng với thủ kho để có số lượng xuất thực tế, sau đó kế toán kho sẽ tạo phiếu xuất kho.2 Tổ chức công tác quản lý của đơn vị 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC BỘ PHÒNG PHẬN PHÒNG PHÒNG GIAO KINH KHO - KẾ NHÂN VẬN DOANH SƠ CHẾ TOÁN SỰ Sơ đồ 1.3: cơ cấu tổ chức tại cty TNHH XNK Thực phẩm chất lượng chi nhánh TP. Hồ Chí Minh (nguồn: phòng kế toán) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban Giám đốc Quản lý toàn bộ nhân viên chi nhánh. Hỗ trợ hướng dẫn, phổ biển các quy định, thể chế, điều lệ, các chính sách của Công ty tới nhân viên chi nhánh. Chuẩn bị các báo cáo tài chính và quy định theo yêu cầu của pháp luật, quy định và quản lý cấp cao.Chịu trách nhiệm quản lý tài sản được giao.Theo dõi tình hình kinh doanh tại chi nhánh và báo cáo kịp thời về trụ sở chính.
Bộ phận kho - sơ chế Nhận yêu cầu sơ chế các loại mặt hàng từ phòng kinh doanh, yêu cầu từ khách hàng. Giao thành phẩm cho kho sau khi hoàn thành, dán tem vào đầu thùng đầy đủ. Hỗ trợ kết hợp với kế toán kiểm kê hàng hoá theo qui định. Lấy hàng hóa đúng theo yêu cầu trên phiếu xuất kho, chịu trách nhiệm với số liệu thực tế trong kho.
6 Phòng kinh doanh Nghiên cứu, mở rộng thị trường, tiếp thị về khách hàng. Đưa ra các chiến lược về sản phẩm, hàng hóa, giới thiệu ra thị trường để thu hút khách hàng. Báo giá hàng bán cho khách hàng, chuẩn bị, soạn thảo hợp đồng. Là bộ phận tiếp nhận đơn hàng khi có yêu cầu đặt hàng từ khách.
Tính toán lượng hàng bán và lên kế hoạch yêu cầu mua hàng nếu như có đơn đặt hàng. Có trách nhiệm phối hợp cùng kế toán theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng. Bộ phận giao vận Xem đơn hàng được giao và kiểm tra, nhận đúng loại, đủ số lượng theo đơn hàng, có trách nhiệm phân tuyến đi giao hàng phù hợp, kịp thời về thời gian. Giao hàng cho khách hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa, đúng địa điểm.
Trong quá trình vận chuyển, phải đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng cách. Cập nhật tiến độ giao hàng, các tình huống phát sinh cho cấp trên và các bộ phận liên quan để xử lý. Có nhiệm vụ thu tiền các khách hàng thanh toán ngay và bàn giao số tiền cho thủ quỹ vào cuối ngày. Hỗ trợ bốc, dỡ hàng hóa.
Phòng kế toán Hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định. Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời nghiệp vụ phát sinh. Hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách của công ty. Lên kế hoạch tài chính, kinh doanh theo tháng, quý, năm.
Góp ý với ban giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra, quản lý và giám sát quá trình chấp hành các chế độ tài chính nội bộ của công ty. Phòng nhân sự Là nơi tổ chức tuyển dụng nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên. Giải quyết các vấn đề tiền lương, chế độ chính sách cho nhân viên, công tác đời sống và trật tự an toàn công ty.3 Giới thiệu bộ máy kế toán tại doanh nghiệp 1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán 7 Kế toán trưởng Kế Kế Kế Ké toán Thủ toán toán toán bán quĩ công sản kho xuất hàng nợ Sơ đồ 1.4 Bộ máy kế toán (nguồn:phòng kế toán) 1.2 Chức năng nhiệm vụ từng vị trí Kế toán trưởng Quản lý chung về phần hành tài chính và kế toán ( thuế và nội bộ). Lên kế hoạch chung và phân công công việc cho cả phòng.
Thực hiện xây dựng quy trình, quy chế liên quan đến phòng tài chính kế toán. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về các công việc của phòng Tài chính kế toán. Theo dõi, kiểm soát lại toàn bộ hạch toán các phần hành của nhân viên trong phòng. Lập các báo cáo quản trị dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc: Báo cáo lỗ lãi theo từng mặt hàng, báo cáo tài chính toán công ty, báo cáo chi tiết từng hạng mục chi phí, báo cáo phân tích và đánh giá hiệu quả từng mặt hàng.
Thực hiện tổng hợp kết chuyển doanh thu, chi phí, và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh sau đó gửi báo cáo về trụ sở. Thủ quĩ Thực hiện các khoản thu, chi tiền mặt và ngân hàng. Thực hiện kiểm tra lại toàn bộ phiếu thu và quản lý chứng từ thu, chi. Hạch toán, theo dõi, đối chiếu các tài khoản ngân hàng của Công ty.
Tiếp nhận các hồ sơ và lưu trữ chứng từ nội bộ. Kế toán bán hàng Báo cáo đây đủ tình hình thu hồi phiếu giao hàng và tiền hàng. Bán hàng cho khách lẻ. Theo dõi Nhập, xuất, tồn kho hàng cắt và gia vị.
Thực hiện tiếp nhận lại toàn bộ phiếu xuất kho, biên bản giao hàng có đầy đủ chữ ký theo dõi sát sao các đơn hàng chưa thu được tiền. 8 Hướng dẫn và yêu cầu nhân viên giao hàng ghi và ký vào bảng kê giao hàng hàng ngày. Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ đơn hàng về và chênh lệch của đơn hàng (giá, số lượng). Nhận và báo đơn của phòng kinh doanh.
Kế toán công nợ Thực hiện hạch toán đối chiếu các khoản công nợ phải thu khách hàng với kho và phòng kinh doanh. Có kế hoạch theo dõi, thực hiện, phối hợp đốc thúc công nợ khách hàng để luân chuyển công nợ nhanh nhất bằng các hình thức: phối hợp với bộ phận kinh doanh để gửi đối chiếu công nợ bằng văn bản tới khách hàng, điện thoại trao đổi đốc thúc nợ, đi khách hàng để thu hồi công nợ về. Tính và tổng hợp chiết khấu cho khách, lưu trữ báo giá, kiểm tra, giá bán, số lượng hàng thực xuất theo phiếu xuất kho. Kế toán kho Thực hiện lập phiếu xuất kho, nhập kho , điều chuyển kho và theo dõi kiểm soát được số lương và mặt hàng ra và vào kho.