Chuyên đề hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí tại Vận tải Đại Thành

Chuyên đề thực tập hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Đại Thành.

• Tác giả: Nguyễn Thị Làn
• Người hướng dẫn: ThS. Tạ Thu Trang
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại công ty TNHH đầu tư thương mại và vận tải Đại Thành
• Loại tài liệu: Chuyên đề thực tập
• Năm xuất bản: 2011

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán doanh thu chi phí tại Công ty Đại Thành

Công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò then chốt trong hệ thống quản trị của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Đại Thành. Đơn vị hoạt động đa ngành, kết hợp thương mại hàng hóa và dịch vụ vận chuyển cước đường bộ. Hệ thống kế toán cung cấp số liệu thực tế về doanh thu bán hàng, cước dịch vụ và giá vốn từng tuyến vận tải. Ban giám đốc dựa vào dữ liệu kế toán để đánh giá hiệu quả sinh lời trên từng hợp đồng vận chuyển. Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý giúp kiểm soát chặt chẽ chi phí nhiên liệu, tiền lương lái xe và chi phí cầu đường. Việc ghi nhận doanh thu đúng kỳ tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc kê khai thuế và lập báo cáo tài chính minh bạch. Quá trình hạch toán tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Kế toán vận tải Đại Thành giữ vai trò điều tiết tài chính, bảo vệ tài sản doanh nghiệp và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường vận tải nội địa.

1.1. Đặc điểm kinh doanh thương mại và vận tải Đại Thành

Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Đại Thành vận hành mô hình kinh doanh kép. Hoạt động vận tải cước đường bộ phụ thuộc lớn vào biến động giá xăng dầu, phí cầu đường và chi phí bảo trì xe cộ. Doanh thu dịch vụ phát sinh trực tiếp theo từng lệnh điều xe và hợp đồng kinh tế ký kết với khách hàng. Hoạt động thương mại phân phối hàng hóa đòi hỏi theo dõi chặt chẽ khâu mua hàng, quản lý kho bãi và giao nhận thành phẩm. Kế toán viên cần hạch toán song song hóa đơn bán hàng và phiếu thu cước vận chuyển. Đặc thù luân chuyển phương tiện liên tục đòi hỏi công tác kế toán phải thu thập chứng từ kịp thời, phản ánh trung thực mọi phát sinh.

1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp

Bộ máy kế toán tại Công ty Đại Thành được thiết lập theo mô hình tập trung gọn nhẹ. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành toàn diện công tác tài chính, kiểm soát hệ thống sổ sách và lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Các kế toán viên phụ trách từng phần hành riêng biệt như kế toán tiền mặt, kế toán doanh thu dịch vụ, kế toán vật tư nhiên liệu và kế toán công nợ khách hàng. Mọi số liệu nghiệp vụ từ đội xe vận tải đều chuyển về phòng kế toán xử lý. Hệ thống chứng từ ban đầu gồm hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, giấy báo nợ và bảng kê vận chuyển.

II. Thực trạng kế toán doanh thu chi phí công ty Vận tải Đại Thành

Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty Đại Thành bộc lộ nhiều ưu điểm cùng một số hạn chế nhất định. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên hệ thống sổ sách cơ bản. Kế toán doanh thu sử dụng tài khoản 511 để phản ánh cước vận tải và doanh thu thương mại. Chi phí trực tiếp được theo dõi qua tài khoản 632, kết hợp các tài khoản chi phí quản lý 642 và chi phí bán hàng 641. Tuy nhiên, việc tổng hợp chi phí nhiên liệu và sửa chữa phương tiện thường chậm trễ do lái xe nộp chứng từ muộn. Kế toán chưa phân bổ chi phí gián tiếp chi tiết cho từng đầu xe và từng tuyến đường vận chuyển. Việc xác định kết quả kinh doanh qua tài khoản 911 thực hiện định kỳ cuối tháng nhưng thiếu phân tích biến động lợi nhuận gộp theo từng mảng hoạt động. Công tác trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được thực hiện đầy đủ, tiềm ẩn rủi ro thất thoát vốn lưu động.

2.1. Quy trình hạch toán doanh thu và chi phí thực tế

Quy trình hạch toán tại đơn vị mở đầu bằng việc lập hóa đơn và biên bản bàn giao dịch vụ vận chuyển. Kế toán ghi nhận doanh thu vào Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản 511 khi dịch vụ hoàn thành. Chi phí xăng dầu, lương tài xế và khấu hao phương tiện được tập hợp vào tài khoản 632 và 641. Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển chi phí và doanh thu sang tài khoản 911 để xác định lãi lỗ thuần. Mặc dù tuân thủ nguyên tắc cân đối kế toán, nhiều khoản chi phí phát sinh dọc đường vận tải chưa có hóa đơn kịp thời, gây sai lệch thời điểm ghi nhận.

2.2. Tồn tại trong công tác xác định kết quả kinh doanh

Công tác xác định kết quả kinh doanh tại Đại Thành còn mang tính tổng hợp cơ học, chưa phục vụ tối ưu cho việc điều hành chiến lược. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chỉ phản ánh con số chung toàn công ty. Kế toán chưa bóc tách cụ thể biên lợi nhuận giữa mảng phân phối thương mại và mảng dịch vụ vận tải hàng hóa. Việc theo dõi công nợ khách hàng chậm trễ làm sai lệch dòng tiền thực tế so với lợi nhuận sổ sách. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán chưa tích hợp đồng bộ dữ liệu giám sát hành trình phương tiện, gây khó khăn cho việc kiểm tra định mức tiêu hao nhiên liệu.

III. Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu chi phí tại Đại Thành

Để nâng cao chất lượng thông tin tài chính, Công ty Đại Thành cần triển khai đồng bộ các giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp cần nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán chuyên sâu cho ngành vận tải. Việc ứng dụng công nghệ giúp tự động hóa nhập liệu hóa đơn điện tử và liên kết dữ liệu hành trình xe tải. Kế toán cần xây dựng bảng định mức chi phí xăng dầu, nhớt và phụ tùng thay thế cho từng dòng phương tiện. Bộ phận tài chính cần thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ chứng từ chi phí dọc đường của đội ngũ lái xe. Kế toán quản trị cần phân loại chi phí thành biến phí và định phí để tính điểm hòa vốn cho từng tuyến đường vận tải. Về doanh thu, công ty cần hoàn thiện chính sách chiết khấu thương mại và theo dõi chặt chẽ hạn mức nợ của từng khách hàng. Những cải tiến này giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt kịp thời diễn biến chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh.

3.1. Hoàn thiện phương pháp hạch toán và phân bổ chi phí

Công ty cần mở chi tiết các tài khoản cấp hai cho tài khoản giá vốn 632 và chi phí bán hàng 641 theo từng phương tiện vận tải. Kế toán áp dụng phương pháp phân bổ chi phí chung dựa trên số km xe chạy thực tế hoặc tấn hàng chuyên chở. Doanh nghiệp cần ban hành quy chế tạm ứng nghiêm ngặt đối với chi phí cầu đường, bến bãi của lái xe. Hóa đơn điện tử mua nhiên liệu dọc đường cần được gửi ngay về máy chủ kế toán qua ứng dụng số. Việc kiểm soát sát sao định mức tiêu hao giúp cắt giảm lãng phí nhiên liệu và hạ giá thành dịch vụ.

3.2. Nâng cao hiệu quả xác định kết quả kinh doanh

Doanh nghiệp cần lập báo cáo phân tích kết quả kinh doanh định kỳ theo tuần và tháng cho từng mảng hoạt động riêng biệt. Kế toán chủ động trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định thuế nhằm phản ánh đúng thực trạng sức khỏe tài chính. Việc kết chuyển tài khoản 911 cần đi kèm bảng đánh giá độ nhạy lợi nhuận trước biến động giá xăng dầu thị trường. Đơn vị cần đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ nhân sự về kỹ năng phân tích tài chính quản trị. Sự minh bạch về chỉ số lợi nhuận giúp ban điều hành đưa ra chính sách giá cước cạnh tranh.

IV. Kết luận và bài học ứng dụng kế toán doanh nghiệp Đại Thành

Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh là yêu cầu tất yếu đối với sự phát triển bền vững của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Vận tải Đại Thành. Hệ thống kế toán hoàn chỉnh cung cấp bức tranh tài chính trung thực, khách quan và đáng tin cậy. Dữ liệu kế toán chuẩn xác giúp ban điều hành nhận diện rõ các mảng kinh doanh sinh lời cao cũng như các tuyến vận tải hoạt động kém hiệu quả. Việc kiểm soát tốt chi phí vận hành tạo tiền đề vững chắc cho việc hạ giá thành dịch vụ cước, tăng sức cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành. Đối với sinh viên chuyên ngành kế toán, nghiên cứu thực tế tại Đại Thành mang lại kiến thức sâu sắc về nghiệp vụ kế toán thương mại dịch vụ vận tải. Những giải pháp đề xuất không chỉ giải quyết vướng mắc nội tại của công ty Đại Thành mà còn có giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều doanh nghiệp vận tải vừa và nhỏ khác tại Việt Nam hiện nay.

4.1. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài đối với doanh nghiệp

Đề tài nghiên cứu đã hệ thống hóa toàn bộ lý luận và thực tiễn công tác kế toán doanh thu, chi phí trong doanh nghiệp vận tải. Các giải pháp đưa ra gắn liền với thực trạng sổ sách, chứng từ và đặc điểm phương tiện của Công ty Đại Thành. Doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay mô hình quản lý định mức xăng dầu và quy trình phân bổ chi phí xe tải vào thực tế. Kết quả nghiên cứu giúp ban lãnh đạo nâng cao năng lực quản trị rủi ro tài chính, giảm thiểu chi phí phát sinh bất hợp lý và gia tăng lợi nhuận sau thuế.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho sinh viên ngành kế toán

Quá trình nghiên cứu thực tế giúp người học củng cố kỹ năng lập chứng từ, ghi sổ Nhật ký chung và hoàn thiện Báo cáo tài chính. Sinh viên hiểu rõ mối liên hệ hạch toán giữa tài khoản doanh thu 511, giá vốn 632, chi phí bán hàng 641 và kết quả kinh doanh 911. Việc tiếp cận hồ sơ chứng từ thực tế rèn luyện tư duy phân tích định mức kinh tế kỹ thuật trong ngành vận tải đường bộ. Đây là hành trang nghề nghiệp quý giá giúp phát triển năng lực chuyên môn và tự tin xử lý nghiệp vụ kế toán tổng hợp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI ĐẠI THÀNH 1.1 ĐẶC ĐIỂM DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI ĐẠI THÀNH 1.1 Khái quát các hoạt động kinh doanh của công ty TNHH đầu tư thương mại và vận tải Đại Thành  Khái niệm hoạt động kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ Kinh doanh hàng hóa là hoạt động bán hàng hay cung cấp dịch vụ giữa một vùng kinh tế này với một kinh tế khác, bằng nghị định thư (Hiệp định) ký kết giữa hai doanh nghiệp. Kinh doanh và vận chuyển hàng hóa là một trong những nhân tố chủ yếu thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển nền kinh tế của mỗi vùng kinh tế. Kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ đóng vai trò là một bộ phận quan trọng của lưu thông hàng hóa, nối liền sản xuất với tiêu dùng trên phạm vi toàn quốc  Đặc điểm của hoạt động k inh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ : Hoạt động kinh doanh và dịch vụ vận chuyển hàng hóa là hoạt động bán hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam với doanh nghiệp khác dựa trên Hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết giữa các bên. Do đặc thù phức tạp, phạm vi kinh doanh trong quốc gia nên hoạt động kinh doanh vận chuyển hàng hóa có những đặc điểm chủ yếu sau đây: - Về hàng hóa kinh doanh : Hàng hóa trong kinh doanh vận chuyển rất đa dạng, phong phú bao gồm nhiều loại mà chủ yếu là những mặt hàng thuộc thế mạnh trong nước như: vận chuyển hàng hóa các công trình xây dựng , hàng thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc, các mặt hàng thủy hải sản, các sản phẩm công nghiệp khai khoáng v.

SVT: Nguyễn Thị Làn 2 Lớp: KT1-K40 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS. Tạ Thu Trang - Về thời gian lưu chuyển hàng hóa: Thời gian lưu chuyển hàng hóa thường theo một chu kỳ khép kín bao gồm hai giai đoạn là nhận hợp đồng vận chuyển và tiến hành vận chuyển. Hơn nữa, hàng hóa được lưu chuyển qua tỉnh khác nhau, trải qua nhiều thủ tục phức tạp nên thời gian lưu chuyển hàng hóa thường dài hơn nhiều so với thời gian lưu chuyển hàng hóa trong một vùng. - Về đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ - Về phạm vi, thời điểm xác định hàng vận chuyển: Việc xác nhận đúng thời điểm vận chuyển có vai trò quan trọng trong việc ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, giải quyết tranh chấp, khiếu nại trong kinh doanh thương mại.

Hàng hóa được coi là kinh doanh trong các trường hợp:  Hàng xuất bán cho thương nhân theo Hợp đồng thương mại đã ký kết.  Hàng bán cho ca thể nhỏ lẻ, các công trình xây dựng tầm cỡ lớn có hợp đồng kinh tế lâu dài.  Các dịch vụ bảo hiểm tàu biển, sửa chữa máy bay cho khách nước ngoài đã hoàn thành, thanh toán hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán sau. Thời điểm xác định hàng hóa đã hoàn thành việc vận chuyển là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, tức là khi người vận chuyển và cung cấp không còn quyền sở hữu về hàng hóa nhưng lại nắm quyền sở hữu về tiền hàng.

Tại thời điểm mà hàng hóa đã hoàn thành thủ tục liên quan, xếp lên phương tiện vận chuyển và rời sân bãi, cầu cảng được ghi nhận là thời điểm hoàn thành việc kinh doanh hàng hóa. Thời điểm để xác định hàng hóa tùy theo phương thức giao dịch và phương tiện vận chuyển. Nếu hàng hóa được vận chuyển bằng đường dài thì hàng tính theo km hàng được giao tại địa điểm đến. Nếu vận chuyển gần thì tính ngay chuyến vận chuyển.

Đặc điểm doanh thu của công tyTNHH đầu tư thương mại và vận tải Đại Thành Mỗi doanh nghiệp nguồn thu chủ yếu hàng năm là từ các hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ .Chính vì vậy mà các doanh nghiệp muốn tăng doanh SVT: Nguyễn Thị Làn 3 Lớp: KT1-K40 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS. Tạ Thu Trang thu hàng năm lên tới mức tối đa nhất Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế trong kỳ hạch toán ,phát sinh từ hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Điều này còn phụ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh của từng công ty và từng loại tỷ trọng doanh thu khác nhau .Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì tỷ trọng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là chủ yếu và chiếm tổng các nguồn thu :từv các hợp đồng vận chuyển hàng hóa cho các doanh nghiệp , cơ sở tư nhân , cá thể có nhu cầu , ngoài ra còn có doanh thu từ hoạt động buôn bán vật liệu xây dựng cho các cơ sở tư nhân các doanh nghiệp lớn có nhu cầu. Với đặc thù về sản phẩm , dịch vụ của công ty như trên , doanh thu và chi phí của công ty được theo dõi chi tiết theo 2 nhóm sản phẩm dịch vụ sau: -Buôn bán vật liệu xây dựng - Cung cấp dịch vụ vận tải Trong năm 2011 vừa qua ,doanh thu về vận tải chiếm 70% tổng doanh thu trong năm của công ty .Dịch vụ này được ban giám đốc tập chung phát triển và xác định dịch vụ chủ đạo trong chiến lược kinh doanh năm qua.

Trong năm tới công ty sẽ tăng cường đầu tư nguồn nhân lực để phát triển và mở rộng phạm vi kinh doanh mặt hàng vật liệu xây dựng ra nhiều địa bàn rộng hơn đạt được vị trí hàng đầu trong lĩnh vực này.3 Đặc điểm chi phí tại công ty TNHH đầu tư thương mại và vận tải Đại Thành Chi phí hoạt động của doanh nghiệp được thể hiện bằng tiền tính toàn bộ hao phí về lao động sống , lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp đã chi ra trong quá trình hoạt động kinh doanh .Chi phí tiết kiệm và hướng tới quản lý hiệu quả , kịp thời các loại chi phí đã bỏ ra. Tại công ty TNHH đầu tư thương mại và vận tải Đại Thành, chi phí hoạt động bao gồm các chi phí giá vốn hàng bán chi phí quản lý kinh doanh , trong đó , giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động của công ty. - Giá vốn bán hàng là tổng hợp các chi phí công ty đã bỏ ra để thực hiện các dịch vụ. Bao gồm các loại chi phí về phân công trực tiếp, nhân công gián tiếp, SVT: Nguyễn Thị Làn 4 Lớp: KT1-K40 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS.

Tạ Thu Trang chi phí nguyên vật liệu và các chi phí chung khác. Tại các công ty cổ phần tư vấn thiết kế và thương mại Hà Nội, giá cốn hàng bán được kế toán tổng hợp khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng (được khách hàng nghiệm thu và công ty lập biên bản thanh lý hợp đồng) Với đặc thù trong sản phẩm, dịch vụ công ty cũng cấp, chi phí về nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng chủ yếu trong cơ cấu chi phí cấu thành vốn hàng bán; Đó chủ yếu là tiền lương, các khoản trích theo lương của nhân viên phòng kế toán. Bên cạnh đó, giá vốn hàng bán còn gồm các chi phí về văn phòng phẩm (như giấy, bút, mực in,.) và chi phí chung khác như điện, nước, điện thoại,. Tại công ty, giá vốn hàng bán được theo dõi chi tiết theo từng nhóm sản phẩm, dịch vụ.

- Chi phí kinh doanh là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra ngoài các chi phí về giá vốn, phục vụ cho các hoạt động về bán hàng và hoạt động hàng ngày tại công ty. Tại Công Ty TNHH đầu tư thương mại và vận tải Đại Thành, chi phí quản lý kinh doanh được chi tiết thành 2 loại chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp + Chi phí bán hàng: là toàn bộ các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng và quảng cáo, tiếp thị các dịch vụ của công ty, bao gồm các chi phí về tiền lương nhân viên, chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện, điện thoại, chi phí tiếp khách, chi phí đi lại giao dịch, lệ phí đấu thầu,. + Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí mà công ty chi ra để duy trì hoạt động thường ngày của công ty. Bao gồm các chi phí về tiền lương, chi phí khấu hao, chi phí điện, nước, điện thoại, chi phí văn phòng phẩm,.

+ Chi phí hoạt động tài chính là toàn bộ những chi phí liên quan đến hoạt động tài chính của công ty như : chi phí trả lãi vay hàng tháng cho ngân hàng. + Chi phí khác là các chi phí ngoài tiền lương , quan lý doanh nghiệp , thi các chi phí như chi phí cho quảng cáo hàng tháng , chi cho nhân viên rong công ty đi phát triển thị trường .2 Tổ chức doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của công ty TNHH đầu tư thương mại và vận tải Đại Thành Để phù hợp với quy mô hoạt động hiện tại, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo quy trình kinh doanh Kinh doanh thương mại vận tải cơ bản là nghành kinh doanh vận chuyển máy móc thiết bị và kinh doanh vật liệu xây dựng mang tính chất thương mại công nghiệp riêng biệt khác với các nghành nghề kinh doanh khác, cụ thể như sau : SVT: Nguyễn Thị Làn 5 Lớp: KT1-K40 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS. Tạ Thu Trang Vận chuyển các loại máy móc thiết bị phục vụ cho công trình xây dựng ,dân dụng , công nghiệp , cơ sở hạ tầng cung cấp tiêu chuẩn có quy mô lớn thời gian lớn vận chuyển lâu dài, do đó tổ chức quản lý và hách toán có khác biệt so với các nghành khác : Sản phẩm vận tải phải lập dự toán :Dự toán thi công , trong quá trình vận chuyển phải lấy dự toán làm thước đo Sản phẩm tiêu thụ theo giá dự toán thanh toán với bên chủ thầu , chủ DN Tính chất hàng hóa của sản phẩm vận chuyển được thể hiện rõ vì các quy định giá cả , người mua, người thuê trước khi vận chuyển thông qua hoạt động giao thầu trên hợp đồng Sản phẩm tại nơi kinh doanh các điều kiện sản xuất như sau:xe tải , xe máy , thiết bị công , người lao động.