Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản nợ phải thu Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần xiv Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần 1 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU 1. Những vấn đề cơ bản về kế toán các khoản phải thu Quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD) của doanh nghiệp có thể được thực hiện khi doanh nghiệp có mối quan hệ với một hoặc nhiều chủ thể kinh tế khác (khách hàng, nhà cung cấp). Cụ thể, doanh nghiệp và bên đối tác sẽ thực hiện các hoạt động mua bán hoặc trao đổi hàng hóa, dịch vụ, vay mượn qua lại với nhau… Và khi có các giao dịch mà một bên chưa thể thanh toán ngay hoặc chỉ mới thanh toán một phần cũng là lúc các nghĩa vụ trả nợ, nghĩa vụ thanh toán phát sinh, hay gọi chung là những khoản công nợ. Khái niệm và phân loại các khoản phải thu Xét theo nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với bên còn lại, công nợ bao gồm các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể.
Trong đó, khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp mà đang để/đang bị các chủ thể kinh tế khác sử dụng và doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi loại tài sản này. Nói cách khác, nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hay hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai, đồng thời xác định nghĩa vụ của bên khách hàng phải trả nợ cho doanh nghiệp. (Thanh, 2022) Trên Báo cáo tài chính, các khoản nợ phải thu sẽ được trình bày ở phần Tài sản thuộc Bảng cân đối kế toán. Các khoản phải thu trong doanh nghiệp bao gồm: Phải thu khách hàng: Là các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính hoặc tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác; Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ : là tổng số thuế giá trị gia tăng (GTGT) ghi trên hóa đơn GTGT khi doanh nghiệp mua các loại vật tư hàng hóa, 2 dịch vụ để dùng vào SXKD sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ chịu thuế GTGT.
Đây thực chất là khoản nợ phải thu của doanh nghiệp từ cơ quan thuế; Phải thu nội bộ: Là khoản giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân và hạch toán phụ thuộc (giới hạn); Phải thu khác: Gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua – bán, như: Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại, các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác, các khoản cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý. Các khoản phải thu được phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn dựa trên kỳ hạn còn lại, như sau: Nợ phải thu được thanh toán trong vòng 12 tháng (hoặc một chu kỳ kinh doanh) được xếp vào nợ phải thu ngắn hạn; trên 12 tháng (hoặc trên 12 chu kỳ kinh doanh) được xếp vào nợ phải thu dài hạn. Ngoài ra, khi lập Báo cáo tài chính (BCTC), kế toán cũng sẽ căn cứ vào thời gian quá hạn của khoản nợ để tiến hành trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn có bản chất tương tự. theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng không thu hồi được đúng hạn.
Nguyên tắc kế toán các khoản nợ phải thu Các khoản phải thu chiếm vị trí quan trọng trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp. Do đó, việc hạch toán các khoản nợ phải thu cần phải chính xác và đầy đủ. Kế toán viên hạch toán khoản phải thu cần tuân theo các nguyên tắc sau: Nợ phải thu phải được phản ánh, ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán theo thời hạn thanh toán. Đối với các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ, phải theo dõi cả đồng Việt Nam và đồng ngoại tệ theo quy định hiện hành.
Các khoản nợ phải thu nếu có liên quan đến vàng bạc, đá quý phải được theo dõi chi tiết theo số lượng, quy cách và giá trị theo quy định. 3 Doanh nghiệp phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thực hiện chế độ thanh toán, tình hình chấp hành kỉ luật thanh toán, nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm kỉ luật thanh toán, gây ra tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau một cách bất hợp pháp. Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ, khi phát sinh tăng được quy đổi theo tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh, khi phát sinh giảm được quy đổi theo tỷ giá ghi sổ kế toán. Đồng thời, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá hối đoái trên thị trường liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm tài chính.
Kế toán phải tiến hành phân loại nợ phải thu dài hạn và nợ phải thu ngắn hạn khi lập BCTC để làm căn cứ cho việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được. Kế toán khoản phải thu khách hàng 1. Yêu cầu và nguyên tắc kế toán Theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 131 (TK 131) – Phải thu khách hàng, được sử dụng trong công việc kế toán để theo dõi khoản nợ phải thu khách hàng và được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng khách hàng và từng lần thanh toán. Tài khoản 131 là một tài khoản lưỡng tính.
Phải thu khách hàng thuộc đối tượng „Tài sản‟ khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán, do đó doanh nghiệp phát sinh quyền lợi là được đòi lại số tiền đó trong tương lai. Ngược lại, khách hàng chưa mua hàng của doanh nghiệp, nhưng họ đã ứng trước cho doanh nghiệp một khoản tiền thì lúc này doanh nghiệp đang phát sinh một nghĩa vụ là phải trả hàng, giao hàng cho khách hàng trong tương lai. Nói cách khác, khi khách hàng ứng trước, tài khoản 131 sẽ thuộc đối tượng „Nợ phải trả‟. Vì vậy, tài khoản phải thu khách hàng phải được mở chi tiết cho từng khách hàng và không được phép bù trừ giữa số dư bên Nợ và số dư bên Có của tài khoản 4 này (ngoại trừ trường hợp một khách hàng cùng lúc vừa là chủ nợ, vừa là con nợ thì có thế thực hiện thanh toán bù trừ khi có sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên).
Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, và cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ (VND – Việt Nam đồng), cụ thể: - Bên Nợ TK 131: theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại (NHTM) nơi chỉ định khách hàng thanh toán. - Bên Có TK 131: theo tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá giao dịch thực tế. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (BCTC), các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá mua ngoại tệ của NHTM nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán.
Tài khoản và chứng từ a) Tài khoản sử dụng Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Bên Nợ Bên Có - Số tiền phải thu của khách hàng - Số tiền giảm trừ cho khách hàng do phát sinh trong kỳ về sản phẩm, hàng khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu hóa, dịch vụ đã cung cấp; thanh toán, chiết khấu thương mại và - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng hàng bán bị trả lại. 5 bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu Số dư bên Có: Số tiền đã nhận trước của người mua hoặc chênh lệch số của khách hàng hoặc chênh lệch số tiền còn phải thu lớn hơn số tiền tiền khách hàng trả trước lớn hơn số khách hàng trả trước. tiền còn phải thu khách hàng.
(Nguồn: Giáo tình Kế toán tài chính 1 Đại học Ngân hàng TPHCM, 2020) b) Chứng từ sử dụng Khoản phải thu khách hàng phát sinh khi thời điểm cung cấp hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ không cùng với thời điểm thu tiền của khách hàng. Vì vậy, kế toán ghi nhận vào sổ kế toán tổng hợp và mở sổ theo dõi chi tiết khoản phải thu khách hàng dựa trên một số chứng từ như: hợp đồng kinh tế về mua bán hàng hóa, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu. Ngoài ra, khi ghi giảm khoản phải thu, kế toán căn cứ vào các chứng từ : phiếu thu, giấy báo Có (khi thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng), biên bản bù trừ công nợ (trường hợp khách hàng vừa là chủ nợ, vừa là con nợ và có thỏa thuận bằng biên bản). Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 6 TK 511, 515 TK 131 TK 635 Bán hàng chưa thu tiền Chiết khấu thanh toán TK 3331 TK 521 Chiếu khấu thương mại, Thuế GTGT (nếu có) giảm giá, hàng bán trả lại TK 711 TK 3331 Thanh lý, Thuế GTGT bán TSCĐ chưa thu tiền (nếu có) TK 111, 112 TK 111, 112 Chi hộ khách hàng KH ứng trước hoặc thanh toán tiền hàng TK 337 TK 331 Phải thu theo tiến độ kế Bù trừ công nợ hoạch HĐXD TK 3331 TK 2293, 642 Thuế GTGT Nợ khó đòi xử lý xóa sổ (nếu có) TK 413 TK 15- , 611 Đánh giá số dư ngoại tệ KH thanh toán nợ bằng HTK (lãi tỷ giá) TK 133 Đánh giá số dư ngoại tệ (lỗ tỷ giá) Thuế GTGT (nếu có) (Nguồn: Khoản 3, điều 18 TT200/2014/TT-BTC, tác giả tự tổng hợp) Hình 1.