CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận chung về công nợ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán, giữa các đơn vị với nhau và trong nội bộ công ty. Trên cơ sở các mối quan hệ này, phát sinh các khoản nợ phải thu hoặc phải trả tương ứng, đây được gọi là công nợ.
Công nợ bao gồm các khoản phải thu, phải trả và quan hệ thanh toán. Nợ phải thu Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời. (Võ Văn Nhị, 2010) (a) Phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian Các khoản nợ phải thu ngắn hạn: Là các khoản phải thu tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh khi trừ đi dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi. Các khoản nợ phải thu dài hạn: Là các khoản phải thu tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên một năm hoặc trên một chu kỳ kinh doanh khi trừ đi dự phòng phải thu dài hạn khó đòi.
(b) Phân loại các khoản nợ phải thu theo đối tượng 5 Phải thu khách hàng: Là khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng về việc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Phải thu nội bộ: Là khoản phải thu giữa các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị độc lập trong tổng công ty về các khoản vay, mượn, chi hộ, trả hộ,. Phải thu khác: Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính,. Trong các khoản phải thu của doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn nhất và chứa đựng nhiều rủi ro nhất là khoản phải thu khách hàng.
Nợ phải trả Theo Chuẩn mực kế toán số 01 - Chuẩn mực chung: “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.” (a) Phân loại nợ phải trả theo thời gian Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường. Nợ dài hạn: Là các khoản nợ mà thời gian trả nợ trên một năm. (b) Phân loại nợ phải trả theo đối tượng Phải trả người bán: Là khoản nợ phải trả của doanh nghiệp đối với người bán về việc mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Phải trả nội bộ: Là khoản phải trả giữa các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị độc lập trong tổng công ty về các khoản vay, mượn, chi hộ, trả hộ,.
Phải trả khác: Bao gồm phải trả người lao động, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, vay và nợ thuê tài chính, các loại quỹ, dự phòng phải trả,… 6 1. Quan hệ thanh toán Quan hệ thanh toán là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay nợ. Quan hệ thanh toán có nhiều hình thức khác nhau nhưng chung quy lại chủ yếu có hai hình thức sau: Thanh toán trực tiếp và thanh toán trung gian.
Thanh toán trực tiếp: Là hình thức thanh toán mà người mua và người bán thanh toán trực tiếp với nhau bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản đối với các khoản nợ phát sinh. Thanh toán trung gian: Là hình thức thanh toán không phải là trực tiếp giữa người mua và người bán mà thông qua một bên thứ ba như ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác đứng ra làm trung gian thanh toán các khoản nợ phát sinh thông qua phiếu thu, ủy nhiệm chi, séc, thư tín dụng,. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ 1. Vai trò của kế toán công nợ Kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả.
Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán công nợ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của DN.
Cụ thể: 7 Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán; kế toán cần tiến hành kiếm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản. Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý.
Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. Nội dung kế toán công nợ trong doanh nghiệp 1. Kế toán nợ phải thu 1. Kế toán phải thu khách hàng Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ,.
mà doanh nghiệp chưa thu. (Thông tư 200/2014/TT-BTC) Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh trong doanh nghiệp. (a) Chứng từ sử dụng - Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng bán hàng); - Hóa đơn thuế GTGT, Hóa đơn thông thường; - Phiếu xuất kho; - Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu – thanh lý hợp đồng; - Phiếu thu, giấy báo có. 8 (b) Sổ sách kế toán - Sổ chi tiết bán hàng; - Sổ chi tiết TK 131; - Sổ cái TK 131; - Sổ chi tiết thanh toán người mua.
(c) Tài khoản kế toán Kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” để theo dõi nợ phải thu của khách hàng. Các tài khoản liên quan: TK111, TK 112, TK 331, TK 511, TK 635, TK 711,. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng TK 131 - Phải thu của khách hàng Bên nợ Bên có - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ. sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các của khách hàng.
khoản đầu tư tài chính. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. hàng sau khi đã giao hàng và khách - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng hàng có khiếu nại. người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng 9 ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Số dư cuối kỳ: Số dư cuối kỳ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng.
(d) Nguyên tắc hạch toán Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Đối với các khoản có gốc ngoại tệ thì phải vừa theo dõi bằng nguyên tệ, vừa quy đổi thành Việt Nam Đồng theo tỷ giá thích hợp và điều chỉnh tỷ giá khi lập BCTC.