CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐINH PHONG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty: Tên Công ty viết bằng tiếng Việt : CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐINH PHONG Tên Công ty viết bằng tiếng Anh : Đinh Phong company limited Tên viết tắt : Đinh Phong co., Ltd Địa chỉ trụ sở chính : số 442/40 Bình Giã, Phường Nguyễn An Ninh, TP. Vũng Tàu Điện thoại : 064. 3571207 Email : vitinhvungtau@gmail.com Công ty được thành lập vào ngày 05 tháng 7 năm 2011, dưới loại hình là Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH). Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 3501864729, do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu cấp.2 Lĩnh vực kinh doanh Các lĩnh vực hoạt động, hàng hóa và dịch vụ chính của Công ty là: - Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Tư vấn , triển khai các dịch vụ và giải pháp công nghệ thông tin. - Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. - Hàng hóa của công ty: + Linh kiện vi tính: Phần mền, CPU (Bộ xử lý), HDD (Gắn trong), thẻ nhớ, màn hình, vỏ máy, lưu điện, loa vi tính, chuột vi tính, máy in, bộ nhớ, ổ cứng, màn hình LCD, nguồn vi tính, ổ quang, bàn phím, dây phụ kiện. + Máy bộ vi tính: máy văn phòng, máy bộ game, ,máy bộ dell, máy bộ HP… + Máy tính bàn: apple, HP, dell, + Linh kiện mực in: hộp mực, trục từ, nạp mặc, rum, gạt mực, bao lụa.
+ Laptop, linh kiện: Dell, Apple, Lenovo, Samsung, phụ kiện laptop… Phương thức bán hàng của Công ty Các công ty thương mại có thể có nhiều phương thức bán hàng khác nhau, hiện nay Công ty Đinh Phong đang áp dụng các phương thức sau: + Phương thức bán buôn: Công ty bán buôn cho các đơn vị thương mai, các công ty thương mại theo hợp đồng đã ký kết, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Đinh Phong áp dụng các phương thức bán buôn như: phương thức bán giao tay ba, phương Trang 2 thức bán hàng chuyển thẳng, phương thức buôn bán hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho, phương thức bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng. Trong đó phương thức bán buôn mà công ty áp dụng chủ yếu là phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. Trong hình thức này căn cứ vào hợp đồng hoặc theo đơn đặt hàng, công ty xuất kho hàng hóa dùng phương tiện vận tải chuyển đến kho cho bên mua theo quy định trong hợp đồng. Hình thức này công ty thường hay áp dụng cho các khách hàng quen thuộc và tin cậy.
+ Phương thức bán lẻ: Công ty bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức hoặc các đơn vị mua hàng. Bán hàng theo phương thức này hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Bán lẻ hàng hóa thường đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau.
Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức công ty bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng, hết ca, hết ngày bán nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp cho thủ quỹ, đồng thời kiểm kê hàng tổng tại quầy để xác định số lượng hàng hóa bán đã bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Công ty áp dụng hình thức này vừa giới thiệu dược nhiều mặt hàng tới khách hàng, và khách hàng không mất thời gian chờ thanh toán nhưng đòi hỏi nhân viên phải nhanh nhẹn hoạt bát có trách nhiệm cao để tránh tình trạng nhầm lẫn, mất mát khi đông khách. Các phương thức và hình thức thanh toán của Công ty Thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa , vốn của công ty chuyển từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ. Việc thanh toán tiền hàng có thể trả ngay hoặc trả chậm hoặc trả dần do hai bên tự thoat thuận.
Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm lẫn nhau giữa hai bên mua và bán đồng thời cũng gắn liền với sự vận động giữa hàng hóa với số tiền vốn, đảm bảo cho hai bên cùng có lợi. Hiện nay công ty áp dụng hai phương thức thanh toán: thanh toán trực tiếp và thanh toán không trực tiếp + Phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Công ty sau khi bán hàng hóa cho bên mua sẽ thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho bên bán theo hóa đơn GTGT. + Phương thức thanh toán qua ngân hàng: Công ty thường thanh toán với khách hàng thông qua ngân hàng. Các phương thức thanh toán qua ngân hàng mà công ty áp dụng: Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán qua thẻ thanh toán.
Khách hàng thân thiện hiện nay của Công ty - Công ty Công Nghệ Máy Tình Vũng Tàu - Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thái Bảo - Công ty TNHH Công Nghệ Viễn Sơn - Công ty TNHH TM-DV-SX Gia Nguyễn - Công ty CP Công Nghệ Lê Phụng Trang 3 Ngoài ra còn có các khách hàng và đối tác mà công ty Đinh Phong cùng hỗ trợ và phát triển, thúc đẩy thương mại phối hợp để đạt kết quả kinh doanh tốt. Công ty Đinh Phong sẽ làm hết sức mình nhằm mang lại hiệu quả thương mại và dịch vụ cao nhất cho quý khách hàng.4 Vốn điều lệ: - Vốn điều lệ: 3.000 đồng - Bằng chữ: Ba tỷ đồng 1.5 Chi nhánh công ty Tên chi nhánh: Chi nhánh ShowRoom Nhà phân phối linh kiện vi tính Vũng Tàu Địa chỉ chi nhánh: Số 198 Nguyễn An Ninh, Phường 7, Thành phố Vũng Tàu 1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Đinh Phong được bố trí một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và hợp lý với cơ chế thị trường hiện nay. Việc sắp xếp nhân sự của Công ty phù hợp với trình độ, năng lực nghiệp vụ chuyên môn của từng người. Mọi hoạt động của công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dưới, các bộ phận hoạt động độc lập nhưng lại có mối liên hệ mật thiết tạo thành một hệ thống nhất.
Công Ty có 12 nhân viên, trong đó nhân viên nữ là 3 người. Tất cả các nhân viên đều được ký hợp đồng lao động và tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Trong 3 năm vừa qua, Công Ty kinh doanh có hiệu quả nên tình hình việc làm, thu nhập của nhân viên tương đối ổn định, đảm bảo đời sống cho CNV yên tâm công tác. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH PHÒNG KẾ PHÒNG KĨ DOANH TOÁN THUẬT Sơ đồ 1.1 : Tổ chức bộ máy doanh nghiệp Trang 4 1.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Giám đốc: Là người đại diện của Công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, cũng như các hoạt động ký kết hợp đồng thế chấp, vay vốn, tuyển dụng nhân viên, bố trí, sắp xếp lao động. Giám đốc công ty có quyền tổ chức bộ máy quản lý mạng lưới kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của công ty. Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch để tìm kiếm thị trường, hỗ trợ cùng giám đốc ký kết các hợp đồng. Khai thác khách hàng, tìm việc và ký kết các hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hoàn thiện các thủ tục thanh toán công nợ cũng như các tài liệu công nợ, nghiệm thu, bàn giao tài liệu,.đồng thời phối hợp với phòng kế toán trong việc xác định chính xác công nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng.
Chăm sóc khách hàng của công ty, bán hàng online, hỗ trợ bán lẻ showroom, mở rộng thị trường và phát triển thị trường. Cung cấp thông tin sản phẩm, khuyến mãi và giá cả qua việc xác định yêu cầu của khách hàng, Triển khai các kế hoạch kinh doanh như: Tiếp thị, xúc tiến thương mại, bán hàng theo kế hoạch của Công ty. Tham mưu cho giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất và kinh doanh thông qua các hoạt động điều tra thị trường. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và đệ trình kế hoạch tổ chức kinh doanh cho giám đốc định kì hàng tháng.
Phòng kế toán: Là trợ thủ đắc lực nhất giúp Giám đốc nắm rõ tình hình tài chính của công ty. Có trách nhiệm phản ánh chính xác toàn diện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó giúp Giám đốc đề ra các biện pháp tổ chức quản lý, kinh doanh thích hợp cho Công ty. Quản lý công ty trong lĩnh vực tài chính, kế toán nhằm phục vụ và phản ánh đúng, trung thực nhất năng lực của Công ty về tài chính, nhằm đánh giá, tham mưu trong lĩnh vực quản lý cho giám đốc. Phòng kĩ thuật Sữa chữa các sựu cố về máy tính, sự cố về mực in và máy in, mạng, server, Làm kỹ thuật về phần mền và phần cứng máy tính Cài đặt, lắp ráp , bảo trì định kỳ hệ thống máy tính, hệ thống mạng văn phòng.
Thục hiện nhiệm vụ bảo trì chung, chuẩn đoán sụ cố, thay thế sữa chữa thiết bị máy tính, thiết bị ngoại vi. Trang 5 Xác định, nghiên cứu, giải quyết và theo dõi các vấn đề kỹ thuật từ yêu cầu khách hàng và đồng nghiệp. Tham gia mua sắm triển khai các thiết bị phần cứng ứng dụng phần mền Mọi hoạt động của công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dưới, các bộ phận hoạt động độc lập nhưng lại có mối liên hệ mật thiết tạo thành một hệ thống nhất.7 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy công ty Phòng Kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy Kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán Công ty.
Phòng kế toán có 4 người: Kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng, kế toán thuế, thủ quỹ.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Kế toán thanh Thủ quỹ toán Sơ đồ 1.2 : Tổ chức bộ máy kế toán 1.3 Nhiệm vụ, chức năng của từng phần hành kế toán Kế toán tổng hợp: Ghi chép, tính toán và xác định kết quả kinh doanh của công ty.