CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1. Một số khái niệm cơ bản về thanh toán.Sự cần thiết của kế toán thanh toán đối với người mua, người bán trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể chi trả tất cả các khoản phát sinh trong hoạt động kinh doanh với lượng vốn chủ sở hữu có hạn, dẫn dến phải chiếm dụng vốn của tổ chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán. Trong tất cả các khoản phải thu của doanh nghiệp thì phải thu khách hàng chiếm vị trí quan trọng nhất.
Số tiền thu được từ khách hàng là nguồn tiền chính để doanh nghiệp có thể chi trả các khoản nợ và tiếp tục hoạt động kinh doanh của mình. Việc quản lý và thu hồi nợ có hiệu quả sẽ nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính ổn định để vượt qua những rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình và quyết định sự liên tục của quá trình hoạt động kinh doanh. Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính trong một doanh nghiệp. Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin cần thiết cho quản lý tài chính.Thông qua các thông tin về nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo từng đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ giúp cho các nhà quản lý nắm được tình hình thanh toán cuả doanh nghiệp rồi từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ,thanh toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý.
Vì vậy, các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán phát sinh đều được thể hiện qua các chứng từ, sổ sách nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán. Thông qua việc quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, có những biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín của công ty. Tóm lại, quan hệ thanh Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Nhàn – QT2401K 2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng toán với người mua người bán có ảnh hưởng quan trọng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nhiệm vụ tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán.
Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu , phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán.
Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hơp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua, người bán sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ. Khái niệm thanh toán và hình thức thanh toán.
- Thanh toán: là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia. Thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. - Phương thức thanh toán: Là cách thức thực hiện việc thanh toán của người mua với người bán về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Có 2 phương thức thanh toán chính là: trả ngay và trả chậm.
* Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng ( hàng đổi hàng). Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Nhàn – QT2401K 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng * Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. + Có 2 hình thức thanh toán chính là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
* Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hồi phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Đây là các hình thứ thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ. thì bên mua xuất hiện tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán.
Hình thức thanh toán trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được ápdụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. * Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán qua ngân hàng, là tổng hợp các mối quan hệ chi trả tiền tệ được thực hiện bằng cách trích chuyển từ tài khoản của người này sang tài khoản của người khác tại ngân hàng mà không dùng tiền mặt. Phương thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền mặt trong lưu thông.
Hình thức thanh toán bằng Ủy nhiệm chi( hoặc lệnh chi): là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. Ủy nhiệm chi phải do khách hàng lập, ký và chỉ căn cứ vào lệnh đó để trích tiền từ tài khoản khách hàng chuyển trả cho đơn vị thụ hưởng. Việc Ngân hàng tự động trích tài khoản của khách hàng là không được phép trừ trường hợp đã có thỏa thuận trước bằng văn bản. Hình thức nhờ thu phiếu trơn: Nhờ thu phiếu trơn là phương thức thanh toán mà người bán ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên hồi piểu từ người mua, không gửi kèm theo bất cứ một chứng từ nào.
Người bán giao hàng cho người mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng. Hối phiếu được lập và gửi đến ngân hang nhờ thu tiền. Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Nhàn – QT2401K 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: Phương thức nhờ thu kèm chứng từ là phương thức trong đó người bản ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Phương thức tín dụng chứng từ: là phương thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng.
Nội dung kế toán thanh toán với người mua. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua. Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đôi tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ trả tiền ngay. - Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.
- Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giả trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Nhàn – QT2401K 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng - Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên nợ, có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua.
Chứng từ sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp. - Hợp đồng bán hàng - Hóa đơn GTGT( hay hóa đơn bán hàng) do doanh nghiệp lập.