CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Khái niệm, mối quan hệ giữa kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Khái niệm về bán hàng Bán hàng trong doanh nghiệp thương mại là quá trình doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng, đồng thời nhận được quyền thu tiền hoặc thu được tiền từ khách hàng.
Bán hàng chính là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn và luân chuyển vốn. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, đồng vốn chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hóa) sang hình thái giá trị (tiền tệ) và kết thúc vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp. Khái niệm về xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một thời kì nhất định được biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí đã bỏ ra và doanh thu đã thu về trong kỳ.
Nếu doanh thu lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi và ngược lại, nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả là lỗ. Việc xác định kết quả kinh doanh được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối quý hay cuối năm là tùy thuộc vào từng đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Mối quan hệ giữa kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, hàng hoá bán ra là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong kỳ, lượng hàng hoá bán ra được càng nhanh, càng nhiều thì kết quả bán hàng sẽ càng cao, ngược lại lượng hàng hóa không được tiêu thụ ra thị trường hoặc rất ít sẽ làm cho kết quả bán hàng trở nên rất thấp.
Trên thực tế, rõ ràng kết quả bán hàng là yếu tố quan trọng để các nhà quản trị ra quyết định, lập kế hoạch, chiến lược tiêu thụ hàng hóa trong kì tiếp theo. 5 Như vậy có thể khẳng định rằng bán hàng và xác định kết quả bán hàng có mối quan hệ mật thiết với nhau. PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI a. Phương thức bán hàng Phương thức bán hàng là cách thức doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng và thu được tiền hoặc có quyền thu tiền về số lượng hàng hóa bán ra.
Trong thực tế có rất nhiều phương thức bán hàng mà các doanh nghiệp sử dụng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. Mỗi phương thức đều có ưu nhược điểm riêng, tùy thuộc vào từng đặc điểm, loại hình của doanh nghiệp đồng thời căn cứ vào chính sách, chiến lược và khả năng nguồn lực cũng như đặc tính của khách hàng mà lựa chọn cho phù hợp. Việc lựa chọn đúng đắn phương thức bán hàng có ý nghĩa to lớn đến việc thúc đẩy tiêu thụ. Hiện nay các doanh nghiệp thương mại thường áp dụng một số phương thức bán hàng sau: Bán buôn Bán buôn hàng hóa là hình thức bán hàng với số lượng lớn hoặc theo lô cho các bên trung gian thường là những tổ chức, khách hàng mua có tính chất chuyên nghiệp như các tổng đại lý, đại lý và các nhà phân phối, bao gồm hai hình thức: Bán buôn thông qua kho Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng được mua về nhập kho sau đó phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp để bán dưới hai hình thức: − Hình thức giao hàng trực tiếp: Theo phương thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ mua hàng đến kho của doanh nghiệp thương mại nhận hàng.
Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ hay nói cách khác hàng đã chuyển quyền sở hữu. − Hình thức chuyển hàng: Doanh nghiệp thương mại sẽ gửi hàng cho khách hàng dựa trên cơ sở đã thoả thuận, ký kết trong hợp đồng mua bán hàng hóa. Khi xuất kho gửi đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng nhận được hàng đồng thời đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì quyền sở 6 hữu mới được chuyển giao từ người bán sang người mua và cho phép doanh nghiệp bán được ghi nhận là doanh thu bán hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng Là phương thức mà doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng sẽ không nhập kho hàng hóa mà chuyển bán thẳng cho bên mua.
Cụ thể có thể thực hiện dưới hai hình thức: − Hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba): Khi doanh nghiệp nhận hàng từ nhà cung cấp của mình thì sẽ giao bán trực tiếp cho khách hàng tại kho người bán. Tương tự, khi khách hàng ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ. − Hình thức chuyển hàng: Khi doanh nghiệp nhận được hàng mua thì sẽ gửi, vận chuyển hàng đến cho khách hàng của mình theo như đã thỏa thuận trong hợp đồng. Khi nào khách hàng nhận được hàng đồng thời đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ.
Bán lẻ Bán lẻ hàng hóa là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cho các tổ chức kinh tế. Đối với bán lẻ thì khối lượng khách hàng lớn, khối lượng hàng bán nhỏ, doanh nghiệp có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Bán lẻ có thể gồm những hình thức sau: Hình thức thu tiền tập trung: Theo hình thức này, nghiệp vụ giao hàng cho người mua và thu tiền của người mua sẽ tách biệt nhau. Cuối ngày hoặc cuối ca, các nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp tiền, xác định doanh thu bán hàng, kiểm kê đối chiếu với số hàng đã bán và hàng tồn tại quầy.
Hình thức thu tiền trực tiếp: Việc thu hồi tiền hàng và giao hàng cho người mua ở hình thức này sẽ không tách rời nhau. Nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng. Hình thức bán hàng trả góp: Là hình thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ trả một phần tiền hàng ngay ở lần đầu tại thời điểm mua.
Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải trả thêm một khoản gọi là lãi trả góp. Các phương thức khác 7 Phương thức bán hàng thông qua đại lý: Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho các cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, kí gửi sau khi bán được hàng sẽ thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp và được hưởng hoa hồng đại lý. Hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền hoặc bên đại lý chấp nhận thanh toán.
Phương thức tiêu thụ nội bộ: Là phương thức bán hàng giữa các đơn vị thành viên trong cùng doanh nghiệp với nhau, giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hoặc việc sử dụng sản phẩm, hàng hóa cho mục đích biếu tặng hay để trả lương cho người lao động cũng được coi là tiêu thụ nội bộ. Phương thức bán hàng theo hình thức hàng đổi hàng: Là việc thực hiện trao đổi sản phẩm hàng hoá của mình để nhận các loại sản phẩm khác. Sản phẩm khi bàn giao được chính thức coi là tiêu thụ. Trong trường hợp này doanh nghiệp vừa là người bán hàng lại vừa là người mua hàng.
Khi doanh nghiệp xuất hàng đi trao đổi và nhận hàng mới về, trị giá của sản phẩm nhận về do trao đổi sẽ trở thành hàng hoá của đơn vị. Phương thức thanh toán Để hỗ trợ cho công tác bán hàng đạt hiệu quả cao thì ngoài các phương pháp tiêu thụ doanh nghiệp còn sử dụng một số hình thức thanh toán khác nhau nhằm góp phần đẩy mạnh thu hồi vốn kinh doanh. Thanh toán tiền hàng có thể được coi là khâu cuối cùng của nghiệp vụ bán hàng. Việc thanh toán tiền hàng chủ yếu theo các phương thức sau: − Thanh toán bằng tiền mặt: Là phương thức thanh toán phổ biết nhất, khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt khi nhận được hàng.
Hình thức này thông thường được sử dụng trong trường hợp người mua hàng với số lượng nhỏ lẻ − Thanh toán không dùng tiền mặt: Là phương thức được thực hiện thông qua trung gian là các ngân hàng, ngân hàng có nhiệm vụ chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán. Hiện nay có rất nhiều hình thức được áp dụng như thanh toán bằng thẻ, séc, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, thư tín dụng. Trong những trường hợp người mua hàng với số lượng lớn áp dụng thanh toán không dùng tiền mặt sẽ khiến cho việc thanh toán trở nên an toàn và tiện lợi hơn. VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG a.
Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đối với doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng, hoạt động bán hàng đóng một vai trò quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chỉ thông qua bán hàng thì doanh nghiệp mới có thu nhập, bù đắp được chi phí đã bỏ ra, thu hồi được vốn đầu tư, tạo ra lợi nhuận để từ đó có thể tiếp tục hoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường. Cùng với đó, việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Với những số liệu kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cung cấp, bản thân doanh nghiệp sẽ nắm bắt được mức độ, tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, để từ đó tìm ra những hạn chế, biện pháp để khắc phục những thiếu sót.
Đồng thời giúp cho Nhà nước thực hiện chức năng quản lý kiểm soát nền kinh tế, kiểm tra việc chấp hành về kinh tế tài chính và việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, phí, lệ phí vào ngân sách quốc gia. Ngoài ra, những số liệu này còn giúp cho các đối tượng khác của doanh nghiệp như các nhà đầu tư có nên ra quyết định đầu tư hay không, các ngân hàng có nên cho doanh nghiệp vay vốn hay không.