Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động bán hàng giữ vai trò quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp thương mại. Việc tiêu thụ hàng hóa giúp doanh nghiệp thu hồi vốn, trang trải các khoản chi phí phát sinh và tạo ra lợi nhuận để tái đầu tư mở rộng quy mô. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là công cụ quản lý tài chính chủ chốt, cung cấp thông tin kịp thời, chuẩn xác phục vụ cho việc ra quyết định điều hành của ban giám đốc.

Xuất phát từ thực tế hoạt động kinh doanh và quá trình thực tập tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Minh Anh – đơn vị phân phối cấp 1 thiết bị vệ sinh, nhà tắm và nhà bếp cho các thương hiệu GROHE và American Standard – tác giả Hoàng Thị Thanh Thúy đã lựa chọn và thực hiện khóa luận tốt nghiệp: "Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Minh Anh".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Tìm hiểu và hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Minh Anh.
  3. Đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm khắc phục những mặt tồn tại, góp phần hoàn thiện tổ chức bộ máy, chứng từ, sổ sách và chính sách kế toán tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
  • Phạm vi không gian: Phòng Tài chính – Kế toán thuộc Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Minh Anh.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế phát sinh trong tháng 09 năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các quy chuẩn pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam, trọng tâm là:

  • Khung pháp lý áp dụng: Luật Kế toán năm 2015 (Khoản 3 Điều 3 về chứng từ kế toán); Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Điều 10, 88 về tổ chức sổ kế toán; Điều 56 về ghi nhận doanh thu).
  • Khái niệm và công thức tính toán cơ bản:
    • Doanh thu thuần: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại).
    • Lợi nhuận gộp: Chênh lệch giữa Doanh thu thuần và Giá vốn hàng bán.
    • Kết quả bán hàng: Xác định bằng Doanh thu thuần trừ Giá vốn hàng bán và Chi phí quản lý kinh doanh (bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp).
Chỉ tiêu Công thức xác định theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại
Doanh thu thuần Doanh thu bán hàng và CCDV − Các khoản giảm trừ doanh thu
Lợi nhuận gộp Doanh thu thuần − Giá vốn hàng bán
Kết quả bán hàng Doanh thu thuần − Giá vốn hàng bán − Chi phí quản lý kinh doanh
Đơn giá xuất kho bình quân cả kỳ (Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)
  • Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng kết hợp phương pháp thu thập chứng từ gốc, phương pháp thống kê mô tả, phương pháp phân tích - so sánh số liệu kế toán thực tế và phương pháp tổng hợp đối chiếu giữa lý luận theo quy định của chế độ kế toán với thực tế áp dụng tại doanh nghiệp.
  • Nguồn dữ liệu: Hệ thống tài liệu thực tế do Phòng Kế toán Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Minh Anh cung cấp, bao gồm các hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng, hóa đơn GTGT bán ra, phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng trích khấu hao tài sản cố định, phiếu chi, sổ chi tiết tài khoản (511, 632, 6421, 6422), sổ cái các tài khoản và sổ Nhật ký chung tháng 09/2023.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại theo Thông tư 133/TT-BTC

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết nền tảng trong hoạt động kế toán thương mại:

  • Đặc điểm kinh doanh thương mại: Khái quát bản chất của lưu chuyển hàng hóa, đặc điểm hàng hóa thương mại và hai phương thức lưu chuyển cơ bản (bán buôn và bán lẻ).
  • Khái niệm và điều kiện ghi nhận: Làm rõ bản chất của bán hàng, 5 điều kiện bắt buộc để ghi nhận doanh thu bán hàng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, quy định về các khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán.
  • Các phương thức bán hàng: Phân tích quy trình kế toán theo từng phương thức cụ thể:
    • Bán buôn: Bán buôn qua kho (giao hàng trực tiếp, gửi hàng); Bán buôn vận chuyển thẳng (có tham gia thanh toán gồm giao tay ba, gửi hàng; không tham gia thanh toán hưởng hoa hồng).
    • Bán lẻ: Bán lẻ thu tiền tập trung, bán lẻ thu tiền trực tiếp, bán hàng trả góp.
    • Bán hàng qua đại lý, ký gửi: Hạch toán tại bên giao đại lý và bên nhận đại lý.
  • Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Phân tích ưu nhược điểm của 3 phương pháp: Nhập trước - xuất trước (FIFO), Thực tế đích danh, và Bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ hoặc sau mỗi lần nhập).
  • Hệ thống tài khoản và trình tự hạch toán:
    • Hàng tồn kho: TK 156 (Hàng hóa), TK 157 (Hàng gửi bán), TK 611 (Mua hàng - áp dụng khi kiểm kê định kỳ).
    • Doanh thu và chi phí: TK 511 (gồm 4 tiểu khoản 5111, 5112, 5113, 5118), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh gồm 6421 - Chi phí bán hàng và 6422 - Chi phí QLDN).
    • Xác định kết quả: TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh).
  • Hình thức sổ kế toán: Trình bày nguyên tắc ghi chép, luân chuyển chứng từ theo 4 hình thức quy định, đi sâu vào hình thức Nhật ký chung và hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH VLXD Minh Anh

Chương 2 phản ánh chi tiết cơ cấu hoạt động và nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng 09/2023 tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát về công ty: Thành lập ngày 23/06/2009 tại Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội; mã số thuế 0103990020; do ông Phùng Trần Minh làm Chủ tịch và ông Nguyễn Quốc Chinh làm người đại diện pháp luật. Doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực phân phối, bán buôn thiết bị nhà tắm, vệ sinh, nhà bếp cao cấp (từ năm 2016 là nhà phân phối cấp 1 miền Bắc của Lixil Việt Nam cho hai nhãn hàng GROHE và American Standard).
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Mô hình trực tuyến chức năng gồm Chủ tịch, Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc cùng các phòng ban: Kinh doanh, Tài chính kế toán, Quản lý dự án, Logistics, Hành chính nhân sự.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình tổ chức tập trung tại phòng kế toán, gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán kho và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Chế độ kế toán: Thông tư 133/2016/TT-BTC;
    • Đơn vị tiền tệ: VNĐ; Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12; Kỳ kế toán: Tháng;
    • Hình thức sổ: Nhật ký chung, xử lý trên phần mềm kế toán Fast;
    • Hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ;
    • Thuế GTGT: Tính theo phương pháp khấu trừ; Khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
  • Thực tế hạch toán bán hàng: Công ty áp dụng phương thức bán buôn trực tiếp qua kho theo hợp đồng dự án và các phụ lục hợp đồng (tiêu biểu như Hóa đơn GTGT số 216, ký hiệu 1C23TMA ngày 06/09/2023 xuất bán thiết bị vệ sinh kèm Phụ lục 09 HĐKT2022 cho Công ty Cổ phần kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu Việt Nam). Minh họa chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, lập phiếu xuất kho số 225, biên bản bàn giao nghiệm thu, bảng kê và cách nhập liệu vào phần mềm Fast lên sổ chi tiết TK 511, TK 632, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
  • Thực tế hạch toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh:
    • Tập hợp chi phí tiền lương tháng 09/2023 qua Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương và Bảng phân bổ tiền lương, BHXH.
    • Trích khấu hao TSCĐ theo Bảng tính và phân bổ khấu hao.
    • Chi phí dịch vụ mua ngoài qua Phiếu chi số 043, Phiếu chi số 6...
    • Phản ánh chi phí bán hàng (TK 6421), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422), kết chuyển toàn bộ giá vốn, doanh thu, chi phí sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh tháng 09/2023.

Chương 3: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Minh Anh

Chương 3 đưa ra các nhận xét khách quan và các nhóm giải pháp xuất phát từ thực trạng tại đơn vị:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công trách nhiệm rõ ràng; việc ứng dụng phần mềm Fast giúp giảm thiểu thao tác thủ công, đảm bảo số liệu lưu trữ an toàn và lập báo cáo đúng hạn theo Thông tư 133.
  • Nhược điểm tồn tại:
    1. Về tổ chức bộ máy: Một kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành (như kế toán tổng hợp vừa theo dõi lương, công nợ, TSCĐ, vừa tổng hợp doanh thu chi phí), dễ gây quá tải vào thời điểm quyết toán.
    2. Về chính sách chiết khấu: Chưa xây dựng và hạch toán rõ ràng quy chế chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán đối với các khách hàng công trình lớn trả tiền sớm hoặc mua khối lượng nhiều.
    3. Về sổ sách kế toán: Việc in ấn, lưu trữ sổ kế toán định kỳ còn dồn vào cuối năm; việc phân loại chi tiết các khoản mục chi phí trên phần mềm đôi khi chưa tách bạch rõ giữa bộ phận bán hàng và quản lý.
    4. Về chứng từ kế toán: Quy trình bàn giao, đối chiếu giữa phiếu xuất kho (chỉ ghi số lượng) với hóa đơn bán ra tại thời điểm giao hàng dự án nhiều đợt tiềm ẩn độ trễ trong ghi nhận doanh thu.
  • Các giải pháp hoàn thiện đề xuất:
    • Tái cấu trúc, phân bổ lại khối lượng công việc cho nhân sự kế toán;
    • Ban hành và đưa vào hạch toán chính sách chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại nhằm kích thích thanh khoản;
    • Chuẩn hóa hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp trên phần mềm Fast;
    • Hoàn thiện mẫu biểu, quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu kho, giao nhận đến kế toán hóa đơn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh đầy đủ các số liệu hạch toán thực tế của doanh nghiệp:

  • Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ: Mô tả chính xác sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung (5 vị trí), sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng và sơ đồ nhập liệu - xuất sổ trên phần mềm kế toán Fast tại Công ty TNHH VLXD Minh Anh.
  • Minh chứng số liệu thực tế: Trích xuất chi tiết các nghiệp vụ tiêu thụ vật tư thiết bị vệ sinh trong tháng 09/2023 gắn với các chứng từ phát sinh thực tế (Hóa đơn GTGT số 216 ngày 06/09/2023, Phụ lục hợp đồng 09 HĐKT2022, Phiếu xuất kho số 225, Phiếu chi số 043, Phiếu chi số 6).
  • Hệ thống biểu mẫu trích xuất từ phần mềm Fast: Trình bày đầy đủ số liệu hạch toán trên Sổ chi tiết TK 511 (Doanh thu), TK 632 (Giá vốn), TK 6421 (Chi phí bán hàng), TK 6422 (Chi phí QLDN), Sổ Cái TK 911 (Xác định KQKD) và Sổ Nhật ký chung tháng 09/2023.
  • Giải pháp đóng góp: Khóa luận không dừng lại ở lý thuyết mà đưa ra 4 nhóm kiến nghị cụ thể bám sát vào đặc thù bán buôn vật liệu công trình của công ty:
    1. Đề xuất phương án tổ chức lại bộ máy kế toán nhằm giảm tải cho vị trí kế toán tổng hợp.
    2. Đề xuất quy trình và phương pháp hạch toán cụ thể đối với các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán theo đúng quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
    3. Đề xuất hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán chi tiết theo từng đối tượng công trình và mặt hàng kinh doanh.
    4. Đề xuất chuẩn hóa quy trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ bán hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế nghiên cứu:
    • Về phạm vi dữ liệu: Khóa luận chỉ khảo sát và sử dụng số liệu kế toán thực tế trong phạm vi 01 tháng (tháng 09 năm 2023), chưa phản ánh được biến động doanh thu, giá vốn và chi phí qua các quý khác nhau hoặc cả năm tài chính.
    • Về không gian: Đề tài chỉ nghiên cứu tại một đơn vị cụ thể là Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Minh Anh với đặc thù kinh doanh bán buôn thiết bị vệ sinh, chưa có sự so sánh đối chiếu với các doanh nghiệp thương mại bán lẻ hoặc doanh nghiệp có quy mô lớn hơn áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Về nội dung: Tác giả tự nhận định lượng kiến thức và thời gian thực tập có hạn nên chưa thể đi sâu phân tích toàn diện các nghiệp vụ phức tạp khác như kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho hay dự phòng nợ phải thu khó đòi tại công ty.
  • Hướng phát triển đề tài:
    • Mở rộng phạm vi phân tích số liệu trên toàn bộ niên độ kế toán (12 tháng) để đánh giá tính chu kỳ và biến động kết quả kinh doanh.
    • Nghiên cứu sâu hơn về mối quan hệ giữa kế toán tài chính với công tác kế toán quản trị doanh thu, chi phí nhằm phục vụ hoạch định chiến lược kinh doanh cho ban giám đốc.

Giá trị tham khảo

Khóa luận tốt nghiệp này có giá trị ứng dụng và tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tài liệu minh họa thực tế rõ nét về cách tổ chức phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; cung cấp phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp có kết cấu chặt chẽ từ lý luận đến thực trạng và giải pháp.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp phân phối/thương mại: Nguồn tư liệu tham khảo hữu ích về quy trình luân chuyển chứng từ bán buôn theo dự án công trình, cách thiết lập tài khoản, định khoản các khoản mục chi phí quản lý kinh doanh và kỹ thuật vận hành sổ sách trên phần mềm kế toán Fast.
  • Phần nội dung đáng chú ý: Các biểu mẫu trích xuất từ chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Bảng phân bổ tiền lương, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 911) và các sơ đồ quy trình hạch toán theo từng phương thức tiêu thụ hàng hóa.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Minh Anh áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ sách nào?
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hình thức sổ kế toán áp dụng là Nhật ký chung, được thực hiện kết hợp trên phần mềm kế toán máy vi tính "Fast". Kỳ kế toán theo tháng và niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.

2. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho và tính giá vốn hàng xuất bán như thế nào?
Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ.

3. Phương thức bán hàng chủ yếu tại Công ty TNHH VLXD Minh Anh là gì và quy trình chứng từ diễn ra ra sao?
Phương thức bán hàng chủ đạo là bán buôn trực tiếp qua kho cho các dự án, công trình. Quy trình bắt đầu từ phòng kinh doanh tiếp nhận đơn hàng, đối chiếu kho, lập phiếu xuất kho (chỉ ghi số lượng), kế toán lập hóa đơn GTGT giao khách hàng cùng biên bản bàn giao nghiệm thu. Cuối ngày, chứng từ được tập hợp về phòng kế toán để nhập liệu vào phần mềm Fast.

4. Chi phí quản lý kinh doanh tại công ty được theo dõi trên những tài khoản nào theo Thông tư 133?
Theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC, công ty sử dụng Tài khoản 642 (Chi phí quản lý kinh doanh) và chia thành 2 tiểu khoản: TK 6421 (Chi phí bán hàng) để tập hợp lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, vật phẩm khuyến mại... và TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) để phản ánh lương quản lý, khấu hao TSCĐ văn phòng, dịch vụ mua ngoài. Cuối kỳ, toàn bộ số phát sinh trên TK 642 được kết chuyển sang bên Nợ TK 911.

5. Tác giả đã chỉ ra những tồn tại trọng tâm nào và đề xuất giải pháp ở các khía cạnh nào?
Tác giả đã chỉ ra 4 nhược điểm chính: sự kiêm nhiệm nhiều mảng của kế toán tổng hợp, việc thiếu vắng chính sách chiết khấu thương mại/thanh toán rõ ràng, sổ sách kế toán in ấn dồn vào cuối năm và sự phối hợp luân chuyển chứng từ giao hàng dự án nhiều đợt. Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra 4 nhóm đề xuất tương ứng: sắp xếp lại bộ máy kế toán, áp dụng hạch toán chiết khấu, hoàn thiện sổ kế toán trên phần mềm Fast và chuẩn hóa luân chuyển chứng từ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Thanh Thúy đã hoàn thành tốt mục tiêu nghiên cứu về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Minh Anh theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Đề tài phản ánh trung thực quy trình thực tế từ việc lập chứng từ, luân chuyển số liệu trên phần mềm Fast đến việc lập sổ chi tiết và sổ tổng hợp xác định kết quả kinh doanh tháng 09/2023. Các giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất đều xuất phát từ thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, có giá trị ứng dụng cụ thể trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính - kế toán tại đơn vị.