Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường kinh tế có nhiều biến động và áp lực cạnh tranh, đặc biệt là giai đoạn suy thoái kinh tế kéo dài sau năm 2008, các doanh nghiệp xây lắp tại Việt Nam đối mặt với nhiều thách thức về hiệu quả sản xuất kinh doanh và quản trị chi phí. Đối với ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố đầu vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như cơ cấu giá thành công trình. Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu khoa học, chính xác giúp nhà quản trị nắm bắt thông tin kịp thời, đưa ra các quyết định điều hành tối ưu, sử dụng vật tư tiết kiệm và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Chuyên đề thực tập chuyên ngành "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Thảo Vũ" do sinh viên Lục Thị Cam (Viện Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của giảng viên Trần Đức Vinh, tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Phân tích đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm luân chuyển và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập.
  2. Khảo sát, mô tả và đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và kiểm kê).
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với đặc thù doanh nghiệp xây lắp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Thảo Vũ (Khu 11, Thị trấn Bảo Lạc, Huyện Bảo Lạc, Tỉnh Cao Bằng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế khảo sát trong năm 2016, trọng tâm là số liệu phát sinh tháng 04/2016 và kỳ kiểm kê kết thúc ngày 31/12/2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về cơ sở pháp lý và lý luận, nghiên cứu căn cứ vào Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn bổ sung liên quan. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Thẻ song song. Về nguyên tắc định giá, đơn vị tính giá NVL nhập kho theo giá thực tế (bao gồm giá mua chưa thuế/có thuế tùy phương pháp và chi phí thu mua, vận chuyển) và tính giá NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh.

Về phương pháp thu thập và xử lý thông tin, tác giả sử dụng các phương pháp:

  • Phương pháp quan sát và thu thập tài liệu thực tế: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ gốc, hồ sơ quản lý kho, bảng tính và phần mềm kế toán tại phòng Tài chính - Kế toán của doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và đối chiếu số liệu: So sánh số liệu giữa chứng từ ban đầu (Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho), sổ chi tiết (Thẻ kho, Sổ chi tiết vật liệu) và sổ kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152).
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ kế toán, hóa đơn, chứng từ thực tế phát sinh trong tháng 04/2016 và Biên bản kiểm kê tồn kho ngày 31/12/2016 của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Thảo Vũ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Thảo Vũ

Chương này trình bày tổng quan về đặc tính kỹ thuật, danh mục, phân loại và chu trình quản lý vật tư của doanh nghiệp:

  • Đặc điểm NVL: Doanh nghiệp sử dụng nguồn vật tư chủ yếu mua trong nước, chủng loại đa dạng với tính chất cơ lý khác nhau: vật liệu dễ han rỉ (sắt thép cuộn, thép xoắn, thép trơn); vật liệu dễ cháy (xăng, dầu); vật liệu kiểm đếm đơn vị hoặc đo thể tích (cát xây, cát tô trát, cát san lấp, cát đổ bê tông, đá 1x2, đá 2x4, gạch đặc, gạch 2 lỗ, xi măng bao); vật liệu kết cấu cồng kềnh (cốp pha, kết cấu thép) và phụ liệu nhỏ (đinh, nêm sắt, căn sắt, dây ti-ô).
  • Phân loại NVL: Được chia thành nguyên vật liệu chính (thép, xi măng, gạch, cát, đá...), vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu/thiết bị xây dựng cơ bản và phế liệu thu hồi. Phân loại theo mục đích sử dụng gồm NVL dùng trực tiếp cho thi công công trình và NVL dùng cho quản lý.
  • Luân chuyển và dự trữ:
    • Phương thức hình thành: Phòng Kỹ thuật kết hợp phòng Kế hoạch lập dự trù cho từng công trình trình Giám đốc duyệt; nhân viên kế hoạch thực hiện giao dịch, hợp đồng, tiếp nhận vật tư kèm hóa đơn và chứng chỉ kỹ thuật. Ban kiểm nghiệm (đại diện phòng Kế hoạch, phòng Kỹ thuật và Thủ kho) kiểm nhận trước khi nhập kho.
    • Phương thức sử dụng: Phục vụ cho hai mục đích chính là thi công xây dựng công trình và bán lại cho các doanh nghiệp xây dựng khác khi có nhu cầu đột xuất (chủ yếu là thép, cửa gỗ cao cấp). Xuất kho căn cứ lệnh duyệt của Giám đốc và phiếu xuất do kế toán lập theo định mức từng công trình.
    • Dự trữ: Hạn chế lưu kho các loại cát, sỏi, gạch (thu mua tại địa phương và đưa thẳng ra công trình xa kho); thép và cốp pha được bảo quản trong kho có giá để 4 tầng khô ráo.
  • Tổ chức hạch toán và hệ thống sổ: Doanh nghiệp vận dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, chi tiết TK 152 thành các tiểu khoản (1521 - Xi măng, 1522 - Sắt thép, 1523 - Cát, 1524 - Đá, 1525 - Gạch, 1526 - Nhiên liệu, 1528 - NVL khác), TK 156 (1561 đến 1564). Hệ thống kế toán áp dụng hình thức Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán phát triển trên nền Fast Accounting kết hợp xử lý bảng tính Excel trên mạng LAN nội bộ.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Thảo Vũ

Nội dung chương 2 mô tả chi tiết toàn bộ quy trình hạch toán kế toán NVL phát sinh tại đơn vị thông qua các chứng từ và sổ kế toán thực tế:

  • Kế toán chi tiết NVL:
    • Quy trình nhập kho: Sau khi kiểm tra hàng, Ban kiểm nghiệm lập Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 03-VT). Thủ kho lập Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) gồm 2 liên (liên 1 lưu gốc, liên 2 ghi Thẻ kho rồi chuyển phòng kế toán). Tác giả minh họa qua nghiệp vụ nhập mua thép ngày 06/04/2016 theo Hóa đơn GTGT số 0000224 của Công ty TNHH Long Thịnh với tổng giá trị thanh toán 2.027.518.000 đồng (tiền hàng 1.842.626.000 đồng, thuế GTGT 10% là 184.892.000 đồng) cùng chi phí vận chuyển của Công ty TNHH Tiến Bằng (Hóa đơn GTGT số 0000025, Phiếu chi số 422 số tiền 1.980.000 đồng).
    • Quy trình xuất kho: Xuất dùng cho thi công công trình Trường trọng điểm mầm non Nguyệt Đức ngày 13/04/2016 theo Giấy yêu cầu xuất vật tư số 428/VT của Đội thi công số 1, lập Phiếu xuất kho số 417/XK (gồm 900 cây thép Φ10 HP trị giá 89.730.000 đồng, 40 cây thép trơn Φ16 trị giá 5.307.520 đồng, 600 cây thép Φ12 HP trị giá 90.592.800 đồng). Xuất bán ngoài cho Công ty TNHH TM & XD Vạn Yên ngày 13/04/2016 theo Phiếu xuất kho số 418/XK và Hóa đơn GTGT số 0000917 (900 cây thép Φ10 HP với giá bán chưa thuế 99.000.000 đồng, thuế GTGT 9.900.000 đồng, tổng thanh toán 108.900.000 đồng; giá vốn xuất kho 89.730.000 đồng).
    • Phương pháp hạch toán chi tiết: Áp dụng phương pháp Thẻ song song. Tại kho, thủ kho ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất trên Thẻ kho (Mẫu S09-DNN). Định kỳ 7 ngày, kế toán tiếp nhận chứng từ, phản ánh số lượng và giá trị vào Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (Mẫu S08-DNN) trên Excel. Cuối tháng, kế toán lập Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu số liệu tồn kho.
  • Kế toán tổng hợp NVL:
    • Kế toán sử dụng TK 152 để tập hợp biến động trị giá NVL. Từ các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán nhập liệu vào máy để ghi nhận vào Sổ Nhật ký chung, sau đó kết chuyển vào Sổ Cái TK 152 và các tài khoản liên quan (TK 111, TK 112, TK 133, TK 154, TK 331, TK 632...).
    • Trích đoạn Sổ Cái TK 152 tháng 04/2016 thể hiện số dư đầu kỳ là 4.095.340.000 đồng, tổng số phát sinh Nợ trong tháng là 2.684.880.000 đồng, tổng số phát sinh Có là 338.108.000 đồng (bao gồm xuất thi công 298.108.000 đồng và xuất bán 89.730.000 đồng theo các bút toán phản ánh), số dư cuối tháng là 6.442.112.000 đồng.
  • Công tác kiểm kê nguyên vật liệu:
    • Đơn vị tiến hành kiểm kê định kỳ vào cuối năm (ngày 31/12/2016) với Ban kiểm kê gồm đại diện phòng Kế hoạch, Thủ kho và Kế toán NVL.
    • Kết quả kiểm kê phản ánh trên Biên bản kiểm kê tồn kho NVL. Do đặc tính nguyên liệu thép dự trữ số lượng lớn trong điều kiện khí hậu dễ hút ẩm và rỉ sét, đơn vị phát sinh hao hụt và xử lý bằng cách hạch toán trực tiếp phần hao hụt vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Thảo Vũ

Dựa trên việc khảo sát thực tế, tác giả đánh giá các mặt đạt được và tồn tại, đồng thời đề xuất giải pháp hoàn thiện:

  • Ưu điểm:
    • Quy trình quản lý từ thu mua, kiểm nhận đến nhập - xuất kho được kiểm soát qua Ban kiểm nghiệm và thủ tục phê duyệt chặt chẽ.
    • Tổ chức kho bãi có giá đỡ 4 tầng giúp bảo quản thép hợp lý.
    • Áp dụng phương pháp Thẻ song song và hình thức sổ Nhật ký chung đơn giản, dễ đối chiếu, phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
    • Tính giá nhập kho theo giá thực tế và xuất kho theo giá thực tế đích danh phản ánh sát chi phí cho từng công trình.
  • Nhược điểm và tồn tại:
    • Việc luân chuyển chứng từ định kỳ 7 ngày/lần có thể làm chậm trễ tiến độ cập nhật số liệu kế toán tại một số thời điểm cao điểm thi công.
    • Công tác xử lý chênh lệch, hao hụt vật tư qua kiểm kê còn đưa thẳng vào chi phí mà chưa qua tài khoản trung gian phản ánh tài sản thiếu chờ xử lý để làm rõ trách nhiệm vật chất.
    • Sự kết hợp giữa phần mềm kế toán và các file Excel độc lập trên mạng LAN tiềm ẩn nguy cơ sai lệch dữ liệu nếu không kiểm tra đối chiếu thường xuyên.
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện:
    • Về công tác quản lý: Nâng cao chất lượng bảo quản chống rỉ cho sắt thép lưu kho; xây dựng định mức dự trữ an toàn cho từng hạng mục công trình.
    • Về tài khoản và phương pháp kế toán: Chuẩn hóa tài khoản hạch toán hao hụt, mất mát phát hiện qua kiểm kê; hoàn thiện việc phân bổ chi phí thu mua, vận chuyển cho từng loại vật liệu chi tiết.
    • Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Rút ngắn chu kỳ giao nhận chứng từ giữa thủ kho và phòng kế toán, tăng cường số hóa quy trình lập phiếu.
    • Về sổ sách và báo cáo: Tăng cường tích hợp dữ liệu đồng bộ trên phần mềm kế toán, giảm thiểu thao tác thủ công trên bảng tính Excel; hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị NVL theo từng công trình phục vụ công tác điều hành.
    • Điều kiện thực hiện: Cần sự chỉ đạo đồng bộ từ Ban Giám đốc, đào tạo nâng cao trình độ cán bộ kế toán và hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin.

Kết quả và đóng góp

Nghiệp vụ / Chứng từ tiêu biểu Thời gian phát sinh Nội dung kinh tế Giá trị (VND) Tài khoản đối ứng liên quan
Hóa đơn GTGT số 0000224 (CTy Long Thịnh) 03/04/2016 Mua thép các loại (Φ6, Φ8, Φ10, Φ12, Φ14, Φ16, Φ18, Φ20) 2.027.518.000 Nợ TK 1521 / Nợ TK 133 / Có TK 331
Hóa đơn số 0000025 & Phiếu chi số 422 06/04/2016 Cước vận chuyển thép thuê ngoài (CTy Tiến Bằng) 1.980.000 Nợ TK 152 / Nợ TK 133 / Có TK 111
Phiếu xuất kho số 417/XK 13/04/2016 Xuất thép thi công Trường mầm non Nguyệt Đức 185.630.320 Nợ TK 154 / Có TK 1521
Hóa đơn số 0000917 & Phiếu xuất kho 418/XK 13/04/2016 Xuất bán 900 cây thép Φ10 HP cho CTy Vạn Yên Giá vốn: 89.730.000
Doanh thu: 108.900.000		 Nợ TK 632 / Có TK 152
Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331
Biên bản kiểm kê tồn kho 31/12/2016 Kiểm kê định kỳ tồn kho sắt thép cuối năm Đối chiếu thực tế và sổ sách TK 152

Báo cáo đã hệ thống hóa toàn bộ chu trình kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp xây lắp thực tế tại tỉnh Cao Bằng, cung cấp mẫu biểu chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ và trích lục hệ thống sổ sách theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Đồng thời, tác giả đưa ra các kiến nghị cải tiến quy trình xử lý hao hụt và hoàn thiện hệ thống báo cáo phục vụ quản lý chi phí.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp tư nhân xây lắp đơn lẻ với quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn miền núi (huyện Bảo Lạc, tỉnh Cao Bằng), do đó các giải pháp mang tính đặc thù cao theo mô hình quản lý của đơn vị. Số liệu minh chứng tập trung chủ yếu vào nhóm vật liệu sắt thép trong tháng 04/2016 và áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC (chưa cập nhật theo các thông tư thay thế sau này).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu tổ chức kế toán nguyên vật liệu theo các chuẩn mực và thông tư kế toán hiện hành (như Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC); nghiên cứu việc tích hợp hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) toàn diện thay thế cho việc quản lý dữ liệu phân tán giữa phần mềm đóng gói và bảng tính Excel.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán khi thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán nguyên vật liệu, chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ có nhu cầu tham khảo quy trình lập chứng từ, luân chuyển phiếu nhập - xuất, tổ chức Thẻ kho, Sổ chi tiết vật liệu theo phương pháp Thẻ song song và cách ghi chép Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Thảo Vũ áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ kế toán nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung, có sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting kết hợp hệ thống bảng tính Excel trên mạng LAN.

Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại doanh nghiệp là phương pháp nào?
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Thẻ song song. Thủ kho mở Thẻ kho theo dõi về mặt số lượng tại kho; phòng kế toán mở Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ để theo dõi đồng thời cả về số lượng và giá trị, định kỳ đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết.

Doanh nghiệp xác định giá trị nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho theo phương pháp nào?
Giá trị NVL nhập kho được xác định theo giá thực tế (bao gồm giá mua theo hóa đơn và chi phí vận chuyển, bốc dỡ liên quan). Giá trị NVL xuất kho được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh cho từng công trình hoặc từng đối tượng mua hàng.

Nguyên vật liệu tại doanh nghiệp được xuất dùng cho những mục đích nào?
Nguyên vật liệu được sử dụng cho 2 mục đích chính: trực tiếp phục vụ thi công các công trình xây dựng theo hợp đồng đã ký kết và xuất bán lại cho các doanh nghiệp xây dựng khác khi các đơn vị này có nhu cầu đột xuất về vật tư (chủ yếu là thép và cửa gỗ cao cấp).

Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức với tần suất thế nào và xử lý hao hụt ra sao?
Công ty tổ chức kiểm kê định kỳ vào cuối mỗi năm (ngày 31/12) do Ban kiểm kê gồm đại diện phòng Kế hoạch, Thủ kho và Kế toán NVL thực hiện. Do thép bảo quản dễ bị ẩm rỉ, các khoản thiếu hụt phát hiện trong kiểm kê tại thời điểm khảo sát thường được doanh nghiệp kết chuyển trực tiếp vào chi phí.

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của sinh viên Lục Thị Cam đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Thảo Vũ theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Tài liệu mô tả đầy đủ từ đặc điểm kinh tế kỹ thuật của vật tư xây lắp, hệ thống chứng từ gốc, phương pháp hạch toán chi tiết thẻ song song cho đến quy trình ghi sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 152. Các đánh giá và kiến nghị hoàn thiện đưa ra bám sát thực tế hoạt động của doanh nghiệp xây lắp, mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho công tác kế toán phần hành vật tư trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.