Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản trị doanh nghiệp, tiền lương phản ánh mối quan hệ kinh tế có tính chất hai mặt: đối với người lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu nhằm trang trải chi phí sinh hoạt và tái sản xuất sức lao động; đối với doanh nghiệp, tiền lương là một bộ phận cấu thành nên chi phí sản xuất kinh doanh, tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm và biên lợi nhuận. Bên cạnh đó, việc tính toán, trích nộp đúng và đủ các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là nghĩa vụ pháp lý và là công cụ bảo đảm phúc lợi cho người lao động.

Đề tài "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt" được sinh viên Hà Thị Thu Hoài (Lớp D14KT01, MSSV: 114020056) thực hiện dưới sự hướng dẫn của Th.S Nguyễn Thị Thu Lệ tại Khoa Kế toán, Trường Đại học Lao động - Xã hội (thời điểm hoàn thành: tháng 4 năm 2022). Nghiên cứu giải quyết các nhiệm vụ trọng tâm:

  1. Khảo sát đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt.
  2. Phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị, bao gồm hệ thống chứng từ, phương pháp tính lương, phương pháp hạch toán tài khoản và quy trình ghi sổ trên phần mềm kế toán.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các chế độ đãi ngộ tại doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt (MINH KIET LTT., JSC), địa chỉ tại số 20, ngõ 2, phố Cầu Đất, phường Chương Dương, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2021 và số liệu thực tế về tiền lương, trích nộp bảo hiểm tháng 02 năm 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng chế độ kế toán và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành áp dụng cho khối doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Chế độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • Quy định trích nộp bảo hiểm: Áp dụng quy định về tỷ lệ đóng nộp BHXH, BHYT, BHTN năm 2022 (trong đó doanh nghiệp được hưởng chính sách giảm mức đóng BHTN của người sử dụng lao động xuống 0%).
  • Phương pháp thu thập và xử lý số liệu:
    • Phương pháp kế toán chứng từ: Thu thập các bảng chấm công máy, bảng làm thêm giờ, bảng thanh toán lương và các chứng từ thanh toán ngân hàng.
    • Phương pháp tài khoản và ghi kép: Phân tích quy trình định khoản trên các tài khoản kế toán liên quan (TK 334, TK 338, TK 642, TK 112, TK 3335).
    • Phương pháp phân tích tài chính: So sánh, đối chiếu các chỉ tiêu tài chính giữa hai năm 2020 và 2021.
    • Kế toán máy: Khảo sát quy trình xử lý dữ liệu đầu vào và kết xuất sổ sách kế toán trên phần mềm MISA.
  • Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính năm 2020 – 2021, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và ủy nhiệm chi tháng 02/2022 do Phòng Kế toán và Bộ phận Hành chính - Nhân sự Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh tại Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt

Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt tiền thân là xưởng sản xuất đồ gỗ nội thất gia đình thành lập năm 2012 với 15 nhân sự. Ngày 18/03/2015, đơn vị chính thức chuyển đổi sang loại hình công ty cổ phần (Mã số thuế: 010679228) do ông Nguyễn Minh Hoàng làm đại diện pháp luật. Ngành nghề kinh doanh chính là thiết kế, sản xuất và thi công nội ngoại thất (bàn, ghế, tủ, quầy lễ tân, vách ngăn) cho chuỗi bán lẻ, showroom, spa, nhà hàng, khách sạn và quán cà phê, trong đó thị trường trọng điểm là Hà Nội.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến - thủ trưởng: đứng đầu là Tổng Giám đốc; các bộ phận trực thuộc gồm Bộ phận Quản lý khách hàng (QLKH), Bộ phận Thiết kế, Bộ phận Tư vấn giám sát, Bộ phận Hành chính - Nhân sự (HC - NS), Bộ phận Kế toán và Bộ phận Xưởng sản xuất (được chia thành 4 tổ chuyên môn: Tổ mộc, Tổ laser, Tổ sắt, Tổ sơn).

Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2021 chịu tác động trực tiếp của đại dịch Covid-19:

Chỉ tiêu Năm 2020 (đồng) Năm 2021 (đồng) Chênh lệch số tiền (đồng) Tỷ lệ biến động (%)
1. Doanh thu bán hàng và CCDV 32.541 23.493 (9.048) -29,41%
2. Doanh thu thuần 32.541 23.493 (9.048) -29,41%
3. Giá vốn hàng bán 18.093 12.402 (5.691) -31,45%
4. Lợi nhuận gộp 14.448 10.646 (3.802) -26,46%
5. Doanh thu hoạt động tài chính 96.481 557.281 460.800 +480,00%
6. Chi phí tài chính 96.000 557.800 461.800 Tăng mạnh
7. Chi phí bán hàng 1.982 1.092 (890) -44,89%
8. Chi phí quản lý doanh nghiệp 4.356 3.417 (939) -21,56%
9. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 8.408 7.050 (1.358) -16,14%
10. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 8.408 7.050 (1.358) -16,14%
11. Chi phí thuế TNDN 1.968 1.650 (318) -16,14%
12. Lợi nhuận sau thuế TNDN 6.440 5.400 (1.040) -16,14%

Doanh thu từ hoạt động bán hàng giảm 29,41% do giãn cách xã hội làm gián đoạn việc thi công các công trình thương mại. Doanh thu hoạt động tài chính tăng 480% do công ty linh hoạt điều chuyển nguồn vốn nhàn rỗi sang đầu tư cổ phiếu ngắn hạn. Dù lợi nhuận sau thuế giảm 16,14%, công ty vẫn duy trì kết quả kinh doanh dương.


Chương 2: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt

Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 4 vị trí nhân sự:

  • Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp: Phụ trách chung, phân công công việc, xây dựng chế độ kế toán áp dụng, đối chiếu nợ, tính thuế, lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
  • Kế toán thuế, tiền lương: Phụ trách báo cáo thuế GTGT, sử dụng hóa đơn, theo dõi bảng chấm công, tính lương, hạch toán chi phí lương và bảo hiểm, thực hiện trích nộp bảo hiểm cho cơ quan nhà nước.
  • Kế toán thanh toán, kho: Theo dõi nhập - xuất - tồn kho vật tư, tính giá vốn, xuất hóa đơn bán hàng, tính giá thành công trình.
  • Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thu - chi theo phiếu hợp lệ, ghi sổ quỹ và đối chiếu với kế toán trưởng.

Chính sách kế toán áp dụng:

  • Chế độ kế toán: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Niên độ kế toán: Từ 01/01 đến 31/12 hàng năm; đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (VND).
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
  • Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
  • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp Sổ Nhật ký đặc biệt trên phần mềm kế toán MISA.

Chương 3: Quy trình và thủ tục kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt

Quy mô nhân sự tại thời điểm nghiên cứu là 82 người, phân bổ thành hai khối: khối văn phòng gồm 27 người (chia 5 phòng ban) và khối xưởng sản xuất gồm 55 người (chia 5 tổ: 2 tổ mộc, 1 tổ laser, 1 tổ sắt, 1 tổ sơn). Chế độ ngày công định mức là 26 công/tháng.

Phương pháp tính lương và phụ cấp: Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho toàn bộ người lao động ở cả khối văn phòng và khối xưởng:

  • Lương thực nhận = Tổng lương + Các khoản phụ cấp - Các khoản trích từ lương.
  • Tổng lương = Lương thời gian + Lương làm thêm giờ.
  • Chế độ phụ cấp gồm: Phụ cấp ăn trưa, đi lại, xăng xe (30.000 đồng/ngày đối với khối văn phòng; 25.000 đồng/ngày đối với khối xưởng) và phụ cấp chức vụ (mức khởi điểm từ 1.000.000 đồng đối với nhân sự có hệ số lương từ 1.0 trở lên).

Tỷ lệ trích các khoản theo lương năm 2022:

Khoản trích Tính vào chi phí DN Trừ vào lương NLĐ Tổng tỷ lệ trích
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,0% 8,0% 25,0%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 0,0% 1,0% 1,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 0,0% 0,0% 0,0%
Tổng cộng 20,0% 10,5% 30,5%

Ghi chú: Doanh nghiệp không trích nộp kinh phí công đoàn; mức đóng BHTN của người sử dụng lao động được giảm về 0% theo chính sách hỗ trợ năm 2022.

Tài khoản và phương pháp hạch toán thực tế tháng 02/2022:

  • Tài khoản sử dụng: TK 334 (3341 - Lương VP, 3342 - Lương xưởng), TK 338 (3383 - BHXH, 3384 - BHYT, 3385 - BHTN), TK 642 (6423 - Chi phí lương VP, 64221/642221 - Chi phí lương xưởng), TK 3335 (Thuế TNCN), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
  • Hạch toán chi phí lương tháng 02/2022 (ngày 05/03/2022):
    • Khối xưởng: Ghi nhận chi phí lương Nợ TK 642211: 333.401.000 đồng / Có TK 3342: 333.401.000 đồng. Trích bảo hiểm trừ lương Nợ TK 3342: 29.500.000 đồng / Có TK 3383, 3384, 3385. Trích bảo hiểm tính vào chi phí Nợ TK 64221: 58.443.000 đồng / Có TK 3383, 3384.
    • Khối văn phòng: Ghi nhận chi phí lương Nợ TK 6423: 196.046.000 đồng / Có TK 3341: 196.046.000 đồng. Trích bảo hiểm trừ lương Nợ TK 3341: 17.000.000 đồng / Có TK 3383, 3384, 3385. Trích bảo hiểm tính vào chi phí Nợ TK 6423: 36.944.000 đồng / Có TK 3383, 3384.
  • Thanh toán lương và trích nộp bảo hiểm:
    • Trả lương qua chuyển khoản ngân hàng BIDV (ngày 05 – 10 hàng tháng): Nợ TK 3341: 179.046.000 đồng, Nợ TK 3342: 303.151.000 đồng / Có TK 112.
    • Nộp bảo hiểm qua ủy nhiệm chi: Nợ TK 3383 (115.750.000 đồng), Nợ TK 3384 (20.250.000 đồng), Nợ TK 3385 (4.500.000 đồng) / Có TK 112.

Chương 4: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt

1. Đánh giá ưu điểm:

  • Công tác tính và hạch toán tiền lương, bảo hiểm tuân thủ đúng chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC và pháp luật lao động; 100% người lao động được tham gia bảo hiểm.
  • Ứng dụng hiệu quả phần mềm kế toán MISA giúp giảm thiểu sai sót và tự động hóa khâu lập sổ sách.
  • Hình thức chi trả lương qua tài khoản ngân hàng bảo đảm tính minh bạch, an toàn và kịp thời.

2. Các hạn chế tồn tại:

  • Áp dụng duy nhất hình thức trả lương theo thời gian cho cả công nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng, dẫn đến tình trạng cào bằng, chưa gắn thu nhập với năng suất và chất lượng hoàn thành sản phẩm.
  • Bảng chấm công chỉ gộp chung theo khối (văn phòng và xưởng), chưa tách chi tiết từng phòng ban, tổ đội sản xuất; chưa theo dõi dữ liệu đi muộn, về sớm.
  • Doanh nghiệp không thực hiện cơ chế tạm ứng lương giữa tháng, chỉ thanh toán một lần sau khi kết thúc kỳ lương.
  • Chế độ khen thưởng chủ yếu thực hiện định kỳ cuối năm, thiếu các đòn bẩy kích thích thi đua ngắn hạn.

3. Các kiến nghị hoàn thiện:

  • Đổi mới hình thức trả lương: Giữ nguyên hình thức trả lương theo thời gian cho khối văn phòng; chuyển sang áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm cho các tổ sản xuất tại xưởng nhằm khuyến khích tăng năng suất.
  • Cải tiến bảng chấm công: Tách riêng bảng chấm công theo 5 phòng ban văn phòng (QLKH, Thiết kế, Tư vấn giám sát, HC - NS, Kế toán) và 5 tổ sản xuất (Tổ mộc 1, Tổ mộc 2, Tổ laser, Tổ sắt, Tổ sơn); tích hợp theo dõi số giờ đi muộn và về sớm.
  • Thực hiện chính sách tạm ứng lương: Cho phép người lao động tạm ứng lương 1 lần/tháng vào các ngày từ 15 đến 20 với hạn mức không quá 50% lương.
  • Đa dạng hóa hình thức khen thưởng:
    • Thưởng tiết kiệm vật tư: Trích thưởng từ 30% – 40% giá trị vật tư tiết kiệm được khi thi công công trình.
    • Thưởng tiến độ và chất lượng: Thưởng 2.000.000 đồng/tổ khi hoàn thành bàn giao trước thời hạn mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.
    • Thưởng theo công trình: Trích 3% lợi nhuận sau quyết toán công trình để phân phối cho cả hai khối văn phòng và xưởng, tổng kết chi trả 6 tháng/lần.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tiễn: Báo cáo phản ánh chi tiết thực trạng tài chính và quy trình hạch toán kế toán tiền lương cho 82 lao động tại một doanh nghiệp sản xuất - thi công nội thất thương mại. Cung cấp đầy đủ số liệu hạch toán thực tế tháng 02/2022 với tổng quỹ chi phí lương hạch toán trên TK 642 đạt 529.447.000 đồng (xưởng: 333.401.000 đồng, văn phòng: 196.046.000 đồng) và tổng nộp bảo hiểm bằng ủy nhiệm chi đạt 140.500.000 đồng.
  • Đóng góp của đề tài: Tác giả đã chỉ rõ điểm nghẽn trong cơ chế phân phối tiền lương theo thời gian đối với lao động xưởng sản xuất và đề xuất mô hình tính lương theo sản phẩm kết hợp 3 cơ chế thưởng theo vật tư, tiến độ và công trình.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Báo cáo thực hiện trong khuôn khổ đợt thực tập tốt nghiệp cử nhân nên phạm vi khảo sát số liệu nghiệp vụ chi tiết chỉ tập trung trong tháng 02 năm 2022; chưa lượng hóa chi tiết mức đơn giá sản phẩm cụ thể cho từng hạng mục thi công xưởng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật và hoàn thiện quy chế trả lương theo sản phẩm chi tiết cho từng nhóm sản phẩm nội thất (gỗ, kim loại laser, sơn).

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán đang thực hiện khóa luận, báo cáo thực tập tốt nghiệp về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Nhân viên kế toán, cán bộ nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành sản xuất, thi công nội thất thương mại trong việc thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ trên phần mềm kế toán MISA và tổ chức hạch toán các tài khoản chi phí lương.

Câu hỏi thường gặp

Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?

Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung kết hợp Nhật ký đặc biệt và thực hiện xử lý số liệu trên phần mềm kế toán MISA.

Tỷ lệ trích các khoản theo lương tại doanh nghiệp trong năm 2022 được quy định như thế nào?

Tổng tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm là 30,5%, gồm: BHXH 25% (DN chịu 17%, NLĐ chịu 8%), BHYT 4,5% (DN chịu 3%, NLĐ chịu 1,5%), BHTN 1% (DN chịu 0% theo chính sách giảm năm 2022, NLĐ chịu 1%). Doanh nghiệp không thực hiện trích nộp kinh phí công đoàn.

Chi phí tiền lương của khối xưởng và khối văn phòng được hạch toán vào các tài khoản nào?

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, công ty hạch toán chi phí lương và bảo hiểm khối văn phòng vào TK 6423 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) đối ứng TK 3341; chi phí lương và bảo hiểm khối xưởng sản xuất được hạch toán vào TK 64221 / TK 642221 (Chi phí bán hàng/sản xuất) đối ứng TK 3342.

Doanh nghiệp thực hiện thanh toán tiền lương cho người lao động bằng hình thức nào và vào thời gian nào?

Doanh nghiệp thanh toán tiền lương 100% qua hình thức chuyển khoản ngân hàng (qua Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - BIDV) trong khoảng thời gian từ ngày 05 đến ngày 10 của tháng tiếp theo.

Tác giả đề xuất những giải pháp khen thưởng bổ sung nào ngoài thưởng Tết cuối năm?

Tác giả đề xuất bổ sung 3 hình thức thưởng ngắn hạn: thưởng tiết kiệm vật tư (30% – 40% giá trị vật tư tiết kiệm), thưởng tiến độ và chất lượng thi công (2.000.000 đồng/tổ), và thưởng theo công trình hoàn thành (trích 3% lợi nhuận công trình, quyết toán và chi trả 6 tháng một lần).


Kết luận

Báo cáo thực tập của tác giả Hà Thị Thu Hoài đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Đề tài hệ thống hóa đầy đủ quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu chấm công, duyệt bảng lương đến hạch toán trên phần mềm MISA và thanh toán qua ngân hàng BIDV. Các kiến nghị về việc áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm cho khối xưởng, chi tiết hóa bảng chấm công và đa dạng hóa hình thức khen thưởng có giá trị thực tiễn đối với công tác quản trị nhân sự và chi phí tại doanh nghiệp.