CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Lý luận chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1 Khái niệm về bán hàng, hàng hóa Bán hàng là quá trình chuyển giao hàng hóa hoặc dịch vụ từ người bán đến người mua trong một khoảng thời gian cụ thể. Trong quá trình này, người bán hoặc nhà cung cấp tiến hành bán hàng để đáp ứng nhu cầu mua hàng, sở hữu, yêu cầu, hoặc tương tác trực tiếp với người mua tại điểm bán hàng. Việc bán hàng bao gồm việc xác định và thỏa thuận về mức giá, và sau đó hoàn tất giao dịch sau khi được thanh toán. Trong quá trình này, người mua sẽ có quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sản phẩm sau khi đã thanh toán một khoản tiền thỏa thuận.
Trong trường hợp tương tác gián tiếp, nhân viên bán hàng đại diện cho chủ sở hữu trong việc tiếp xúc với khách hàng. Các nhân viên bán hàng có thể làm việc trong cửa hàng, bao gồm cả việc phục vụ khách hàng, hỗ trợ bán hàng và quản lý bán lẻ. Trong các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Quá trình bán hàng không chỉ là việc chuyển đổi vốn hàng hóa thành vốn tiền mặt mà còn là một phần quan trọng trong việc hình thành kết quả kinh doanh.
Chất lượng và giá cả hợp lý của hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút khách hàng, tăng tốc độ tiêu thụ và tạo ra lợi nhuận, đồng thời giúp doanh nghiệp củng cố vị thế của mình trên thị trường. Quá trình bán hàng được coi là hoàn thành khi hai điều kiện sau được đáp ứng: - Hàng hóa được chuyển giao cho khách hay dịch vụ đã được thực hiện - Khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Phạm Thị Hoài – Kế toán 6 – K15 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội 2 Khoa Kế toán – Kiểm toán Tóm lại, bán hàng là một bước quan trọng trong quá trình này, và việc xác định kết quả kinh doanh cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu suất bán hàng và đề xuất các chiến lược cải thiện hiệu quả bán hàng. Điều này thể hiện mối liên kết mật thiết giữa việc bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp.2 Đặc điểm của hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng Quá trình bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong chu trình T-H-T’ của doanh nghiệp.
Nó có vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục đích của sản xuất, là đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Thông qua việc tiêu thụ, doanh nghiệp không chỉ thu hồi được chi phí mà còn kiếm được phần giá trị thặng dư. Phần này quan trọng trong việc mở rộng quy mô hoạt động và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Bán hàng có vai trò quan trọng trong việc điều hòa giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng, giữa khả năng và nhu cầu.
Điều này đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Quá trình này có các đặc điểm chính sau đây: - Có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, trong đó cả hai đều đồng ý với điều kiện giao dịch và việc trả tiền. - Có sự thay đổi quyền sở hữu hàng hóa: người bán mất quyền sở hữu và người mua nhận được quyền sở hữu sau khi mua hàng. Trong quá trình này, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng và nhận lại doanh thu bán hàng, là cơ sở để xác định kết quả bán hàng.3 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong môi trường doanh nghiệp, và đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại, việc tổ chức và quản lý công tác bán hàng cùng việc xác định kết quả bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Điều này giúp hạn chế sự lãng phí hàng hóa, phát hiện và xử lý các vấn đề như hàng hoá chậm lưu thông, từ đó Phạm Thị Hoài – Kế toán 6 – K15 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội 3 Khoa Kế toán – Kiểm toán thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn. Các dữ liệu mà bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu quả của quy trình bán hàng, từ đó có thể điều chỉnh các hoạt động mua hàng, lưu kho và bán hàng một cách linh hoạt và hiệu quả. Với ý nghĩa đặc biệt này, vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức công việc này một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả. Cụ thể, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có nhiệm vụ: - Ghi chép chính xác và kịp thời về lượng hàng bán ra, tính toán chính xác về giá vốn hàng bán, chi phí kinh doanh và các chi phí khác để xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin đúng đắn và kịp thời về tình hình bán hàng để hỗ trợ quyết định lãnh đạo trong việc điều hành kinh doanh. - Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng và lợi nhuận, đồng thời xác định kết quả bán hàng để hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Để hoàn thành nhiệm vụ này, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần: - Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán và chứng từ phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tổ chức quản lý chứng từ và ghi chép một cách cẩn thận và có hệ thống.
- Báo cáo tồn kho hàng hóa, kiểm soát thu chi hàng hóa một cách chính xác và kịp thời để xác định kết quả bán hàng một cách chính xác. Phạm Thị Hoài – Kế toán 6 – K15 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội 4 Khoa Kế toán – Kiểm toán 1.2 Các hình thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1 Phương thức bán buôn Bán buôn là hoạt động mua hàng hóa với số lượng lớn từ một hoặc nhiều nhà sản xuất, sau đó lưu trữ, phân loại, phân khúc và bán lại theo lô nhỏ cho nhiều nhà bán lẻ. Những chức năng này có thể được thực hiện bởi các nhà bán buôn lớn hoặc các công ty bán lẻ lớn đóng vai trò trung gian giữa nhà sản xuất và nhà bán lẻ. Trong trường hợp thứ hai, chúng ta nói rằng công ty bán lẻ cũng thực hiện chức năng bán buôn.
Có hai cách bán buôn hàng hóa chính: bán buôn qua kho và bán buôn qua vận chuyển trực tiếp. - Phương thức bán buôn kho là phương thức bán buôn hàng hóa phải được xuất từ kho kho của công ty. Bán buôn hàng hóa qua kho có thể được thực hiện theo hai cách: + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp là khi đại diện của người mua đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Sau đó, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá trực tiếp cho đại diện bên mua.
Khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, họ thực hiện thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ. Tại thời điểm này, hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ. + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng là khi doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng. Hàng hoá được chuyển đến kho của người mua hoặc một địa điểm khác theo quy định trong hợp đồng.
Hàng vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Chi phí vận chuyển có thể do doanh nghiệp thương mại chịu hoặc bên mua chịu, tùy thuộc vào thỏa thuận trước đó giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, nó sẽ được ghi vào chi phí bán hàng. Ngược lại, nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, doanh nghiệp thương mại sẽ phải thu tiền từ bên mua.
Phạm Thị Hoài – Kế toán 6 – K15 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội 5 Khoa Kế toán – Kiểm toán - Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng là khi doanh nghiệp thương mại, sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán trực tiếp cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức: + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp, hay còn gọi là hình thức bàn giao tay ba, là khi doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là đã tiêu thụ. + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng có tham gia thanh toán là khi doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận.
Trong trường hợp này, hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Khi nhận được thanh toán từ bên mua hoặc giấy báo của bên mua đã nhận và chấp nhận thanh toán, thì hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ.2 Phương thức bán lẻ Bán lẻ là phương thức bán hàng hóa, dịch vụ với số lượng ít, nhỏ lẻ, được áp dụng trực tiếp với người tiêu dùng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ ấy. Bán lẻ có nhiều hình thức thực hiện đa dạng hơn bán buôn. Cụ thể là: Bán lẻ trực tiếp: nhân viên bán hàng sẽ bán sản phẩm và thu tiền trực tiếp của khách hàng ngay lúc đó.
Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao.