CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN XÂY DỰNG 1. Tổng quan về dự toán ngân sách dự án dự án xây dựng. Khái niệm Dự toán là những tính toán dự kiến toàn diện mục tiêu mà tổ chức tối thiểu phải đạt được, và phải chỉ rõ phương thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu được tổ chức đề ra. Dự toán được xác định bằng hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai.
Dự toán được xây dựng trên cơ sở của kế hoạch và là trung tâm của kế hoạch. Dự toán ngân sách là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện về mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Phân loại theo thời gian.
- Dự toán ngân sách ngắn hạn là dự toán được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra từng kỳ ngắn hơn là hằng quý và hàng tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của tổ chức như mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền… Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hằng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là định hướng chỉ đạo cho mọi hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch. 1 - Dự toán ngân sách dài hạn: Dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự toán ngân sách vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn, thời gian sử dụng tài sàn vào các hoạt động kinh doanh thường hơn một năm. Dự toán dài hạn thường bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất và hệ thống phân phối như nhà xưởng, máy móc thiết bị… để đáp ứng nhu cầu chiến lược kinh doanh.
Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu hồi vốn dài. Phân loại theo chức năng. - Dự toán hoạt động: Bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ như dự toán tiêu thụ nhắm phán đoán tình hình tiêu thụ của công ty trong kỳ dự toán, dự toán sản xuất được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự toán sản lượng sản xuất đủ tiêu thụ từ đó tính dự toán chi phí sản xuất, dự toán mua hàng được dùng cho các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua để đủ cho tiêu thụ và tồn kho, sau đó lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán kết quả kinh doanh.
- Dự toán tài chính: Là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tư, bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Dự toán tiền tệ là kế hoạch chi tiết cho việc thu và chi tiền. Dự toán vốn đầu tư trình bày dự toán các tài sản dài hạn và vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm tiếp theo. Dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là các dự toán tổng hợp số liệu kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân loại theo mức độ phân tích - Dự toán là gốc: Là khi lập dự toán gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Tiến hành xem xét 2 khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập các báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán mới sẽ không lệ thuộc vào các số liệu của báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ gốc không chịu hạn chế các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu vì thế nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính năng chủ quan và tính sáng tạo và căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách.
Phương pháp lập dự toán từ gốc có nhiều ưu điểm. Thứ nhất, nó không lệ thuộc vào các số liệu của kỳ quá khứ. Thông thường thì các doanh nghiệp thường hay dựa vào các số liệu của các báo cáo dự toán cũ kết hợp với mục tiêu mới để lập dự toán ngân sách cho năm sau. Những cách lập dự toán ngân sách như vậy sẽ che lấp và lệ thuộc vào các khuyết điểm ở kỳ quá khứ và cứ để các thiếu sót, các khuyết điểm của kỳ quá khứ tồn tại mãi trong doanh nghiệp.
Dự toán từ gốc sẽ khắc phục nhược điểm này trong quá trình lập dự toán. Thứ 2, phương pháp dự toán từ gốc là phát huy mạnh mẽ tính chủ động và sáng tạo của bộ phận lập dự toán. Quan điểm của các bộ phận lập dự toán không bị ảnh hưởng, chi phối bởi những quan điểm sai lầm của những người đi trước. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là tất cả mọi hoạt động phân tích, nghiên cứu đều bắt từ con số không, khối lượng công việc nhiều thời gian dùng lập dự toán kéo dài, kinh phí cho việc lập dự toán cao và cũng không thể chắc chắn rằng số liệu dự toán từ gốc chính xác hoàn toàn, không có sai sót.
- Dự toán cuốn chiếu: Dự toán cuốn chiếu còn gọi là dự toán nổi mạch. Dự toán theo phương pháp này là các bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo dự toán cũ của doanh nghiệp và điều chỉnh với những thay đổi trong thực tế để lập các báo cáo dự toán mới. Ví dụ chu kỳ lập dự toán ngân sách năm (12 tháng) cứ 1 tháng đi qua thì chỉ còn 11 tháng thì doanh nghiệp lại sử dụng báo cáo dự toán cũ (báo cáo dự toán tháng 1) để lập thêm báo cáo dự toán cho tháng tiếp theo (tháng 2). Trong trường hợp có sự thay đổi mức độ hoạt động hoặc có sự chênh lệch giữa báo cáo dự toán ngân sách cũ (tháng 1) và số liệu thực tế tháng 1 thì sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc sửa đổi dự toán cũ (dự toán tháng 3 1) cho phù hợp với tình hình mới, rồi từ đó làm cơ sở cho việc lập dự toán tháng tiếp theo sau.
Ưu điểm của phương pháp này là các báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục, không ngừng. Dự toán cuốn chiếu giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt động kinh doanh của các năm một cách liên tục mà không phải đợi đến kết thúc việc thực hiện dự toán năm cũ mới có thể lập dự toán ngân sách cho năm mới. Khuyết điểm của quá trình này là quá trình lập dự toán ngân sách lệ thuộc rất nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy tính chủ động sáng tạo của các bộ phận lập dự toán ngân sách. Các giai đoạn lập dự toán ngân sách Các bước cơ bản trong việc lập dự toán ngân sách nhà nước được quy định cụ thể tại điều 44 của Luật ngân sách nhà nước năm 2015.
Cụ thể như sau: Bước 1. Hướng dẫn lập dự toán ngân sách và thông báo số kiểm tra dự toán ngân sách hàng năm. Trước ngày 15/5, thủ tướng chính phủ ban hành quy định về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội, dự toán ngân sách nhà nước năm sau. Căn cứ vào quy định của Thủ tướng, Bộ tài chính ban hành thông tư hướng dẫn về yêu cầu, nội dung, thời hạn lập dự toán ngân sách nhà nước, thông báo số kiểm tra dự toán về tổng mức và từng lĩnh vực thu, chi ngân sách đối với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, cơ quan khác ở trung ương và tổng số thu, chi, một số lĩnh vực chi quan trọng đối với từng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, từ đó xuống các đơn vị trực thuộc và ủy ban nhân dân cấp huyện, xã,… Thường việc xây dựng dự toán ngân sách sẽ được thực hiện vào tháng 6 của năm trước.
Vì vậy, trước ngày 15/5, cần phải có hướng dẫn lập dự toán để cho các cơ quan, 4 đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước chuẩn bị các tài liệu cho việc xây dựng dự toán vào tháng 6. Lập và xét duyệt, tổng hợp dự toán ngân sách nhà nước. Việc lập dự toán ngân sách nhà nước có liên quan đến cả hai nhóm chủ thể, đó là các cơ quan nhà nước có chức năng hành thu và các đơn vị dự toán có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước để hoạt động. Cơ quan thu các cấp ở địa phương xây dựng dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn gửi cơ quan thu cấp trên, cơ quan tài chính cùng cấp theo lĩnh vực được giao gửi Bộ tài chính để tổng hợp, lập dự toán Cơ quan tài chính các cấp xem xét dự toán của các cơ quan, tổ chức, đơn vị cùng cấp, dự toán ngân sách địa phương cấp dưới, báo cáo UBND.
Ủy ban nhân dân các cấp tổng hợp, lập dự toán ngân sách địa phương báo cáo thường trực HĐND cùng cấp xem xét cho ý kiến. UBND cấp tỉnh gửi Bộ tài chính, Bộ kế hoạch- đầu tư… tổng hợp lập dự toán Cơ quan quản lí ngành, lĩnh vực ở trung ương và địa phương phối hợp với cơ quan tài chính, cơ quan kế hoạch và đầu tư cùng cấp lập dự toán ngân sách theo ngành Bộ tài chính xem xét dự toán ngân sách của các đơn vị, chủ trì phối hợp với Bộ kế hoạch- đầu tư tổng hợp, lập dự toán Trước ngày 20/9, Chính phủ trình các tài liệu báo cáo theo quy định đến Ủy ban thường vụ quốc hội để cho ý kiến. Các báo cáo của Chính phủ được gửi đến các đại biểu quốc hội chậm nhất là 20 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp Quốc hội cuối năm. Như vậy, sau khoảng thời gian lập, xét duyệt, tổng hợp dự toán thì Chính phủ trình lên Ủy ban thường vụ quốc hội trước ngày 20/9 để Ủy ban thường vụ có thời gian xem 5 xét, chuẩn bị.