CHƯƠNG I: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP Lời dẫn Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về qui mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp. Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức công tác kế toán là một trong các nội dung quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm. Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình.
Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chương sau đây giới thiệu nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán tài chính trong công tác quản lý kinh tế 1. Vai trò của kế toán tài chính trong công tác quản lý kinh tế Theo quy định tại điều 5 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc Hội khóa 11: Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán.
Thông tin kế toán là thông tin về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị. 2 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP - Lưu hành nội bộ Với khái niệm trên, kế toán tài chính có vai trò như sau: (1) Đối với doanh nghiệp: - Kế toán tài chính thu thập và cung cấp thông tin về số hiện có, tình hình vận động của từng loại sản và tổng số tài sản giúp cho chủ quản lý đơn vị theo dõi chặt chẽ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, ngăn ngừa hành động làm tổn hại đến tài sản. - Kế toán tài chính thu thập và cung cấp thông tin toàn diện và có hệ thống về các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, qua đó phân tích hiệu quả của công tác quản lý, phát hiện khắc phục thiếu sót, đề ra những giải pháp hữu hiệu hơn. - Kế toán tài chính thu thập và cung cấp thông tin về chi phí và kết quả (thu nhập) mà đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị để thực hiện nguyên tắc hạch toán kinh doanh trong đơn vị.
(2) Đối với các cá nhân, đơn vị liên quan bên ngoài doanh nghiệp: Kế toán tài chính thu thập và cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm ở bên ngoài doanh nghiệp nhằm mở rộng mối quan hệ kinh tế; thu hút vốn đầu tư, liên doanh, liên kết với đơn vị khác, mở rộng phạm vi hoạt động để kinh doanh có hiệu quả. (3) Đối với các cơ quan quản lý nhà nước: - Kế toán tài chính cung cấp tài liệu để thực hiện kiểm tra nội bộ cũng như phục vụ cho việc kiểm tra kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền đối với hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật, cạnh tranh lành mạnh, phù hợp với định hướng phát triển kinh tế của nhà nước, chịu sự chi phối và quản lý của nhà nước. - Đối với nhà nước, kế toán tài chính giúp nhà nước theo dõi tổng hợp số liệu các thành phần kinh tế, các doanh nghiệp, các ngành sản xuất… qua đó đánh giá sự phát triển của từng ngành kinh tế cụ thể cũng như sự phát triển của nền kinh tế quốc dân; nhờ đó nhà nước có quyết sách về kinh tế phù hợp với sự phát triển của đất nước. Nhiệm vụ của kế toán tài chính trong doanh nghiệp Theo quy định tại điều 5 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc Hội khóa 11 thì nhiệm vụ của kế toán được quy định như sau: 3 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP - Lưu hành nội bộ (1) Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
(2) Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. (3) Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. (4) Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Các nguyên tắc kế toán cơ bản và yêu cầu cơ bản đối với kế toán Các nguyên tắc kế toán cơ bản và yêu cầu cơ bản đối với kế toán được quy định tại chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01- Chuẩn mực chung như sau: 1.
Các nguyên tắc kế toán cơ bản (1) Cơ sở dồn tích Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai. (2) Hoạt động liên tục Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.
(3) Giá gốc Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể. 4 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP - Lưu hành nội bộ (4) Phù hợp Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau.
Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. (5) Nhất quán Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
(6) Thận trọng Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: (i) Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn; (ii) Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; (iii) Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; (iv) Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. (7) Trọng yếu Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể.
Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán (1) Trung thực Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 5 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP - Lưu hành nội bộ (2) Khách quan Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. (3) Đầy đủ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót.
(4) Kịp thời Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ. (5) Dễ hiểu Các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình. Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh.