Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và áp lực cạnh tranh gay gắt từ các dòng sản phẩm nhập khẩu, ngành sản xuất giấy Việt Nam đang đối mặt với bài toán tối ưu hóa chi phí sản xuất nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh. Theo thống kê từ Hiệp hội Giấy và Bột giấy Việt Nam, chi phí nguyên phụ liệu và vận hành thường chiếm từ 65% đến 75% tổng giá thành sản phẩm giấy công nghiệp. Vấn đề cốt lõi đặt ra là hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa xây dựng được một hệ thống kế toán quản trị chi phí chuyên sâu theo từng công đoạn kỹ thuật, dẫn đến lãng phí nguồn lực và sai lệch trong việc định giá bán.

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kế toán của tác giả Trần Tuấn Anh, dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Chu Thị Kim Loan tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam, tập trung nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện công tác quản trị chi phí theo quy trình sản xuất của Công ty TNHH Giấy Hà Thành. Mục tiêu trọng tâm của công trình là phân tích, đánh giá toàn diện thực trạng hạch toán, kiểm soát và lập dự toán chi phí trong dây chuyền sản xuất giấy Kraft; từ đó nhận diện các điểm nghẽn quản trị và đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ.

Nghiên cứu được giới hạn phạm vi không gian tại Công ty TNHH Giấy Hà Thành, tọa lạc tại làng nghề Phong Khê, tỉnh Bắc Ninh, với chuỗi dữ liệu tài chính thu thập trong giai đoạn 2017 - 2018 và khảo sát chuyên sâu vào tháng 11/2018. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài thể hiện qua việc cung cấp mô hình kế toán quản trị chi phí theo quy trình giúp doanh nghiệp giảm định mức hao hụt từ 3% đến 5%, kiểm soát chặt chẽ 100% các dòng chi phí phát sinh và nâng cao biên lợi nhuận ròng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết kế toán quản trị hiện đại, kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết phân loại chi phí và lý thuyết xác định chi phí theo quy trình sản xuất liên tục. Trong môi trường công nghiệp, chi phí sản xuất được cấu thành từ ba khoản mục trọng yếu: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Để phục vụ công tác ra quyết định, chi phí còn được phân loại theo cách ứng xử thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp, cũng như theo thông tin thích hợp như chi phí chìm, chi phí chênh lệch và chi phí cơ hội.

Hệ thống xác định chi phí theo quy trình là phương pháp tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng hoặc công đoạn chế biến nối tiếp nhau, nơi đầu ra của công đoạn trước là đầu vào của công đoạn sau. Ba khái niệm trung tâm được vận dụng gồm: sản phẩm dở dang cuối kỳ, sản lượng hoàn thành tương đương và báo cáo sản xuất bốn bước. Hai kỹ thuật quy đổi sản lượng tương đương cơ bản được xem xét là phương pháp bình quân gia quyền và phương pháp nhập trước xuất trước.

Về mặt thực tiễn và hành lang pháp lý, luận văn căn cứ trực tiếp vào Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2015, lần đầu tiên quy định rõ nội dung kế toán quản trị tại khoản 3 Điều 4, cùng Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn tổ chức hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp chọn mẫu phi ngẫu nhiên có chủ đích để khảo sát sơ cấp cỡ mẫu gồm 15 nhân sự chủ chốt, bao gồm ban giám đốc, kế toán trưởng, các nhân viên kế toán tổng hợp và 4 quản đốc phân xưởng trực tiếp điều hành các khâu nghiền bột, phối trộn và hoàn thiện cuộn giấy trong tháng 11/2018. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, bảng kê tài khoản 152, 621, 622, 627 và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017 - 2018 của doanh nghiệp.

Phương pháp phân tích dữ liệu kết hợp giữa thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu và phân tích biến động chênh lệch giữa dự toán và thực hiện. Lý do lựa chọn hệ thống phương pháp này là vì đặc thù sản xuất giấy Kraft mang tính liên tục, khép kín; việc phân tích sai lệch chi phí theo mô hình bốn bước là công cụ hữu hiệu nhất để bóc tách nguyên nhân gây vượt định mức ở từng vị trí làm việc. Toàn bộ quá trình xử lý số liệu được thực hiện trên phần mềm bảng tính và hệ thống kế toán nội bộ trong suốt giai đoạn nghiên cứu từ cuối năm 2018 đến năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, cơ cấu chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Giấy Hà Thành cho thấy chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng áp đảo lên tới 68,5% tổng chi phí sản xuất giấy Kraft trong tháng 11/2018. Tuy nhiên, mức tiêu hao nguyên liệu thực tế ghi nhận mức vượt định mức kế hoạch là 3,2%, chủ yếu do tỷ lệ tạp chất trong nguồn giấy phế liệu thu gom trong nước không đồng đều và thất thoát trong khâu nghiền bột.

Thứ hai, chi phí nhân công trực tiếp chiếm 13,3% và chi phí sản xuất chung chiếm 18,2% tổng giá thành. Doanh nghiệp đang áp dụng tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung cố định dựa hoàn toàn trên chi phí nhân công trực tiếp. Cách tiếp cận này tạo ra sự sai lệch đáng kể khi máy móc hiện đại tiêu hao năng lượng điện chiếm hơn 40% chi phí sản xuất chung nhưng lại không được phản ánh chính xác vào từng lô sản phẩm tương ứng.

Thứ ba, công tác đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ tại hai công đoạn chính (công đoạn nghiền bột/phối trộn và công đoạn cuộn giấy hoàn thiện) chưa áp dụng đúng bản chất của phương pháp sản phẩm hoàn thành tương đương. Việc ước lượng tỷ lệ hoàn thành còn mang nặng tính chủ quan của cán bộ quản đốc, dẫn đến việc chuyển dịch chi phí sai lệch khoảng 2,8% giữa các kỳ hạch toán liên tiếp.

Thứ tư, hệ thống dự toán chi phí của công ty chưa được lập chi tiết theo từng trung tâm trách nhiệm. Số liệu đối chiếu trong tháng 11/2018 chỉ ra biên độ chênh lệch giữa chi phí thực hiện so với dự toán dao động từ 4,1% đến 6,5% ở hầu hết các phân xưởng, cho thấy dự toán chưa thực sự trở thành công cụ kiểm soát chi phí hữu hiệu.

Thảo luận kết quả

Thực trạng nêu trên bắt nguồn từ nguyên nhân khách quan và chủ quan. Công ty TNHH Giấy Hà Thành được thành lập từ ngày 13 tháng 1 năm 2009 với quy mô vốn vừa phải, ban lãnh đạo dành phần lớn nguồn lực cho việc mở rộng thị trường và đầu tư máy móc giảm thiểu ô nhiễm môi trường, chưa đầu tư thích đáng cho bộ máy kế toán quản trị. Bộ máy kế toán hiện tại chủ yếu vận hành theo mô hình kế toán tài chính nhằm phục vụ kê khai thuế và lập báo cáo tài chính định kỳ.

Khi so sánh với các nghiên cứu tương tự trong ngành sản xuất vật liệu như nghiên cứu của Lê Thị Thu Hà hay Nguyễn Thị Huyền, điểm tương đồng là các doanh nghiệp sản xuất đều gặp khó khăn trong việc lập dự toán linh hoạt. Điểm khác biệt rõ nét của dây chuyền giấy Kraft là sản phẩm trải qua nhiều trạng thái vật chất biến đổi nhanh, đòi hỏi bảng cân đối dòng chi phí phải được thiết lập theo thời gian thực.

Dữ liệu phân tích chi phí có thể được trực quan hóa rất hiệu quả thông qua Biểu đồ cơ cấu chi phí ba thành phần (NVLTT - NCTT - SXC) và Bảng cân đối dòng sản phẩm bốn bước. Việc trình bày này giúp các nhà quản trị nhận diện ngay lập tức khâu phát sinh lãng phí lớn nhất trong dây chuyền.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, chuẩn hóa hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và quy trình lập dự toán linh hoạt. Phòng Kế toán cần chủ trì, phối hợp cùng Quản đốc phân xưởng tiến hành rà soát, đo lường lại định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và điện năng cho 1 tấn giấy Kraft thành phẩm. Mục tiêu đặt ra là kéo giảm độ lệch giữa chi phí thực tế và dự toán xuống dưới mức 1,5%, hoàn thành trong quý 1 năm 2020.

Thứ hai, triển khai phương pháp xác định chi phí theo quy trình sản xuất bốn bước và đánh giá sản phẩm dở dang theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Kế toán trưởng cần trực tiếp hướng dẫn nhân viên áp dụng bảng tính sản phẩm hoàn thành tương đương theo từng công đoạn nghiền bột, phối trộn và cuộn giấy. Biện pháp này hướng tới mục tiêu tăng độ chính xác của giá thành đơn vị lên 98%, triển khai thí điểm trong thời gian 3 tháng.

Thứ ba, thay đổi tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung sang tiêu thức số giờ máy hoạt động thay vì chi phí nhân công trực tiếp. Do mức độ tự động hóa trong khâu cán và cuộn giấy rất cao, tiêu thức giờ máy sẽ phản ánh chính xác mức tiêu hao điện năng và khấu hao thiết bị (vốn chiếm hơn 40% chi phí sản xuất chung). Bộ phận Kế toán thực hiện áp dụng định kỳ hàng tháng từ đầu năm 2020.

Thứ tư, đầu tư và ứng dụng phần mềm kế toán quản trị chuyên biệt có kết nối mạng nội bộ giữa các bộ phận kho, xưởng sản xuất và văn phòng điều hành. Ban Giám đốc phê duyệt lộ trình 6 tháng với ngân sách hợp lý để tích hợp hệ thống phần mềm dữ liệu, giúp rút ngắn thời gian lập báo cáo sản xuất từ 5 ngày xuống dưới 24 giờ sau khi kết thúc kỳ sản xuất.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất là Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp sản xuất giấy công nghiệp. Luận văn cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để đánh giá hiệu suất sử dụng vốn, kiểm soát chi phí đầu vào và cắt giảm lãng phí định mức từ 3% đến 5%, giúp nâng cao năng lực định giá và gia tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Nhóm thứ hai là Kế toán trưởng và các chuyên viên kế toán chi phí tại các nhà máy sản xuất liên tục. Công trình cung cấp bộ tài liệu ứng dụng chi tiết về hệ thống biểu mẫu báo cáo sản xuất, phương pháp xác định dòng vật chất và công thức tính sản phẩm tương đương theo phương pháp WA và FIFO.

Nhóm thứ ba là các giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị kinh doanh. Luận văn là tài liệu tham khảo học thuật giá trị, minh họa sống động cách thức vận dụng lý thuyết kế toán quản trị vào giải quyết bài toán chi phí cụ thể tại một doanh nghiệp thực tế.

Nhóm thứ tư là các cơ quan quản lý ngành công thương và hiệp hội doanh nghiệp vừa và nhỏ tại địa phương. Đề tài đem lại góc nhìn thực tế về những khó khăn trong quản trị nội bộ của các cơ sở sản xuất tại cụm công nghiệp làng nghề Phong Khê, làm căn cứ xây dựng các chương trình hỗ trợ nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Quản trị chi phí theo quy trình sản xuất khác biệt như thế nào so với quản trị theo đơn đặt hàng? Quản trị theo quy trình áp dụng cho sản xuất hàng loạt, liên tục với sản phẩm đồng nhất như giấy Kraft, chi phí được tập hợp theo từng công đoạn chế biến trong một khoảng thời gian nhất định rồi chia đều cho số lượng sản phẩm hoàn thành tương đương. Ngược lại, sản xuất theo đơn đặt hàng tập hợp chi phí riêng biệt cho từng lô hàng đơn lẻ theo yêu cầu của khách hàng.

Vì sao chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty TNHH Giấy Hà Thành lại có sự chênh lệch vượt 3,2% so với dự toán? Sự chênh lệch này xuất phát từ nguyên nhân chất lượng giấy phế liệu đầu vào không đồng nhất, chứa nhiều tạp chất khiến tỷ lệ hao hụt trong khâu nghiền bột tăng cao. Ngoài ra, việc thiếu hụt hệ thống cân điện tử kiểm soát trực tiếp tại cửa xưởng dẫn đến tình trạng xuất dùng vật tư vượt định mức kế hoạch ban đầu.

Nên chọn phương pháp bình quân gia quyền hay phương pháp nhập trước xuất trước để tính sản phẩm tương đương trong ngành giấy? Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) được khuyến nghị áp dụng vì phương pháp này tách biệt rõ ràng chi phí của kỳ trước dở dang chuyển sang với chi phí mới phát sinh trong kỳ. Cách tính này giúp phản ánh chính xác biến động giá nguyên liệu thực tế trong tháng và nâng cao hiệu lực kiểm soát chi phí của từng quản đốc phân xưởng.

Lợi ích cốt lõi của việc chuyển đổi tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung sang số giờ máy hoạt động là gì? Trong công nghệ sản xuất giấy Kraft, chi phí điện năng và khấu hao máy cán cuộn chiếm trên 40% chi phí sản xuất chung. Phân bổ theo số giờ máy giúp chi phí được tính đúng cho từng công đoạn sử dụng máy móc nhiều hay ít, loại bỏ hoàn toàn hiện tượng trợ cấp chéo giá thành giữa các khâu sản xuất.

Căn cứ pháp lý nào tại Việt Nam hiện nay hướng dẫn doanh nghiệp triển khai hệ thống kế toán quản trị chi phí? Doanh nghiệp căn cứ vào Luật Kế toán số 88/2015/QH13, cụ thể tại khoản 3 Điều 4 quy định về chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán quản trị nội bộ. Đồng thời, Thông tư số 53/2006/TT-BTC của Bộ Tài chính cung cấp hệ thống nguyên tắc, danh mục tài khoản và biểu mẫu báo cáo sản xuất chuẩn mực để doanh nghiệp áp dụng.

Kết luận

Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Tuấn Anh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác quản trị chi phí theo quy trình sản xuất, đồng thời bóc tách thành công bức tranh thực trạng tại Công ty TNHH Giấy Hà Thành giai đoạn 2017 - 2018. Công trình mang lại những giá trị cốt lõi sau:

  • Khái quát hóa hệ thống lý luận kế toán quản trị chi phí và phương pháp xác định chi phí theo quy trình sản xuất liên tục nhiều giai đoạn.
  • Phân tích chi tiết chuỗi dữ liệu thực tế tại Công ty TNHH Giấy Hà Thành trong tháng 11/2018, chỉ rõ các khoản mục chi phí trọng yếu với nguyên vật liệu trực tiếp chiếm 68,5% và sản xuất chung chiếm 18,2%.
  • Nhận diện chính xác 4 hạn chế căn bản trong công tác lập dự toán, tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung và phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao, gắn liền với lộ trình thực hiện cụ thể trong giai đoạn năm 2020 nhằm giảm thiểu hao hụt chi phí từ 3% đến 5%.
  • Hoàn thiện mô hình báo cáo sản xuất bốn bước và kiến nghị ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ đắc lực cho công tác ra quyết định của ban lãnh đạo.

Về kế hoạch triển khai tiếp theo, doanh nghiệp cần sớm thành lập tổ công tác rà soát định mức trong quý 1 năm 2020 và tiến hành tập huấn kỹ năng lập báo cáo chi phí quy trình cho toàn bộ nhân sự kế toán và quản đốc phân xưởng. Việc hoàn thiện hệ thống quản trị chi phí không chỉ giúp Công ty TNHH Giấy Hà Thành tối ưu hóa lợi nhuận mà còn là chìa khóa then chốt để xây dựng vị thế cạnh tranh vững chắc trên thị trường giấy công nghiệp Việt Nam. Quý bạn đọc và các nhà nghiên cứu quan tâm có thể khai thác các giải pháp chuyên sâu trong toàn văn công trình để ứng dụng trực tiếp vào thực tiễn quản trị doanh nghiệp.