Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp trong ngành cơ khí và xây lắp phải đối mặt với áp lực cạnh tranh đấu thầu vô cùng khốc liệt từ cả đối thủ nội địa lẫn quốc tế. Để giành được hợp đồng thi công mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh, nhà quản trị đòi hỏi phải có hệ thống thông tin chi phí chính xác và kịp thời. Thực tiễn tại Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp An Ngãi – đơn vị tiền thân là Nhà máy Cơ khí An Ngãi thành lập từ tháng 6 năm 1976, thực hiện cổ phần hóa vào tháng 9 năm 2004 với vốn điều lệ 5 tỷ đồng và quy mô 420 cán bộ công nhân viên – cho thấy mảng xây lắp luôn chiếm tỷ trọng chủ lực, đóng góp trên 65% tổng doanh thu toàn doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành tại đơn vị vẫn mang nặng tính chất kế toán tài chính truyền thống, chưa đáp ứng được yêu cầu khắt khe của kế toán quản trị nội bộ. Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là khảo sát toàn diện thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm xây lắp trong năm tài chính 2012 tại Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp An Ngãi, thông qua việc phân tích chuyên sâu hai dự án tiêu biểu là Công trình Thủy lợi Nghĩa Hành và Công trình Chi cục Thuế Ba Tơ. Từ việc chỉ rõ các điểm nghẽn trong khâu phân loại, tập hợp và phân bổ chi phí, luận văn xây dựng hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm hoàn thiện mô hình kế toán quản trị chi phí. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn to lớn, hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm từ 5% đến 10% chi phí sản xuất không cần thiết, đồng thời nâng cao độ tin cậy trong việc định giá bỏ thầu chính xác trên 95%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết kế toán quản trị chi phí hiện đại, tích hợp lý thuyết phân loại chi phí đa chiều và hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 15 (VAS 15) về Hợp đồng xây dựng. Về mặt lý thuyết, chi phí được nhìn nhận không chỉ là sự hao phí nguồn lực bằng tiền phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính mà còn là công cụ điều hành cốt lõi giúp nhận diện hành vi chi phí trong mối quan hệ Chi phí – Sản lượng – Lợi nhuận (CVP).

Mô hình nghiên cứu vận dụng ba hệ thống phân loại chi phí chủ đạo: phân loại theo chức năng kinh tế (khoản mục giá thành gồm nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, sử dụng máy thi công, sản xuất chung), phân loại theo cách ứng xử (biến phí và định phí), và phân loại theo thẩm quyền ra quyết định (chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được). Bên cạnh đó, các khái niệm trọng tâm bao gồm chi phí định mức, chi phí mục tiêu, chi phí chìm, chi phí chênh lệch và giá trị khối lượng dở dang được chuẩn hóa nhằm làm thước đo đánh giá trách nhiệm quản lý tại từng trung tâm chi phí.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu trường hợp điển hình (case study) kết hợp giữa phương pháp thống kê mô tả, giải thích và suy luận logic để phân tích sâu thực tế tại một doanh nghiệp xây lắp đặc thù. Cỡ mẫu nghiên cứu tập trung vào 2 công trình xây lắp trọng điểm được lựa chọn có chủ đích trong tổng số các công trình thi công năm 2012: Công trình Thủy lợi Nghĩa Hành (đại diện cho dự án thi công theo nhiều giai đoạn, đã nghiệm thu thanh toán đợt 1) và Công trình Chi cục Thuế Ba Tơ (đại diện cho công trình hoàn thành trọn gói).

Lý do lựa chọn phương pháp nghiên cứu trường hợp kết hợp phân tích logic xuất phát từ đặc thù sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, địa bàn thi công phân tán phức tạp và quy trình kỹ thuật kéo dài. Phương pháp này cho phép tác giả tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ gốc, sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 623, 627, thẻ tính giá thành và bảng dự toán thi công liên quan đến 420 lao động trong doanh nghiệp. Dữ liệu sau khi thu thập được đối chiếu, so sánh giữa định mức kỹ thuật và số liệu hạch toán thực tế để phát hiện những sai lệch trong phân bổ chi phí.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích thực trạng công tác kế toán chi phí tại Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp An Ngãi cho thấy hệ thống hạch toán hiện tại bộc lộ nhiều bất cập lớn cản trở hiệu quả quản trị:

Thứ nhất, công tác phân loại chi phí tại đơn vị hiện tại áp dụng 100% theo khoản mục chức năng truyền thống phục vụ báo cáo tài chính. Doanh nghiệp hoàn toàn chưa phân tách chi phí thành biến phí và định phí, cũng như chưa phân định chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được theo từng cấp quản lý đội thi công. Điều này khiến ban giám đốc không thể xác định được chi phí chênh lệch khi lựa chọn phương án thi công tối ưu.

Thứ hai, phương pháp phân bổ chi phí gián tiếp còn mang tính chủ quan và thiếu cơ sở khoa học. Toàn bộ chi phí sản xuất chung (TK 627) đang được phân bổ cho các công trình dựa trên tiêu thức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621). Thực tế tại Công trình Thủy lợi Nghĩa Hành năm 2012, giá trị vật tư tiêu hao xi măng rất lớn lên tới 913.091.400 đồng, dẫn đến việc công trình này phải gánh chịu một tỷ lệ chi phí sản xuất chung cao bất hợp lý, làm sai lệch giá thành thực tế giữa các hạng mục.

Thứ ba, việc xác định tỷ lệ phần trăm hoàn thành và đánh giá giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ chưa tuân thủ đúng nguyên tắc của Chuẩn mực VAS 15. Doanh nghiệp chỉ ước tính khối lượng thô mà chưa áp dụng hệ số phân bổ chi phí theo tương quan giữa dự toán và chi phí thực tế lũy kế, gây ra mức sai lệch giá trị dở dang cuối kỳ ước tính từ 8% đến 12%.

Thứ tư, hệ thống báo cáo quản trị nội bộ còn trống rỗng về mặt phân tích biến động. Có 0% báo cáo kiểm soát chi phí định kỳ được lập để so sánh chi tiết giữa chi phí phát sinh thực tế với chi phí dự toán theo từng khoản mục vật tư, nhân công hay ca máy. Dữ liệu thực tế hoàn toàn có thể được trực quan hóa hiệu quả thông qua biểu đồ cột kép so sánh thực tế - dự toán và bảng cân đối chi phí dở dang theo từng mốc nghiệm thu, nhưng doanh nghiệp chưa xây dựng được các biểu mẫu này.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của những tồn tại trên xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán nhưng nhân lực còn mỏng, nhiều vị trí phải kiêm nhiệm như kế toán nguyên vật liệu kiêm thủ quỹ. Mặt khác, ban lãnh đạo chưa nhìn nhận kế toán quản trị như một công cụ ra quyết định chiến lược mà chỉ dừng lại ở việc tuân thủ chế độ ghi chép chứng từ ghi sổ theo quy định Nhà nước.

So với các công trình nghiên cứu trước đây như nghiên cứu của tác giả Vũ Thị Thu Nga (2006) hay Trịnh Thị Tuyết Nga (2011) vốn chỉ tập trung vào việc tiết kiệm chi phí ngắn hạn để hạ giá thành, nghiên cứu tại Công ty An Ngãi đã chứng minh rằng việc hoàn thiện kế toán quản trị phải gắn liền với việc phân loại chi phí phục vụ việc lập giá bỏ thầu và kiểm soát trách nhiệm cá nhân của từng đội trưởng thi công. Kết quả này mang ý nghĩa thực tiễn cấp thiết, giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ kiểm soát chi phí thực tế lên tới 98%, hạn chế thất thoát vật tư trên công trường.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, bốn nhóm giải pháp cụ thể được đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí tại Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp An Ngãi:

Thứ nhất, tái cấu trúc hệ thống phân loại chi phí gắn với trách nhiệm quản trị. Tiến hành phân loại toàn bộ chi phí sản xuất theo cách ứng xử (biến phí, định phí) và phân định rõ chi phí kiểm soát được cho từng đội trưởng thi công. Mục tiêu hướng tới là kiểm soát và giảm thiểu 10% đến 15% các khoản chi phí lãng phí ngoài định mức. Thời gian triển khai trong Quý I năm 2015, do Phòng Kế toán chủ trì phối hợp cùng Phòng Kỹ thuật Công nghệ thực hiện.

Thứ hai, hoàn thiện phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung và chi phí sử dụng máy thi công. Thay thế tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bằng tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp hoặc số giờ máy hoạt động thực tế. Giải pháp này giúp giảm độ lệch giá thành sản phẩm xây lắp xuống dưới 3%. Thời gian áp dụng trong 6 tháng đầu năm 2015, do Kế toán trưởng và Ban Quản lý dự án phụ trách.

Thứ ba, chuẩn hóa quy trình đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo Chuẩn mực VAS 15. Áp dụng nhất quán công thức xác định tỷ lệ hoàn thành dựa trên tỷ lệ giữa chi phí thực tế đã phát sinh so với tổng chi phí dự toán công trình, đảm bảo tính đúng, tính đủ giá thành khối lượng hoàn thành bàn giao với độ chính xác đạt 100% chuẩn mực kế toán. Bộ phận Kế toán giá thành chịu trách nhiệm áp dụng thường xuyên trong từng kỳ kế toán năm.

Thứ tư, thiết lập hệ thống 5 biểu mẫu báo cáo kiểm soát và phân tích biến động chi phí định kỳ. Ban hành các mẫu báo cáo kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, sản xuất chung và báo cáo so sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán (từ Bảng 3.7 đến Bảng 3.15). Mục tiêu là rút ngắn thời gian cung cấp thông tin quản trị xuống dưới 48 giờ sau khi nghiệm thu hạng mục, do Ban Giám đốc phê duyệt và Kế toán trưởng chỉ đạo vận hành.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và hệ thống giải pháp của luận văn mang giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp xây lắp cơ khí. Nghiên cứu cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để sử dụng thông tin giá thành dự toán trong việc xây dựng chiến lược bỏ thầu cạnh tranh, tối ưu hóa lợi nhuận và đánh giá hiệu quả điều hành của các ban chỉ huy công trường.

Thứ hai, Kế toán trưởng và chuyên viên kế toán quản trị trong ngành xây dựng cơ bản. Luận văn cung cấp mô hình mẫu về việc tổ chức chứng từ, mở hệ thống sổ chi tiết tài khoản 621, 622, 623, 627 và phương pháp thiết lập hệ thống báo cáo phân tích biến động chi phí theo trách nhiệm quản lý.

Thứ ba, Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Quản trị Kinh doanh. Đề tài đóng vai trò là tài liệu tham khảo điển hình về phương pháp nghiên cứu trường hợp và cách thức vận dụng Chuẩn mực Kế toán VAS 15 vào thực tiễn hạch toán giá thành xây lắp.

Thứ tư, Kỹ sư kinh tế xây dựng và cán bộ thẩm định dự toán. Tài liệu giúp đối chiếu định mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế với hồ sơ dự toán kỹ thuật, nâng cao chất lượng giám sát và nghiệm thu khối lượng thi công tại các công trình dân dụng và thủy lợi.

Câu hỏi thường gặp

Hạn chế lớn nhất trong công tác kế toán chi phí tại Công ty An Ngãi là gì?

Hạn chế lớn nhất là doanh nghiệp chỉ phân loại chi phí theo chức năng kế toán tài chính truyền thống, thiếu phân loại theo biến phí - định phí và chi phí kiểm soát được. Việc này khiến nhà quản trị không thể đo lường chính xác biến động chi phí thực tế so với dự toán để ra quyết định giá thầu kịp thời.

Tại sao phân bổ chi phí sản xuất chung theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp lại gây sai lệch giá thành?

Phương pháp này gây sai lệch vì tại các công trình thủy lợi, chi phí vật tư xi măng, sắt thép phát sinh rất lớn như khoản mục xi măng tại Thủy lợi Nghĩa Hành chiếm 913.091.400 đồng. Việc phân bổ theo chi phí vật tư sẽ đẩy chi phí sản xuất chung của công trình tăng ảo, làm sai lệch bản chất hao phí quản lý phân xưởng.

Chuẩn mực VAS 15 giúp ích gì cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp dở dang?

Chuẩn mực VAS 15 đưa ra công thức chuẩn xác để xác định tỷ lệ phần trăm hoàn thành dựa trên tỷ lệ chi phí phát sinh thực tế so với tổng dự toán. Vận dụng VAS 15 giúp doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị dở dang cuối kỳ, khắc phục triệt để sai lệch từ 8% đến 12% so với cách ước tính cảm tính trước đây.

Hệ thống báo cáo kiểm soát chi phí đề xuất gồm những nội dung trọng tâm nào?

Hệ thống đề xuất gồm 5 biểu mẫu báo cáo phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công, máy thi công, sản xuất chung và báo cáo so sánh giá thành thực tế với dự toán. Các báo cáo này chỉ rõ nguyên nhân chênh lệch do đơn giá hay định mức sử dụng để truy cứu trách nhiệm quản lý.

Thời gian để một doanh nghiệp xây lắp hoàn thiện và vận hành mô hình kế toán quản trị này là bao lâu?

Doanh nghiệp cần lộ trình khoảng 6 đến 12 tháng để hoàn thiện toàn diện mô hình, bao gồm 3 tháng đầu chuẩn hóa hệ thống chứng từ, tài khoản phân loại chi phí và 3 đến 6 tháng tiếp theo để đào tạo nhân sự vận hành hệ thống báo cáo kiểm soát chi phí định kỳ.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành theo định hướng kế toán quản trị trong ngành xây lắp.
  • Khảo sát thực chứng sâu sắc tại Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp An Ngãi (vốn điều lệ 5 tỷ đồng, 420 lao động) qua 2 dự án thực tế năm 2012, chỉ rõ 4 điểm nghẽn lớn trong phân loại và phân bổ chi phí.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính đột phá: hoàn thiện phân loại chi phí theo cách ứng xử, cải tiến tiêu thức phân bổ gián tiếp, chuẩn hóa đánh giá sản phẩm dở dang theo Chuẩn mực VAS 15.
  • Thiết lập hệ thống 5 biểu mẫu báo cáo kiểm soát biến động chi phí, giúp rút ngắn chu kỳ cung cấp thông tin quản trị xuống dưới 48 giờ sau nghiệm thu.
  • Đưa ra lộ trình thực thi rõ ràng trong vòng 12 tháng, tạo đòn bẩy giúp doanh nghiệp tiết kiệm 5% đến 10% chi phí sản xuất và tối đa hóa năng lực cạnh tranh đấu thầu.

Các doanh nghiệp xây dựng, nhà quản trị và đội ngũ kế toán đang tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa chi phí sản xuất, hạ giá thành công trình và nâng cao năng lực bỏ thầu hãy áp dụng ngay khung giải pháp kế toán quản trị thực chứng từ nghiên cứu này để tạo bước đột phá trong quản trị tài chính doanh nghiệp.