CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1 Một số khái niệm 1.1 Khái niệm quản trị Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể nói là chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn. Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình. Theo Koontz và những tác giả khác (1986) định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.” Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản trị được Robbins và những tác giả khác (2015) trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
Như vậy, dựa vào các quan điểm trên chúng ta có thể đúc kết được rằng: Quản trị là công tác tổ chức, điều hành một đơn vị hoặc doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Về cơ bản, vai trò của quản trị bao gồm: lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm soát và đo lường nhằm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.2 Khái niệm hàng tồn kho Theo Hồ Tiến Dũng (2009) “Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu trước mắt hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ”. 3 Theo tác giả Trần Đức Lộc và Trần Văn Phùng (2008) định nghĩa :“ Hàng dự trữ bao gồm các loại nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm… Giá trị hàng dự trữ thường chiếm từ 40-50% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp” Hàng tồn kho là những sản phẩm được doanh nghiệp giữ lại và bán ra sau cùng.
Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới dạng vật chất như các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua nhưng chưa sử dụng, thành phẩm đã sản xuất nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua còn lưu kho và hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỷ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.3 Khái niệm quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho là quản lý nhằm đảm bảo mức tồn kho tối ưu về nguồn lực kịp thời đáp ứng về nhu cầu sản xuất nhằm phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị hàng tồn kho là hoạt động rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho sẽ kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến điều phối.
Chính vì vậy mà các doanh nghiệp cần phải tìm cách xác định được lượng tồn kho và lợi ích thu về với chi phí thấp nhất.2 Phân loại hàng tồn kho Theo Phó Giáo sư, Tiến sĩ Trương Đoàn Thể (2007) “Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ phụ tùng, thành phẩm dự trữ. Tuỳ theo các loại hình doanh nghiệp mà các dạng hàng dự trữ và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng dự trữ cũng khác nhau” ❖ Dựa theo giai đoạn sử dụng của hàng tồn kho: - Hàng tồn kho cho dự trữ: Bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ và các sản phẩm dở dang, nhằm phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho sản xuất. 4 - Hàng tồn kho trong sản xuất: Phản ánh lượng hàng đang trong quá trình sản xuất. - Hàng tồn kho để tiêu thụ: Đây là hàng hóa thành phẩm, đã sẵn sàng để bán cho khách hàng.
❖ Dựa theo nguồn gốc hàng tồn kho: - Hàng tồn kho mua từ bên ngoài: Toàn bộ hàng hóa doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp bên ngoài hệ thống. - Hàng tồn kho do doanh nghiệp tự sản xuất: Bao gồm các sản phẩm và vật tư được tự sản xuất hoặc gia công nội bộ. ❖ Dựa theo hình thái vật chất cụ thể của hàng tồn kho: - Nguyên vật liệu: Gồm tất cả các loại nguyên vật liệu và bán thành phẩm mà doanh nghiệp mua để phục vụ sản xuất. Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể mua số lượng lớn nhằm hưởng ưu đãi từ nhà cung cấp, hoặc dự trữ nếu dự đoán giá sẽ tăng hoặc có khả năng khan hiếm.
- Bán thành phẩm: Là những vật tư đã được xử lý nhưng chưa hoàn thiện. Đầu tư vào bán thành phẩm giúp tích lũy chi phí sản xuất, nhưng việc giảm tồn kho này có thể cải thiện chất lượng và giảm chi phí sản xuất. Bán thành phẩm bao gồm loại tự chế và loại mua từ bên ngoài. - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết, linh kiện dùng để bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, nhằm duy trì hoặc nâng cao hiệu suất thiết bị sản xuất.
- Sản phẩm dở dang: Là các sản phẩm chưa hoàn thiện, có thể đang được xử lý tại một công đoạn sản xuất nào đó hoặc chờ đợi để tiếp tục quá trình sản xuất. Việc quản lý tốt hàng tồn kho dở dang giúp tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả kế hoạch sản xuất. - Thành phẩm: Bao gồm những sản phẩm đã hoàn thiện và sẵn sàng cung ứng ra thị trường. Các sản phẩm tiêu dùng và sản phẩm công nghiệp thường được sản xuất hàng loạt và lưu kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu tiêu thụ.3 Vai trò của công tác quản trị hàng tồn kho Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp, khoảng từ 40% đến 50%.
Đây là một phần quan trọng trong tổng tài sản lưu động và dễ xảy ra sai sót hoặc gian lận trong quản lý. Do đó, việc kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho có ý nghĩa then chốt, giúp đảm bảo sản xuất liên tục, tránh gián đoạn, và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, việc tăng cường dự trữ để đảm bảo nguồn cung không bị gián đoạn lại có thể kéo theo chi phí dự trữ tăng lên. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định điểm cân bằng tối ưu giữa mức đầu tư vào hàng tồn kho và lợi ích thu được từ việc đáp ứng nhu cầu sản xuất và khách hàng với chi phí thấp nhất.
Tùy thuộc vào tình hình hoạt động và điều kiện cụ thể, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp định giá và mô hình dự trữ phù hợp cho hàng tồn kho của mình. Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, từ đó tác động đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp trong năm tài chính. Duy trì mức vốn hợp lý trong hàng tồn kho sẽ mang lại lợi ích lớn, vì đây là loại tài sản lưu động có thể chuyển hóa giá trị hoàn toàn trong chu kỳ sản xuất kinh doanh, làm cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp và thiết yếu.4 Chức năng của công tác quản trị hàng tồn kho Theo Giáo sư, Tiến sĩ Đồng Thị Thanh Phương (2011) có các chức năng dưới đây: Chức năng liên kết: Một trong những chức năng quan trọng nhất của quản lý hàng tồn kho là đảm bảo mối liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung và cầu của một mặt hàng không ổn định theo thời gian, việc duy trì một mức tồn kho thường xuyên để chuẩn bị cho các giai đoạn nhu cầu tăng cao trở nên vô cùng cần thiết.
Thực hiện tốt chức năng này sẽ giúp đảm bảo quá trình sản xuất liên tục và tránh tình trạng thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất. Chức năng phòng ngừa ảnh hưởng của lạm phát: Trong trường hợp doanh nghiệp dự báo được khả năng tăng giá nguyên liệu hoặc hàng hóa, việc dự trữ hàng tồn kho sẽ giúp giảm chi phí. Nhờ đó, tồn kho có thể trở thành một khoản đầu tư hiệu quả. Tuy 6 nhiên, khi lập kế hoạch tồn kho, cần cân nhắc đến các chi phí phát sinh và rủi ro có thể gặp phải.
Chức năng khấu trừ theo số lượng: Quản lý hàng tồn kho cũng cần lưu ý đến chức năng giảm giá theo số lượng đặt hàng. Nhiều nhà cung ứng sẵn sàng giảm giá cho các đơn hàng lớn. Mua hàng số lượng lớn có thể giúp giảm chi phí sản xuất do các nhà cung ứng sẽ áp dụng chiết khấu cho đơn hàng lớn. Tuy nhiên, điều này cũng làm tăng chi phí lưu trữ, vì vậy cần xác định lượng đặt hàng tối ưu để hưởng mức chiết khấu mà không tăng chi phí lưu trữ quá nhiều.5 Ý nghĩa của công tác quản trị hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và ổn định, doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại vật tư và năng lượng đúng thời gian, với số lượng và chất lượng theo yêu cầu. Đây là điều kiện thiết yếu, và thiếu nó, quá trình sản xuất sẽ không thể diễn ra. Với doanh nghiệp sản xuất, việc có đủ vật tư và năng lượng là yếu tố sống còn. Đảm bảo nguồn cung cấp vật tư, năng lượng liên tục là điều kiện cần thiết cho mọi nền sản xuất.
Các doanh nghiệp thương mại cần có đủ hàng hóa để hoạt động và phục vụ thị trường. Vì vậy, đảm bảo lượng hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu thị trường và xã hội là một yêu cầu thiết yếu.6 Nội dung của công tác quản trị hàng tồn kho 1.1 Các yếu tố ảnh hưởng ❖ Đối với nguyên vật liệu và vật tư thường phụ thuộc vào: - Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ: Được xác định bởi khối lượng và nhịp độ sản xuất của doanh nghiệp. - Khả năng cung ứng nguyên vật liệu: Độ ổn định và linh hoạt của nhà cung cấp trong việc đáp ứng nhu cầu.