CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ 1. Bản chất của kế toán quản trị chi phí Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin về chi phí để mỗi tổ chức thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động, nhằm xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra các quyết định hợp lý. [1] Thông tin kế toán quản trị chi phí vừa mang tính linh hoạt, thường xuyên và hữu ích, không bắt buộc phải tuân theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Thông tin kế toán quản trị chi phí cung cấp bao gồm cả những thông tin quá khứ và những thông tin dự báo thông qua việc lập các kế hoạch và dự toán chi phí trên cơ sở các định mức chi phí (bao gồm cả các định mức về số lượng và định mức về đơn giá) nhằm kiểm soát chi phí thực tế, đồng thời làm căn cứ cho việc lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, quyết định ký kết các hợp đồng, quyết định tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài gia công,… [2] Như vậy, kế toán quản trị chi phí nhấn mạnh đến tính dự báo của thông tin và trách nhiệm của các nhà quản lý thuộc các cấp quản lý. Có thể rút ra bản chất của KTQT chi phí như sau: - KTQT chi phí không chỉ thu thập và cung cấp thông tin quá khứ mà còn thu thập, xử lý và cung cấp thông tin hiện tại, hướng về tương lai phục vụ cho việc lập dự toán, làm căn cứ trong việc lựa chọn các quyết định bán sản phẩm tại điểm phân chia hay tiếp tục chế biến bán thành phẩm thành sản phẩm hoàn thành rồi mới bán, nên sản xuất hay mua ngoài các chi tiết, … ra quyết định lựa chọn các phương án kinh doanh hợp lý. Luan van -8- - KTQT chi phí cung cấp các thông tin về hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp có liên quan. Những thông tin có ý nghĩa với bộ phận, điều hành, quản lý doanh nghiệp.
- KTQT chi phí quan tâm đến các chi phí thực tế phát sinh theo loại chi phí, tổng mức chi phí và chi tiết theo từng mặt hàng. - Khi có sự biến động chi phí, trách nhiệm giải thích về những thay đổi bất lợi thuộc bộ phận nào KTQT chi phí phải theo dõi và báo cáo rõ ràng phục vụ cho quá trình kiểm soát, điều chỉnh của nhà quản lý. Nhiệm vụ kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu về chi phí theo phạm vi, nội dung kế toán quản trị chi phí của đơn vị xác định theo từng thời kỳ; - Kiểm tra, giám sát các định mức tiêu chuẩn, dự toán; - Cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị bằng báo cáo kế toán quản trị chi phí; - Phân tích, tính toán và đưa ra mô hình phù hợp cho việc lập kế hoạch và ra quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp; - Tìm ra những giải pháp tác động lên các chi phí để tối ưu hóa mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận. Vai trò kế toán quản trị chi phí Kế toán quản trị chi phí có vai trò quan trọng trong quản trị, điều hành doanh nghiệp, ra quyết định kinh doanh thể hiện qua các đặc điểm sau [7]: - Nguồn chủ yếu để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý ra quyết định ở các khâu: * Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch Để thực hiện tốt được mục tiêu đề ra, kế hoạch phải được xây dựng trên những căn cứ khoa học, phải có những thông tin đầy đủ, thích hợp.
Kế toán quản trị tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá, cung cấp thông tin để nhà quản trị có thể lựa chọn được phương án tối ưu cho việc lập kế hoạch của doanh nghiệp. Luan van -9- * Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện Trong giai đoạn này, kế toán quản trị tổ chức thu thập, xử lý, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời về tình hình hoạt động để nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện kịp thời các quyết định đó. * Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra và đánh giá Kế toán quản trị tổ chức lập báo cáo về kết quả thực hiện theo từng hoạt động, từng khâu công việc, cung cấp thông tin theo chức năng điều hành của nhà quản trị để nhà quản trị đánh giá, kiểm tra và đưa ra các quyết định theo chức năng của họ. * Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định Kế toán quản trị tiến hành phân loại, tổng hợp, lựa chọn những thông tin thích hợp và loại trừ những thông tin không thích hợp và trình bày theo một trình tự dễ hiểu nhất phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ 1. Khái niệm Trong bất kỳ hình thái kinh tế xã hội nào thì sản xuất cũng là sự vận động và tiêu hao các yếu tố cơ bản tạo nên quá trình sản xuất đó. Đó là lực lượng lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động. Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là quá trình người lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm nhằm thỏa mãn nhu cầu xã hội.
Ba yếu tố này được kết hợp và tiêu hao trong quá trình sản xuất. Như vậy, để tiến hành sản xuất hàng hóa, người sản xuất phải bỏ ra chi phí và thù lao lao động, về tư liệu lao động và đối tượng lao động. Chi phí được định nghĩa là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ ra nhằm tạo ra các loại tài sản, hàng hoá hoặc các dịch vụ 1. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất Doanh nghiệp sản xuất ngoài những hoạt động liên quan đến hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm, còn có những hoạt động khác không có tính chất Luan van -10- sản xuất như hoạt động bán hàng, hoạt động quản lý doanh nghiệp và các hoạt động tài chính.
Phân loại chi phí sản xuất là nội dung quan trọng đầu tiên cần phải thực hiện để phục vụ cho việc tổ chức, theo dõi, tập hợp chi phí sản xuất để tính được giá thành sản phẩm và kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí sản xuất phát sinh. Để quản lý, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện các định mức chi phí; tính toán được hiệu quả, tiết kiệm chi phí từng bộ phận sản xuất thì doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất. Tùy theo góc độ xem xét chi phí sản xuất trên những khía cạnh khác nhau mà chi phí sản xuất được phân loại theo những cách sau: a. Phân loại theo chức năng hoạt động * Chi phí sản xuất Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí sản xuất gồm có 3 khoản mục: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Để tiến hành quá trình sản xuất, doanh nghiệp phải chuẩn bị đủ các yếu tố như: thiết bị sản xuất; nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; lao động;. Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp các yếu tố này để tạo ra sản phẩm. Sự kết hợp các yếu tố trong quá trình sản xuất làm phát sinh chi phí gọi là chi phí sản xuất. - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Đây là một trong các yếu tố của quá trình sản xuất, được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là những nguyên liệu, vật liệu được sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất ra sản phẩm, cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp được tính trực tiếp vào giá thành sản phẩm trong kỳ. - Chi phí nhân công trực tiếp: Đây là chi phí doanh nghiệp phải trả tính trên cơ sở toàn bộ lao động trực tiếp. Các khoản chi phí này bao gồm tiền Luan van -11- lương, phụ cấp lương, tiền ăn ca phải trả cho lao động trực tiếp sản xuất; các khoản trích theo lương của lao động trực tiếp theo chế độ quy định doanh nghiệp phải chịu (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp).
- Chi phí sản xuất chung là chi phí quản lý và phục vụ sản xuất phát sinh ngoài hai khoản mục chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Các chi phí này liên quan gián tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm. Ví dụ: chi phí vật liệu gián tiếp, chi phí tiền lương của nhân viên phân xưởng chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa, bảo trì thiết bị, các chi phí dịch vụ mua ngoài… * Chi phí ngoài sản xuất Chi phí ngoài sản xuất là chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm và quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như: tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới, tiếp thị, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, khấu hao TSCĐ, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác như: chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí quảng cáo, chi trả thưởng nhân viên (khuyến mại). - Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh liên quan đến việc tổ chức, quản lý hành chính và các chi phí liên quan đến các hoạt động văn phòng làm việc của doanh nghiệp, mà không thể xếp vào loại chi phí sản xuất hay chi phí bán hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp như: tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả, ăn giữa ca, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc và nhân viên quản lý ở các phòng ban; chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng sử dụng cho công tác quản lý; Luan van -12- khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp; chi phí dịch vụ mua ngoài như chi phí điện, nước, chi phí tiếp tân, hội nghị. Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí: Để phục vụ yêu cầu quản trị chi phí trong doanh nghiệp (lập kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí.