I. Tổng Quan Kiểm Soát Nội Bộ Mua Sắm Thiết Bị Y Tế BV Bình Định
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo các đơn vị, đặc biệt là các bệnh viện, có thể kiểm soát hiệu quả các rủi ro. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh giúp tuân thủ quy định, ngăn ngừa gian lận, đảm bảo báo cáo tài chính trung thực, bảo vệ tài sản và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Các đơn vị nhận thức rõ vai trò này, tuy nhiên, việc xây dựng kiểm soát nội bộ thường tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính mà ít chú trọng kiểm tra toàn diện. Đây là điểm yếu cần khắc phục. Bệnh viện Đa khoa Bình Định, bệnh viện hạng III theo mô hình xã hội hóa, cần một cơ chế quản lý tốt và kiểm soát nội bộ hiệu quả để phòng ngừa rủi ro và đạt hiệu quả cao nhất. Công tác kiểm soát nội bộ tại bệnh viện đang được thực hiện nghiêm ngặt để đảm bảo sự hài lòng của bệnh nhân và hiệu quả doanh thu. Mỗi đơn vị có một hệ thống kiểm soát nội bộ riêng, tuân thủ quy định của Nhà nước và hướng dẫn của ngành.
1.1. Định Nghĩa và Mục Tiêu của Kiểm Soát Nội Bộ
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập để đạt được các mục tiêu như bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin báo cáo, tuân thủ pháp luật và đảm bảo hiệu quả hoạt động. Định nghĩa này bao gồm tất cả các lĩnh vực hoạt động trong đơn vị, không chỉ giới hạn trong kế toán và tài chính. Tại Mỹ, Hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ là hệ thống các kế hoạch tổ chức và phương pháp phối hợp để bảo vệ tài sản, kiểm tra tính chính xác của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và tuân thủ chủ trương quản lý.
1.2. Vai Trò của Kiểm Soát Nội Bộ trong Quản Lý Bệnh Viện
Trong quản lý bệnh viện, kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp bệnh viện quản lý tốt các nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng dịch vụ. Theo tài liệu gốc, kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực; bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị; giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính liên hoàn, chính xác số liệu báo cáo; là nền tảng cho việc vận hành; tạo ra cơ chế minh bạch, hiệu quả trong công tác quản lý.
II. Thách Thức Kiểm Soát Quy Trình Mua Sắm Thiết Bị Y Tế Hiện Nay
Hiện nay, việc kiểm soát nội bộ mua sắm thiết bị y tế đối mặt với nhiều thách thức. Các quy trình mua sắm phức tạp, giá trị các thiết bị lớn, và sự tham gia của nhiều bên liên quan tạo ra nhiều kẽ hở cho gian lận và sai sót. Việc thiếu các quy trình kiểm soát chặt chẽ, thiếu đào tạo cho nhân viên và thiếu giám sát hiệu quả có thể dẫn đến lãng phí, tham nhũng và mua phải thiết bị kém chất lượng. Theo nghiên cứu của Nguyễn Thị Thu Thúy (2019), cần trình bày 05 yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 1992, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI tại Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Quy Nhơn, từ đó nhận xét những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân tồn tại để đề xuất các giải pháp hoàn thiện cho đơn vị.
2.1. Rủi Ro Thường Gặp Trong Mua Sắm Thiết Bị Y Tế
Các rủi ro trong mua sắm thiết bị y tế bao gồm: thông đồng đấu thầu, nâng giá, mua thiết bị không phù hợp với nhu cầu, thiết bị kém chất lượng, và vi phạm các quy định về đấu thầu. Rủi ro này có thể gây thiệt hại lớn về tài chính và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ y tế. Cần có các biện pháp phòng ngừa và phát hiện rủi ro hiệu quả.
2.2. Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Hiệu Quả Kiểm Soát Mua Sắm
Hiệu quả của kiểm soát mua sắm bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm: năng lực của nhân viên, sự tuân thủ quy trình, hệ thống thông tin, và sự giám sát của lãnh đạo. Việc cải thiện các yếu tố này sẽ giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát mua sắm và giảm thiểu rủi ro. Theo tài liệu gốc, một đơn vị có thể xây dựng đƣợc một KSNB vững mạnh sẽ giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực; bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị; giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính liên hoàn, chính xác số liệu báo cáo; là nền tảng cho việc vận hành; tạo ra cơ chế minh bạch, hiệu quả trong công tác quản lý.
2.3. Tầm Quan Trọng của Tuân Thủ Quy Định và Pháp Luật
Việc tuân thủ các quy định và pháp luật về đấu thầu thiết bị y tế là yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong mua sắm. Các vi phạm có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng và ảnh hưởng đến uy tín của bệnh viện. Cần có các biện pháp đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định.
III. Cách Cải Tiến Lập Kế Hoạch Mua Sắm Thiết Bị Y Tế BV Bình Định
Để cải tiến kiểm soát nội bộ mua sắm thiết bị y tế, cần tập trung vào việc lập kế hoạch mua sắm. Kế hoạch cần dựa trên nhu cầu thực tế của bệnh viện, dự báo chính xác về số lượng bệnh nhân và các dịch vụ mới. Cần có sự tham gia của các khoa phòng liên quan để đảm bảo kế hoạch phù hợp và hiệu quả. Theo nghiên cứu của Trần Thị Cẩm Thanh và cộng sự (2012), cần nghiên cứu về “Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng và trả tiền tại các doanh nghiệp thƣơng mại trên địa bàn tỉnh Bình Định” trên các phƣơng diện về nhận diện các rủi ro, các thủ tục kiểm soát để hạn chế các rủi ro, môi trƣờng để thực hiện kiểm soát, thông tin phục vụ cho kiểm soát và công tác giám sát gắn với đặc thù của ngành kinh doanh thƣơng mại trên địa bàn tỉnh Bình Định.
3.1. Xác Định Nhu Cầu Thiết Bị Y Tế Chính Xác
Việc xác định nhu cầu thiết bị y tế cần dựa trên số liệu thống kê về số lượng bệnh nhân, các dịch vụ y tế hiện có và kế hoạch phát triển các dịch vụ mới. Cần có sự phối hợp giữa các khoa phòng để đảm bảo nhu cầu được xác định chính xác và đầy đủ.
3.2. Xây Dựng Tiêu Chí Lựa Chọn Thiết Bị Y Tế
Các tiêu chí lựa chọn thiết bị y tế cần dựa trên các yếu tố như: chất lượng, tính năng, giá cả, khả năng bảo trì và tuổi thọ. Cần có một hội đồng chuyên môn để đánh giá và lựa chọn thiết bị phù hợp. Theo tài liệu gốc, công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định đang thực hiện rất nghiêm ngặt với mục đích mang lại cho bệnh nhân sự hài lòng về chất lƣợng phục vụ và còn phải đảm bảo lƣợng doanh thu hiệu quả.
3.3. Phân Bổ Ngân Sách Mua Sắm Hợp Lý
Việc phân bổ ngân sách mua sắm cần dựa trên mức độ ưu tiên của các nhu cầu và khả năng tài chính của bệnh viện. Cần có sự minh bạch và công khai trong quá trình phân bổ ngân sách để đảm bảo tính công bằng và hiệu quả.
IV. Hướng Dẫn Kiểm Soát Thực Hiện Kế Hoạch Mua Sắm Thiết Bị Y Tế
Việc thực hiện kế hoạch mua sắm thiết bị y tế cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Cần có các quy trình đấu thầu công khai, đánh giá nhà cung cấp khách quan và kiểm tra chất lượng thiết bị trước khi đưa vào sử dụng. Theo nghiên cứu của Dƣơng Trọng Hoài (2017), tác giả đã dựa trên cơ sở lý thuyết nền tảng là báo cáo COSO 1992 và hƣớng dẫn của Intosai 2013 để tiến hành đánh giá thực trạng công tác KSNB đối với chu trình mua hàng và 3 thanh toán, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình này cho Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Dƣơng.
4.1. Quy Trình Đấu Thầu Thiết Bị Y Tế Minh Bạch
Quy trình đấu thầu cần tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo tính công khai, minh bạch. Cần có các tiêu chí đánh giá rõ ràng và khách quan để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Theo tài liệu gốc, các quy trình dựa trên các bƣớc thực hiện của từng công việc trong đơn vị, nó ngày đƣợc hoàn thiện; nó không những giúp ngƣời thực hiện có định hƣớng cụ thể cho 2 công việc của mình mà còn giúp cho ngƣời quản lý nắm đƣợc tình hình hoạt động của công việc.
4.2. Đánh Giá Nhà Cung Cấp Thiết Bị Y Tế Khách Quan
Việc đánh giá nhà cung cấp cần dựa trên các tiêu chí như: kinh nghiệm, uy tín, chất lượng sản phẩm, dịch vụ hậu mãi và giá cả. Cần có một hội đồng đánh giá độc lập để đảm bảo tính khách quan.
4.3. Kiểm Tra Chất Lượng Thiết Bị Y Tế Trước Khi Sử Dụng
Trước khi đưa vào sử dụng, thiết bị y tế cần được kiểm tra chất lượng để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn. Cần có các quy trình kiểm tra rõ ràng và được thực hiện bởi các chuyên gia có kinh nghiệm.
V. Bí Quyết Giám Sát và Đánh Giá Quy Trình Mua Sắm Thiết Bị Y Tế
Việc giám sát và đánh giá quy trình mua sắm thiết bị y tế là cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả và phát hiện các sai sót. Cần có các báo cáo định kỳ về tình hình mua sắm và các chỉ số đánh giá hiệu quả. Theo nghiên cứu của Phạm Thu Hằng (2018), cần nghiên cứu lý luận cơ bản về hoàn thiện kiểm soát nội bộ, đánh giá thực trạng hoàn thiện kiển soát nội bộ tại đơn vị, từ đó đƣa ra các giải pháp hoàn thiện hoàn thiện kiểm soát nội bộ.
5.1. Thiết Lập Hệ Thống Báo Cáo Mua Sắm Định Kỳ
Hệ thống báo cáo cần cung cấp thông tin về: số lượng thiết bị đã mua, giá trị mua sắm, nhà cung cấp, thời gian giao hàng và các vấn đề phát sinh. Báo cáo cần được phân tích để đánh giá hiệu quả mua sắm và phát hiện các sai sót.
5.2. Xây Dựng Các Chỉ Số Đánh Giá Hiệu Quả Mua Sắm
Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua sắm có thể bao gồm: chi phí mua sắm trên một bệnh nhân, thời gian mua sắm, tỷ lệ thiết bị hỏng hóc và mức độ hài lòng của người sử dụng.
5.3. Thực Hiện Kiểm Toán Mua Sắm Định Kỳ
Việc kiểm toán mua sắm cần được thực hiện định kỳ để đánh giá tính tuân thủ quy trình, phát hiện các sai sót và đề xuất các biện pháp cải tiến. Kiểm toán cần được thực hiện bởi các kiểm toán viên độc lập.
VI. Kết Luận và Tương Lai Cải Tiến Mua Sắm Thiết Bị Y Tế
Việc cải tiến kiểm soát nội bộ mua sắm thiết bị y tế là một quá trình liên tục và cần có sự cam kết của lãnh đạo bệnh viện. Việc áp dụng các giải pháp trên sẽ giúp nâng cao tính minh bạch, hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong mua sắm thiết bị y tế. Theo nghiên cứu của Trần Thị Mỹ Lệ (2021), cần đánh giá thực trạng, nhận diện những vấn đề tồn tại, sai sót trong quá trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị mình đang công tác; từ đó đề ra các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Trung tâm Kiểm soát Bệnh tật tỉnh Bình Định nói riêng và trong các đơn vị hành chính sự nghiệp y tế nói chung.
6.1. Tóm Tắt Các Giải Pháp Cải Tiến
Các giải pháp cải tiến bao gồm: lập kế hoạch mua sắm dựa trên nhu cầu thực tế, xây dựng tiêu chí lựa chọn thiết bị rõ ràng, thực hiện đấu thầu công khai, đánh giá nhà cung cấp khách quan, kiểm tra chất lượng thiết bị trước khi sử dụng, thiết lập hệ thống báo cáo định kỳ và thực hiện kiểm toán mua sắm.
6.2. Hướng Phát Triển Kiểm Soát Mua Sắm Trong Tương Lai
Trong tương lai, kiểm soát mua sắm sẽ ngày càng được tự động hóa và tích hợp với các hệ thống quản lý khác của bệnh viện. Việc sử dụng công nghệ thông tin sẽ giúp nâng cao hiệu quả và tính minh bạch của quy trình mua sắm.
