CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH IDO VIỆT NAM 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng Của Công ty TNHH IDO Việt Nam. Danh mục các hàng hoá kinh doanh - Công ty TNHH Xuân Cầu được thành lập và phát triển từ năm 2003 cho đến nay đă được 12 năm. Khi Công ty mới thành lập đă đăng ký kinh doanh rất nhiều mặt hàng và từ năm 2005 trở lại đây loại hàng chính mà công ty kinh doanh là các loại thiết bị điện tử, tin học. Dịch vụ tin học, điện tử có ưu thế tiện lợi, giá cả ngày càng được điều chỉnh phù hợp với mức sống của người dân.
Chính v́ vậy mặt hàng thiết bị điện tử, tin học trong thời điểm hiện nay là mặt hàng kinh doanh khá phát triển. - Công ty TNHH IDO Việt Nam có đội ngũ nhân viên kĩ thuật chiếm số lượng nhiều và có tay nghề cao phù hợp với việc kinh doanh các thiết bị điện tử, tin học. - Công ty TNHH IDO Việt Nam bắt đầu kinh doanh thiết bị điện tử, tin học khi trên thị trường các nhà cung cấp thiết bị này mới phát triển nên công ty có khá nhiều khách hàng lâu năm, tạo đựơc uy tín trong ngành kinh doanh. - Mặt hàng thiết bị điện tử, tin học bao gồm nhiều chủng loại v́ vậy để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng công ty phải luôn cập nhật những loại SV : Đồng Văn Tuấn 3 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS.
Phạm Thị Thanh Loan hàng mới, cũng chính vì vậy mà công tác kế toán gặp nhiều khó khăn khi các mă hàng liên tục phải cập nhật. SV : Đồng Văn Tuấn 4 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS. Phạm Thị Thanh Loan * Kinh doanh các thiết bị tin học và văn pḥng bao gồm: - Máy tính và các thiết bị phụ trợ: Máy tính để bàn (ĐNA, HP Compaq, IBM), máy tính xách tay (Toshiba, HP Compaq, IBM), máy chủ (HP Compaq, IBM). - Thiết bị mạng: Switch, Router, Modem của các hăng Cisco, 3Com, SureCom, Siemens.
- Thiết bị máy in và máy quét: Epson, HP, Canon, Xerox. - Thiết bị máy ảnh kỹ thuật số: Canon, Olympus, Nikkon, Casio. - Các phần mềm đóng gói: Microsoft, Symantec, Peachtree, Autodesk. * Dịch vụ tư vấn và phát triển phần mềm: - Dịch vụ xây dựng các phần mềm quản lý cho các đơn vị hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp.
- Dịch vụ xây dựng các phần mềm quản lý cho các đơn vị ngành xây dựng. - Dịch vụ thiết kế và phát triển trang Web cho các tổ chức. - Dịch vụ tư vấn Quản lư nguồn lực (ERP). Thị trường của Công ty TNHH IDO Việt Nam Thị trường kinh doanh chính của Công ty là thị trường nội địa với các mặt hàng thiết bị điện tử, tin học, các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ tin học … Sản phẩm kinh doanh của Công ty được bán hầu hết các tỉnh phía bắc.
Ngoài việc kinh chính tại văn phòng Công ty còn có đội ngũ kinh doanh thường xuyên đi các tỉnh phía Bắc cung cấp sản phẩm. Do đặc thù kinh doanh các sản phẩm về các loại thiết bị, phụ kiện máy tính, các thiết bị hỗ trợ, các dịch vụ công nghệ phần mềm,… nên đối tượng phục vụ khách hàng của Công ty bao gồm hai bộ phận lớn đó là khách hàng là SV : Đồng Văn Tuấn 5 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS. Phạm Thị Thanh Loan cá nhân và khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ của Công ty. Để thực hiện khâu bán buôn, bán lẻ đến tận tay người tiêu dùng, và do nắm bắt được nhu cầu, giữ được uy tín và các mối quan hệ trong kinh doanh nên doanh thu của Công ty TNHH IDO Việt Nam luôn giữ ổn định và tăng trưởng.
Ưu thế cạnh tranh của công ty trên thị trường chủ yếu được quyết định bởi chất lượng sản phẩm và sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm mà công ty đang kinh doanh với mục tiêu tôn chỉ của Công ty TNHH IDO Việt Nam là sẵn sàng phục vụ đến tận tay người sử dụng với các sản phẩm phù hợp về giá cả và đảm bảo về chất lượng. Từ những đặc điểm trên đặt ra cho Công ty yêu cầu cao trong công tác quản lư và hạch toán hàng hóa, bao gồm cả quá tŕnh thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hóa. Phương thức bán hàng * Các phương thức bán hàng. Khâu bán hàng là khâu cuối cùng của quá tŕnh sản xuất kinh doanh của một doanh nghiêp, các phương thức bán hàng của công ty bao gồm bán buôn và bán lẻ.
Thực hiện bán buôn: *Bán buôn (theo hình thức ký kết hợp đồng kinh tê): áp dụng đối với khách hàng cần cung cấp lượng hàng lớn có kế hoạch mua dài hạn. Khách hàng ký kết hợp đồng mua bán trực tiếp với công ty. Trong hợp đồng đã ghi ra các điều khoản cụ thể về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các điều khoản có liên quan. Thực hiện h́nh thức này: SV : Đồng Văn Tuấn 6 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS.
Phạm Thị Thanh Loan Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm soạn thảo, triển khai thực hiện, theo dơi hợp đồng, thiết lập hóa đơn chứng từ và các loại báo cáo như sau: Viết hóa đơn GTGT 3 liên (liên 1 lưu ở quyển, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 do nhân viên quản lý kho để xuất hàng, sau đó tổng hợp gửi về Phòng Tài chính kế toán). Cuối ngày, căn cứ hóa đơn GTGT, Phòng Kinh doanh lập bảng kê bán hàng theo dơi số lượng hàng xuất và đối chiếu với phòng quản lưu kho và tiêu thụ, sau đó lập bảng kê bán hàng hằng ngày theo hợp đồng kinh tế chuyển về Phòng Tài chính kế toán. Cuối tháng: Tổng hợp hàng xuất bán trong tháng (theo dỡi về lượng, chùng loại mặt hàng) và đối chiếu với Phòng Quản lý kho, sau đó tổng hợp bảng kê bán hàng theo dơi về lượng - tiền trong tháng rồi nộp về Phòng Tài chính kế toán để tổng hợp. Phòng Tài chính kế toán (kế toán bán hàng): Có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp và chi tiết công nợ, phản ánh vào sổ kế toán một cách chính xác và kịp thời.
*Bán buôn (không ký kết hợp đồng kinh tế) : Áp dụng đối với khách hàng mua không có kế hoạch mua dài hạn, mua với khối lượng nhỏ và trung bình. Khách hàng này thường là tổ chức cá nhân, khách hàng mua để bán lại. Trình tự thực hiện: Hình thức này được thực hiện tương tự như h́ình thức bán buôn theo hợp đồng kinh tế đã nêu ở trên, chỉ khác là không phải ký kết hợp đồng kinh tế và do phòng tiêu thụ thực hiện (Phòng Kinh doanh không tham gia h́ình thức này). Phương thức bán lẻ SV : Đồng Văn Tuấn 7 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS.
Phạm Thị Thanh Loan Bán tại các cửa hàng: Khách hàng đến mua tại cửa hàng bán lẻ, nhân viên bán hàng viết hóa đơn GTGT 3 liên (liên 1 lưu ở quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kèm theo bảng kê bán hàng cuối mỗi ngày nộp về Phòng Tài chính kế toán của công ty) và trực tiếp thu của tiền khách hàng. Cuối ngày: Nhân viên cửa hàng lập bảng kê lượng hàng nhập - xuất - tồn theo từng hóa đơn, lập báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ và tiền hàng trong ngày để nộp về Công ty. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH IDO 1. Yêu cầu quản lư hàng hoá tại Công ty TNHH IDO Việt Nam Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến quá tŕnh tiêu thụ sản phẩm đó là phương thức thanh toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Phương thức thanh toán thích hợp, linh hoạt sẽ kích thích tiêu thụ sản phẩm. Nhận thức được điều đó Công ty TNHH IDO Việt Nam đã nghiên cứu và ứng dụng được các hình thức thanh toán phù hợp với từng đối tượng khách hàng với mục tiêu cả bên mua và bên bán đều thấy thuận lợi và dễ dàng. Phương thức thanh toán được áp dụng đa dạng: bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Do đó, khách hàng có thể mua hàng qua kênh phân phối trực tiếp hoặc gián tiếp.
Ở kênh phân phối trực tiếp khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản, tùy theo khả năng của khách hàng. Bên cạnh đó công ty cho phép khách hàng có quyền thanh toán chậm trong thời gian nhất định mà công ty cho phép đối với từng mặt hàng và từng đối tác. Các phòng ban chức năng của Công ty TNHH IDO Việt Nam được bố trí và phân công công việc quản lý để mọi hoạt động của Công ty được diễn ra liên hoàn và có hiệu quả nhất. SV : Đồng Văn Tuấn 8 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS.
Phạm Thị Thanh Loan Ban Giám đốc với chức năng quản trị điều hành và phân công, phân giao nhiệm vụ cụ thể để có cơ sở đánh giá hoạt động của các kỳ hoạt động của Công ty. Hoạt động bán hàng với vai tṛ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại. Do đó, hội đồng quản trị là bộ phận quan trọng trong việc xác định đường lối, chính sách bán hàng của Công ty dựa trên các chiến lược, kế hoạch. Giám đốc Công ty TNHH IDO Việt Nam là người trực tiếp điều hành hoạt động của Công ty theo đường lối mà Ban lãnh đạo Công ty đã đề ra.
Giám đốc Công ty là người thay mặt Công ty theo pháp luật. Do đó, trong các quan hệ kinh tế nảy sinh tới quá tŕnh bán hàng. Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật của Công ty để ký các hợp đồng kinh tế, điều hành và chỉ đạo hoạt động bán hàng. phọ̀ng Kinh doanh: là bộ phận trực tiếp tìm đối tác mua hàng, bán hàng, của Công ty, đề xuất các chiến lược kinh doanh cho giám đốc Công ty, lập các báo cáo bán hàng, mua hàng của Công ty.
Cửa hàng Công ty TNHH IDO Việt Nam là bộ phận trực tiếp thực hiện bộ phận bán hàng Phòng Kế toán Công ty TNHH IDO Việt Nam là bộ phận thu thập các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh, tiến hành ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng. Bộ phận Kế toán tiến hành lập các báo cáo bán hàng, hạch toán kết quả kinh doanh đối với từng mặt hàng cho Giám đốc Công ty để từ đó có cơ sở thông tin để ban lănh đạo Công ty ra những quyết định phù hợp. Việc quản lý hàng hoá là tổ chức thực hiện những việc sau: Sơ đồ 1.