CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TỨ GIA 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển công nghệ Tứ Gia 1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Đầu tư và phát triển công nghệ Tứ Gia Để hoạt động có hiệu quả và tăng năng suất cho cán bộ công nhân viên trong công ty và tìm chỗ đứng vững chắc trong cơ chế thị trường, đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới các hoạt động, tổ chức kinh doanh đa dạng, phong phú hơn. Với thời gian chưa đầy 8 năm hoạt động theo hình thức cổ phần hóa, đến nay công ty đã phát triển và mang lại một số lợi nhuận đáng kể.
Các nghành hàng kinh doanh của công ty bao gồm: - Bán buôn, bán lẻ CorSair (USB,SSD, Ram, Case, Nguồn, Key, Mouse, tai nghe.) - Chuyên cung cấp, phân phối sỉ và lẻ thiết bị công nghệ thông tin. - Sản xuất và kinh doanh máy tính, thiết bị điện tử. - Cung cấp thiết bị máy văn phòng, máy photocopy, máy chiếu, Thiết bị số, TB ngoại vi, TB ngân hàng, TB siêu thị, TB MSMV, TB an ninh, TB viễn thông. - Cho thuê máy tính, Laptop, thiết bị máy văn phòng.
SV- Nguyễn Thị Chung - FNE1 8 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: PGS.Nguyễn Thị Thu Liên 1. Thị trường của Công ty TNHH Đầu tư và phát triển công nghệ Tứ Gia Công ty TNHH Đầu tư và phát triển công nghệ Tứ Gia thành lập chưa đầy 8 năm nhưng công ty đã đạt được nhều kết quả đáng ghi nhận. Quá trình hoạt động trong lĩnh vực chuyên cung cấp, phân phối sỉ và lẻ thiết bị công nghệ thông tin, sản xuất và kinh doanh máy tính, thiết bị điện tử, cung cấp thiết bị văn phòng, máy phtocopy, máy chiếu, cho thuê máy tính, laptop, thiết bị máy văn phòng, Công ty đã được nhiều cơ quan đơn vị tín nhiệm trong lĩnh vực này. Công ty có quan hệ với hàng trăm khách hàng và luôn để lại cho khách hàng niềm tin tưởng về chuyên môn, sự nhiệt tình, tính chu đáo với các dịch vụ bảo hành, bảo trì sau bán hàng.
Thị trường chủ yếu của công ty là toàn miền Bắc Một số khách hàng thường xuyên của đơn vị là: Vinagame, VTC, Đài Truyền hình Việt Nam, FPT và các trường Đại học. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Đầu tư và phát triển công nghệ Tứ Gia Công ty TNHH Đầu tư và phát triển công nghệ Tứ Gia là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Vì thế, nghiệp vụ bán hàng là một trong những nghiệp vụ lớn và phức tạp nhất. Công ty đã áp dụng loại hình thức bán hàng như sau: Phương thức Bán buôn: - Bán buôn là bán sản phẩm của doanh nghiệp cho các doanh nghiệp khác, các cửa hàng đại lý…Với số lượng lớn để các đơn vị tiếp tục bán cho các tổ chức khác hay phục vụ cho việc khác nhằm đáp ứng nhu cầu kinh tế.
SV- Nguyễn Thị Chung - FNE1 9 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: PGS.Nguyễn Thị Thu Liên - Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của công ty lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hóa đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng.
Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho: Theo hình thức này, công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi.
Phương thức bán hàng trực tiếp: - Khi giao bán hàng trực tiếp cho khách đã phản ánh giá vốn hàng xuất bán ra. Nợ TK 111,112,113 Tổng giá thanh toán Có TK 511 Giá bán chưa thuế Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp - Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ. SV- Nguyễn Thị Chung - FNE1 10 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: PGS.Nguyễn Thị Thu Liên Nợ TK 511 Có TK 5211, 5212,5213 - Cuối kỳ xác định và kết chuyển doanh thu bán hàng thuần Nợ TK 511 Có TK 911 Sơ đồ 1-1: Sơ đồ khái quát hạch toán theo phương thức tiêu thụ trực tiếp TK1532,156 TK 632 TK 911 TK511,512 TK111,112,131 Trị giá vốn thực tế KC trị giá vốn TK 3332 hàng đã tiêu thụ của hàng tiêu thụ Thuế TTĐB Doanh thu XK phải nộp bán hàng TK532,531,521 KC CK tiền mặt, giảm giá KC DTT để xác định kết quả TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp SV- Nguyễn Thị Chung - FNE1 11 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: PGS.Nguyễn Thị Thu Liên Phương thức bán hàng trả góp : Phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và giá bán trả chậm Nợ TK 111,112 Số tiền đã được thu về Nợ TK 131 Số tiền còn phải thu Có TK 511 Giá bán chưa thuế Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp Có TK 3387 Doanh thu chưa thực hiện Khi thực hiện bán hàng ở kỳ tiếp theo Nợ TK 111,112 Có TK 131 Phải thu khác Định kỳ, ghi nhận doanh thu tiền lãi trả chậm, trả góp Nợ TK 3387 Doanh thu chưa thực hiện Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính Sơ đồ 1-2: Sơ đồ khái quát quá trình hạch toán bán hàng trả góp TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112 Giá vốn thực tế KC giá vốn Kết DTT để Số tiền người mua hàng đã tiêu thụ hàng tiêu thụ xác định kết quả trả tại thời điểm mua hàng TK 131 TK 33311 Số tiền còn TGTGT phải nộp tính phải thu Thu tiền trên giá bán thu tiền ngay kỳ sau SV- Nguyễn Thị Chung - FNE1 12 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: PGS.Nguyễn Thị Thu Liên TK 3387 Lợi tức trả chậm Phương thức bán lẻ Hàng ngày căn cứ vào báo cáo bán hàng và bảng kê hàng hóa, giấy nộp tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,113 Tổng giá thanh toán Có TK 511 Doanh thu hàng bán theo báo cáo Có TK 331(33311) Thuế GTGT đầu ra Trường hợp nộp tiền thừa hoặc thiếu so với báo cáo. Số tiền thừa được phản ánh vào bên Có TK 3381, số tiền thiếu được phản ánh vào bên Nợ TK 1381.
Khi xác định được nguyên nhân sẽ xử lý trên 2 tài khoản này. Sơ đồ 1-3: Sơ đồ khái quát quá trình hạch toán bán lẻ TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112 Giá vốn thực tế KC giá vốn Kết DTT để TK 1381 hàng đã tiêu thụ hàng tiêu thụ xác định kết quả Số tiền thiếu TK 3332 so với báo cáo Thuế TTĐB, XK phải nộp TK 532,521 KC CKTM giảm giá TK 3331 Thuế GTGT đầu ra đã nộp SV- Nguyễn Thị Chung - FNE1 13 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: PGS.Nguyễn Thị Thu Liên TK 1381 Số tiền thừa so với báo cáo 1. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Công nghệ Tứ Gia 1.1 Bộ máy quản lý của công ty Bán được hàng thu được lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của mọi công ty kinh doanh ở mọi lĩnh vực. Vì vậy tất cả mọi hoạt động của công ty đều nhằm mục đích bán được hàng dựa trên cơ sở cũng đem lại lợi ích cho cả bên mua và bên bán dựa trên việc thỏa mãn nhu cầu của cả hai bên.
Tại công ty TNHH Đầu tư và phát triển công nghệ Tứ Gia đều có vai trò quan trọng, bằng hình thức bán buôn hay bán lẻ đến khâu tiêu thụ hàng hóa của công ty. - Giám đốc: Giám sát mọi hoạt động của công ty, là người trực tiếp điều hành, giám sát công tác bán hàng tại doanh nghiệp. Giám đốc xem xét, thỏa thuận thương lượng, đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng bán hàng với số lượng lớn. Giám đốc là người đưa ra các quyết định về phương thức kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa nói riêng trên cơ sở ý kiến đóng góp của các thành viên… - Phó Giám đốc: Thừa lệnh Giám đốc điều hành hoạt động của công ty nói chung, Phó Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp hoạt động của phòng bán hàng và phòng Marketting nói riêng.
Phó giám đốc quyết định mọi hình thức quảng cáo, tiếp thị, các khoản chiết khấu, giảm giá đối với từng đối tượng khách hàng, hình thức vận chuyển, giao nhận hàng hóa…, thay mặt Giám đốc ký hợp đồng tiêu thụ hàng hóa khi được sự ủy quyền của Giám đốc. SV- Nguyễn Thị Chung - FNE1 14 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: PGS.Nguyễn Thị Thu Liên - Phòng Marketting: Có nhiệm vụ tiếp thị giúp Giám đốc nắm được thông tin kinh doanh về thị trường, lập phương án kinh doanh của toàn công ty, lên kế hoạch bán hàng, tiếp thị quảng cáo sản phẩm mới, và phòng Marketting có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, lập danh sách khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, tìm kiếm thị trường tiêu thụ. - Phòng bán hàng: Nhận đơn đặt hàng, lập phiếu đề nghị xuất kho chuyển phòng kế toán… Ngoài nhiệm vụ bán hàng tại chỗ, phòng bán hàng có nhiệm vụ lập báo cáo bán hàng ngày, hàng tháng, quý năm… và theo yêu cầu của cấp trên, phòng bán hàng trên cơ sở danh sách khách hàng tiềm năng có nhiệm vụ duy trì và khai thác khách hàng đó. - Phòng Kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động của công ty, theo dõi tình hình mua, bán, tồn kho, kiểm tra kế toán nội bộ công ty nhằm giúp cho giám đốc nắm bắt được các thông tin về tình hình tài chính của công ty, việc thực hiện chế độ hạch toán theo quy định của nhà nước.
Trên cơ sở phiếu Đề nghị xuất kho, kế toán tiến hành lập Hóa đơn GTGT chuyển khách hàng, chuyển bộ phận kho để xuất hàng. Cuối ngày, phòng kế toán có nhiệm vụ lên sổ sách kế toán trên cơ sở các hóa đơn chứng từ trong ngày.