Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ & Kỹ Thuật Đức Phát" được thực hiện bởi sinh viên Ngô Thị Hiệp (Mã sinh viên: A43617), chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Trường Đại học Thăng Long, dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Thị Vân Nga (năm 2024).

Trong quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, mua hàng (purchasing/procurement) không chỉ đơn thuần là việc tìm kiếm nhà cung cấp và đặt hàng, mà là một nghiệp vụ chiến lược quyết định trực tiếp đến năng lực cạnh tranh và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại và sản xuất, chi phí mua hàng và phát triển quan hệ hợp tác với nhà cung cấp thường chiếm tới 50% - 55% tổng doanh thu. Việc quản trị tốt hoạt động thu mua giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí đầu vào, kiểm soát chất lượng sản phẩm, giảm thiểu rủi ro gián đoạn nguồn cung và nâng cao vị thế trên thương trường.

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ và Kỹ Thuật Đức Phát là doanh nghiệp hoạt động với tư cách trung gian thương mại, chuyên tư vấn, nhập khẩu và cung cấp máy móc, dây chuyền sản xuất công nghiệp và bao bì đóng gói. Do đặc thù sản phẩm máy móc thiết bị có giá trị cao, cấu trúc phức tạp, yêu cầu kỹ thuật khắt khe và phụ thuộc 100% vào nguồn hàng nhập khẩu từ các xưởng sản xuất tại Trung Quốc, hoạt động mua hàng của Đức Phát đối mặt với nhiều rủi ro về thời gian giao hàng, biến động chi phí, rào cản ngôn ngữ và kiểm soát chất lượng nghiệm thu. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài nhằm nhận diện thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình mua hàng tại doanh nghiệp.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại và chuỗi cung ứng.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng quy trình mua hàng, tình hình thu mua các mặt hàng chủ lực và kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH TM DV & KT Đức Phát giai đoạn 2021 – 2024.
  3. Nhận diện các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn tồn tại trong công tác mua hàng theo các thước đo chất lượng, giá cả và thời gian.
  4. Xây dựng hệ thống giải pháp thực tiễn nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng, nâng cao năng lực quản lý nhà cung cấp và tối ưu hóa chi phí vận hành cho công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động mua hàng và quy trình quản trị thu mua của doanh nghiệp thương mại.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ & Kỹ Thuật Đức Phát (trụ sở chính tại quận Hoàng Mai, TP. Hà Nội và chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thông tin thực tế được thu thập và phân tích từ tháng 01/2021 đến tháng 04/2024 (trọng tâm là số liệu kinh doanh 2022 - 2023 và số liệu vận hành quý I/2024).
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào lý luận mua hàng, các yếu tố ảnh hưởng, tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp, quy trình nhập khẩu máy móc thiết bị kỹ thuật từ Trung Quốc và các thước đo đánh giá hiệu quả mua hàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các khái niệm và mô hình quản trị chuỗi cung ứng chuẩn mực:

  • Khái niệm và vai trò của mua hàng: Mua hàng là quá trình xác định nhu cầu, tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản hợp đồng, tiếp nhận, kiểm tra giao nhận và theo dõi đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp. Trong chuỗi cung ứng, hoạt động này đảm bảo nguồn cung liên tục, tối ưu hóa tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO), nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thời gian đưa hàng ra thị trường.
  • Quy trình mua hàng chuẩn: Gồm 6 bước căn bản: (1) Xác định nhu cầu mua hàng; (2) Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; (3) Đàm phán và thỏa thuận về giá và các điều khoản; (4) Ký kết hợp đồng và chuyển giao; (5) Tiếp nhận, kiểm tra giao nhận hàng; (6) Thanh toán và đánh giá hiệu quả mua hàng.
  • Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ): Áp dụng công thức $EOQ = \sqrt{\frac{2DS}{H}}$ (trong đó $D$ là tổng nhu cầu hàng năm, $S$ là chi phí một lần đặt hàng, $H$ là chi phí lưu kho đơn vị hàng năm) để cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho đối với các mặt hàng mua theo lô lớn.
  • Phân loại phương pháp mua hàng: Phân chia theo quy mô (mua theo nhu cầu, mua theo lô lớn); theo hình thức (tập trung thu mua, phân tán thu mua, liên kết thu mua); theo thời hạn tín dụng (thanh toán ngay, giao hàng trước trả sau, đặt cọc trước nhận hàng sau); theo nguồn hàng (mua nội địa, nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu ủy thác).
  • Hệ thống chứng từ mua hàng: Hóa đơn GTGT, Tờ khai Hải quan, Hợp đồng kinh tế, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Chứng nhận xuất xứ (CO), Chứng nhận chất lượng (CQ).
  • Hệ thống tiêu chí đánh giá mua hàng: Đánh giá đa chiều qua thước đo chất lượng (tỷ lệ hàng lỗi, điểm nghiệm thu), thước đo giá cả (chênh lệch giá thực tế so với dự kiến, so với chỉ số thị trường, giá mục tiêu), thước đo thời gian (tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, thời gian chu kỳ đơn hàng), cùng các thước đo về doanh thu, chi phí - hiệu quả và năng lực đổi mới công nghệ của nhà cung cấp.

Phương pháp nghiên cứu được áp dụng:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ sách báo, giáo trình chuyên ngành logistics, báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ của phòng Kế toán, phòng Xuất Nhập Khẩu của Công ty Đức Phát; kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp qua quan sát thực tế quy trình làm việc và chứng từ tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp so sánh (tuyệt đối và tương đối), phương pháp phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê mô tả và phương pháp liệt kê để đánh giá các chỉ tiêu tài chính, chi phí mua hàng và hiệu suất thực hiện đơn hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Cơ sở lý thuyết về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Chương này tập trung làm rõ bản chất lý luận của hoạt động mua sắm trong cấu trúc chuỗi cung ứng:

  • Phân tích các mục tiêu cốt lõi của hoạt động mua hàng: đảm bảo chất lượng, tối ưu hóa chi phí, duy trì nguồn cung ổn định, mở rộng mạng lưới nhà cung cấp, cải tiến quy trình và quản trị rủi ro.
  • Trình bày chi tiết nội dung từng bước trong quy trình mua hàng từ khâu khảo sát nhu cầu nội bộ, dự báo thị trường, lập tiêu chí chấm điểm nhà cung cấp, phân định các ràng buộc chặt - lỏng trong đàm phán đến công tác nghiệm thu hàng hóa và thanh toán.
  • Hệ thống hóa các nhân tố ảnh hưởng:
    • Nhân tố bên trong: Chiến lược kinh doanh, chính sách sản phẩm, kế hoạch mua hàng chi tiết, kết quả tiêu thụ kỳ trước, năng lực tài chính/vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ nhân viên thu mua, năng lực của nhà quản trị và vị thế doanh nghiệp.
    • Nhân tố bên ngoài: Năng lực nhà cung cấp, nhu cầu khách hàng, áp lực cạnh tranh trên thị trường và chính sách quản lý của cơ quan Nhà nước (thuế, thủ tục hải quan).
  • Xác lập các công thức đo lường chênh lệch giá: $$\text{Chênh lệch giá mua} = \text{Giá thực tế} - \text{Giá dự kiến}$$ $$\text{Phần trăm chênh lệch giá} = \frac{\text{Giá thực tế}}{\text{Giá dự kiến}} \times 100%$$ $$\text{Tổng chênh lệch giá} = (\text{Giá thực tế} - \text{Giá dự kiến}) \times \text{Số lượng mua}$$

Chương 2. Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ và Kỹ Thuật Đức Phát

Chương 2 phân tích sâu bối cảnh thực tế và hiệu quả vận hành của công ty:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH TM DV & KT Đức Phát thành lập ngày 18/12/2013 (Mã số thuế: 0106394604, đại diện pháp luật: Nguyễn Đức Ngọc), trụ sở tại 126D - 126Đ Tam Trinh, Hoàng Mai, Hà Nội. Doanh nghiệp phân phối các dòng máy đóng gói tự động, máy dược phẩm - mỹ phẩm, máy ngành thú y và bảo vệ thực vật, dây chuyền chế biến thực phẩm. Cơ cấu tổ chức gồm 3 cấp quản lý với 6 phòng ban chức năng: Tài chính & Kế toán, Xuất Nhập Khẩu, Kinh Doanh, Marketing, Kỹ thuật, Chăm sóc Khách hàng và Hành chính Nhân sự.
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2022 – 2023:
Chỉ tiêu Năm 2022 (Đồng) Năm 2023 (Đồng) Tốc độ tăng trưởng (%)
Doanh thu thuần về bán hàng & CCDV Cơ sở so sánh Tăng trưởng +55,12%
Giá vốn hàng bán Cơ sở so sánh Tăng trưởng +49,20%
Lợi nhuận gộp về bán hàng & CCDV Cơ sở so sánh Tăng trưởng +6,63%
Chi phí tài chính Cơ sở so sánh Tăng mạnh +280,23%
Chi phí bán hàng Cơ sở so sánh Tăng đột biến +763,98%
Chi phí quản lý doanh nghiệp Cơ sở so sánh Tăng mạnh +301,54%
Lợi nhuận thuần từ HĐKD Cơ sở so sánh Tăng trưởng +5,13%

Nhận xét: Mặc dù doanh thu thuần năm 2023 tăng 55,12% nhờ mở rộng thị trường sau dịch Covid-19, nhưng giá vốn hàng bán tăng 49,20% và chi phí bán hàng tăng tới 763,98% đã làm suy giảm biên lợi nhuận, cho thấy công tác kiểm soát chi phí mua hàng và quản trị chi phí vận hành còn nhiều điểm hạn chế.

  • Cấu trúc chuỗi cung ứng của Đức Phát:
    • Thượng nguồn: 100% nhà xưởng sản xuất tại Trung Quốc (Sơn Đông, Thâm Quyến, Quảng Châu, Quảng Tây) như Dongguan Bohan (máy y tế, dược phẩm), Shandong Jiuxing (máy chiết rót đóng chai), Changdong Dingrun (máy thực phẩm).
    • Trung gian: Đức Phát đóng vai trò kết nối luồng thông tin, đặt hàng, thực hiện thủ tục hải quan và logistics.
    • Hạ nguồn: Khách hàng sản xuất tại Việt Nam (Dược phẩm Sao Thiên Y, Dược phẩm Nhất Nhất, Bánh kẹo Hải Hà - Haihaco, Dược phẩm Imexpharm, Bánh kẹo KIDO, TTB Group, Fusion...).
  • Đặc điểm và quy trình mua hàng tại công ty:
    • Xác định nhu cầu: Xuất phát từ ban Giám đốc (hàng trưng bày) và phòng Kinh doanh (đơn đặt hàng từ khách). Áp dụng công thức: $$\text{Số lượng đặt hàng} = \text{Nhu cầu khách hàng} + \text{Nhu cầu trưng bày} - \text{Tồn kho an toàn}$$
    • Tìm kiếm nhà cung cấp: Tìm qua sàn B2B (Alibaba, 1688, Baidu) và hội chợ triển lãm chuyên ngành quốc tế (Canton Fair, Bauma China, PTC Asia).
    • Bộ tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp:
STT Tiêu chí đánh giá Nội dung chi tiết Điểm tối đa
1 Số năm kinh doanh Máy nhỏ/phụ trợ: $\ge$ 2-3 năm; Dây chuyền lớn: $\ge$ 7 năm 10
2 Địa điểm nhà máy Nằm trong khu công nghiệp tập trung 10
3 Thị trường & đối tượng Có kinh nghiệm xuất khẩu, hình ảnh chuyển giao thực tế 10
4 Đại diện pháp lý Giới tính, độ tuổi người đại diện (độ tuổi vàng: 35 – 45) 10
5 Quy mô công ty Diện tích xưởng, số lượng công nhân và kỹ thuật viên sẵn sàng công tác 10
6 Văn hóa & Thương hiệu Phân tích sự tương thích về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi 10
  • Đánh giá hoạt động mua hàng:
    • Chất lượng: Thống kê qua bảng điểm nghiệm thu từng lô hàng (ví dụ: máy đùn trục vít đôi DXY-70) và theo dõi lỗi phát sinh trong 3 tháng đầu năm 2024.
    • Giá cả: Phân tích chênh lệch giá mua thực tế so với giá dự toán quý I/2024; kiểm soát biến động tỷ giá và phụ phí vận chuyển.
    • Thời gian: Đo lường chu kỳ thực hiện đơn hàng (điển hình như đơn hàng nhà cung cấp Guangzhou Houqi tháng 02/2024) và đối chiếu thời gian chuẩn bị thực tế so với kế hoạch quý I/2024.

Chương 3. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ và Kỹ Thuật Đức Phát

Dựa trên định hướng phát triển của công ty, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Cải thiện công tác kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào: Thiết lập quy trình nghiệm thu kỹ thuật đa tầng trước khi xuất xưởng tại Trung Quốc và khi nhập kho tại Việt Nam; chuẩn hóa biên bản kiểm thử thông số máy móc.
  2. Quản trị mối quan hệ với nhà cung cấp (SRM): Phân loại nhà cung cấp theo mức độ quan trọng, ký kết thỏa thuận đối tác chiến lược dài hạn để nhận ưu đãi về giá và hỗ trợ kỹ thuật bảo hành.
  3. Nâng cao năng lực tìm kiếm và đàm phán thương mại: Khai thác sâu các kênh triển lãm và sàn B2B; nâng cao kỹ năng đàm phán hợp đồng ngoại thương cho chuyên viên phòng Xuất Nhập Khẩu.
  4. Tự chủ nghiệp vụ logistics để tối ưu chi phí mua hàng: Từng bước tự đảm nhận các thủ tục khai báo hải quan, tối ưu hóa tuyến vận chuyển thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ giao nhận thuê ngoài trọn gói.
  5. Ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin: Triển khai phần mềm quản lý thu mua và tồn kho chuyên biệt, giúp đồng bộ dữ liệu thời gian thực giữa phòng Kinh doanh, phòng Xuất Nhập Khẩu và phòng Kế toán.
  6. Kiến nghị với cơ quan Nhà nước: Đề xuất cải cách thủ tục hải quan, minh bạch hóa chính sách thuế nhập khẩu máy móc công nghệ cao và hỗ trợ xúc tiến thương mại quốc tế.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

  • Làm rõ mô hình vận hành của một doanh nghiệp trung gian thương mại kỹ thuật B2B tại Việt Nam, đặc thù bởi việc nhập khẩu 100% thiết bị công nghiệp từ Trung Quốc phục vụ cho các nhà máy sản xuất trong nước.
  • Cung cấp số liệu phân tích tài chính giai đoạn 2022 - 2023, chỉ ra thực tế doanh thu tăng 55,12% nhưng lợi nhuận thuần chỉ tăng 5,13% do áp lực giá vốn (+49,20%) và chi phí bán hàng tăng cao (+763,98%).
  • Đánh giá chi tiết các chỉ số vận hành quý I/2024 về độ lệch thời gian giao hàng, điểm lỗi kỹ thuật nghiệm thu và sai lệch giá mua dự kiến đối với các đơn hàng máy móc chuyên dụng.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện gắn liền với thực tiễn nhập khẩu máy móc, từ quy trình kiểm tra chất lượng tại xưởng gốc, phương pháp thương lượng điều khoản ngoại thương đến định hướng ứng dụng công nghệ trong quản trị chuỗi cung ứng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện dưới dạng nghiên cứu trường hợp (case study) tại một doanh nghiệp thương mại cụ thể (Công ty Đức Phát), do đó một số giải pháp mang tính đặc thù cao đối với chuỗi cung ứng máy móc nhập khẩu từ Trung Quốc. Dữ liệu khảo sát dừng lại ở thời điểm tháng 04/2024 và chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê mô tả, chưa áp dụng các mô hình định lượng hồi quy phức tạp để lượng hóa tác động của từng biến số mua hàng tới lợi nhuận.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi nghiên cứu so sánh chuỗi cung ứng của nhiều doanh nghiệp phân phối thiết bị công nghiệp khác nhau; nghiên cứu ứng dụng mô hình định lượng tối ưu tồn kho đa điểm kết hợp rủi ro tỷ giá trong thương mại quốc tế.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên và học viên: Chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế, Quản trị kinh doanh thương mại cần tìm hiểu về đề tài thu mua máy móc thiết bị và quản trị chuỗi cung ứng nhập khẩu B2B.
  • Doanh nghiệp thương mại kỹ thuật: Các chuyên viên mua hàng, xuất nhập khẩu có thể tham khảo bộ tiêu chí 6 chuẩn lựa chọn nhà cung cấp xưởng Trung Quốc và các biểu mẫu quản lý đơn hàng thực tế của tác giả.

Câu hỏi thường gặp

1. Nguồn cung cấp máy móc của Công ty Đức Phát chủ yếu đến từ đâu? Toàn bộ 100% nguồn hàng máy móc, thiết bị và dây chuyền sản xuất của Công ty Đức Phát được nhập khẩu trực tiếp từ các nhà xưởng, tập đoàn sản xuất tại Trung Quốc, tập trung ở các khu công nghiệp tại Sơn Đông, Thâm Quyến, Quảng Châu, Quảng Tây (tiêu biểu như Dongguan Bohan, Shandong Jiuxing, Changdong Dingrun).

2. Công ty Đức Phát áp dụng công thức nào để xác định số lượng đặt hàng? Doanh nghiệp xác định số lượng hàng đặt mua theo công thức nội bộ: $$\text{Số lượng hàng đặt} = \text{Số lượng hàng theo nhu cầu của khách} + \text{Số lượng hàng trưng bày} - \text{Số lượng hàng tồn kho an toàn}$$

3. Bộ tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp của công ty gồm những yếu tố nào? Công ty sử dụng thang điểm đánh giá 6 tiêu chí (mỗi tiêu chí tối đa 10 điểm): (1) Số năm kinh doanh trong ngành máy; (2) Địa điểm nhà máy nằm trong khu công nghiệp tập trung; (3) Thị trường kinh doanh và kinh nghiệm xuất khẩu; (4) Giới tính và độ tuổi người đại diện pháp lý (ưu tiên độ tuổi 35 - 45); (5) Quy mô công ty (diện tích xưởng, số lượng kỹ thuật viên sẵn sàng công tác); (6) Sự phù hợp về sứ mệnh, tầm nhìn và văn hóa thương hiệu.

4. Khóa luận phân tích những thước đo nào để đánh giá hiệu quả mua hàng tại doanh nghiệp? Tác giả sử dụng hệ thống thước đo toàn diện bao gồm: Thước đo chất lượng (tỷ lệ lỗi sản phẩm, bảng điểm nghiệm thu); Thước đo giá cả (chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá dự kiến, so sánh với chỉ số thị trường, giá mục tiêu); Thước đo thời gian (tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, thời gian chu kỳ đơn hàng); cùng các thước đo về chi phí - hiệu quả và năng lực chuyển giao công nghệ mới từ nhà cung cấp.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Ngô Thị Hiệp đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị mua hàng và phản ánh chi tiết thực trạng chuỗi cung ứng nhập khẩu thiết bị kỹ thuật tại Công ty TNHH TM DV & KT Đức Phát giai đoạn 2021 – 2024. Thông qua việc phân tích dữ liệu kinh doanh và quy trình vận hành thực tế, đề tài đã chỉ ra những điểm nghẽn về kiểm soát giá vốn, chi phí bán hàng và rủi ro nghiệm thu chất lượng hàng nhập khẩu từ Trung Quốc. Hệ thống giải pháp đề xuất có tính thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo giá trị cho công tác quản trị thu mua trong lĩnh vực thương mại thiết bị công nghiệp B2B.