mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trường mua hàng là tiền đề vât chất tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó có thể thấy nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh. Tăng giá trị khách hàng và tiết kiệm chi phí Nói rằng nghiệp vụ mua hàng góp phần làm tăng giá trị khách hàng bởi cơ sở cung cấp là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng, nhiều tính năng của sản phẩm cuối cùng bắt nguồn từ các nhà cung cấp.
Năng lực của nhà cung cấp tốt có thể giúp phân biệt hàng hóa hoặc dịch vụ cuối cùng của nhà sản xuất, làm tăng giá trị của sản phẩm đối với khách hàng cuối cùng. Mua hàng giúp tiết kiệm chi phí: Tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình thường thấy trong lĩnh vực sản xuất là 55%, có thể thấy ảnh hưởng của các nhà cung cấp liên quan đến tổng chi phí của một công ty là rất lớn. Do đó mua hàng có thể được xem là một lĩnh vực chính để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp. Thông qua việc nhà cung cấp tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng yêu cầu tăng giá sẽ góp phần tiết kiệm chi phí.
Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp và thúc đẩy đổi mới Tiết kiệm chi phí thông qua mua hàng có nhiều hình thức khác nhau đơn cử như cách tiết kiệm truyền thống là mặc cả để đạt mức giá tối ưu nhất. Bên cạnh đó có một cách thức mới mẻ hơn và khá hữu dụng đó là xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp để tối ưu lợi nhuận cho cả hai, cùng cắt giảm chi phi ra khỏi sản phẩm hoặc dịch vụ và mong muốn các nhà cung cấp đóng góp những ý tưởng đổi mới nhằm liên tục gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Nâng cao chất lượng sản phẩm và danh tiếng Mua hàng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Hiện nay các doanh nghiệp đang tìm cách tăng tỉ lệ các bộ phận, chi tiết từ các công ty hợp tác và dịch vụ thuê ngoài để tập trung vào thế mạnh, năng lực riêng, giá trị cốt lõi của họ. Điều này càng làm tăng tầm quan trọng của các mối quan hệ giữa người mua, nhà cung cấp bên ngoài và chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Một vài ví dụ điển hình từ thực tiễn 7 đã chứng minh tầm quan trọng của nhà cung cấp và quá trình lựa chọn đầu vào kém chất lượng ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng, bao gồm cả thành phẩm và danh tiếng, thương hiệu, có thể làm giảm uy tín doanh nghiệp một cách trầm trọng Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường Mua hàng kết nối giữa nhà cung cấp và các kỹ sư, giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình. Kết quả nghiên cứu cho thấy các công ty có sự hỗ trợ sớm từ nhà cung cấp, thường đạt được mức cải thiện trung bình 20% về chi phí, chất lượng nguyên vật liệu cũng như thời gian phát triển sản phẩm. Do đó, sự kết nối với các nhà cung cấp sớm trong quá trình thiết kế là một cách để mua hàng gia tăng thêm giá trị mới và góp phần tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ. Quản lý rủi ro nhà cung cấp Mỗi chu kỳ mua hàng, đặt hàng với nhà cung cấp có thể đối mặt với vô số rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh đơn cử như giao hàng trễ, vấn đề trong vận hành, giao thông tắc nghẽn hoặc lớn hơn như các bất ổn về tài chính nhà cung cấp phá sản hoặc gặp các trở ngại bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn.
Những rủi ro này xuất phát từ lựa chọn nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ hoặc hàng tồn kho JIT. Doanh nghiệp chắc chắn nhận được nhiều lợi ích từ những chiến lược này, tuy nhiên, cần nâng cao cảnh giác để quản lý và giảm thiểu những rủi ro này. Các nhà quản lý giỏi phải lường trước, liên tục giám sát cơ sở cung cấp và phát triển liên tục các kế hoạch kinh doanh để giảm thiểu các rủi ro này. Tạo ra tác động kinh tế Quyền lực của những người mua hàng tổ chức là đáng kể.
Hàng tháng khảo sát của các nhà quản lý mua hàng trong cả lĩnh vực sản xuất được giám sát chặt chẽ và kết quả cho thấy nó có sức mạnh lay động thị trường tài chính. Các báo cáo ISM là một chỉ số thay đổi và nhìn chung xếp hạng trên 50 cho thấy nền kinh tế đang mở rộng. Đóng góp vào lợi thế cạnh tranh Nhiều giám đốc điều hành đồng ý rằng tập trung vào việc mua hàng hiệu quả đã trở thành một chiến lược quan trọng để tạo nên lợi thế cạnh tranh thông qua những giá trị mà lượng đầu vào có thể tạo nên như: chất lượng sản phẩm cuối cùng, sự khác biệt… Những mức lương hậu hĩnh được đưa ra để chào mời các chuyên gia mua hàng là một dấu hiệu cho thấy địa vị, danh tiếng và khả năng nhìn nhận đối với vị trí này. 8 Tìm kiếm, phát triển và giữ chân nhân tài hàng đầu là yếu tố quan trọng đối với tác động của ban quản lý nguồn cung ứng đối với chiến lược và khả năng cạnh tranh của công ty.
Nội dung của một quy trình mua hàng cơ bản Quy trình mua hàng của doanh nghiệp cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người phụ trách trao đổi, phê duyệt thông tin. Quy trình này ở mỗi doanh nghiệp sẽ có những điểm riêng được áp dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Xác định nhu cầu mua hàng Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi triển khai thu mua phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Đầu tiên, doanh nghiệp cần phân tích nhu cầu nội bộ bằng cách khảo sát và thu thập thông tin từ các bộ phận như sản xuất, bán hàng, marketing và kho để xác định số lượng hàng hóa cần thiết.
Sau đó, việc dự báo nhu cầu sẽ được thực hiện thông qua phân tích lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường và các yếu tố mùa vụ. Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định loại hàng hóa cần mua, phân loại chúng thành nguyên liệu thô, linh kiện, sản phẩm hoàn thiện và thiết bị, đồng thời đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng loại hàng hóa đến hoạt động sản xuất. Đánh giá tồn kho hiện tại cũng là một bước quan trọng để xác định số lượng hàng hóa đã có và những gì cần bổ sung, sử dụng các chỉ số như vòng quay hàng tồn kho để kiểm tra hiệu quả sử dụng kho. Doanh nghiệp cũng cần xác định thời gian và tần suất mua hàng dựa trên chu kỳ sản xuất và thời gian giao hàng từ nhà cung cấp, cùng với việc xem xét ngân sách và nguồn tài chính để đảm bảo rằng nhu cầu mua không vượt quá khả năng tài chính.
Cuối cùng, việc đánh giá các yếu tố rủi ro liên quan đến mua hàng, như biến động giá cả và độ tin cậy của nhà cung cấp, cũng rất cần thiết. Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp sẽ lập báo cáo nhu cầu mua hàng tổng hợp thông tin để phục vụ cho quá trình ra quyết định. Thực hiện những bước này một cách có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu mua hàng chính xác, từ đó tối ưu hóa quy trình mua sắm và sử dụng nguồn lực hiệu quả. Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa.
Chất lượng tối ưu là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chu cầu nào đo của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu. Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn. Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng 9 tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Tìm nguồn cung ứng là một hoạt động cụ thể nằm trong chiến lược được sử dụng để thăm dò thị trường nhằm xác định giá trị cạnh tranh. Thực chất của quy trình này là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào. Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức: − Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp. − Thông qua hội chợ, triển lãm.
− Thông qua đơn thư chào hàng. − Thông qua hội nghị khách hàng. Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách không nên chỉ có một nhà cung cấp. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp.
Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị. Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mới có thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất.
Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng.