Chương 1. Tổng quan của vấn đề nghiên cứu Chương 2. Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp 11 Chương 3. Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Phân phối công nghệ và dịch vụ mới Rồng Việt Chương 4.
Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại TNHH Phân phối công nghệ và dịch vụ mới Rồng Việt 12 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 2. Khái quát về mua hàng và quản trị mua hàng 2. Khái niệm a) Khái niệm mua hàng Theo quan niệm truyền thống, mua (Purchasing) là hành vi thương mại, đồng thời cũng là hoạt động nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa cho sản xuất hoặc cung ứng trong phân phối. Theo quan điểm ở phạm vi hẹp này, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu.
Theo Kenneth và Brian (2016), mua là một hoạt động chủ động, mang tính chiến lược của công ty nhằm đảm bảo nguồn cung cấp hàng hoá, dịch vụ liên tục và mang lại hiệu quả hoạt động của tổ chức. Mua góp phần quản lý rủi ro chuỗi cung ứng thông qua đàm phán hiệu quả các hợp đồng, mô hình chi phí, giá cả, chất lượng, v. Trong chuỗi giá trị của M. Porter, mua là liên kết chủ yếu giữa các thành viên chuỗi cung ứng.
Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement) được hiểu là một phần chiến lược logistics chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất cung cấp và phát triển các nhà cung cấp. Trong nghiên cứu này, khái niệm mua được hiểu theo Hiệp hội Quản lý Chuỗi cung ứng - APICS (2020), mua hàng không chỉ đơn giản là mua những gì cần thiết từ nhà cung cấp. Mua hàng bao gồm hoạt động lập kế hoạch, xúc tiến các đơn đặt hàng, giám sát nhà cung cấp để đảm bảo rằng nguyên vật liệu đến địa điểm chính xác với thời gian thích hợp. b) Khái niệm quản trị mua hàng Trong bối cảnh hiện nay, khi kinh doanh ngày càng cạnh tranh thì mua hàng ngày càng trở nên quan trọng, trở thành một trong các yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp.
Trong nhiều doanh nghiệp, chi phí mua hàng và phát triển quan hệ hợp tác với các 13 nhà cung cấp chiếm tới gần 50% doanh thu bán hàng. Với những doanh nghiệp thương mại, chi phí mua hàng còn chiếm tỷ trong cao hơn nữa. Quản trị mua hàng hiệu quả không những giúp doanh nghiệp quản lý tốt chi phí, tối đa hóa lợi nhuận mà còn là công cụ gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giả kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định. Trần Văn Trang và cộng sự (2018) định nghĩa Quản trị mua hàng bao gồm các quá trình do doanh nghiệp thực hiện từ việc hoạch định kế hoạch mua, tổ chức thực hiện mua hàng, đánh giá kết quả sau mua hàng nhằm phục vụ thực hiện mục tiêu sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị mua hàng được hiểu đơn giản trong nghiên cứu này là một quy trình tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát và điều hành toàn bộ hoạt động mua bán hàng hóa của tổ chức doanh nghiệp thương mại với mục đích phục vụ tiến hành bán hàng. Mục tiêu và vai trò a) Mục tiêu Hoạt động mua hàng có vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp.
Nói chung, mua hàng đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực, khai thác tốt mạng lưới cung ứng để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra nhịp nhàng và liên tục. Ngoài ra, do các nguồn lực là có hạn, hoạt động mua hàng có mục tiêu tối đa hóa mức độ đóng góp của nguồn cung vào việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Mua hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến tăng trưởng dài hạn, doanh thu, kết quả hoạt động và kế hoạch của khách hàng nội bộ. Vì vậy, việc mua hàng cần được tích hợp trong quá trình hoạch định chiến lược trong nhiều ngành.
Bộ phận mua hàng tham gia tích cực vào quá trình lập kế hoạch của công ty có thể cung cấp thông tin tình báo về thị trường cung ứng góp phần vào việc lập kế hoạch chiến lược. 14 Ở cấp chiến lược, mua hàng cần đảm bảo được chất lượng dịch vụ phù hợp, tổng chi phí sở hữu thấp, gia tăng tổng giá trị, phát triển quan hệ nhà cung cấp. Ở cấp độ chiến thuật, hoạt động này giữ mục tiêu mua hàng đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời gian, đúng giá, đúng nhà cung cấp. Cụ thể, mua hàng bao gồm các mục tiêu sau: - Đảm bảo hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoa hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá.
Mặt khác, hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển. - Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được.
Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại đó hàng hóa đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu - Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình.
Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu. để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì thông thường để đạt được cải này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại.
Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì 15 vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. b) Vai trò Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, cụ thể: - Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời với khách hàng và người tiêu dùng. Tuy nhiên ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý.
Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này. Mặt khác cũng dễ dàng nhận thấy người mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp. Nó cho phép ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp. - Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: bằng việc kết nối với thị trường cung ứng, mua nắm bắt các thông tin về công nghệ mới, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ mới, các nguồn cung ứng mới và các thay đổi về điều kiện thị trường.
Những kiến thức về thị trường đầu vào này cho phép doanh nghiệp tái định hình chiến lược tổ chức để nắm bắt các cơ hội thị trường mới trong tương lai. - Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: mua chỉ đạt được mục tiêu chiến lược trong dài hạn khi có nền tảng các nhà cung ứng tốt. Do đó chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng chất lượng và quản lý hiệu quả mối quan hệ với các đối tác cung cấp. Nhờ vào việc duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, tìm kiếm và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công.
Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường. - Hỗ trợ các chức năng chiến lược khác trong tổ chức: các chiến lược về mạng lưới phân phối, sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, bán ra, dự trữ, v. đều có liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua. Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức.
Nội dung của hoạt động mua hàng 2. Quá trình mua hàng Quy trình mua hàng là chuỗi các bước mà doanh nghiệp phải thực hiện để hoàn thành một giao dịch mua bán. Các doanh nghiệp phải trải qua quy trình này khi mua bất cứ sản phẩm nào.