CHƯƠNG I. Khái niệm mua hàng Hiện nay có khá nhiều định nghĩa về việc mua hàng, song ý nghĩa cốt lõi của các định nghĩa đó cũng không có sự khác biệt rõ ràng quá. Dưới đây là một định nghĩa khá rõ ràng và đầy đủ về quản lý mua hàng: “Mua hàng là một quá trình bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xác định cầu, xác định và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản trong hợp đồng và theo dõi để đảm bảo hiệu suất của nhà cung cấp. Mua hàng được coi là thực hiện đúng “năm quyền”: mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng giá, đúng nguồn gốc.
“Mua hàng-purchasing” và “Mua sắm- procument” 1. Tầm quan trọng và mục tiêu của mua hàng 1. Tầm quan trọng của mua hàng a. Tăng giá trị khách hàng và tiết kiệm chi phí Khi các công ty phấn đấu để tăng giá trị khách hàng thông qua cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý của họ sang quản lý mua hàng và cung ứng.
Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55%. Điều này có nghĩa là đối với mỗi đồng doanh thu từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp. Do đó, ảnh hưởng của các nhà cung cấp có thể có liên quan đến tổng chi phí của một công ty là rất lớn. Mua hàng được xem là một lĩnh vực chính để tiết kiệm chi phí của các doanh nghiệp hiện nay.
Thông qua việc nhà cung cấp tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá sẽ góp phần tiết kiệm chi phí. Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp và thúc đẩy đổi mới Tiết kiệm chi phí có nhiều hình thức khác nhau. Cách tiếp cận truyền thống của các doanh nghiệp là cố gắng mặc cả để giảm giá. Một cách tiếp cận mới hơn là xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp để cùng cắt giảm chi phí ra khỏi sản phẩm hoặc dịch vụ và mong muốn các nhà cung cấp đóng góp những ý tưởng đổi mới nhằm liên tục gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Nâng cao chất lượng sản phẩm và danh tiếng Mua hàng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Hiện nay, các 1 Thư viện ĐH Thăng Long công ty đang tìm cách tăng tỷ lệ các bộ phận, chi tiết từ các công ty hợp tác và dịch vụ thuê ngoài để tập trung vào thế mạnh, năng lực của riêng họ. Điều này càng làm tăng tầm quan trọng của các mối quan hệ giữa người mua, nhà cung cấp bên ngoài và chất lượng. Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường Mua hàng kết nối giữa nhà cung cấp và các kỹ sư, giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình.
Kết quả nghiên cứu cho thấy các công ty có sự hỗ trợ sớm từ nhà cung cấp, thường đạt được mức cải thiện trung bình 20% về chi phí, chất lượng nguyên vật liệu cũng như thời gian phát triển sản phẩm. Quản trị rủi ro nhà cung cấp Mỗi khi mua hàng, đặt hàng với nhà cung cấp thường phát sinh một số rủi ro tiềm ẩn. Rủi ro này có thể nhỏ như giao hàng trễ hoặc lớn hơn như NCC phá sản hoặc gặp thiên tai, hỏa hoạn. Doanh nghiệp chắc chắn nhận được nhiều lợi ích từ những chiến lược này, tuy nhiên, cần nâng cao cảnh giác để quản lý và giảm thiểu các rủi ro bổ sung.
Tạo ra tác động kinh tế Quyền lực của những người mua hàng tổ chức là đáng kể. Các Báo cáo về kinh doanh của ISM (the Institute for Supply Management) là một trong những chỉ tiêu được theo dõi chặt chẽ nhất về hoạt động kinh tế. Hàng tháng khảo sát của các nhà quản lý mua hàng trong cả lĩnh vực sản xuất và phi sản xuất được giám sát chặt chẽ và kết quả của các báo cáo này đều có sức lay động thị trường tài chính. Đóng góp vào lợi thế cạnh tranh Nhiều giám đốc điều hành (CEO) đồng ý rằng tập trung vào việc mua hàng hiệu quả đã trở thành một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh.
Tìm kiếm, phát triển và giữ chân nhân tài hàng đầu là yếu tố quan trọng đối với tác động của ban quản lý nguồn cung ứng đối với chiến lược và khả năng cạnh tranh của công ty. Mục tiêu của mua hàng a. Đảm bảo nguồn cung Để hỗ trợ quy trình này, người mua phải tìm nguồn hàng lưu kho và dịch vụ có: - Mức giá phù hợp - Đúng nguồn, đúng địa điểm - Đúng thông số kỹ thuật đáp ứng nhu cầu của người dùng 2 - Đúng số lượng - Thực hiện đúng thời điểm cho đúng khách hàng nội bộ b. Quản lý quá trình tìm nguồn cung ứng hiệu quả Nguồn cung bị hạn chế xuất phát từ nhân viên làm việc trong bộ phận, các tư vấn bên ngoài, công tác đào tạo, sự di chuyển và giới hạn ngân sách CNTT, ngân sách khác, thời gian, thông tin và kiến thức.
Quản lý hiệu suất nhà cung cấp Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của chức năng mua hàng là lựa chọn, phát triển và duy trì các nhà cung cấp, một quá trình đôi khi được mô tả là quản lý hiệu suất nhà cung cấp (SPM). - Chọn các nhà cung cấp có khả năng cạnh tranh - Xác định các nhà cung cấp mới có tiềm năng hoạt động xuất sắc và phát triển mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp này - Cải thiện các nhà cung cấp hiện tại - Phát triển các nhà cung cấp mới không có khả năng cạnh tranh với các nhà cung cấp hiện tại. Phát triển các mục tiêu phù hợp với các bên liên quan nội bộ Khách hàng nội bộ đôi khi được gọi là các bên liên quan, họ đóng một phần quan trọng trong kết quả của quyết định mua hàng. Do đó, phải hợp tác chặt chẽ với các nhóm nội bộ liên quan như các chuyên gia mua sắm, marketing, sản xuất, kỹ thuật, IT, nguồn nhân lực, tài chính.
Phát triển các chiến lược cung ứng tích hợp hỗ trợ mục tiêu tổng thể và các mục tiêu chi tiết Việc mua hàng có thể trực tiếp ảnh hưởng (tích cực hoặc tiêu cực) đến tăng trưởng dài hạn, doanh thu, kết quả hoạt động, kế hoạch của các bên liên quan và các đơn vị kinh doanh. Bên cạnh đó có một số lý do khiến việc mua hàng không thích hợp với các kế hoạch của công ty như: do ban lãnh đạo chậm trễ trong nhận thức giá trị mà một tổ chức mua sắm có thể cung cấp cho doanh nghiệp, do nhân viên mua hàng trước đây không tham gia vào các diễn đàn cấp cao thảo luận về các kế hoạch kinh doanh chiến lược. Khi hai điều kiện này 3 Thư viện ĐH Thăng Long đang thay đổi nhanh chóng, các nhà điều hành quản lý cung ứng đã được nâng cao vai trò và được mời tham gia vào quá trình hoạch định chiến lược. Chính sách và thủ tục mua hàng 1.
Chính sách mua hàng Chính sách nói chung là bao gồm các chỉ thị, cả rõ ràng và ngụ ý, chỉ định các mục tiêu và kết quả cần đạt được của một tổ chức cùng các phương tiện thích hợp được sự dụng để hoàn thành công việc của họ. Vậy chính sách mua hàng là gì? Mặc dù có nhiều chính sách mua hàng nhưng hầu hết đều thuộc một trong năm loại sau: Chính sách xác định vai trò của việc mua hàng; Chính sách xác định hành vi của nhân viên mua hàng; Chính sách xác định các mục tiêu kinh doanh xã hội và thiểu số; Chính sách xác định mối qua hệ người mua – người bán; Chính sách xác định các vấn đề hoạt động. Chính sách xác định vai trò mua hàng Nguồn gốc và phạm vi của cơ quan mua hàng: - Nhân sự ở tất cả các cấp phải nhận thức được quyền tiến hành kinh doanh và đại diện cho lợi ích của tổ chức. - Một phần quan trọng của chính sách này mô tả các khu vực mà cơ quan mua hàng có hoặc không tồn tại.
- Chính sách có thể loại trừ chức năng mua hàng khỏi bất kỳ trách nhiệm nào đối với việc mua bất động sản, chính sách bảo hiểm y tế hoặc các lĩnh vực khác mà việc mua hàng có thể không có chuyên môn trực tiếp Mục tiêu của chức năng mua hàng: việc mua hàng thường có thẩm quyền cuối cùng đối với một khoản chi tiêu trong lĩnh vực nhất định. Điều này thường được quy định trong một chính sách mô tả các mục tiêu hoặc nguyên tắc chung hướng dẫn quá trình mua hàng. Trách nhiệm của phòng Mua hàng của doanh nghiệp: - Chính sách này cũng có thể nêu chi tiết mối quan hệ của văn phòng công ty với các trung tâm mua hàng ở cấp bộ phận, đơn vị kinh doanh hoặc nhà máy. - Văn phòng mua hàng của công ty thường là một vị trí nhân viên chỉ đạo, hỗ trợ và điều phối nỗ lực mua hàng.
4 - Thực hiện các chính sách điều hành - Xây dựng và công bố các chính sách, thủ tục mua hàng/vật tư; chức năng hỗ trợ hoạt động mua hàng hiệu quả ở tất cả các cấp - Phối hợp phát triển chiến lược giữa các phòng ban hoặc trung tâm mua hàng để tối đa hóa đòn bẩy mua hàng của các mặt hàng quan trọng - Đánh giá hiệu quả của hoạt động mua hàng - Cung cấp hỗ trợ chuyên gia cho các bộ phận mua hàng (ví dụ: tìm nguồn cung ứng quốc tế hỗ trợ, đàm phán hợp đồng, phát triển hệ thống) - Thực hiện các nhiệm vụ khác thường được liên kết với nhân viên hỗ trợ của công ty b. Chính sách xác định hành vi của nhân viên mua hàng Các chính sách này nêu rõ cam kết của ban lãnh đạo đối với hành vi đạo đức và trung thực trong khi hướng dẫn nhân viên đương đầu với các tình huống khó khăn. Một số hoạt động kinh doanh về mặt kỹ thuật không phải là bất hợp pháp nhưng có khả năng phi đạo đức hoặc đáng nghi vấn. Nhân viên mua hàng đóng vai trò là đại lý và đại diện hợp pháp, họ phải tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất theo quy định của chính sách điều hành và luật pháp.
Chính sách về Đạo đức: Hầu hết các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có quy mô vừa và lớn hơn, đều có văn bản chính sách mô tả cam kết của ban quản lý đối với hành vi mua hàng có đạo đức.