đặt vấn đề hợp đồng với nhà cung cấp, những hợp đồng này phải được đo 3 Thư viện ĐH Thăng Long lường và quản lý. Công ty cần có khả năng đánh giá hiệu quả hoạt động nhà cung cấp và kiểm soát mức đáp ứng dịch vụ cung ứng đã thỏa thuận trong hợp đồng. Tương tự như quản lý kênh tiêu thụ, nhân viên trong công ty phải thường xuyên thu thập dữ liệu về tính hiệu quả của nhà cung cấp. Thông thường, nhà cung cấp luôn theo đuổi những mục tiêu hoạt động riêng cho mình.
Họ có khả năng phản ứng nhanh trước những vấn đề phát sinh để giữ hợp đồng. Minh họa cho vấn đề này là khái niệm VMI (Vendor Managed Inventory) tồn kho do nhà cung cấp quản lý.1 Quy trình IVM (Nguồn: Quy trình IVM, Ths Nguyễn Thị Kim Anh) VMI yêu cầu nhà cung cấp theo dõi mức tồn kho sản phẩm của mình bên trong công ty của khách hàng. Nhà cung cấp này chịu trách nhiệm theo dõi mức sử dụng và tính toán lượng đặt hàng kinh tế - EOQ. Nhà cung cấp này chủ động vận chuyển sản phẩm đến địa điểm của khách hàng cần và gởi hóa đơn cho khách hàng về số lượng hàng gởi theo các điều khoản đã được xác định trong hợp đồng.
Tầm quan trọng của quản lý mua hàng trong doanh nghiệp Vai trò, tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp: Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng. Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hóa và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt. Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm 4 hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thỏa thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với chi phí thấp nhất.
Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động sản xuất hoặc bán hàng. Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng để doanh nghiệp sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hóa, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới. Hoạt động thu mua tạo ra cầu nối quan trọng giữa các tổ chức trong chuỗi cung ứng và là một phần quan trọng trong tổng chi phí Logistics.
Tầm quan trọng của quản lý mua hàng trong doanh nghiệp: Quản lý mua hàng là giai đoạn đầu của việc quản lý nguyên vật liệu ở bất kỳ doanh nghiệp nào, do đó, nó có tầm quan trọng rất lớn, thể hiện qua: Yếu tố then chốt để quyết định dự án, đơn đặt hàng có hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng không là ở việc quản lý mua hàng, vì quản lý mua hàng có thể giúp doanh nghiệp mua đúng số lượng, đúng loại hàng hóa, đúng chất lượng và đặc biệt là đúng thời điểm. Hơn nữa, ở rất nhiều doanh nghiệp, thì chi phí cho việc mua hàng chiếm tới hơn 50%, vì vậy quản lý mua hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng chi phí hiệu quả, để mang lại nguồn lợi lớn. Tối ưu hóa không gian: Quản lý mua hàng có thể giúp một công ty sử dụng hợp lý không gian của mình. Ví dụ: nếu công ty mua quá nhiều nguyên liệu thô không đúng thời điểm, nguyên liệu đó có thể sẽ được lưu kho cho đến khi cần đến.
Việc lưu trữ khiến công ty tốn tiền và dẫn đến lãng phí không gian. Nếu công ty quản lý thời gian mua hàng hiệu quả hơn, công ty sẽ cần ít không gian hơn hoặc có thể sử dụng không gian của mình cho mục đích khác ngoài việc lưu trữ. Triển khai sản xuất đúng lúc: Quy trình sản xuất đúng lúc đề cập đến triết lý quản lý nhằm tìm cách điều chỉnh nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Triết lý này tìm cách loại bỏ tình trạng sản xuất dư thừa và giao hàng cho khách hàng “đúng lúc” để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Nó loại bỏ khả năng lãng phí vật liệu hoặc nhu cầu lưu trữ. Quản lý mua hàng có thể đóng vai trò trung tâm trong việc thực hiện sản xuất đúng lúc, vì việc cung cấp nguyên liệu thô phải phù hợp với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm đến người tiêu dùng. 5 Thư viện ĐH Thăng Long Tối đa hóa sản xuất: Quản lý mua hàng phù hợp có thể cho phép công ty tối đa hóa sản xuất bằng cách đảm bảo nhân viên có nguyên liệu họ cần. Nếu một công ty đặt hàng quá nhiều nguyên liệu, nguyên liệu đó sẽ bị lưu kho hoặc bị lãng phí.
Nếu công ty đặt hàng quá ít nguyên liệu, điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất vì nhân viên có thể không có đủ nguyên liệu để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tăng lợi nhuận: Một quy trình quản lý mua hàng hiệu quả có thể dẫn đến tăng lợi nhuận. Nếu thực hiện đúng, quản lý mua hàng có thể giúp tăng năng suất, giảm chi phí trên mỗi đơn vị và tăng tỷ suất lợi nhuận của sản phẩm. Quản lý mua hàng cũng có thể cho phép công ty tránh lãng phí nguyên liệu thô hoặc phát sinh chi phí lưu kho không cần thiết.
Kiểm soát chi phí: Quản lý mua hàng có thể giúp kiểm soát chi phí theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, quản lý mua hàng liên quan đến việc hiểu rõ chuỗi cung ứng và biến động của thị trường nguyên liệu thô. Quản lý mua hàng phù hợp liên quan đến việc tìm kiếm mức giá tốt nhất có thể cho nguyên liệu thô. Các biện pháp kiểm soát chi phí khác bao gồm giảm thiểu và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả, chẳng hạn như chi phí lưu kho.
Qui trình mua hàng 1. Xác định nhu cầu đối với hoạt động thương mại Trong mỗi tổ chức, tại bộ phận cung ứng việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị….(nhu cầu vật tư) bao gồm các bước sau: [4, tr.6] - Xác định nhu cầu vật tư của các bộ phận - Tổng hợp nhu cầu vật tư của cả tổ chức. - Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm. Xác định nhu cầu vật tư của mỗi bộ phận: Xác định nhu cầu vật tư của từng bộ phận thuộc tổ chức/công ty: Nhu cầu vật tư thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay bộ phận quản lý hàng tồn kho.
Phòng cung ứng xác định được nhu cầu vật tư trên cơ sở: - Phiếu yêu cầu vật tư (theo mẫu in sẵn) - Bảng dự toán nhu cầu vật tư Tổng hợp nhu cầu vật tư của cả công ty: Khi nhận được các tài liệu trên, nhân viên phòng cung ứng/phòng logistics phải kiểm tra kỹ lưỡng độ hoàn chỉnh và tính chính xác của chúng. Trên cơ sở đó tổng hợp nhu cầu từng loại vật tư. Điều này đặc biệt quan trọng là các loại vật tư phải được mô tả thật rõ ràng, đầy đủ, chính xác. Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm: Nhu cầu vật tư cần mua = Tổng nhu cầu vật tư của tất cả các bộ phận trong tổ chức – Tồn kho – Lượng vật tư mà tổ chức/doanh nghiệp có thể tự sản xuất.
6 Kiểm tra vật tư tồn kho: Bước tiếp theo phòng cung ứng sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. Nếu loại vật tư nào trong kho còn đủ để đáp ứng nhu cầu thì sẽ không cần mua thêm. Vấn đề kế tiếp phải giải quyết là tự sản xuất hay đi mua để đáp ứng nhu cầu vật tư cần cung cấp thêm. Xác định thời điểm và phương thức mua Sau khi xác định nhu cầu, phòng thu mua cần xác định được thời điểm sẽ mua hàng, để kịp thời cho nhu cầu sản xuất và sử dụng của công ty.
Có thể sử dụng phương thức mua hàng trực tiếp, hoặc chuyển hàng, xác định bên nào sẽ là bên chịu trách nhiệm vận chuyển và nhận hàng tại đâu. Lựa chọn nhà cung ứng Các giới thiệu và các đề nghị đưa ra từ bên bán được các thành viên trong trung tâm mua xét duyệt để chọn một nhà cung cấp hấp dẫn nhất. Trung tâm mua sẽ phân tích các nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn như: năng lực về sản xuất và kỹ thuật, chất lượng, khả năng giao hàng đúng hẹn, giá cả, phương thức thanh toán thuận lợi, khả năng thực hiện các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Tầm quan trọng của các tiêu chuẩn tùy thuộc sản phẩm, tình huống mua.7] Một số nhà nghiên cứu phân biệt tiêu chuẩn chọn mua tư liệu sản xuất của tổ chức thành năm loại: - Tiêu chuẩn hiệu suất: khả năng hoàn thành công năng của sản phẩm - Tiêu chuẩn kinh tế: giá mua và các chi phí sử dụng sản phẩm - Tiêu chuẩn tích hợp: khả năng hợp tác giữa hai bên mua – bán - Tiêu chuẩn thích nghi: khả năng thích ứng của nhà cung cấp với sự thay đổi của nhu cầu - Tiêu chuẩn pháp lý: những ràng buộc về mặt luật pháp cần xem xét.
Trước khi đưa ra sự lựa chọn sau cùng, người mụa cũng có thể đàm phán với nhà cung cấp để đạt được những mức giá và những điều kiện tốt hơn. Cuối cùng, học sẽ chọn một hoặc một vài nhà cung cấp. Việc chọn nhà cung cấp nhằm mục đích tránh sự lệ thuộc và dễ so sánh giá cả, khả năng giữa các nhà cung cấp khác nhau. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp có 4 giai đoạn chính: 7 Thư viện ĐH Thăng Long Sơ đồ 1.2: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp (Nguồn: Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp, GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân) Giai đoạn khảo sát: Tiến hành thu thập thông tin về các nhà cung cấp, như các thông tin sau: - Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp.