Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh Việt Nam nổi lên như một trung tâm sản xuất quan trọng tại châu Á nhờ dòng vốn FDI ngày càng gia tăng, các tập đoàn bán lẻ lớn của Hoa Kỳ như Costco và Dollar Tree đặt ngày càng nhiều đơn hàng sản xuất tại các nhà máy Việt Nam. Nhu cầu này tạo ra áp lực lớn cho các công ty giao nhận quốc tế phải vận hành quy trình xử lý đơn hàng và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu một cách toàn diện — từ lúc tiếp nhận đơn đặt hàng đến khi hàng được giao lên tàu. Tác giả xác định rằng hoạt động giao nhận đơn thuần không còn đáp ứng đủ yêu cầu của người mua quốc tế; thay vào đó, các công ty cần tích hợp giải pháp chuỗi cung ứng, hệ thống vận hành và quy trình nghiệp vụ đồng bộ.

Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, với bộ phận Giải pháp Chuỗi cung ứng (Supply Chain Solutions — SCS) là đầu mối vận hành và xử lý các đơn hàng xuất khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển, được tác giả chọn làm đối tượng nghiên cứu cụ thể. Tác giả nhận thấy quy trình và hệ thống vận hành giao nhận là yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả hoạt động của bộ phận này, và từ đó quyết định chọn đề tài "Hoàn thiện hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty Cổ phần UPS Việt Nam".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận bao gồm hai nội dung chính:

  1. Tìm hiểu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty UPS Việt Nam, cụ thể là hoạt động xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển phục vụ các đại lý bán lẻ tại Mỹ là Costco và Dollar Tree.
  2. Đánh giá hoạt động vận hành tại công ty, đồng thời đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện hoạt động và quy trình nghiệp vụ giao nhận.

Đối tượng nghiên cứu: hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty Cổ phần UPS Việt Nam.

Phạm vi nghiên cứu:

  • Không gian: Phòng Supply Chain Solutions (SCS), cụ thể là nhóm nhân viên vận hành xuất khẩu thuộc nhóm Costco của bộ phận xuất khẩu đường biển.
  • Thời gian: Số liệu kinh doanh và sản lượng giao nhận được phân tích trong giai đoạn 2020–2022; tác giả thực tập tại công ty trong thời gian 4 tháng vào năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm

Khóa luận xây dựng nền tảng lý thuyết từ các nguồn học thuật và văn bản pháp lý chính thức:

  • Định nghĩa giao nhận được trích dẫn từ Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA) và Luật Thương mại Việt Nam.
  • Phân loại giao nhận theo Nguyễn Hồng Đàm (2003): phân loại theo phương thức vận chuyển, theo nghiệp vụ kinh doanh (giao nhận thuần túy và giao nhận tổng hợp), và theo phạm vi hoạt động (nội địa và quốc tế).
  • Vai trò người giao nhận theo Nguyễn Như Tiến (2005): môi giới hải quan, đại lý, người lo liệu chuyển tải, người chuyên chở, người gom hàng, người lưu kho và người kinh doanh vận tải đa phương thức.
  • Khái niệm giao nhận hàng FCL và LCL theo Zeng (2003), Creazza, Dallari và Melacini (2010), phân biệt hai phương thức FCL (nguyên container) và LCL (hàng lẻ).
  • Đặc điểm giao nhận trích từ Supply Chain Management: A Logistics Perspective, Tenth Edition, 2017, Cengage Learning (trang 477).
  • Định nghĩa người giao nhận quốc tế trích từ cùng tài liệu trên (trang 439).
  • Các loại chứng từ trong giao nhận FCL theo Phạm Hoài Phương (2020): Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Packing List, Bill of Lading (MBL và HBL), Tờ khai hải quan, Giấy chứng nhận xuất xứ C/O, Giấy thông báo hàng đến.
  • Quy trình giao nhận xuất khẩu đường biển 7 bước theo Nguyễn Thanh Hùng (2017).
  • Các nhân tố tác động đến hoạt động giao nhận FCL theo Lê Thanh Huyền và Nguyễn Thị Lý (2022): nhóm nhân tố bên trong (cơ sở vật chất, tài chính, nguồn nhân lực) và nhóm nhân tố bên ngoài (môi trường chính trị–pháp luật, kinh tế, công nghệ, đối thủ cạnh tranh).

Về môi trường pháp lý, khóa luận đề cập đến các hiệp định liên quan như Hiệp định Thương mại Việt Nam–Hoa Kỳ, CEPT, cam kết WTO, cùng Chiến lược phát triển vận tải biển Việt Nam đến năm 2020, định hướng đến 2030.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp nhiều phương pháp trong suốt quá trình thực hiện:

Phương pháp Nội dung áp dụng
Quan sát thực tế Tốc ký quy trình kinh doanh và giao nhận hàng hóa tại UPS Việt Nam trong 4 tháng thực tập
Thu thập số liệu thứ cấp Dữ liệu lưu trữ từ báo cáo tài chính, báo cáo kế toán bộ phận SCS, tài liệu nhân sự của UPS Việt Nam
Phân tích Ưu điểm, nhược điểm, cơ hội, thách thức; phân tích doanh thu, chi phí, lợi nhuận
So sánh Quy trình vận hành thực tế với lý thuyết; kết quả kinh doanh qua các năm 2020–2022
Thống kê–mô tả Tổng hợp số liệu dưới dạng bảng biểu, sơ đồ kết hợp diễn giải
Logic Tổng hợp, nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp

Nguồn dữ liệu: toàn bộ số liệu tài chính và sản lượng đều lấy từ báo cáo tài chính thường niên, báo cáo kế toán bộ phận và tài liệu nội bộ của phòng SCS và phòng Hành chính–Nhân sự tại Công ty Cổ phần UPS Việt Nam giai đoạn 2020–2022.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần UPS Việt Nam

Chương này cung cấp thông tin nền về đối tượng nghiên cứu. UPS được thành lập từ năm 1907 tại Seattle bởi Claude Ryan và Jim Casey với số vốn ban đầu 100 USD; đến nay là công ty chuyển phát bưu kiện lớn nhất thế giới, hiện diện tại hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ. Tại Việt Nam, Công ty Cổ phần UPS Việt Nam được thành lập ngày 10/3/2010 theo Giấy phép kinh doanh số 0309865746, ban đầu là liên doanh với VNPost Express (UPS góp 51%, VNPost Express góp 49%); đến tháng 3/2013, UPS mua lại toàn bộ 49% còn lại để trở thành công ty chuyển phát nhanh quốc tế có 100% vốn đầu tư nước ngoài đầu tiên tại Việt Nam.

Trụ sở chính đặt tại 18A Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM. Bộ phận SCS hoạt động tại văn phòng số 2 đường Trường Sơn, Quận Tân Bình. Lĩnh vực hoạt động gồm: chuỗi cung ứng toàn cầu (FCL, LCL, hàng không), chuyển phát và phân phối hàng hóa, môi giới hải quan, dịch vụ thư và tư vấn (UPS Mail Innovations), và dịch vụ tài chính–bảo hiểm (UPS Capital).

Về cơ cấu nhân sự, tổng số nhân viên tính đến cuối năm 2022 là 153 người, tăng từ 140 người năm 2020. Bộ phận SCS chiếm khoảng 35,6% tổng nhân sự, với hơn 60% là nữ và hơn 83% có trình độ đại học trở lên. Về kết quả kinh doanh, doanh thu năm 2021 đạt mức cao nhất trong giai đoạn nghiên cứu với 922,86 tỷ đồng, tăng 18,11% so với 2020; lợi nhuận sau thuế năm 2021 đạt 81,74 tỷ đồng, tăng gần 26% so với năm 2020.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết về hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển

Chương này hệ thống hóa các khái niệm lý luận làm nền tảng cho phân tích thực trạng. Nội dung bao gồm: tổng quan về nghiệp vụ giao nhận (khái niệm, đặc điểm, phân loại), tổng quan về người giao nhận (khái niệm và vai trò theo FIATA), và tổng quan về giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển (các phương thức gửi hàng FCL/LCL/kết hợp, các loại chứng từ chính, quy trình 7 bước chuẩn).

Phần cuối chương phân tích hệ thống các nhân tố tác động đến hoạt động giao nhận FCL tại doanh nghiệp, bao gồm nhóm nhân tố bên trong (cơ sở vật chất–kỹ thuật, tiềm lực tài chính, nguồn nhân lực) và nhóm nhân tố bên ngoài (môi trường chính trị–pháp luật với các hiệp định FTA, WTO; môi trường kinh tế; hệ thống công nghệ thông tin; và đối thủ cạnh tranh). Đây là khung phân tích được áp dụng trực tiếp để đánh giá thực trạng ở Chương 3.

Chương 3: Thực trạng hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty CP UPS Việt Nam

Đây là chương trọng tâm của khóa luận. Tác giả phân tích kết quả kinh doanh giao nhận giai đoạn 2020–2022 theo ba mảng: xuất khẩu đường biển, nhập khẩu đường biển và đường hàng không.

Mảng Doanh thu 2020 Doanh thu 2021 Doanh thu 2022
Xuất khẩu đường biển 347,92 tỷ (44,53%) 418,68 tỷ (45,37%) 417,37 tỷ (45,86%)
Nhập khẩu đường biển 148,81 tỷ (19,04%) 164,18 tỷ (17,80%) 160,78 tỷ (17,66%)
Đường hàng không 284,63 tỷ (36,43%) 340 tỷ (36,83%) 332 tỷ (36,48%)
Tổng 781,36 tỷ 922,86 tỷ 910,15 tỷ

Về sản lượng FCL, năm 2021 xuất khẩu FCL đạt 168.000 TEUs, tăng 29,23% so với 130.000 TEUs năm 2020; năm 2022 giảm nhẹ còn 164.200 TEUs (giảm 3,8%). Thị trường châu Mỹ chiếm tỷ trọng ổn định khoảng 72% tổng sản lượng FCL qua các năm. Về cơ cấu mặt hàng, nội thất và thiết bị gia dụng chiếm tỷ trọng cao nhất với trung bình 62.400 TEUs (40%), tiếp theo là điện tử và linh kiện (30%), quần áo và vải (20%), đồ chơi và hobby (10%).

Chương 3 mô tả chi tiết quy trình giao nhận xuất khẩu hàng FCL theo chỉ định của Costco, gồm 11 bước vận hành thực tế tại bộ phận SCS: (1) Nhận yêu cầu và xác nhận đơn đặt hàng (PO); (2) Xác nhận yêu cầu đặt chỗ và tạo SO trên hệ thống Order Watch; (3) Đặt chỗ hãng tàu và gửi Booking Confirmation cho Shipper; (4) Hạ container và làm thủ tục hải quan hàng xuất; (5) Gửi SI và VGM đến hãng tàu; (6) Tạo FCR, khai ISF và nhập Local Charge lên hệ thống E2K; (7) Thu thập chứng từ; (8) Tạo dữ liệu đơn hàng lên E2K và Order Watch; (9) Tải chứng từ (Shipping Docs) lên E2K; (10) Gửi thông tin hàng xuất; (11) Xuất hóa đơn và gửi OFCR.

Hai hệ thống công nghệ cốt lõi được phân tích: Order Watch (quản lý đơn hàng, theo dõi tình trạng hàng, kết nối ba bên UPS–Costco–nhà sản xuất) và E2K (Emcom 2000, hoạt động theo nguyên lý EDI — trao đổi dữ liệu điện tử, quản lý routing, tạo FCR, khai báo ISF, nhập Local Charges, xuất hóa đơn). Sản lượng mặt hàng gỗ và nội thất vận chuyển từ Việt Nam sang Mỹ cho Costco đạt trung bình hơn 37.000 container 40 feet cao mỗi năm.

Phần đánh giá thực trạng chỉ ra những mặt đạt được (hệ thống vận hành đồng bộ, quy trình chuẩn hóa, năng lực xử lý khối lượng lớn) và những mặt còn hạn chế liên quan đến hệ thống, phân bổ công việc, quản lý chứng từ và các tình huống phát sinh chưa được cập nhật trên hệ thống.

Chương 4: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty Cổ phần UPS Việt Nam

Chương đề xuất giải pháp dựa trên các thách thức và định hướng phát triển đã được xác định từ Chương 3. Tác giả đề xuất bốn nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Nâng cấp hệ thống và xem xét việc sử dụng hệ thống mới: Trên cơ sở so sánh thời gian xử lý và ưu/khuyết điểm của 3 hệ thống (theo Bảng 4.1), tác giả đề xuất phương án tối ưu hoá hoặc thay thế hệ thống phù hợp hơn với nhu cầu vận hành thực tế.
  2. Phân bổ lại công việc và nâng cao năng lực nhân viên: Dựa trên phân tích đơn hàng của các nhóm (Bảng 4.2) và bảng so sánh phân bổ công việc trước và sau điều chỉnh (Bảng 4.3), tác giả đề xuất cơ cấu lại khối lượng công việc giữa các nhân viên trong nhóm Costco nhằm giảm tải và tăng hiệu quả.
  3. Áp dụng thu phí nộp trễ chứng từ: Đề xuất cơ chế phí nhằm khuyến khích các nhà máy/shipper gửi chứng từ đúng hạn, hạn chế tình trạng chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
  4. Cập nhật thêm các trường hợp trên hệ thống: Bổ sung các tình huống ngoại lệ và phát sinh thực tế vào quy trình hệ thống để giảm xử lý thủ công và tăng tính tự động hóa.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính kèm số liệu từ văn bản:

  • Xuất khẩu FCL bằng đường biển là mảng đóng góp doanh thu cao nhất, chiếm 44–46% tổng doanh thu UPS SCS trong giai đoạn 2020–2022.
  • Sản lượng xuất khẩu FCL đạt đỉnh năm 2021 với 168.000 TEUs, tăng 29,23% so với năm 2020 (130.000 TEUs); năm 2022 giảm nhẹ còn 164.200 TEUs.
  • Thị trường châu Mỹ duy trì tỷ trọng ổn định khoảng 72% tổng sản lượng FCL.
  • Lợi nhuận sau thuế năm 2021 đạt 81,74 tỷ đồng (tăng 25,79% so với 2020); năm 2022 đạt 79,15 tỷ đồng.
  • Bộ phận SCS chiếm khoảng 35,6% tổng nhân sự của công ty và được UPS khu vực châu Á Thái Bình Dương đánh giá là đơn vị hoạt động tốt và phát triển nhanh nhất vùng.

Giải pháp và kiến nghị tác giả đề xuất: Bốn nhóm giải pháp chính được đề xuất (như trình bày ở Chương 4): nâng cấp/thay thế hệ thống, phân bổ lại công việc, áp dụng phí nộp trễ chứng từ, và cập nhật tình huống lên hệ thống. Các giải pháp hướng đến giảm thời gian xử lý, tăng độ chính xác và tự động hóa quy trình.

Đóng góp so với nghiên cứu trước: Tác giả không trực tiếp so sánh với các nghiên cứu trước đó, nhưng đóng góp thực tiễn nổi bật là mô tả chi tiết quy trình vận hành giao nhận FCL theo chỉ định của nhà bán lẻ quốc tế (mô hình Costco) với hai hệ thống E2K và Order Watch — đây là tình huống thực tế chưa được tài liệu học thuật tiếng Việt đề cập cụ thể. Khóa luận cũng cung cấp bộ số liệu kinh doanh nội bộ của UPS SCS Việt Nam giai đoạn 2020–2022 làm cơ sở phân tích thực trạng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Tác giả thừa nhận trong Lời cảm ơn rằng bài khóa luận được hoàn thành trong thời gian 4 tháng thực tập và kiến thức còn nhiều hạn chế. Cụ thể:

  • Phạm vi hẹp: Nghiên cứu chỉ tập trung vào nhóm Costco thuộc bộ phận xuất khẩu đường biển; chưa mở rộng sang nhóm Dollar Tree và các khách hàng khác của UPS SCS tại Việt Nam.
  • Thời gian số liệu: Dữ liệu kinh doanh chỉ bao gồm giai đoạn 2020–2022, chưa phản ánh diễn biến sau năm 2022.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Có thể mở rộng so sánh quy trình giao nhận FCL giữa nhiều nhóm khách hàng khác nhau tại UPS, hoặc nghiên cứu so sánh quy trình giữa UPS và các công ty giao nhận đa quốc gia cùng lĩnh vực tại Việt Nam như DHL, DSV, FedEx. Hướng khác là đánh giá hiệu quả sau khi các giải pháp được triển khai thực tế.

Giá trị tham khảo

Khóa luận phù hợp làm tài liệu tham khảo cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kinh doanh Quốc tế, Logistics và Quản trị Chuỗi cung ứng muốn tìm hiểu quy trình vận hành giao nhận FCL xuất khẩu tại một công ty giao nhận đa quốc gia hoạt động thực tế tại Việt Nam.
  • Sinh viên thực hiện đề tài tương tự về hoạt động giao nhận xuất khẩu đường biển tại các công ty như Kuehne+Nagel, Expeditors, DB Schenker hay các forwarder nội địa có khách hàng bán lẻ Hoa Kỳ.
  • Nhân viên mới gia nhập bộ phận giao nhận đường biển có thể tham khảo phần mô tả chi tiết 11 bước quy trình thực tế tại UPS, bao gồm các bước khai ISF, tạo FCR, sử dụng hệ thống E2K và Order Watch.
  • Người nghiên cứu về mô hình quản lý đơn hàng theo chỉ định nhà bán lẻ (vendor compliance, order management) trong chuỗi cung ứng xuất khẩu từ Việt Nam sang Hoa Kỳ có thể khai thác phần phân tích Chương 3 về mô hình Costco–UPS–nhà sản xuất Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. UPS Việt Nam phục vụ những khách hàng bán lẻ nào trong mảng xuất khẩu FCL đường biển, và khối lượng vận chuyển cụ thể là bao nhiêu? Hai khách hàng chính của bộ phận SCS trong mảng xuất khẩu FCL đường biển là Costco Wholesale và Dollar Tree — đều là các đại lý bán lẻ lớn của Hoa Kỳ. Riêng nhóm Costco, sản lượng vận chuyển từ Việt Nam sang Mỹ đạt trung bình hơn 37.000 container 40 feet cao mỗi năm, chủ yếu là mặt hàng gỗ và nội thất.

2. Hệ thống E2K và Order Watch khác nhau như thế nào trong quy trình giao nhận tại UPS? Order Watch là hệ thống quản lý đơn hàng (PO), theo dõi tình trạng hàng trước và sau khi tàu chạy, đồng thời là cầu nối giữa UPS, Costco và nhà sản xuất. E2K (Emcom 2000) hoạt động theo nguyên lý EDI, có chức năng quản lý routing, tạo FCR, khai báo ISF cho hàng đi Mỹ, nhập Local Charges và xuất hóa đơn. Hai hệ thống hoạt động song song và liên kết dữ liệu với nhau trong suốt vòng đời một lô hàng.

3. Điều kiện nào để một yêu cầu đặt chỗ của nhà máy được UPS xác nhận là hợp lệ? Theo quy trình của UPS cho khách hàng Costco, yêu cầu đặt chỗ phải được nhà máy gửi trước ít nhất 45 ngày so với ngày đầu tiên của Ship Window (SW). Ngoài ra, thông tin trên SO (số mặt hàng, số lượng, mô tả hàng hóa) phải khớp với PO mà Costco đã gửi về hệ thống UPS. Yêu cầu không đáp ứng hai điều kiện này sẽ không được xử lý cho đến khi có xác nhận từ phía Costco.

4. Mảng xuất khẩu FCL bằng đường biển chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng doanh thu của UPS SCS Việt Nam? Theo số liệu từ báo cáo kế toán bộ phận SCS, doanh thu xuất khẩu đường biển chiếm tỷ trọng cao nhất và ổn định trong giai đoạn 2020–2022: 44,53% (năm 2020 — 347,92 tỷ đồng), 45,37% (năm 2021 — 418,68 tỷ đồng) và 45,86% (năm 2022 — 417,37 tỷ đồng). Vận tải đường biển (xuất và nhập khẩu cộng lại) chiếm hơn 60% tổng doanh thu SCS trong cả ba năm.

5. Nguyên nhân nào dẫn đến sự sụt giảm sản lượng xuất khẩu FCL và doanh thu của UPS Việt Nam vào năm 2022? Theo phân tích trong khóa luận, năm 2022 sản lượng xuất khẩu FCL giảm khoảng 4% so với 2021 (từ 168.000 TEUs xuống 164.200 TEUs), doanh thu giảm khoảng 12 tỷ đồng. Nguyên nhân chính gồm: tăng trưởng kinh tế toàn cầu suy giảm sau đại dịch, khối lượng hàng hóa vận chuyển giảm ở cả đường biển và đường hàng không, cạnh tranh thị phần gia tăng từ các đối thủ lớn như DHL, DSV, FedEx, và chi phí vận hành vẫn ở mức cao do khan hiếm container rỗng và các phụ phí liên tục tăng.

Kết luận

Khóa luận cung cấp một mô tả có hệ thống về hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, kết hợp giữa khung lý thuyết chuẩn của ngành logistics và phân tích thực trạng dựa trên số liệu nội bộ giai đoạn 2020–2022. Điểm đặc thù của nghiên cứu là mô tả chi tiết quy trình vận hành thực tế 11 bước theo chỉ định của nhà bán lẻ Costco, bao gồm cách vận hành hai hệ thống E2K và Order Watch trong thực tiễn doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất bốn nhóm giải pháp hướng đến tăng tính tự động hóa, tối ưu phân bổ nhân lực và tăng cường kỷ luật chứng từ. Phạm vi nghiên cứu giới hạn ở nhóm Costco trong bộ phận SCS và giai đoạn 2020–2022 đặt ra không gian để các nghiên cứu tiếp theo mở rộng sang các nhóm khách hàng khác hoặc so sánh đa công ty trong cùng lĩnh vực.