Tổng quan nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và quản lý tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục. Tại Việt Nam, mặc dù KSNB đã phát triển mạnh trong doanh nghiệp, nhưng ở các đơn vị sự nghiệp, khái niệm này vẫn còn khá mới mẻ và chưa được phổ biến rộng rãi. Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng, với lịch sử hơn 107 năm đào tạo và phát triển, đang đứng trước thách thức lớn khi được giao quyền tự chủ tài chính và tổ chức bộ máy. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường nhằm nâng cao tính hiệu quả, bảo vệ tài sản, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật là mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu này.

Nghiên cứu tập trung khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng trong giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2013, dựa trên các tiêu chuẩn của báo cáo INTOSAI 2004 và COSO 1992. Qua đó, đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của nhà trường. Việc nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong bối cảnh các đơn vị sự nghiệp được trao quyền tự chủ, đồng thời góp phần làm phong phú thêm lý luận về KSNB trong khu vực công, hỗ trợ các đơn vị hành chính sự nghiệp khác trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai khung lý thuyết chính về hệ thống kiểm soát nội bộ:

  • Báo cáo COSO 1992: Định nghĩa KSNB là một quá trình do người quản lý và nhân viên thực hiện nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý về hiệu quả hoạt động, tính tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. COSO xác định năm thành phần cấu thành hệ thống KSNB gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

  • Báo cáo INTOSAI 2004: Áp dụng cho khu vực công, INTOSAI định nghĩa KSNB là quá trình do nhà quản lý và nhân viên chi phối nhằm đối phó với rủi ro và đảm bảo thực hiện sứ mệnh của tổ chức. INTOSAI nhấn mạnh các mục tiêu chung của KSNB gồm: thực hiện trật tự, đạo đức, kinh tế, hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động; hoàn thành nghĩa vụ báo cáo; tuân thủ pháp luật; bảo vệ tài nguyên tránh mất mát và sử dụng sai mục đích.

Các khái niệm chuyên ngành được sử dụng bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, quyền tự chủ tài chính.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận khoa học kết hợp định tính và định lượng:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập từ khảo sát bảng hỏi gửi đến cán bộ quản lý và nhân viên các phòng ban, khoa, bộ môn của Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng; phỏng vấn sâu; quan sát thực tế các hoạt động kiểm soát nội bộ; phân tích tài liệu nội bộ và văn bản pháp luật liên quan.

  • Cỡ mẫu: 50 cán bộ quản lý và nhân viên thuộc Ban giám hiệu, Phòng Kế hoạch – Tài chính, Phòng Quản trị Đời sống, Phòng CTCT-HSSV, Phòng Đào tạo, Bộ môn Kinh tế, Khoa Cơ khí, Khoa Giáo dục đại cương.

  • Phương pháp chọn mẫu: Mẫu chọn theo phương pháp phi xác suất, tập trung vào các đối tượng có liên quan trực tiếp đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nhà trường.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích thống kê mô tả các câu trả lời khảo sát; so sánh tỷ lệ phần trăm các yếu tố đánh giá; phân tích nội dung phỏng vấn; đối chiếu với các tiêu chuẩn lý thuyết của COSO và INTOSAI; sử dụng bảng tổng hợp và biểu đồ để minh họa kết quả.

  • Timeline nghiên cứu: Thực hiện từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2013, bao gồm giai đoạn khảo sát, thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát:

    • 90% cán bộ quản lý đánh giá Ban giám hiệu xây dựng các nguyên tắc đạo đức và làm gương cho nhân viên.
    • Tuy nhiên, chỉ 60% cho biết các nguyên tắc đạo đức được phổ biến rộng rãi và có hướng dẫn cụ thể cho toàn bộ cán bộ viên chức (CBVC).
    • 70% cho rằng các nhiệm vụ được giao phù hợp và không gây áp lực quá mức, góp phần giảm thiểu sai sót.

  2. Năng lực nhân viên:

    • 90% đồng ý nhà trường phân công công việc dựa trên trình độ và năng lực.
    • Tuy nhiên, chỉ 70% nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống KSNB.
    • Đội ngũ giảng viên cơ hữu gồm 253 người, trong đó 19% có trình độ thạc sĩ trở lên, 11 người nghiên cứu sinh, 9 giảng viên đang học bồi dưỡng tại nước ngoài.
    • Nhân viên hành chính chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, chưa được đào tạo bài bản về quản lý và KSNB.

  3. Triết lý quản lý và phong cách điều hành:

    • 90% cho biết Ban giám hiệu lấy ý kiến các phòng ban khi xây dựng kế hoạch.
    • 90% khẳng định Ban giám hiệu ủy quyền rõ ràng cho nhân viên trong thực hiện công việc.
    • Ban giám hiệu áp dụng phong cách quản lý linh hoạt, vừa trực tiếp vừa tham vấn, giúp nâng cao hiệu quả quản lý.

  4. Cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự:

    • 90% đánh giá cơ cấu tổ chức phù hợp với hoạt động của trường, quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ.
    • Tuy nhiên, 70% cho biết một số cán bộ quản lý chưa có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp, đồng thời có hiện tượng kiêm nhiệm nhiều chức năng gây áp lực công việc.
    • Quy trình tuyển dụng được thực hiện bài bản với 8 bước từ xác định nhu cầu đến ký hợp đồng thử việc.
    • Năm học 2012-2013, trường tuyển mới 23 giảng viên, cho thôi việc 16 người, nghỉ hưu 4 người.
    • Một số chính sách nhân sự chưa thực sự tạo động lực mạnh mẽ cho CBVC.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng đã xây dựng được môi trường kiểm soát nội bộ tương đối tốt với sự quan tâm đúng mức đến tính chính trực và giá trị đạo đức. Tuy nhiên, việc phổ biến và hướng dẫn thực hiện các nguyên tắc đạo đức còn hạn chế, dẫn đến sự hiểu biết chưa đồng đều trong toàn trường. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính nhất quán trong thực thi KSNB.

Năng lực nhân viên là điểm mạnh với đội ngũ giảng viên có trình độ cao, nhưng nhân viên hành chính còn thiếu kỹ năng và nhận thức về vai trò trong KSNB, gây khó khăn trong việc duy trì và phát triển hệ thống. So với các nghiên cứu trong ngành giáo dục, việc đầu tư vào đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên là yếu tố quyết định để hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả.

Phong cách quản lý linh hoạt của Ban giám hiệu giúp tạo sự đồng thuận và phát huy sáng kiến của các phòng ban, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức còn tồn tại hạn chế về nhân sự quản lý chưa đồng bộ về trình độ và hiện tượng kiêm nhiệm nhiều chức năng, làm giảm hiệu quả công việc.

Quy trình tuyển dụng và chính sách nhân sự được xây dựng bài bản nhưng chưa phát huy hết hiệu quả trong việc thu hút và giữ chân nhân tài, đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh nguồn nhân lực ngày càng gay gắt. Việc này cần được cải thiện để đảm bảo nguồn lực con người đáp ứng yêu cầu phát triển của nhà trường.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các bảng tổng hợp tỷ lệ phần trăm câu trả lời khảo sát và biểu đồ cột thể hiện mức độ đồng thuận của cán bộ về từng yếu tố trong hệ thống KSNB, giúp minh họa rõ nét các điểm mạnh và hạn chế.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường phổ biến và hướng dẫn thực hiện các nguyên tắc đạo đức

    • Xây dựng bộ quy tắc ứng xử chi tiết cho toàn bộ CBVC, không chỉ giảng viên.
    • Tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo định kỳ về đạo đức nghề nghiệp và kiểm soát nội bộ.
    • Chủ thể thực hiện: Ban giám hiệu phối hợp Phòng Tổ chức Hành chính.
    • Timeline: Triển khai trong 6 tháng đầu năm học 2024.

  2. Nâng cao năng lực và nhận thức của nhân viên hành chính

    • Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý, kiểm soát nội bộ và kỹ năng nghiệp vụ.
    • Xây dựng chương trình đào tạo liên tục và đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Đào tạo phối hợp Phòng Tổ chức Hành chính.
    • Timeline: Triển khai trong năm học 2024-2025.

  3. Cải tiến cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ

    • Rà soát, điều chỉnh cơ cấu tổ chức để giảm kiêm nhiệm, phân bổ công việc hợp lý.
    • Tuyển dụng bổ sung cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn phù hợp.
    • Chủ thể thực hiện: Ban giám hiệu và Phòng Tổ chức Hành chính.
    • Timeline: Hoàn thành trong quý III năm 2024.

  4. Hoàn thiện chính sách nhân sự nhằm thu hút và giữ chân nhân tài

    • Xây dựng chính sách khen thưởng, phụ cấp hấp dẫn hơn cho cán bộ có thành tích xuất sắc.
    • Tăng cường hỗ trợ học tập nâng cao trình độ, đặc biệt cho giảng viên trẻ.
    • Chủ thể thực hiện: Ban giám hiệu và Phòng Tổ chức Hành chính.
    • Timeline: Triển khai từ đầu năm học 2024.

  5. Xây dựng hệ thống đánh giá và giám sát KSNB thường xuyên

    • Thiết lập quy trình giám sát định kỳ và đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ.
    • Sử dụng công nghệ thông tin để quản lý và báo cáo kết quả giám sát.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính Kế toán phối hợp Phòng KHCN và HTQT.
    • Timeline: Áp dụng từ quý IV năm 2024.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban giám hiệu và lãnh đạo các trường cao đẳng, đại học

    • Lợi ích: Hiểu rõ về xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù đơn vị sự nghiệp có thu.
    • Use case: Áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hoạt động đào tạo.

  2. Phòng Tổ chức Hành chính và Phòng Tài chính Kế toán các đơn vị sự nghiệp

    • Lợi ích: Nắm bắt quy trình, chính sách nhân sự và kiểm soát tài chính trong môi trường giáo dục.
    • Use case: Cải tiến quy trình tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân sự.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán, Quản trị giáo dục

    • Lợi ích: Tham khảo khung lý thuyết và phương pháp nghiên cứu về KSNB trong khu vực công.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu liên quan đến kiểm soát nội bộ và quản lý giáo dục.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục và tài chính công

    • Lợi ích: Hiểu rõ thực trạng và nhu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu.
    • Use case: Xây dựng chính sách, hướng dẫn và giám sát hiệu quả hoạt động của các đơn vị giáo dục công lập.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng đối với đơn vị sự nghiệp có thu?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là quá trình do nhà quản lý và nhân viên thực hiện nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả, bảo vệ tài sản và tuân thủ pháp luật. Đối với đơn vị sự nghiệp có thu, KSNB giúp sử dụng nguồn lực tiết kiệm, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng dịch vụ giáo dục.

  2. Các thành phần chính của hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo INTOSAI là gì?
    Bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

  3. Làm thế nào để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại một đơn vị?
    Có thể sử dụng phương pháp khảo sát bảng hỏi, phỏng vấn, quan sát thực tế và phân tích tài liệu nội bộ. Đánh giá dựa trên các tiêu chí về tính chính trực, năng lực nhân viên, cơ cấu tổ chức, hoạt động kiểm soát và hiệu quả truyền thông.

  4. Những khó khăn thường gặp khi triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng?
    Bao gồm: thiếu nhận thức và đào tạo về KSNB, cơ cấu tổ chức chưa phù hợp, nhân sự kiêm nhiệm nhiều chức năng, chính sách nhân sự chưa hiệu quả, và hạn chế trong việc phổ biến các quy định nội bộ.

  5. Giải pháp nào hiệu quả để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị sự nghiệp giáo dục?
    Tăng cường đào tạo và phổ biến quy định, cải tiến cơ cấu tổ chức, nâng cao năng lực nhân viên, hoàn thiện chính sách nhân sự, và xây dựng hệ thống giám sát thường xuyên. Ví dụ, tổ chức các khóa đào tạo định kỳ giúp nâng cao nhận thức và kỹ năng thực thi KSNB.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng đã được xây dựng tương đối hoàn chỉnh nhưng còn tồn tại một số hạn chế về phổ biến quy định, năng lực nhân viên và cơ cấu tổ chức.
  • Môi trường kiểm soát và phong cách quản lý của Ban giám hiệu là điểm mạnh giúp duy trì tính chính trực và hiệu quả hoạt động.
  • Năng lực nhân viên, đặc biệt là nhân viên hành chính, cần được nâng cao thông qua đào tạo bài bản và nâng cao nhận thức về vai trò trong KSNB.
  • Cơ cấu tổ chức cần được điều chỉnh để giảm kiêm nhiệm và tăng hiệu quả công việc, đồng thời hoàn thiện chính sách nhân sự nhằm thu hút và giữ chân nhân tài.
  • Các giải pháp đề xuất cần được triển khai trong vòng 1-2 năm tới nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB, góp phần phát triển bền vững nhà trường và đáp ứng yêu cầu tự chủ tài chính.

Call-to-action: Các đơn vị hành chính sự nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục, nên quan tâm và đầu tư xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững trong bối cảnh hội nhập và đổi mới hiện nay.