CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm quản trị và các chức năng quản trị 1. Khái niệm quản trị Có nhiều cách tiếp cận về quản trị: “Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu.
Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất” – [Bài giảng Quản trị học cản bản – Đại học thương mại].TS Phạm Vũ Luận: “Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích tức là đảm bảo hoàn thành công việc thông qua sự nỗ lực thực hiện của những người khác” – [Quản trị doanh nghiệp thương mại – NXB Thống kê 2004]. Từ các nghiên cứu, ta có thể hiểu khái niệm về quản trị như sau: “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức” – [Management Angelo Kinicki,Williams, Mc Graw Hill Irwin – New York (2006)]. Các chức năng quản trị Quá trình quản trị là quá trình thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệ mật thiết, đó là: hoạch định (phải làm gì), tổ chức (ai làm, làm cách nào), lãnh đạo (gây ảnh hưởng lên cách làm), kiểm soát (đảm bảo thực hiện kế hoạch).
- Hoạch định: + Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng khác đều phụ thuộc vào nó. + Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp) và phương tiện để đạt được mục tiêu. - Tổ chức: + Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền. SVTH: Ngô Thị Thuỳ Dung Lớp: K48K2 GVHD: Th.S Hoàng Thị Phi Yến 13 Khoá luận tốt nghiệp + Những công việc của tổ chức bao gồm: Xác định những việc phải làm, ai làm, phối hợp hành động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành trong tổ chức.
- Lãnh đạo: + Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt được mục tiêu. - Kiểm soát: + Xác định thành quả đạt được so với mục tiêu đề ra + Tìm nguyên nhân sai lệch và biện pháp để điều chỉnh, sửa sai Cần chú ý rằng sự phân định quá trình quản trị thành các chức năng quản trị nói trên chỉ mang tính chất tương đối, trên thực tế các chức năng này được thực hiện đồng thời, đan xen nhau trong toàn bộ quá trình quản trị. Không có sự khác biệt về chức năng quản trị giữa các nhà quản trị ở các cấp quản trị khác nhau mà chỉ có sự khác biệt về mức độ và sự nhấn mạnh đối với từng chức năng. Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức 1.
Khái niệm tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Khái niệm cơ cấu tổ chức Theo TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) –[Quản trị học – NXB Thống kê ]: “Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức”.Donnelly Jr, Jame L.Gibson và John M.Iranclevich (2001) [Quản trị học căn bản – NXB Thống kê]: “Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống, tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hành động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người”. SVTH: Ngô Thị Thuỳ Dung Lớp: K48K2 GVHD: Th.S Hoàng Thị Phi Yến 14 Khoá luận tốt nghiệp Hay: “Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định” – [Bài giảng Quản trị học – Trường Đại học Thương Mại] 1. Khái niệm phân quyền Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – [ Quản trị học – NXB Thống kê] “Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”.
- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. - Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. - Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. * Khái niệm tầm hạn quản trị: Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất, tức là việc quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng và có kết quả.
Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên 12 hay 15 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2 – 3 người khi công việc mà cấp dưới của nhà quản trị thực hiện là phức tạp. Các nội dung lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp 1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp - Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận.
Ví dụ: Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại. - Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại. SVTH: Ngô Thị Thuỳ Dung Lớp: K48K2 GVHD: Th.S Hoàng Thị Phi Yến 15 Khoá luận tốt nghiệp - Tính tiêu chuẩn hoá: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội dung, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hoá cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức.
Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Vai trò và ảnh hưởng của người quản lý với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là rất quan trọng, việc áp dụng một mô hình tổ chức nào đó để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh là tùy thuộc vào nhà quản trị. Để xây dựng một cơ cấu hợp lý đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc: - Tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng”. Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận ( hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức.
Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định. - Thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. - Tính cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức.
- Độ tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành. - Tính linh hoạt: SVTH: Ngô Thị Thuỳ Dung Lớp: K48K2 GVHD: Th.S Hoàng Thị Phi Yến 16 Khoá luận tốt nghiệp Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. - Tính hiệu quả: Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về). Một số mô hình cơ cấu tổ chức căn bản 1.
Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến) - Đặc điểm: Quyền hành quản lý tập trung cao độ vào tay một người, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều, mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó - Mô hình: Tổng giám đốc Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Giám đốc tuyến 4 Mô hình 1.