Khóa luận hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty CP Thực phẩm Quốc tế Alpha

Chương 1 của khóa luận tập trung vào việc làm rõ các lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. 61 trang · Đại học Thương Mại · 2016.

• Tác giả: Ngô Thị Thuỳ Dung
• Người hướng dẫn: Th.S Hoàng Thị Phi Yến
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha
• Loại tài liệu: khoá luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP
• 1.1. Các khái niệm có liên quan
• 1.1.1. Khái niệm quản trị và các chức năng quản trị
• 1.1.1.1. Khái niệm quản trị
• 1.1.1.2. Các chức năng quản trị
• 1.1.2. Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức
• 1.1.2.1. Khái niệm tổ chức
• 1.1.2.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức
• 1.2. Các nội dung lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp
• 1.2.1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
• 1.2.2. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
• 1.2.3. Một số mô hình cơ cấu tổ chức căn bản
• 1.2.3.1. Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến)
• 1.2.3.2. Mô hình tổ chức chức năng
• 1.2.3.3. Mô hình tổ chức theo sản phẩm
• 1.2.3.4. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý
• 1.2.3.5. Mô hình tổ chức định hướng khách hàng
• 1.2.3.6. Mô hình tổ chức ma trận
• 1.2.3.7. Mô hình tổ chức hỗn hợp
• 1.2.4. Phân quyền trong doanh nghiệp
• 1.2.4.1. Các hình thức phân quyền trong doanh nghiệp
• 1.2.4.2. Các yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền
• 1.2.4.3. Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp
• 1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại doanh nghiệp
• 1.2.5.1. Nhân tố chủ quan
• 1.2.5.1.1. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
• 1.2.5.1.2. Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• 1.2.5.1.3. Công nghệ của doanh nghiệp
• 1.2.5.1.4. Quy mô của doanh nghiệp
• 1.2.5.1.5. Con người và trang thiết bị
• 1.2.5.2. Nhân tố khách quan
• 1.2.5.2.1. Môi trường chung
• 1.2.5.2.2. Môi trường đặc thù
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM QUỐC TẾ ALPHA
• 2.1. Khái quát về doanh nghiệp
• 2.1.1. Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp
• 2.1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2013-2015
• 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
• 2.2.1. Tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
• 2.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
• 2.2.2.1. Nhân tố chủ quan
• 2.2.2.2. Nhân tố khách quan
• 2.2.3. Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp
• 2.2.3.1. Thông qua phiếu điều tra
• 2.2.3.2. Thông qua kết quả phỏng vấn
• 2.2.4. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp
• 2.2.4.1. Về cơ cấu tổ chức
• 2.2.4.2. Về phân quyền
• 2.2.5. Các kết luận thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
• 2.2.5.1. Nhược điểm
• 2.2.5.2. Nguyên nhân của sự thành công
• 2.2.5.3. Nguyên nhân của sự tồn tại
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM QUỐC TẾ ALPHA
• 3.1. Phương hướng hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian tới
• 3.2. Quan điểm về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền
• 3.3. Các đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
• 3.3.1. Đề xuất một số giải pháp
• 3.3.1.1. Tái cấu trúc công ty theo hướng hình thành cơ cấu tổ chức mới có thể đáp ứng được yêu cầu chiến lược trong thời gian tới
• 3.3.1.2. Tăng tính tiêu chuẩn hoá và giảm mức độ tập trung đang quá cao trong cơ cấu tổ chức của công ty
• 3.3.1.3. Tăng cường chức năng của phòng hành chính – nhân sự
• 3.3.1.4. Tiến hành cơ cấu lại nhân viên trong công ty
• 3.3.1.5. Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý
• 3.3.2. Kiến nghị với Nhà nước
• 3.3.2.1. Dành cho công ty sự quan tâm chỉ đạo và hỗ trợ
• 3.3.2.2. Chính sách quản lý ngành, lĩnh vực kinh doanh
• DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

Chương 1 của khóa luận tập trung vào việc làm rõ các lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. Các khái niệm liên quan như quản trị, tổ chức, và cơ cấu tổ chức được phân tích chi tiết. Đặc biệt, khóa luận nhấn mạnh vai trò của cơ cấu tổ chức trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức và các mô hình tổ chức cơ bản như mô hình trực tuyến, chức năng, theo sản phẩm, và ma trận cũng được trình bày.

1.1. Khái niệm và vai trò của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức được định nghĩa là sự sắp xếp các bộ phận và đơn vị trong doanh nghiệp thành một thể thống nhất, với mối quan hệ rõ ràng về nhiệm vụ và quyền hạn. Theo TS Nguyễn Thị Liên Diệp, cơ cấu tổ chức tạo ra một môi trường nội bộ thuận lợi, giúp các cá nhân và bộ phận hoạt động hiệu quả hướng tới mục tiêu chung. Điều này đặc biệt quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, nơi mà sự phối hợp giữa các bộ phận là yếu tố then chốt để đạt được thành công.

1.2. Phân quyền trong doanh nghiệp

Phân quyền là quá trình giao quyền hạn và trách nhiệm từ cấp quản lý cao xuống các cấp thấp hơn. Khóa luận chỉ ra rằng, phân quyền hiệu quả giúp tăng tính linh hoạt và tốc độ ra quyết định trong doanh nghiệp. Các yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền bao gồm sự rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm, và sự phù hợp với năng lực của nhân viên. Đây là yếu tố quan trọng trong quản lý tổ chức, đặc biệt là trong các công ty thực phẩm như Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha.

II. Thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha

Chương 2 phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha. Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu như điều tra, phỏng vấn, và phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp để đánh giá tình hình hiện tại. Kết quả cho thấy, mặc dù công ty có cơ cấu tổ chức đầy đủ, nhưng sự phối hợp giữa các phòng ban chưa chặt chẽ, dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao. Phân quyền cũng chưa được thực hiện một cách tối ưu, gây ra sự chồng chéo trong trách nhiệm và quyền hạn.

2.1. Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại

Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha được đánh giá là khá đầy đủ với các phòng ban chức năng như sản xuất, kinh doanh, và nhân sự. Tuy nhiên, sự phối hợp giữa các phòng ban chưa được chặt chẽ, dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao. Điều này ảnh hưởng đến quản lý tổ chức và khả năng đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi của thị trường.

2.2. Phân tích phân quyền hiện tại

Phân quyền tại công ty chưa được thực hiện một cách tối ưu. Có sự chồng chéo trong trách nhiệm và quyền hạn giữa các phòng ban, dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong quá trình ra quyết định. Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến quản trị doanh nghiệp, nơi mà sự rõ ràng trong phân quyền là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu kinh doanh.

III. Đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền

Chương 3 đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha. Các giải pháp bao gồm tái cấu trúc công ty theo hướng hình thành cơ cấu tổ chức mới, tăng tính tiêu chuẩn hóa, và giảm mức độ tập trung quyền lực. Khóa luận cũng đề xuất việc tăng cường chức năng của phòng hành chính – nhân sự và ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý tổ chức.

3.1. Tái cấu trúc cơ cấu tổ chức

Một trong những đề xuất chính là tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của công ty theo hướng hình thành một cơ cấu tổ chức mới, phù hợp với chiến lược phát triển trong tương lai. Điều này bao gồm việc tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung quyền lực, giúp công ty linh hoạt hơn trong việc đáp ứng các thay đổi của thị trường.

3.2. Cải tiến phân quyền

Khóa luận đề xuất việc cải tiến phân quyền bằng cách xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban và cá nhân. Điều này giúp giảm thiểu sự chồng chéo và tăng hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý tổ chức cũng được đề xuất để tăng cường hiệu quả làm việc.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha" do sinh viên Ngô Thị Thuỳ Dung (Lớp K48K2, Khoa Quản trị doanh nghiệp, Trường Đại học Thương Mại) thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của Th.S Hoàng Thị Phi Yến.

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và áp lực cạnh tranh gia tăng trên thị trường thực phẩm, việc kiện toàn bộ máy quản trị đóng vai trò quyết định đến năng suất lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha (Alphafood JSC) được thành lập từ tháng 01/2010 với định hướng phát triển các sản phẩm đặc trưng truyền thống kết hợp hiện đại, hướng tới mô hình kinh doanh đa ngành (sản xuất thực phẩm, bánh kẹo, nước mắm, phân phối bán buôn, bán lẻ). Tuy nhiên, sau hơn 5 năm vận hành và mở rộng quy mô, bộ máy quản lý của công ty bộc lộ nhiều điểm nghẽn: các phòng ban chưa phối hợp chặt chẽ, việc phân công lao động chưa tương xứng với năng lực, công nghệ và phần mềm quản trị lạc hậu, quyền lực điều hành tập trung quá mức vào cấp lãnh đạo cao nhất dẫn đến tình trạng quá tải, giảm sút hiệu quả xử lý công việc và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh.

Mục tiêu chung của đề tài là đề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha trong giai đoạn tiếp theo, định hướng đến năm 2020. Để đạt được mục tiêu này, tác giả xác định ba nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

1. Hệ thống hóa các cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.
2. Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy và hoạt động phân quyền tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha qua các dữ liệu thực tế giai đoạn 2013–2015.
3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty đến năm 2020.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác định rõ ràng:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng cơ cấu tổ chức và hoạt động phân quyền của Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha.
• Phạm vi không gian: Các phòng ban chức năng, ban giám đốc và các đơn vị trực thuộc của Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha tại Lô E13 và E14, Cụm công nghiệp đa nghề Đông Thọ, huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh.
• Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động của công ty trong giai đoạn 3 năm (2013, 2014, 2015); các định hướng và giải pháp hoàn thiện được xây dựng cho giai đoạn 2016–2020.
• Phạm vi nội dung: Tập trung nghiên cứu mối quan hệ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa ban giám đốc và các phòng ban trực thuộc trong bộ máy quản trị doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các giáo trình và tài liệu học thuật chuyên ngành Quản trị học của Trường Đại học Thương Mại, tài liệu của TS. Phạm Vũ Luận (2004), PGS.TS. Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Donnelly Jr., James L. Gibson & John M. Ivancevich (2001), cùng lý thuyết quản trị của Kinicki & Williams (2006).

Các nội dung lý luận trọng tâm bao gồm:

• Khái niệm quản trị và 4 chức năng cơ bản: Hoạch định (xác định mục tiêu, biện pháp), Tổ chức (thiết kế bộ máy, giao việc, phân quyền), Lãnh đạo (động viên, thúc đẩy nhân sự) và Kiểm soát (đánh giá, sửa sai).
• Thuộc tính cơ cấu tổ chức: Tính tập trung (mức độ phân tán quyền lực), Tính phức tạp (số lượng cấp bậc và khâu quản trị) và Tính tiêu chuẩn hóa (mức độ ràng buộc hành vi thông qua quy chế, thủ tục).
• 6 nguyên tắc thiết kế tổ chức: Tương thích giữa hình thức và chức năng ("hình thức phải đi sau chức năng"), Thống nhất chỉ huy, Tính cân đối (cân đối quyền hạn - trách nhiệm), Độ tin cậy thông tin, Tính linh hoạt và Tính hiệu quả kinh tế.
• 7 mô hình cơ cấu tổ chức căn bản: Mô hình đơn giản (trực tuyến), chức năng, theo sản phẩm, theo khu vực địa lý, định hướng khách hàng, ma trận và hỗn hợp.
• Lý thuyết phân quyền và tầm hạn quản trị: Phân quyền theo chức năng, phân quyền theo chiến lược; 4 nguyên tắc phân quyền (chức trách rõ ràng, không giao quyền vượt cấp, đảm bảo khống chế có kết quả, ứng biến quyền hành); quy trình phân quyền 4 bước (Xác định mục tiêu $\rightarrow$ Giao nhiệm vụ $\rightarrow$ Giao quyền hạn $\rightarrow$ Kiểm tra, theo dõi); định mức tầm hạn quản trị tối ưu (4–8 nhân viên đối với công việc thông thường, 12–15 nhân viên với việc đơn giản, 2–3 nhân viên với việc phức tạp).
• Nhân tố ảnh hưởng: Nhóm nhân tố chủ quan (chiến lược kinh doanh, chức năng nhiệm vụ, công nghệ, quy mô, con người và trang thiết bị) và nhóm nhân tố khách quan (môi trường kinh tế, pháp luật, chính trị - xã hội, văn hóa, khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và chính sách quản lý ngành của Nhà nước).

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn nhằm thu thập và phân tích dữ liệu:

• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
  • Quan sát thực tế: Ghi nhận hành vi ứng xử quản trị và tác nghiệp tại các phòng ban.
  • Khảo sát điều tra bảng hỏi: Thiết kế phiếu điều tra trắc nghiệm đánh giá cơ cấu tổ chức và mức độ phân quyền; phát ra 40 phiếu cho cán bộ, nhân viên công ty và thu về 36 phiếu hợp lệ.
  • Phỏng vấn chuyên sâu: Phỏng vấn trực tiếp ông Dương Anh Tuấn – Giám đốc sản xuất của công ty về thực trạng phân công công việc, nhân sự và các vướng mắc vận hành.
• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa số liệu báo cáo tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo cơ cấu lao động giai đoạn 2013–2015 do Phòng Kế toán – Tài chính và Phòng Hành chính – Nhân sự cung cấp, kết hợp tài liệu giới thiệu từ website doanh nghiệp.
• Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chứng (phân tích biến động các chỉ tiêu tài chính, lao động qua các năm 2013–2014 và 2014–2015) và phương pháp phân tích kinh tế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp

Chương 1 tổng hợp các khái niệm học thuật về quản trị, tổ chức, cơ cấu tổ chức và phân quyền. Tác giả phân tích chi tiết đặc điểm cấu trúc, 6 nguyên tắc xây dựng bộ máy và so sánh ưu - nhược điểm của 7 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến. Đồng thời, chương này làm rõ các yêu cầu về tâm lý lãnh đạo trong phân quyền (tin tưởng cấp dưới, chấp nhận thất bại, không can thiệp vụn vặt), tiến trình 4 bước ủy quyền và mối quan hệ chặt chẽ giữa mức độ phân quyền với tầm hạn quản trị. Tác giả cũng phân loại có hệ thống các nhân tố môi trường bên trong (chủ quan) và bên ngoài (khách quan) chi phối trực tiếp đến việc tái lập cấu trúc tổ chức.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha

Chương 2 trình bày tổng quan về Alphafood JSC (thành lập 01/2010, vốn điều lệ 10 tỷ đồng, tiền thân từ cơ sở sản xuất bánh kẹo truyền thống tại Hà Nội từ năm 1980; trụ sở tại CCN Đông Thọ, Bắc Ninh) và đi sâu phân tích thực trạng vận hành bộ máy thông qua hệ thống số liệu cụ thể:

Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Alphafood JSC giai đoạn 2013–2015 (Đơn vị: Triệu đồng)

Chỉ tiêu	Năm 2013	Năm 2014	Năm 2015	So sánh 2014/2013 (%)	So sánh 2015/2014 (%)
Doanh thu thuần	58.963,25	60.956,78	61.640,67	+3,38%	+1,12%
Lợi nhuận gộp	12.804,50	11.577,78	13.951,74	-9,58%	+20,50%
Chi phí tài chính	6,98	7,67	7,97	+9,89%	+3,91%
Chi phí bán hàng	3,63	4,25	4,49	+17,08%	+5,65%
Chi phí quản lý doanh nghiệp	5.982,24	7.001,63	7.559,80	+17,04%	+7,97%
Lợi nhuận thuần từ HĐKD	6.383,47	5.997,12	6.679,48	-6,05%	+11,38%
Lợi nhuận trước thuế	6.524,97	6.228,30	6.812,23	-4,55%	+9,38%
Lợi nhuận sau thuế	5.089,48	4.733,51	5.109,17	-6,99%	+7,94%

Bảng 2: Cơ cấu lao động của Alphafood JSC theo trình độ giai đoạn 2013–2015

Trình độ chuyên môn	Năm 2013 (Người)	Tỷ lệ 2013 (%)	Năm 2014 (Người)	Tỷ lệ 2014 (%)	Năm 2015 (Người)	Tỷ lệ 2015 (%)
Sau Đại học	2	0,79%	5	1,67%	10	2,25%
Đại học	15	5,93%	28	9,40%	69	15,54%
Cao đẳng	31	12,25%	48	16,11%	49	11,04%
Trung cấp	10	3,95%	16	5,37%	37	8,33%
Lao động phổ thông	195	77,08%	201	67,45%	279	62,84%
Tổng số	253	100%	298	100%	444	100%

Bảng 3: Kết quả điều tra thực trạng phân quyền tại Alphafood JSC ($n = 36$ phiếu)

Tiêu chí khảo sát	Phương án trả lời	Số phiếu	Tỷ lệ (%)
Sự phù hợp giữa năng lực và phân công công việc	Có	25/36	69,44%
	Không	5/36	13,88%
	Ý kiến khác	6/36	16,68%
Sự tương ứng giữa nhiệm vụ với quyền hạn và trách nhiệm	Có	27/36	75,00%
	Không	9/36	25,00%
Đánh giá tiêu chuẩn công việc, sát hạch, báo cáo	Rõ ràng, đầy đủ	13/36	36,11%
	Chưa rõ ràng, chưa đầy đủ	23/36	63,89%
Mức độ đáp ứng yêu cầu phân quyền trong thực tế	Tín nhiệm có mức độ	29/36	80,55%
	Sử dụng người một cách tin cậy	18/36	50,00%
	Tín nhiệm lẫn nhau	14/36	38,88%

Về mô hình tổ chức, Alphafood áp dụng cơ cấu hỗn hợp (kết hợp trực tuyến và chức năng), gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc và các khối trực thuộc: Giám đốc điều hành sản xuất (quản lý Phòng sản xuất, Nhà máy sản xuất bánh kẹo, Nhà máy sản xuất nước mắm), Giám đốc hành chính - nhân sự (Phòng HC-NS), Giám đốc xuất nhập khẩu (Phòng XNK), Giám đốc kinh doanh (Phòng KD) và Kế toán trưởng (Phòng Kế toán - Tài chính).

Phân tích dữ liệu sơ cấp và phỏng vấn Giám đốc sản xuất Dương Anh Tuấn đã làm rõ các tồn tại:

• Phòng Sản xuất: Quy mô 22 nhân sự gián tiếp (1 Giám đốc, 1 Trưởng phòng, 10 tổ trưởng, 5 kỹ thuật viên, 3 kiểm tra chất lượng kiêm thủ kho/xếp hàng). Trong đó có 2 kỹ thuật viên tuyển dụng qua quan hệ thiếu chuyên môn; 3 nhân viên kiểm tra chất lượng phải kiêm nhiệm kiểm soát chuyền, kho vận, bốc xếp hàng hóa, thường xuyên tăng ca đến 22h đêm. Có 17/22 nhân sự phòng sản xuất thường xuyên tăng ca (nhiều người làm từ 67h, 70h đến 72h/tuần).
• Phòng Kinh doanh: Chỉ có 4 nhân sự (1 Giám đốc, 1 Trưởng phòng, 2 nhân viên) nhưng phải cáng đáng toàn bộ việc tìm kiếm khách hàng, xúc tiến thương mại, chăm sóc khách hàng; trình độ ngoại ngữ hạn chế dẫn đến biến động nhân sự liên tục.
• Phòng Xuất nhập khẩu: Có 5 người (1 Giám đốc, 4 nhân viên), bị đánh giá là dôi dư lao động (chỉ cần 3 nhân viên là đáp ứng công việc).
• Phòng Hành chính – Nhân sự: Gồm 4 người phụ trách quản lý hồ sơ và chế độ cho gần 500 lao động. Công việc hành chính và nhân sự bị chồng chéo; sử dụng phần mềm chấm công SV.HRIS 2011 đã lạc hậu gây sai sót ngày công, tiền lương.
• Phòng Kế toán – Tài chính: Mới chỉ thực hiện tốt chức năng kế toán sự vụ, chưa thực hiện chức năng hoạch định tài chính và huy động vốn.
• Thực trạng phân quyền: Tính tập trung quyền lực vào Tổng Giám đốc quá cao; lãnh đạo thường xuyên can thiệp sâu vào tác nghiệp dù đã ủy quyền (80,55% nhân viên đánh giá lãnh đạo chỉ "tín nhiệm có mức độ"); tổ trưởng chuyền sản xuất không được tham gia lập kế hoạch sản xuất; quy chế làm việc và kiểm soát công việc thiếu chuẩn hóa (63,89% đánh giá tiêu chuẩn công việc chưa rõ ràng).

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha

Dựa trên định hướng phát triển 3 mũi nhọn (kinh doanh xuất nhập khẩu, thương mại nội địa và mở rộng dự án nhà máy nước mắm), tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp cho doanh nghiệp và 1 nhóm kiến nghị vĩ mô:

1. Tái cấu trúc bộ máy theo yêu cầu chiến lược: Thành lập mới Phòng Chăm sóc khách hàng (nhằm tách chức năng tư vấn, giải quyết khiếu nại khỏi Phòng Kinh doanh) và Phòng Kho vận - Bán buôn (nhằm tách nhiệm vụ quản lý kho, giao nhận, bốc xếp ra khỏi Phòng Sản xuất).
2. Tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung quyền lực: Hoàn thiện văn bản quy chế làm việc, tiêu chuẩn chức danh và bảng mô tả công việc; xây dựng quy chế trả lương gắn liền với kết quả kinh doanh (KPI); trao quyền chủ động cho các Giám đốc khối và tổ trưởng sản xuất trong việc điều phối nhân lực và lập kế hoạch vận hành.
3. Kiện toàn chức năng Phòng Hành chính – Nhân sự: Phân định ranh giới rõ ràng giữa mảng quản trị nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đãi ngộ) và mảng hành chính quản trị; khắc phục tình trạng kiêm nhiệm vụn vặt.
4. Cơ cấu và sắp xếp lại đội ngũ nhân sự: Rà soát, bố trí lại số lao động có trình độ đại học, cao đẳng đang làm công nhân vào các vị trí văn phòng hoặc quản lý chuyền phù hợp; tinh giản hoặc đào tạo lại 2 kỹ thuật viên thiếu năng lực tại xưởng sản xuất; điều chuyển bớt 1 nhân viên từ Phòng Xuất nhập khẩu sang bộ phận khác.
5. Đổi mới công nghệ và phần mềm quản trị: Nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự SV.HRIS và phần mềm quản lý kho hàng Perfect Warehouse từ các phiên bản cũ năm 2011 lên phiên bản hiện đại; đầu tư nâng cấp đường truyền mạng Internet, máy tính và thiết bị in ấn văn phòng.
6. Kiến nghị với cơ quan Nhà nước: Kiến nghị cơ quan chức năng hoàn thiện chính sách quản lý ngành chế biến thực phẩm, tạo cơ chế bình đẳng và hỗ trợ thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

• Phản ánh trung thực bức tranh tài chính và nhân sự của Alphafood JSC giai đoạn 2013–2015: Doanh thu thuần tăng trưởng từ 58.963,25 triệu đồng (2013) lên 61.640,67 triệu đồng (2015); quy mô lao động mở rộng nhanh chóng từ 253 người lên 444 người, trong đó lao động phổ thông chiếm 62,84% và lao động trình độ đại học/sau đại học đạt 17,79% vào năm 2015.
• Chỉ ra các nguyên nhân cốt lõi khiến bộ máy cồng kềnh nhưng kém linh hoạt: sức ì cơ cấu khi mở rộng sản xuất nước mắm, quy chế mang tính hình thức theo mẫu quy định chung của Luật Doanh nghiệp 2014, thiếu công cụ đo lường hiệu suất và sự chậm trễ trong đầu tư công nghệ quản lý.
• Đóng góp giải pháp tái cấu trúc mang tính khả thi cao: đề xuất thành lập 2 bộ phận mới (Phòng Chăm sóc khách hàng, Phòng Kho vận - Bán buôn), thiết lập định biên nhân sự hợp lý cho Phòng Xuất nhập khẩu và Phòng Kinh doanh, phân định quyền hạn rõ ràng cho cấp quản lý trung gian.
• Đây là công trình nghiên cứu toàn diện đầu tiên về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha trong giai đoạn 2013–2015 (không trùng lặp với các khóa luận tốt nghiệp trước đó tại Trường Đại học Thương Mại).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn do điều kiện nghiên cứu thực tế của sinh viên:

• Hạn chế dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp và số liệu điều tra chỉ dừng lại ở mốc thời gian 2013–2015; mẫu khảo sát sơ cấp ($n = 36$) tập trung chủ yếu vào khối quản lý, văn phòng gián tiếp, chưa bao quát diện rộng toàn bộ 279 lao động phổ thông trực tiếp tại xưởng sản xuất.
• Hạn chế hạch toán giải pháp: Đề tài chưa lượng hóa được chi phí đầu tư tài chính cụ thể cho việc mua sắm phần mềm mới (nâng cấp SV.HRIS, Perfect Warehouse) và chi phí vận hành hai phòng ban mới đề xuất thành lập.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá hiệu quả kinh tế - xã hội sau khi doanh nghiệp áp dụng mô hình tái cấu trúc trong giai đoạn 2016–2020; nghiên cứu sâu hơn về cơ chế kiểm soát chất lượng nội bộ và quản trị chuỗi cung ứng thực phẩm tại cả hai nhà máy (bánh kẹo và nước mắm).

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp: Tham khảo khung phân tích thực trạng bộ máy tổ chức, phương pháp xây dựng bảng hỏi khảo sát phân quyền và cách xử lý dữ liệu sơ cấp - thứ cấp trong khóa luận tốt nghiệp.
• Nhà quản trị doanh nghiệp sản xuất thực phẩm quy mô vừa và nhỏ: Ứng dụng các bài học thực tiễn về việc giải tỏa quá tải cho bộ phận sản xuất, cách thiết kế phòng ban chuyên trách (kho vận, dịch vụ khách hàng) và nguyên tắc trao quyền cho quản lý cấp trung gian.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thực phẩm Quốc tế Alpha giai đoạn 2013–2015 thuộc mô hình nào?
Công ty áp dụng mô hình tổ chức hỗn hợp (kết hợp giữa mô hình trực tuyến và mô hình chức năng), phân chia quản lý theo các khối giám đốc điều hành sản xuất, giám đốc chức năng và các phòng ban trực thuộc.

2. Kết quả khảo sát 36 nhân sự chỉ ra những điểm nghẽn chính nào trong công tác phân quyền tại Alphafood?
Khảo sát cho thấy 80,55% nhân viên nhận định lãnh đạo chỉ "tín nhiệm có mức độ", 63,89% đánh giá hệ thống tiêu chuẩn công việc và chế độ sát hạch báo cáo chưa rõ ràng/đầy đủ, và 50% cho rằng việc sử dụng nhân sự chưa tạo được sự tin cậy tuyệt đối.

3. Thực trạng quá tải lao động tại Phòng Sản xuất của Alphafood diễn biến ra sao?
Phòng Sản xuất có 17/22 nhân sự gián tiếp thường xuyên phải tăng ca; 3 nhân viên kiểm tra chất lượng phải kiêm nhiệm kiểm hàng trên chuyền, thủ kho, bảo quản và bốc xếp hàng hóa, thường xuyên làm việc đến 22h đêm; một số nhân sự làm việc từ 67h đến 72h/tuần.

4. Khóa luận đề xuất thành lập thêm những phòng ban chuyên trách nào?
Tác giả đề xuất thành lập mới 2 bộ phận: Phòng Chăm sóc khách hàng (nhằm giảm tải cho Phòng Kinh doanh) và Phòng Kho vận - Bán buôn (nhằm tách riêng mảng kho bãi, giao nhận ra khỏi Phòng Sản xuất).

5. Những phần mềm quản lý nào tại công ty bị đánh giá là lạc hậu và cần nâng cấp?
Công ty sử dụng phần mềm quản trị nhân sự SV.HRIS phiên bản 2011 (thường gây sai sót khi tính công, tính lương) và phần mềm quản lý kho Perfect Warehouse phiên bản 2011 chưa được cập nhật các tính năng mới.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Ngô Thị Thuỳ Dung đã hoàn thành toàn diện các mục tiêu nghiên cứu thông qua việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền, đồng thời phản ánh chân thực các bất cập trong bộ máy quản trị của Alphafood JSC giai đoạn 2013–2015. Hệ thống giải pháp đề xuất tập trung đúng vào các điểm nghẽn thực tế như tái lập phòng ban, chuẩn hóa quy trình, giảm mức độ tập trung quyền lực và hiện đại hóa phần mềm quản lý. Đây là công trình nghiên cứu mang giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn rõ nét cho công tác kiện toàn tổ chức doanh nghiệp trong ngành sản xuất thực phẩm.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm quản trị và các chức năng quản trị 1. Khái niệm quản trị Có nhiều cách tiếp cận về quản trị: “Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu.

Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất” – [Bài giảng Quản trị học cản bản – Đại học thương mại].TS Phạm Vũ Luận: “Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích tức là đảm bảo hoàn thành công việc thông qua sự nỗ lực thực hiện của những người khác” – [Quản trị doanh nghiệp thương mại – NXB Thống kê 2004]. Từ các nghiên cứu, ta có thể hiểu khái niệm về quản trị như sau: “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức” – [Management Angelo Kinicki,Williams, Mc Graw Hill Irwin – New York (2006)]. Các chức năng quản trị Quá trình quản trị là quá trình thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệ mật thiết, đó là: hoạch định (phải làm gì), tổ chức (ai làm, làm cách nào), lãnh đạo (gây ảnh hưởng lên cách làm), kiểm soát (đảm bảo thực hiện kế hoạch).

- Hoạch định: + Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng khác đều phụ thuộc vào nó. + Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp) và phương tiện để đạt được mục tiêu. - Tổ chức: + Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền. SVTH: Ngô Thị Thuỳ Dung Lớp: K48K2 GVHD: Th.S Hoàng Thị Phi Yến 13 Khoá luận tốt nghiệp + Những công việc của tổ chức bao gồm: Xác định những việc phải làm, ai làm, phối hợp hành động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành trong tổ chức.

- Lãnh đạo: + Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt được mục tiêu. - Kiểm soát: + Xác định thành quả đạt được so với mục tiêu đề ra + Tìm nguyên nhân sai lệch và biện pháp để điều chỉnh, sửa sai Cần chú ý rằng sự phân định quá trình quản trị thành các chức năng quản trị nói trên chỉ mang tính chất tương đối, trên thực tế các chức năng này được thực hiện đồng thời, đan xen nhau trong toàn bộ quá trình quản trị. Không có sự khác biệt về chức năng quản trị giữa các nhà quản trị ở các cấp quản trị khác nhau mà chỉ có sự khác biệt về mức độ và sự nhấn mạnh đối với từng chức năng. Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức 1.

Khái niệm tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Khái niệm cơ cấu tổ chức Theo TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) –[Quản trị học – NXB Thống kê ]: “Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức”.Donnelly Jr, Jame L.Gibson và John M.Iranclevich (2001) [Quản trị học căn bản – NXB Thống kê]: “Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống, tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hành động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người”. SVTH: Ngô Thị Thuỳ Dung Lớp: K48K2 GVHD: Th.S Hoàng Thị Phi Yến 14 Khoá luận tốt nghiệp Hay: “Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định” – [Bài giảng Quản trị học – Trường Đại học Thương Mại] 1. Khái niệm phân quyền Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – [ Quản trị học – NXB Thống kê] “Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”.

- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. - Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. - Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. * Khái niệm tầm hạn quản trị: Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất, tức là việc quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng và có kết quả.

Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên 12 hay 15 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2 – 3 người khi công việc mà cấp dưới của nhà quản trị thực hiện là phức tạp. Các nội dung lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp 1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp - Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận.

Ví dụ: Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại. - Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại. SVTH: Ngô Thị Thuỳ Dung Lớp: K48K2 GVHD: Th.S Hoàng Thị Phi Yến 15 Khoá luận tốt nghiệp - Tính tiêu chuẩn hoá: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội dung, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hoá cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức.

Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Vai trò và ảnh hưởng của người quản lý với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là rất quan trọng, việc áp dụng một mô hình tổ chức nào đó để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh là tùy thuộc vào nhà quản trị. Để xây dựng một cơ cấu hợp lý đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc: - Tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng”. Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận ( hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức.

Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định. - Thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. - Tính cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức.

- Độ tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành. - Tính linh hoạt: SVTH: Ngô Thị Thuỳ Dung Lớp: K48K2 GVHD: Th.S Hoàng Thị Phi Yến 16 Khoá luận tốt nghiệp Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. - Tính hiệu quả: Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về). Một số mô hình cơ cấu tổ chức căn bản 1.

Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến) - Đặc điểm: Quyền hành quản lý tập trung cao độ vào tay một người, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều, mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó - Mô hình: Tổng giám đốc Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Giám đốc tuyến 4 Mô hình 1.