Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các cơ sở giáo dục đại học, công tác quản lý thông tin sinh viên nội trú và ngoại trú đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình cư trú, bảo đảm an ninh trật tự và phục vụ đánh giá rèn luyện định kỳ. Tại Trường Đại học An Giang, trước thời điểm nghiên cứu, dữ liệu nội trú và ngoại trú của sinh viên được lưu trữ trên hệ thống do Phòng Công tác Sinh viên (P.CTSV) quản lý. Tuy nhiên, quy trình thực tế còn nhiều nghiệp vụ thực hiện thủ công trên giấy tờ, sổ sách, dẫn đến các bất cập: khó xác thực tính chính xác của địa chỉ do sinh viên cung cấp; khối lượng dữ liệu phát sinh theo từng học kỳ lớn gây khó khăn trong công tác kiểm soát; hệ thống chưa đáp ứng kịp thời các quy định mới; công tác thống kê, báo cáo và trích xuất dữ liệu tìm kiếm còn phát sinh sai sót về số liệu; thiếu chức năng để sinh viên tải lên minh chứng giấy xác nhận cư trú; đối với sinh viên thuê nhà trọ thì chưa quản lý được thông tin chi tiết của chủ trọ và địa chỉ cụ thể; đồng thời chưa có phân hệ theo dõi, quản lý các trường hợp sinh viên vi phạm quy chế nội trú và ngoại trú.

Nhằm giải quyết những hạn chế trên, đề tài xác định mục tiêu tổng quát là xây dựng hệ thống website hỗ trợ theo dõi và quản lý thông tin sinh viên nội trú và ngoại trú của Trường Đại học An Giang, với 6 mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể:

  1. Hỗ trợ cán bộ quản lý ở Phòng Công tác Sinh viên quản lý, truy xuất, lập sổ theo dõi và lập báo cáo thông tin nội trú và ngoại trú của sinh viên; thực hiện quản lý sinh viên vi phạm quy định ngoại trú.
  2. Hỗ trợ cán bộ quản lý ký túc xá (KTX) quản lý phòng, dãy; thực hiện tiếp nhận và cập nhật thông tin sinh viên nội trú khi cần thiết; hỗ trợ quản lý sinh viên vi phạm quy định nội trú.
  3. Hỗ trợ sinh viên cập nhật thông tin nội trú, ngoại trú và tải lên minh chứng giấy xác nhận nội trú, ngoại trú.
  4. Hỗ trợ kết xuất tự động các báo cáo thống kê, tra cứu thông tin về sinh viên nội trú và ngoại trú.
  5. Hỗ trợ cán bộ quản lý ký túc xá xuất danh sách sinh viên bị kỷ luật do vi phạm quy định nội trú của mỗi học kỳ để bàn giao cho Phòng Công tác Sinh viên phục vụ việc cập nhật điểm rèn luyện.
  6. Hỗ trợ cán bộ Phòng Công tác Sinh viên xuất danh sách sinh viên bị kỷ luật do vi phạm quy định ngoại trú của mỗi học kỳ để phục vụ việc cập nhật điểm rèn luyện.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các văn bản quy phạm hiện hành liên quan đến hoạt động quản lý thông tin nội trú, ngoại trú sinh viên các hệ và trình độ đào tạo tại Trường Đại học An Giang; các nghiệp vụ, quy trình xử lý công việc và các biểu mẫu hành chính phục vụ công tác quản lý sinh viên.
  • Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung xây dựng hệ thống phần mềm web bao gồm các phân hệ quản lý danh mục (khoa, ngành, hệ đào tạo, học kỳ, lớp, sinh viên, người dùng), phân hệ quản lý địa chỉ thường trú, phân hệ quản lý địa chỉ nội trú và phân hệ quản lý địa chỉ ngoại trú. Không gian áp dụng là Trường Đại học An Giang (gồm Phòng Công tác Sinh viên, Ban Quản lý Ký túc xá và sinh viên toàn trường). Thời điểm hoàn thành đề tài là tháng 05 năm 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập cơ sở lý thuyết dựa trên khung pháp lý của ngành giáo dục cùng các nguyên lý kỹ thuật phần mềm:

  • Căn cứ pháp lý: Thông tư số 27/2011/TT-BGDĐT về ban hành Quy chế công tác học sinh, sinh viên nội trú tại các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân; Thông tư số 27/2009/TT-BGDĐT về ban hành Quy chế ngoại trú của học sinh, sinh viên các trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy.
  • Hệ thống biểu mẫu quản lý chuẩn hóa: Biểu mẫu công tác học sinh, sinh viên ngoại trú; Biểu mẫu sổ theo dõi quản lý học sinh, sinh viên ngoại trú (diện thuê nhà trọ); Biểu mẫu giấy xác nhận sinh viên ngoại trú; Biểu mẫu báo cáo công tác học sinh, sinh viên nội trú; Biểu mẫu sổ theo dõi quản lý học sinh, sinh viên nội trú; Biểu mẫu giấy xác nhận sinh viên nội trú ký túc xá.
  • Mô hình kiến trúc phần mềm: Áp dụng mô hình MVC (Model - View - Controller). Trong đó, Model chứa toàn bộ nghiệp vụ và phương thức xử lý, truy xuất dữ liệu; View đảm nhận hiển thị thông tin và tương tác với người dùng; Controller tiếp nhận và điều hướng các yêu cầu từ phía người dùng đến các phương thức xử lý tương ứng.

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp ba phương pháp chính:

  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Phân tích các nguồn thông tin, hồ sơ, dữ liệu liên quan đến công tác quản lý sinh viên nội trú và ngoại trú thực tế tại Trường Đại học An Giang.
  • Phương pháp tổng hợp tài liệu: Thu thập, tổng hợp và chuẩn hóa các văn bản pháp quy, quy định nội bộ và biểu mẫu báo cáo hành chính.
  • Phương pháp thực nghiệm: Triển khai phân tích yêu cầu, thiết kế kiến trúc hệ thống, xây dựng cơ sở dữ liệu quan hệ, lập trình giao diện và chức năng, sau đó tiến hành kiểm thử phần mềm trên môi trường thử nghiệm.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu gồm dữ liệu tổ chức đào tạo (khoa, ngành, hệ đào tạo, học kỳ, năm học, lớp) và hồ sơ sinh viên, dữ liệu địa chỉ cư trú hành chính và các ghi nhận vi phạm quy chế tại Trường Đại học An Giang.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế theo mô hình ứng dụng web tương tác đa người dùng, vận hành trên máy chủ và truy cập thông qua trình duyệt.

Về môi trường công nghệ và công cụ phát triển:

  • Ngôn ngữ lập trình: PHP (phiên bản PHP 7).
  • Framework ứng dụng: Laravel Framework phiên bản 8, hỗ trợ kiến trúc MVC, cơ chế định tuyến (routing) và tầng tương tác dữ liệu Eloquent ORM.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MySQL, quản lý dữ liệu theo mô hình quan hệ (RDBMS).
  • Giao diện người dùng: HTML, CSS, JavaScript kết hợp thư viện Bootstrap nhằm đáp ứng khả năng hiển thị tương thích (responsive) trên máy tính và thiết bị di động.
  • Công cụ hỗ trợ phân tích thiết kế: WhiteStarUML dùng để vẽ các sơ đồ ca sử dụng (Use Case), sơ đồ lớp (Class Diagram) và sơ đồ tuần tự (Sequence Diagram). Môi trường phát triển tích hợp là Visual Studio Code và trình duyệt kiểm thử là Google Chrome.

Hệ thống phân quyền chi tiết cho 3 nhóm tác nhân thông qua các bảng nghiệp vụ tương ứng:

Nhóm tác nhân Quyền hạn và phạm vi nghiệp vụ trên hệ thống
Cán bộ Phòng Công tác Sinh viên (P.CTSV) Quản lý các danh mục hệ thống (khoa, ngành, hệ đào tạo, học kỳ, lớp, sinh viên, người dùng); tra cứu, xuất dữ liệu Excel và quản lý địa chỉ thường trú; lập sổ theo dõi, lập báo cáo thống kê nội trú và ngoại trú; cập nhật sinh viên vi phạm ngoại trú; xuất danh sách sinh viên vi phạm ngoại trú phục vụ đánh giá điểm rèn luyện.
Cán bộ Ký túc xá (KTX) Quản lý danh mục dãy, phòng; tiếp nhận và cập nhật thông tin sinh viên nội trú; quản lý danh mục hình thức vi phạm nội trú và danh mục đối tượng ưu tiên; cập nhật sinh viên vi phạm quy định nội trú; lập sổ theo dõi, lập báo cáo thống kê nội trú; xuất danh sách sinh viên bị kỷ luật nội trú chuyển cho P.CTSV.
Sinh viên Đăng nhập hệ thống; cập nhật thông tin địa chỉ thường trú, nội trú và ngoại trú; tải ảnh minh chứng giấy xác nhận nội/ngoại trú; quản lý tài khoản cá nhân (đổi mật khẩu, cập nhật thông tin hiển thị).

Cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống được chuẩn hóa thành các bảng lưu trữ thông tin nghiệp vụ và các bảng phụ theo dõi lịch sử cập nhật nhằm phục vụ việc kiểm tra biến động thông tin nơi ở của sinh viên:

Tên bảng Các trường dữ liệu chính Chức năng lưu trữ
khoa ID, MaKhoa, TenKhoa Danh mục khoa trực thuộc trường
nganh ID, MaNganh, TenNganh, Khoa_ID Danh mục ngành đào tạo
hedt ID, MaHeDT, TenHeDT Danh mục hệ đào tạo
hocky ID, HocKy, NamHoc_ID, GhiChu Danh mục học kỳ theo năm học
namhoc ID, NamHoc Danh mục năm học
lop ID, Nganh_ID, HeDT_ID, MaLop, TenLop, NamVao Danh mục lớp sinh viên
sinhvien ID, Lop_ID, MSSV, HoTen, NgaySinh, SoDienThoai, Email, Phai, Image Hồ sơ thông tin cá nhân của sinh viên
diachithuongtru ID, SinhVien_ID, Tinh_ID, Huyen_ID, Xa_ID, DiaChi_ChiTiet Địa chỉ hộ khẩu thường trú hiện hành của sinh viên
sub_diachithuongtru ID, SinhVien_ID, Tinh_ID, Huyen_ID, Xa_ID, DiaChi_ChiTiet Lưu vết lịch sử các lần thay đổi địa chỉ thường trú
ngoaitru ID, SinhVien_ID, Tinh_ID, Huyen_ID, Xa_ID, DiaChi_ChiTiet, HocKy_ID, HoTen_ChuNhaTro, SDT_ChuNhaTro, NgayDangKy, MinhChung_NgoaiTru, ViPham_ID Thông tin đăng ký ngoại trú, nhà trọ, tệp minh chứng và vi phạm
sub_ngoaitru ID, SinhVien_ID, Tinh_ID, Huyen_ID, Xa_ID, DiaChi_ChiTiet, HocKy_ID, ViPham_ID, NguoiLap Lịch sử cập nhật thông tin ngoại trú theo từng học kỳ
viphamngoaitru ID, LoaiViPham Danh mục các hình thức vi phạm quy định ngoại trú
tinh ID, TenTinh Danh mục đơn vị hành chính cấp tỉnh

Quy trình quản lý nội trú và ngoại trú được xây dựng dựa trên thực tế:

  • Quản lý sinh viên nội trú gồm 6 bước: Chuyên viên thông báo số chỗ trống vào tháng 8 hàng năm; Tiếp nhận hồ sơ đăng ký và giấy tờ ưu tiên; Hội đồng xét duyệt tiếp nhận trong vòng 10 ngày và niêm yết kết quả tại 2 bảng thông báo (Khu Hiệu bộ và Văn phòng KTX); Tiếp nhận sinh viên vào ở, ký hợp đồng và cấp thẻ KTX; Đội cờ đỏ KTX kiểm tra việc chấp hành nề nếp an ninh; Lưu hồ sơ và sổ theo dõi.
  • Quản lý sinh viên ngoại trú gồm 4 bước: Lập danh sách sinh viên ngoại trú phân theo phường vào đầu năm học; Chuyên viên cập nhật danh sách vào cơ sở dữ liệu phần mềm; Ban Quản lý phối hợp chính quyền địa phương, chủ trọ kiểm tra và thu nhận phiếu xác nhận chấp hành pháp luật cuối kỳ làm căn cứ chấm điểm rèn luyện; Lưu hồ sơ và sổ theo dõi.

Về kiểm thử, tác giả xây dựng 8 sơ đồ tuần tự kiểm thử luồng sự kiện cho các chức năng: đăng nhập, cập nhật địa chỉ nội/ngoại trú, thêm người dùng, cập nhật thông tin sinh viên nội trú, lập báo cáo sinh viên ngoại trú, cập nhật vi phạm ngoại trú, lập báo cáo sinh viên nội trú và cập nhật vi phạm nội trú. Các trường hợp ngoại lệ (sai mật khẩu, trùng khóa dữ liệu, địa chỉ không tồn tại) đều được thiết kế luồng thông báo lỗi tương ứng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặt vấn đề

Chương mở đầu phân tích bối cảnh chuyển đổi số trong giáo dục và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tin học hóa nghiệp vụ quản lý sinh viên. Tác giả chỉ rõ thực trạng công tác quản lý sinh viên nội và ngoại trú tại Trường Đại học An Giang vẫn còn nhiều khâu thủ công, hệ thống cũ của Phòng Công tác Sinh viên chưa đáp ứng yêu cầu về xác thực địa chỉ, thống kê báo cáo còn sai sót và chưa hỗ trợ quản lý kỷ luật vi phạm. Từ đó, chương xác lập mục tiêu tổng thể và 6 nhiệm vụ cụ thể cần giải quyết thông qua việc phát triển một hệ thống quản lý trên nền web.

Chương 2: Tổng quan và cơ sở lý thuyết

Nội dung chương 2 tập trung phân tích lịch sử giải quyết bài toán quản lý sinh viên tại trường, làm rõ các hạn chế còn tồn đọng như thiếu công cụ lập sổ theo dõi, thiếu tính năng tải minh chứng số và chưa kiểm soát được thông tin chủ nhà trọ. Chương này xác định đối tượng, phạm vi nghiên cứu của 4 phân hệ chính; trình bày hai văn bản pháp quy trụ cột là Thông tư 27/2011/TT-BGDĐT và Thông tư 27/2009/TT-BGDĐT cùng 6 biểu mẫu văn bản hành chính theo quy định. Đồng thời, tác giả trình bày cơ sở lý thuyết về các công nghệ được lựa chọn: hệ quản trị CSDL quan hệ MySQL, công cụ WhiteStarUML, ngôn ngữ lập trình PHP 7, framework Laravel 8 với kiến trúc MVC và thư viện giao diện Bootstrap.

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống

Chương 3 mô tả chi tiết bài toán quản lý và quy trình hoạt động nghiệp vụ nội trú (6 công đoạn) và ngoại trú (4 công đoạn). Tác giả tiến hành phân tích các yêu cầu chức năng, yêu cầu lưu trữ và yêu cầu phi chức năng (khả năng hoạt động 24/24, phục vụ hàng trăm lượt truy cập đồng thời, tính bảo mật phân quyền). Chương này xây dựng mô hình hệ thống với 3 tác nhân chính và phân rã thành 20 ca sử dụng (Use case). Tác giả đặc tả chi tiết kịch bản, điều kiện tiên quyết, luồng sự kiện chính và luồng sự kiện rẽ nhánh cho 6 Use case trọng tâm (Đăng nhập, Đăng xuất, Thêm sinh viên, Cập nhật thông tin nội/ngoại trú, Cập nhật vi phạm nội trú, Lập báo cáo ngoại trú), đồng thời xây dựng 8 sơ đồ tuần tự mô tả chi tiết luồng dữ liệu trao đổi giữa các thành phần của hệ thống.

Chương 4: Thiết kế và cài đặt hệ thống

Chương 4 hiện thực hóa các phân tích lý thuyết thành sản phẩm phần mềm cụ thể. Tác giả trình bày sơ đồ lớp tổng quát và sơ đồ cơ sở dữ liệu quan hệ, sau đó đặc tả chi tiết cấu trúc các bảng vật lý trong MySQL bao gồm các bảng danh mục đào tạo (khoa, nganh, hedt, hocky, namhoc, lop), bảng hồ sơ (sinhvien), các bảng thông tin cư trú (diachithuongtru, ngoaitru, sub_diachithuongtru, sub_ngoaitru) và bảng vi phạm (viphamngoaitru). Phần tiếp theo của chương trình bày kết quả thiết kế giao diện thực tế cho từng phân hệ: giao diện quản trị của Cán bộ P.CTSV (dashboard, quản lý danh mục, lập sổ theo dõi, kết xuất báo cáo dạng PDF, danh sách kỷ luật); giao diện nghiệp vụ của Cán bộ KTX (dashboard, tiếp nhận sinh viên, quản lý dãy/phòng, cập nhật diện ưu tiên, lập báo cáo nội trú); và giao diện người dùng dành cho Sinh viên (dashboard, cập nhật địa chỉ cư trú, tải ảnh minh chứng, đổi mật khẩu).

Chương 5: Kết luận và hướng phát triển

Chương tổng kết đánh giá toàn bộ kết quả nghiên cứu và sản phẩm phần mềm đã hoàn thành. Tác giả nêu bật những kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tích lũy được trong quá trình làm chủ framework Laravel và xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ. Hệ thống phần mềm đã đáp ứng đầy đủ các mục tiêu chức năng đặt ra ban đầu, hỗ trợ số hóa các quy trình quản lý thông tin sinh viên nội trú và ngoại trú tại trường. Cuối cùng, chương đề xuất các định hướng nghiên cứu và phát triển tiếp theo nhằm nâng cấp hệ thống trong tương lai.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả kỹ thuật và nghiệp vụ cụ thể sau:

  • Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống phần mềm web quản lý thông tin sinh viên nội trú và ngoại trú Trường Đại học An Giang sử dụng framework Laravel 8, ngôn ngữ PHP 7 và cơ sở dữ liệu MySQL.
  • Hiện thực hóa 20 ca sử dụng phân quyền cho 3 nhóm tác nhân (P.CTSV, KTX, Sinh viên), giải quyết triệt để bài toán chồng chéo dữ liệu và phân định rõ trách nhiệm xử lý giữa các đơn vị.
  • Tự động hóa công tác lập sổ theo dõi và xuất báo cáo thống kê định kỳ theo định dạng PDF và Excel, chuẩn hóa đúng theo các biểu mẫu quy định của Thông tư 27/2009/TT-BGDĐT và Thông tư 27/2011/TT-BGDĐT, loại bỏ tình trạng sai sót số liệu của hệ thống cũ.
  • Thiết lập tính năng cho phép sinh viên tải lên tệp minh chứng giấy xác nhận nội trú, ngoại trú và ghi nhận thông tin chi tiết về chủ nhà trọ (họ tên, số điện thoại, địa chỉ cụ thể theo cấp hành chính), hỗ trợ công tác xác thực thông tin cư trú.
  • Xây dựng phân hệ quản lý các hình thức vi phạm quy định nội trú và ngoại trú, cho phép kết xuất danh sách sinh viên bị xử lý kỷ luật theo từng học kỳ để bàn giao phục vụ việc cập nhật điểm rèn luyện.

Về giải pháp kỹ thuật, đề tài ứng dụng cơ chế lưu trữ phân tách giữa bảng dữ liệu hiện hành và bảng lịch sử (sub_diachithuongtru, sub_ngoaitru), giúp nhà trường theo dõi được tiến trình thay đổi địa chỉ của sinh viên qua các kỳ học mà không làm mất tính toàn vẹn của dữ liệu cũ.

So với hệ thống trước đây, phần mềm đã khắc phục được việc thiếu sổ theo dõi, sửa lỗi sai lệch trong trích xuất báo cáo thống kê, bổ sung quy trình số tiếp nhận minh chứng trực tuyến và quản lý tập trung dữ liệu sinh viên vi phạm quy chế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

  • Hệ thống được phân tích, thiết kế và cài đặt dựa trên quy trình nghiệp vụ và các biểu mẫu hành chính nội bộ của Trường Đại học An Giang tại thời điểm tháng 05/2022, chưa được thử nghiệm đánh giá khả năng tùy biến khi áp dụng cho các cơ sở đào tạo khác có quy chế quản lý đặc thù.
  • Nguồn dữ liệu địa chỉ cư trú ngoại trú phụ thuộc chủ yếu vào sự tự giác khai báo và tệp ảnh minh chứng do sinh viên đăng tải; hệ thống chưa có cơ chế kết nối liên thông trực tiếp với cơ sở dữ liệu dân cư hoặc hệ thống nghiệp vụ của công an địa phương để tự động đối soát dữ liệu tạm trú.
  • Ứng dụng hiện mới vận hành trên nền tảng web (web responsive), chưa xây dựng ứng dụng di động độc lập (native app).

Hướng nghiên cứu và phát triển tiếp theo được tác giả đề xuất:

  • Tiếp tục ghi nhận ý kiến đóng góp từ cán bộ quản lý và sinh viên trong quá trình sử dụng thực tế để hoàn thiện, tối ưu hóa các giao diện và thao tác nghiệp vụ.
  • Thường xuyên cập nhật, điều chỉnh chức năng của hệ thống phù hợp với các văn bản quy định và quy chế mới của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng như nhà trường.
  • Nghiên cứu phát triển các giao diện lập trình ứng dụng (API) để tích hợp hệ thống quản lý nội, ngoại trú với phần mềm quản lý đào tạo và cổng thông tin sinh viên tích hợp của trường, hướng đến tự động đồng bộ điểm rèn luyện.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Kỹ thuật phần mềm và Hệ thống thông tin: Khóa luận là tài liệu tham khảo chi tiết về quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng, từ việc khảo sát bài toán thực tế, mô hình hóa các tác nhân và ca sử dụng bằng WhiteStarUML, đến thiết kế sơ đồ lớp và sơ đồ tuần tự.
  • Lập trình viên phát triển ứng dụng web với Laravel và MySQL: Cung cấp tài liệu mẫu về cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh cho bài toán quản lý sinh viên, cách tổ chức các bảng theo dõi lịch sử dữ liệu, cũng như phương pháp phân quyền đa tác nhân (Multi-auth) trên framework Laravel 8.
  • Cán bộ quản lý học sinh, sinh viên tại các trường đại học, cao đẳng: Nguồn tài liệu tham khảo để chuẩn hóa quy trình tiếp nhận sinh viên nội trú ký túc xá và quản lý sinh viên ngoại trú theo đúng tinh thần của Thông tư 27/2009/TT-BGDĐT và Thông tư 27/2011/TT-BGDĐT.

Các phần đáng tham khảo nhất trong tài liệu gồm:

  • Quy trình quản lý sinh viên nội trú (Bảng 2) và quy trình quản lý sinh viên ngoại trú (Bảng 3) tại Chương 3.
  • Bảng đặc tả chi tiết 20 Use case và kịch bản luồng sự kiện (Chương 3).
  • Cấu trúc thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu quan hệ (sinhvien, diachithuongtru, ngoaitru, sub_ngoaitru...) tại Chương 4.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống phân quyền cho những nhóm tác nhân nào và quyền hạn chính của từng nhóm ra sao?
Hệ thống phân quyền cho 3 nhóm tác nhân chính: (1) Cán bộ Phòng Công tác Sinh viên có quyền quản lý toàn bộ các danh mục hệ thống (khoa, ngành, lớp, sinh viên, người dùng), quản lý địa chỉ thường trú, lập sổ theo dõi và xuất báo cáo nội/ngoại trú, cập nhật vi phạm ngoại trú; (2) Cán bộ Ký túc xá có quyền quản lý dãy, phòng, diện đối tượng ưu tiên, tiếp nhận và cập nhật sinh viên nội trú, lập sổ theo dõi/báo cáo nội trú và cập nhật vi phạm nội trú; (3) Sinh viên có quyền cập nhật thông tin thường trú, nội trú, ngoại trú, tải minh chứng giấy xác nhận và quản lý mật khẩu tài khoản.

2. Quy trình tiếp nhận sinh viên vào ở ký túc xá tại Trường Đại học An Giang được quy định gồm những bước nào?
Quy trình gồm 6 bước: (1) Tháng 08 hàng năm, chuyên viên thông báo số chỗ trống và thủ tục xét vào KTX; (2) Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ, thu lệ phí đăng ký và hướng dẫn thủ tục ưu tiên; (3) Trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Hội đồng xét duyệt tiếp nhận sinh viên và niêm yết kết quả tại 02 bảng thông báo (Khu Hiệu bộ và Văn phòng KTX); (4) Ban Quản lý tiếp nhận sinh viên, biên chế vào các phòng, ký hợp đồng và cấp thẻ KTX; (5) Đội cờ đỏ KTX kiểm tra nề nếp, vệ sinh và an ninh trật tự; (6) Văn thư lưu trữ hồ sơ và cập nhật sổ theo dõi.

3. Sinh viên ngoại trú diện thuê nhà trọ phải cung cấp những dữ liệu cụ thể nào trên hệ thống?
Sinh viên diện thuê nhà trọ phải cập nhật đầy đủ các trường thông tin: mã sinh viên, địa chỉ nhà trọ chi tiết theo các cấp hành chính gồm Tỉnh/Thành phố (Tinh_ID), Quận/Huyện (Huyen_ID), Phường/Xã (Xa_ID), số nhà/tên đường/ấp/khóm (DiaChi_ChiTiet), học kỳ đăng ký (HocKy_ID), họ tên chủ nhà trọ (HoTen_ChuNhaTro), số điện thoại chủ nhà trọ (SDT_ChuNhaTro), ngày đăng ký (NgayDangKy) và tải lên tệp ảnh minh chứng giấy xác nhận ngoại trú (MinhChung_NgoaiTru).

4. Dữ liệu xử lý vi phạm nội trú và ngoại trú được hệ thống kết xuất để phục vụ công việc gì của nhà trường?
Dữ liệu vi phạm quy chế nội trú (do Cán bộ KTX cập nhật) và vi phạm ngoại trú (do Cán bộ P.CTSV cập nhật) được hệ thống tổng hợp và kết xuất thành danh sách sinh viên bị xử lý kỷ luật theo từng học kỳ. Danh sách sinh viên vi phạm nội trú từ KTX được bàn giao cho Phòng Công tác Sinh viên; P.CTSV sử dụng cả hai danh sách này làm căn cứ chính xác để cập nhật, đánh giá điểm rèn luyện của sinh viên trong học kỳ đó.

5. Khóa luận sử dụng các công nghệ, công cụ cụ thể nào để phân tích, thiết kế và phát triển hệ thống?
Đề tài sử dụng công cụ WhiteStarUML để thiết kế sơ đồ Use case, sơ đồ lớp và sơ đồ tuần tự; hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ MySQL; ngôn ngữ lập trình PHP 7; framework Laravel 8 áp dụng mô hình kiến trúc MVC; thư viện Bootstrap để thiết kế giao diện responsive; trình biên soạn mã nguồn Visual Studio Code và trình duyệt Google Chrome để thử nghiệm hệ thống.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đào Hữu Thắng đã giải quyết trọn vẹn bài toán xây dựng hệ thống quản lý thông tin sinh viên nội và ngoại trú tại Trường Đại học An Giang dựa trên nền tảng công nghệ Laravel 8 và cơ sở dữ liệu MySQL. Phần mềm đã chuẩn hóa và số hóa các quy trình hành chính theo đúng quy định của Thông tư 27/2009/TT-BGDĐT và Thông tư 27/2011/TT-BGDĐT, từ khâu quản lý danh mục, tiếp nhận hồ sơ, tải minh chứng đến tự động xuất sổ theo dõi và báo cáo thống kê. Kết quả nghiên cứu không chỉ khắc phục các tồn tại của phương thức quản lý thủ công trước đây mà còn là tài liệu tham khảo có giá trị cao về mặt phân tích thiết kế hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý sinh viên trong các cơ sở giáo dục đại học.