Chương 1. Văn bản và phân loại văn bản quản lý Nhà nước Chương 2. Thể thức văn bản Chương 3. Phương pháp soạn thảo văn bản Chương 4.
Quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước. Mỗi chương được trình bày theo cấu trúc: mục tiêu; nội dung; câu hỏi ôn tập; bài tập thực hành. Để hoàn thành được giáo trình, nhóm biên soạn chân thành cảm ơn đến các chủ biên của các tài liệu tham khảo; cảm ơn sự góp ý phản biện từ phía Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum; cảm ơn sự góp ý từ đồng nghiệp. Kon Tum, ngày tháng 6 năm 2022 Biên soạn Chủ biên: Lê Thùy Ánh Tiết 1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TÊN MÔN HỌC: VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC Mã môn học: 61063001 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học - Vị trí Môn học Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản đƣợc bố trí kỳ III của khóa học; trang bị cho ngƣời học những kiến thức quan trọng, cần thiết về khái niệm văn bản, phân loại các loại văn bản, thể thức văn bản; đồng thời thực hành tốt kỹ thuật soạn thảo văn bản phục vụ hoạt động của cơ quan.
- Tính chất Là môn học chuyên ngành có ý nghĩa nâng cao kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp của ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ Cao đẳng; môn học kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, thảo luận. - Ý nghĩa và vai trò của môn học Môn học Văn bản quản lý Nhà nƣớc và kỹ thuật soạn thảo văn bản có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng ngành, nghề Quản trị văn phòng. Mục tiêu của môn học 1. Về kiến thức - Trình bày đƣợc những yêu cầu soạn thảo văn bản.
- Nhận diện, phân biệt đƣợc các loại văn bản. - Phân tích đƣợc thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Vận dụng đƣợc phong cách và đặc trƣng của ngôn ngữ văn bản, nội dung của văn bản vào quá trình soạn thảo các loại văn bản hành chính thông dụng. Về kỹ năng 2 - Rèn kỹ năng sử dụng phong cách ngôn ngữ hành chính.
- Xây dựng đƣợc nội dung các loại văn bản hành chính đảm bảo những yêu cầu của văn bản. - Thực hiện thành thạo kỹ năng soạn thảo các loại văn bản: Tờ trình, Báo cáo, Thông báo, Biên bản, Công văn, Hợp đồng, Quyết định,. - Nâng cao một số kỹ năng: Hợp tác, chia sẻ, giải quyết vấn đề … 3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm - Lắng nghe giảng viên hƣớng dẫn, truyền đạt; chấp hành tốt các nhiệm vụ đƣợc giao của giáng viên bộ môn.
- Có ý thức học hỏi, có khả năng phát huy những hiểu biết của môn học, góp phần hình thành thái độ, ý thức trách nhiệm xã hội - nghề nghiệp tích cực. - Có năng lực tự định hƣớng, tự học tập, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, thích nghi với các môi trƣờng làm việc khác nhau. NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC Mã chƣơng: 61063001-01 GIỚI THIỆU Văn bản không chỉ gắn liền với hoạt động của các công, viên chức, mà còn liên quan đến tất cả các công dân khác trong đời sống cùa họ khi phải tiếp xúc với các cơ quan, tổ chức để giải quyết các vấn đề có liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của mình. Đối với bộ máy Nhà nƣớc, văn bản quản lý Nhà nƣớc thực chất là các quyết định quản lý Nhà nƣớc do các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền do luật định mang tính quyền lực đơn phƣơng.
Văn bản quản lý Nhà nƣớc còn là phƣơng tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nƣớc. MỤC TIÊU 3 - Trình bày đƣợc khái niệm văn bản và văn bản quản lý Nhà nƣớc. - Phân tích đƣợc các chức năng của văn bản quản lý Nhà nƣớc. - Ngƣời học có ý thức tổng hợp những nội dung về văn bản quản lý Nhà nƣớc phục vụ cho học tập và nghề nghiệp sau này.
- Tham gia tích cực vào hoạt động học tập. Khái niệm chung về văn bản (1) 1. Khái niệm văn bản Giao tiếp có thể đƣợc con ngƣời thực hiện bằng nhiều phƣơng tiện khác nhau. Trong đó, ngôn ngữ là phƣơng tiện giao tiếp quan trọng nhất.
Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể diễn ra dƣới hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn ngữ nói đƣợc gọi là diễn ngôn, còn sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản. Theo nghĩa rộng: Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phƣơng tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thƣờng là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hƣớng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản đƣợc chế tạo trên nhiều chất liệu: Đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD. Sự ra đời của một văn bản nói chung bị chi phối bởi rất nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp nhƣ: Mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phƣơng tiện giao tiếp. Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau. Nhìn chung có thể hình dung hai nhóm văn bản lớn đƣợc phân theo tính chất quyền lực nhà nƣớc và không mang tính chất quyền lực Nhà nƣớc nhƣ sau: - Văn bản mang tính quyền lực Nhà nƣớc (văn bản quản lý Nhà nƣớc): Đây là nhóm văn bản có vai trò to lớn trong hoạt động của bộ máy Nhà nƣớc.
Bằng việc ban hành và thực hiện văn bản quản lý Nhà nƣớc, các cơ quan Nhà nƣớc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc pháp luật quy định, phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động giúp cho bộ máy Nhà nƣớc vận hành nhịp nhàng, đồng 4 bộ, đạt hiệu quả cao, đồng thời điều chỉnh các quan hệ xã hội, điều tiết các quá trình xã hội theo mục đích định trƣớc. - Văn bản không mang tính quyền lực Nhà nƣớc: Đây là nhóm văn bản lớn, đƣợc sử dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Các văn bản này rất đa dạng về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách thức soạn thảo. Đặc điểm chung của văn bản không mang tính quyền lực Nhà nƣớc là khi ban hành chúng các chủ thể đều không nhân danh Nhà nƣớc.
Văn bản quản lý Nhà nƣớc đƣợc hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan quản lý Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước (2) Trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc, trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà nƣớc với nhau, cơ quan Nhà nƣớc với tổ chức, công dân, với các yếu tố nƣớc ngoài,. Văn bản là phƣơng tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan trọng nhất để kiến tạo thể chế của nền hành chính Nhà nƣớc. Có thể thấy, văn bản quản lý Nhà nƣớc chính là phƣơng tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nƣớc.
Xây dựng các văn bản quản lý Nhà nƣớc, do đó, cần đƣợc xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý Nhà nƣớc và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Các văn bản quản lý Nhà nƣớc luôn luôn có tính pháp lý chung. Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau. Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thƣờng, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cƣỡng chế thực hiện.
Văn bản quản lý Nhà nƣớc là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (đƣợc văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân. Khái niệm văn bản quản lý hành chính Nhà nước (3, 4) 5 Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý Nhà nƣớc, khái niệm văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc là một nội dung cấu thành, nhƣ vậy văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc là một bộ phận của văn bản quản lý nhà nƣớc, bao gồm những văn bản của các cơ quan Nhà nƣớc (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính Nhà nƣớc) dùng để đƣa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dƣới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tƣ pháp (cáo trạng, bản án, v.) không phải là văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc. Trong giáo trình này để thuận tiện trình bày văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc sẽ đƣợc gọi tắt là văn bản.
Văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc đƣợc hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính Nhà nƣớc giữa các cơ quan Nhà nƣớc với nhau và giữa các cơ quan Nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.