Chương 1. Cơ sở lý thuyết về hoàn thiện nghiệp vụ nghiệp vụ mua hàng. Cơ sở thực tiễn về thực trạng và việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần Nova F&B. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ mua hàng tại công ty cổ phần Nova F&B giai đoạn 2023 – 2026.
Downloaded by TOM TIT (tomboy1@gmail.com) lOMoARcPSD|39605280 CƠ SỞ L夃Ā THUYẾT V쨃 TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG 1. Khái quát chung về nghiệp vụ mua hàng Khái niệm, đ椃⌀nh ngh椃̀a về nghiệp vụ mua hàng Sự phát triển ngày càng cao của khối kinh doanh sản xuất được hỗ trợ đắc lực từ sự tăng trưởng của nền kinh tế trên thế giới và khu vực. Vậy nên sẽ xuất hiện nhiều doanh nghiệp sản xuất uy tín và chất lượng hơn. Sự cạnh tranh giữa các công ty kinh doanh sản xuất sẽ trở nên ngày càng gay gắt từ cơ sở hạ tầng nhà máy, chất lượng sản phẩm, thời gian hoàn thành, … Chính vì thế mà hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi đây là hoạt động tiền đề và không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, tạo các yếu tố đầu vào kịp thời, đầy đủ và chính xác để doanh nghiệp có thể hoạt động sản xuất kịp tiến độ kinh doanh.
Ngoài ra, nếu dịch vụ khách hàng là đầu ra của hệ thống logistics và chuỗi cung ứng thì nguyên vật liệu, vật tư, bán thành phẩm, hàng hóa là đầu vào của quá trình này. Mặc dù không trực tiếp tác động vào khách hàng nhưng quản trị mua hàng hóa có vai trò tạo tiền đề quyết định đối với chất lượng toàn bộ hệ thống và xuyên suốt chuỗi cung ứng. Cùng với sự phát triển của nó, có rất nhiều khái niệm về mua hàng đã được hinh thành: Theo Arjan J. Van Weele (2009), “mua hàng là công tác quản lý các nguồn nguyên vật liệu của doanh nghiệp, cung cấp toàn bộ hàng hóa, dịch vụ, khả năng và kiến thức cần thiết để vận hành, duy trì và quản lý các hoạt động chính của doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp luôn đạt được những điều kiện thuận lợi nhất”.
Đối với Michael Hugos (2011) thì “mua hàng là quá trình thu gom nguyên vật liệu và dịch vụ”. Còn theo Hà Minh Hiếu (2022), “mua hàng là hệ thống các mặt công tác được phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hóa,. cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu tồn kho và bán hàng với tổng chi phí 1 Downloaded by TOM TIT (tomboy1@gmail.com) lOMoARcPSD|39605280 thấp nhất đồng thời thảo mãn nhu cầu của các phòng ban, bộ phần trọng hoạt động doanh nghiệp”. • Phân biệt mua hàng và thu mua: Theo Hà Minh Hiếu (202), “Mua hàng (Purchasing) gồm những hoạt động liên quan đến việc mua sắm nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, bán thành phẩm, thành phẩm, dịch vụ,.
nhằm cung ứng phục vụ cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp một cách hiệu quả. Còn Thu mua (Procurement) là hoạt động thiết yếu của tổ chức, phát triển, mở rộng chức năng mua hàng nhằm tiến tới mục tiêu tối ưu hóa. Thu mua thường chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược lâu dài, dài hạn.” Đối với Nguyễn Thành Hiếu (2015), “Thu mua có liên quan tới việc mua và sắp xếp dịch chuyển vật liệu, phụ tùng hoặc thành phẩm từ các nhà cung cấp vào nhà máy sản xuất, lắp ráp, nhà kho, hoặc các cửa hàng bán lẻ. Trong sản xuất, quá trình thu mua thường được gọi là “Purchasing”.
Trong quy trình quản lý, thu mua theo cách gọi trước kia là “Procurement”. Theo Peter Baily và các cộng sự (2015) thì “vào đầu những năm 2000, thuật ngữ “Procurement” (thu mua) và “Purchasing” (mua hàng) được xem như đồng nghĩa và thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng xét về bản chất thì mua hàng ch椃ऀ là một hoạt động nhỏ trong toàn bộ quá trình thu mua”. Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt (2010) cũng đồng ý rằng “Thu mua là một khái niệm rộng hơn và cho rằng thu mua là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua hàng thì trong thu mua người ta chú trọng nhiều hơn đến vấn đề mang tính chiến lược.
Thu mua bao gồm các việc: mua sắm, vận chuyển, dự trữ và tất cả các hoạt động có liên quan đến việc nhập vật tư đầu vào”. Tuy rằng, mua hàng ch椃ऀ ảnh hưởng một cách gián tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng, nhưng để thành phẩm đầu ra tốt thì chất lượng đầu vào là nhân tố quan trọng nhất và mang yếu tố quyết định đến chất lượng dịch vụ khách hàng. Nếu chất lượng nguồn vật tư, nguyên vật liệu đầu vào không đạt tiêu chuẩn thì kéo theo chất lượng sản phẩm đầu ra sẽ không đủ đáp ứng về chất lượng giá cả, chi phí và cả thời gian. 2 Downloaded by TOM TIT (tomboy1@gmail.com) lOMoARcPSD|39605280 Đặc điểm của mua hàng Thứ nhất, đối tượng của nghiệp vụ mua hàng chính là bất kì loại hàng hoá nào mà được phép kinh doanh theo quy định của Luật Thương Mại.
Thứ hai, mua hàng là xác định chính xác nhu cầu, mua đúng nguyên vật liệu, đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng lúc, đúng giá, đúng nguồn cung và đúng địa điểm. Thứ ba, bản chất của nghiệp vụ mua hàng hàng chính là một hoạt động kinh doanh thương mại, nên phải có đủ tối thiểu hai chủ thể là bên mua và bên bán. Thứ tư, mua hàng là cầu nối then chốt giữa các thành phần của một chuỗi cung ứng. Phân loại và vai trò của mua hàng ❖ Phân loại: Căn cứ theo các khía cạnh khác nhau thì mua hàng sẽ được phân loại theo các cách khác nhau.
Theo cách thức mua hàng: Các hoạt động mua hàng thường được chia thành hai loại riêng biệt, chi tiêu trực tiếp và gián tiếp. - Chi tiêu trực tiếp đề cập đến việc mua hàng liên quan đến sản xuất bao gồm tất cả các mặt hàng là một phần của thành phẩm, chẳng hạn như nguyên liệu thô, các thành phần và các bộ phận. Mua hàng trực tiếp, là trọng tâm trong quản lý chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của các công ty sản xuất. Ngược lại, mua hàng gián tiếp liên quan đến việc mua lại không liên quan đến sản xuất: có được tài nguyên vận hành của Cameron mà công ty mua để cho phép hoạt động.
- Mua hàng gián tiếp bao gồm nhiều loại hàng hóa và dịch vụ, từ các mặt hàng được tiêu chuẩn hóa như vật tư văn phòng và dầu nhờn máy cho đến các sản phẩm và dịch vụ phức tạp và tốn kém như thiết bị nặng, dịch vụ tư vấn và dịch vụ gia công. Theo quy mô mua hàng: - Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua 3 Downloaded by TOM TIT (tomboy1@gmail.com) lOMoARcPSD|39605280 bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng ch椃ऀ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có được quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp. Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì Lượng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến - Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng. Theo hình thức mua hàng: - Tập trung mua hàng: Là phương thức mua hàng, trong đó tất cả các phòng ban của một công ty với một phân bố địa lý rộng có thể mua hàng thông qua một tổ chức mua chung. Các nguyên vật liệu cần thiết cho toàn bộ doanh nghiệp sẽ được mua tại cùng một thời điểm và sau đó được gửi đến cho các phòng ban hay các dây chuyền sản xuất khi cần sử dụng chúng.
Hình thức mua hàng này phù hợp với doanh nghiệp vận hành duy nhất một nhà máy, ít bị dàn trải về mặt địa lý và các nguyên vật liệu sử dụng cho sản phẩm không quá đa dạng. - Phân tán mua hàng (mua hàng phi tập trung): Với hình thức mua hàng phi tập trung, quyền mua hàng được phân tán đến cho từng nhánh hay văn phòng tại các địa phương thay vì tập trung về một phòng ban duy nhất. Họ có quyền được mua hàng hóa bất cứ khi nào thấy cần thiết mà không đòi hỏi sự chấp thuận từ công ty mẹ. Hình thức này được áp dụng trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng và họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh.
- Liên kết mua hàng phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng mua hàng hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn 4 Downloaded by TOM TIT (tomboy1@gmail.com) lOMoARcPSD|39605280 vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ mua hàng và một số chi phí khác liên quan. Nhưng nhược điểm là do mua nhiều nên phải tốn chi phí bảo quản, hao hụt tăng và tốc độ chu chuyển vốn chậm. Theo thời hạn tín dụng: - Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán - Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó.
- Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.