mở đầu của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại nên tốc độ và chất lượng ảnh hưởng lớn tới chất lượng và hiệu suất kinh doanh. Đặc biệt với các mặt hàng có chu kỳ sống ngắn hay các sản phẩm có tính sáng tạo cao thì yêu cầu tốc độ vận động rất lớn. Chiến lược mua trong trường hợp này cần chú trọng vào mục tiêu đẩy nhanh tốc độ và giảm thiểu sự gián đoạn cung ứng. Để đạt được hiệu quả trong mua hàng, chiến lược mua đối với từng mặt hàng là chiến lược quan trọng và có sự khác biệt.
Các chiến lược đó được thể hiện như sau: Bảng 2.1: Chiến lược mua hàng theo đặc điểm mặt hàng Mặt hàng đơn Mặt hàng đòn Mặt hàng trở Mặt hàng chiến giản bẩy ngại lược Đặc điểm mặt + Rủi ro thấp, + Rủi ro thấp, + Rủi ro cao, + Rủi ro cao, giá hàng giá trị thấp giá trị cao giá trị thấp trị cao + Nhiều nguồn, + Khối lượng + Thông số kỹ + Chi tiêu rất lớn dễ thay thế mua lớn thuật phức tạp + Thiết kế và chất + Giao dịch + Nhiều nguồn, + Ít nguồn, khó lượng nhỏ, sử dụng đa dạng thay thế + Kỹ thuật phức hàng ngày + Nhạy cảm với Tác động đến tạp và nghiêm + Dễ tìm, dễ giá quản trị tác ngặt mua nghiệp Mục tiêu Đơn giản hóa Tối đa hóa lợi Đảm bảo nguồn Xây dựng liên quy trình mua thế thương mại cung liên tục minh với nhà sắm cung cấp Chiến lược Chiến lược Chiến lược khai Chiến lược phát Chiến lược cốt lõi mua giảm phiền thác triển (Nguồn: Bài giảng Mua và quản trị nguồn cung, Trường Đại học Thương mại) 10 2.2 Quy trình mua Quy trình mua là tập hợp các quyết định về chính sách và phương pháp có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khai thực hiện các thương vụ mua. Tùy thuộc vào các quyết định dự trữ, đặc điểm nguồn cung ứng , sản phẩm mua, yêu cầu quá trình cung ứng và loại hình doanh nghiệp mà quy trình mua khác nhau. Đối với doanh nghiệp thương mại bán buôn, quy trình mua cơ bản có các bước như sau Quyết Tiếp Phân tích Xác định định nhận Đánh giá nhu cầu nhà cung phương hàng hóa sau mua mua cấp thức mua mua Hình 2. Quy trình mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn Bước 1: Phân tích nhu cầu mua Nhằm xác định hoặc đánh giá lại nhu cầu mua do các giao dịch mua phải đáp ứng các nhu cầu mua mới hoặc đang có sẵn.
Tuy nhiên các nhu cầu có sẵn cũng có thể thay đổi và phải đánh giá lại. Nhu cầu mua thường xuất phát từ các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp hoặc từ yêu cầu của khách hàng. Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu đo lường cụ thể. Các chỉ tiêu này có thể đơn giản như kích thước, tốc độ của máy in, dung lượng bộ nhớ của máy tính.
Nhưng cũng có thể rất phức tạp khi mua các sản phẩm có tính năng kỹ thuật cao như các dây chuyền sản xuất, thiết bị thông tin hiện đại. Các chỉ tiêu này được dùng để truyền thông khi thương lượng hoặc đặt hàng khi mua. Bước 2: Quyết định phương thức mua Phương thức mua là việc doanh nghiệp thương mại quyết định hình thức mua dựa trên loại sản phẩm mua, số lượng hàng hóa mua và mục đích mua của doanh nghiệp. Ba phương thức mua được sắp xếp theo mức độ tăng dần về thời gian mua cũng như tính phức tạp như sau: Mua lại thẳng được tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan hệ mua từ trước theo mối liên kết chặt chẽ.
Khi tiến hành mua, không có những vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng. Phương thức này thường được thực hiện dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua. Những nguồn hàng đang cung ứng thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này. Mua lại có điều chỉnh là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và bán các điều khoản cơ bản như chất lượng hàng hóa, giá cả, cách thức cung ứng,.
Thường gặp trong trường hợp do nhu cầu mua thay 11 đổi bởi tình thế môi trường hay những quyết định mua bán của các bên không còn phù hợp. Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải đổi nguồn cung ứng. Mua mới là hình thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu với nguồn cung cấp để mua trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới như mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới hoặc không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn. Lúc này phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phải nghiên cứu và phân tích lựa chọn nguồn hàng.
Bước 3: Xác định nhà cung cấp Để chọn nhà cung cấp cần thực hiện một số công việc sau: Phân tích thị trường cung ứng: Cần xác định mức độ cạnh tranh trên thị trường cung ứng để đánh giá được số lượng các nhà cung cấp và sức mạnh trong tương quan thị trường. Điều này sẽ quyết định đến chiến lược thương lượng và mức giá cạnh tranh khi mua. Các thông tin thị trường cần được thu thập từ các nguồn tin cậy để đảm bảo cho kết quả phân tích chính xác. Xác định danh sách nhà cung cấp tiềm năng: Tập hợp các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, bao gồm cả những nhà cung cấp chưa có quan hệ.
Đây là một thách thức cho doanh nghiệp và có thể phải thực hiện vài nghiên cứu. Với các doanh nghiệp nhỏ thì cách thuận lợi là tìm kiếm nhà cung cấp qua số điện thoại của các trang vàng. Phân định các nhu cầu và ước muốn: Khi đánh giá các yêu cầu sử dụng của mình, doanh nghiệp cần phân biệt giữa phạm vi nhu cầu (Demand) và ước muốn (Desires). Nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ sẽ quyết định các đặc trưng quan trọng khi sử dụng.
Ước muốn thì không quan trọng bằng và có thể thương lượng. Việc phân định này giúp loại bớt sớm các nhà cung cấp thiếu khả năng. Đánh giá các nhà cung cấp còn lại: Với các mặt hàng đơn giản hay có tính tiêu chuẩn cao có thể đánh giá các nhà cung ứng qua đấu thầu cạnh tranh. Ngược lại phải sử dụng các kiểm tra kỹ thuật hoặc các tình huống trong sử dụng để loại trừ, thí dụ như kiểm tra dây an toàn của xe ô tô.
Lựa chọn một nhà cung cấp: Việc chọn lựa nhà cung cấp cũng xác định mối quan hệ giữa hai bên mua bán và động cơ của các mối quan hệ này sẽ được hình thành và thực hiện ra sao. Nó cũng chỉ ra phải duy trì quan hệ thế nào với các nhà cung cấp không được chọn. Việc chọn nhà cung cấp thường dựa vào các chỉ tiêu: chất lượng, độ tin cậy, nguồn lực, tài chính, chất lượng mong muốn, địa điểm nhà cung cấp. Bước 4: Tiếp nhận hàng hóa mua Tiếp nhận hàng hoá là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa nguồn hàng và doanh nghiệp.
Quá trình giao nhận có thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ sở logistics của bên mua. Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bên mua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá. Nội dung giao nhận hàng hoá bao gồm tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập hàng. 12 Nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa cho khách hàng trong các đơn hàng, bởi nó có thể tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và bán.
Có những trường hợp cụ thể, bên mua phải tự mình vận chuyển hàng hoá do đặc điểm hàng hoá yêu cầu phương tiện vận tải chuyên dụng, hoặc nhà cung ứng thiếu khả năng tổ chức vận chuyển hàng hoá, lúc này bên mua phải có phương án vận chuyển hợp lý cho mình. Về mặt quan hệ kinh tế, sau khi giao nhận là kết thúc một lần mua hàng. Nhưng nhà quản trị logistics vẫn cần tiếp tục theo dõi nhà cung cấp và lô hàng mua để tiến hành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua và điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn. Bước 5: Đánh giá sau mua Nhằm đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân của các thương vụ không đáp ứng yêu cầu.
Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua gồm: Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất lượng. Tiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng, tính chính xác của thời gian và địa điểm giao nhận. Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua. So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn.
Nếu thực hiện chưa tốt các tiêu chuẩn đặt ra, cần xác định nguyên nhân để có hành động thích hợp.2 Nội dung quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp 2.1 Lập kế hoạch mua hàng Lập kế hoạch là chức năng quản lý chính, nó bao gồm các quá trình hình thành mục tiêu của tổ chức, hình thành kế hoạch hành động, khung thời gian cũng như chuỗi hành động và hướng phân phối tất cả các loại tài nguyên cần thiết để đạt được mục tiêu. Theo Anton Rudenko (2018) trong “Developing purchase planning”, lập kế hoạch mua hàng bao hàm việc giám sát hàng tồn kho, quản lý đơn đặt hàng (về số lượng, ngày giao và nhận hàng, phương tiện giao,.), dự báo nhu cầu và các hoạt động khác. Nó cũng tính đến việc tuân thủ các mục tiêu tài chính và ngân sách, làm việc với các hệ thống điện tử như ERP hoặc phần mềm mua hàng để tối ưu quy trình lập hóa đơn, thanh toán và kiểm soát. Giai đoạn lập kế hoạch mua hàng được xem xét qua các vấn đề sau: Yêu cầu của khách hàng: Yêu cầu của khách hàng rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp thương mại nào vì không có khách hàng thì không có doanh thu.
Khi lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp phải đảm bảo hàng luôn có sẵn hay đáp ứng cho khách hàng bất cứ khi nào họ cần. Yêu cầu của doanh nghiệp: Mặc dù thiết lập tính sẵn có của sản phẩm là cần thiết nhưng các yêu cầu của doanh nghiệp cũng cần được xem xét vì việc dự trữ quá nhiều sẽ làm tăng chi phí và có thể dẫn tới sự lỗi thời của sản phẩm. Vì vậy cần có sự hài hòa giữa yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp.