CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE QUAN LÝ HÀNG TON KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tống quan về quan lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Tài sản lưu động Theo Nguyễn Hữu Vui và Nguyễn Ngọc Long (2005), dé tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cần phải có 3 yếu tổ là: đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động. Quá trình sản xuất kinh doanh là quá trình kết hợp các yếu tố đó dé tạo ra sản phẩm hang hoá, dịch vụ.
Khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động (nhiên nguyên, nhiên, vật liệu, bán thành phẩm.) chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh và luôn thay đổi hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá tri sản phẩm và được bù đắp khi giá trị sản pham được thực hiện. Biéu hiện đưới hình thái vật chat của đối tượng lao động gọi là tài sản lưu động (TSLĐ). Tham khảo Lưu Thị Hương (2005), khái niệm chung về tài sản lưu động được phát biểu như sau: “Tài sản lưu động là những tài sản ngăn hạn và thường xuyên luân chuyền trong quá trình sản xuất — kinh doanh”. Xét trên góc độ kế toán, tài sản lưu động hay tài sản ngắn hạn là khoản mục đầu tiên trong bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả loại tài sản có thé dé dàng chuyền đổi sang tiền mặt trong vòng một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Theo Điều 112 Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014 hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp, trên bảng cân đối kế toán, tài sản lưu động bao gồm các bộ phận sau: - Tiền và các khoản tương đương tiền; - Các khoản đầu tư tài chính ngắn han; - Các khoản phải thu ngắn han; - Hàng tồn kho - Các tài sản ngăn hạn khác Trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp thì giá trị của tài sản lưu động thường chiếm một tỉ trọng khá cao và én định (Lưu Thị Hương, 2005). Quản lý sử dụng hợp lý các loại TSLĐ có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Vì thế, để hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch đề ra, doanh nghiệp cần tăng cường quản lý, sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động. Hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QD-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dé dang hay những nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Cùng trong khoản mục 3 của quy định trên, Bộ Tài chính cũng quy định, hàng tồn kho bao gồm: - Hang hóa mua về dé bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua dang di trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phâm gửi đi bán; - Sản phẩm dé dang: Sản phâm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; Chi phí dịch vụ dở dang. Trong giáo trình Hạch toán Kế toán trong các doanh nghiệp của Nhà Xuất ban Dai học Kinh tế Quốc dân, PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn cũng dé cập: “Hàng tồn kho là những tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thức vật chất có thé cân, do, đong, đếm được như: nguyên vật lieu, công cụ dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang.” Theo Nguyễn Thu Thủy (2011), tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp sản xuất đến các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ sẽ có các dạng hàng tồn kho khác nhau. Ví dụ, đối với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho đa dạng từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đến bán thành phẩm trên dây chuyền và thành phẩm. Đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại, do doanh nghiệp mua hang dé bán kiếm lời nên hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa mua về trong kho, hàng hóa gửi bán.
Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình thì hàng tồn kho chủ yếu là các công cụ dụng cụ, và phương tiện vật chất — kỹ thuật dùng trong hoạt động của doanh nghiệp. Đặc điểm của hàng tồn kho Từ khái niệm hàng tồn kho đã được đưa ra ở trên, có thể thấy đặc điểm của hàng tồn kho chính là những đặc điểm riêng của nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phâm, sản phẩm dở dang, hang hóa. Với mỗi loại chúng có những đặc điểm riêng sau: - Thứ nhất: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thé hiện dưới dạng vật hóa. - Thứ hai: Công cụ, dung cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định dé xếp vào tài sản cố định.
- Thứ ba: Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho. - Thứ tư: Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh van chưa hoàn thành nhập kho, chúng van còn tn tại trong các phân xưởng sản xuất. - Thứ năm: Hàng hóa (tại các doanh nghiệp thương mai) được phân theo từng ngành hang, gồm có: Hàng vật tư thiết bi; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng: hàng lương thực, thực phẩm chế biến. Kế toán phải ghi chép số lượng, chất lượng và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sô thích hợp.
Phân bổ hop lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ. Chức năng của hàng tồn kho Hàng tồn kho đóng một chức năng vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuât skinh doanh của doanh nghiệp. Việc dự trữ hàng tồn kho thường giúp doanh nghiệp thực hiện hai chức năng chính là chức năng cân đối cung — cầu và chức năng điều hòa các biến động. Với chức năng thứ nhất, chức năng cân đối cung — cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian.
Trong kinh doanh bán buôn, phải tập trung khối lượng dự trữ thoi vụ, dự trữ chở đến trước đó do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của nền kinh tế. Chức năng này do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung — cầu. Với chức năng thứ hai, chức năng điều hòa các biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Theo đó, khi thực hiện chức năng này cần phải có dự trữ bảo hiểm.
Theo Wikipedia, có 5 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho. Đó là: - Thời gian: Có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng (gọi thời gian thực hiện - lead time), từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, doi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định dé đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua. - Nhu cầu theo mùa: Nhu cau thay đổi theo chu kỳ, nhưng năng lực sản xuất là có định. Điều này có thé dẫn đến tích trữ hàng tồn kho, như vi dụ về hàng hóa tiêu thụ chỉ trong các ngày lễ có thể dẫn đến sự tích trữ hàng tồn kho lớn với dự đoán tiêu thụ trong tương lai.
- Tính bất định: Có những bat trắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định dé dự phòng. Trong trường hợp này, hàng tồn kho giỗng như một cái giảm sốc. - Tính kinh tế nhờ quy mô: Để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô. Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động logistics để nhận hay giao hàng.
Điều này khiến cho chi phi logistics tăng lên. Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phi logistics. - Tăng giá trị: Trong một số trường hợp, một số hàng tồn kho dat được giá trị yêu cầu khi nó được giữ trong một khoảng thời gian để cho phép nó đạt được tiêu chuẩn mong muốn để tiêu thụ hoặc sản xuất. Ví dụ bia trong ngành công nghiệp sản xuất bia.
Tất cả những lý do trên có thé áp dung cho bat kỳ chủ sở hữu hoặc sản pham nào. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp hết sức đa dạng về chủng loại, đặc điểm, tính chất, công dụng. Việc phân loại hàng tồn kho một cách có khoa học là tiền đề dé doanh nghiệp xây dựng được các phương pháp quan lý hàng tồn kho hợp lý. Dựa vào những tiêu chí khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu quản lý, hàng tồn kho có thé được phân loại như sau: 1.
Căn cứ vào quá trình sản xuất kinh doanh Đây là cách phân loại cơ bản nhất, thường được thể hiện trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Theo cách phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng mua đang di lường Theo Ngô Thế Chi và Trương Thi Thủy (2013) đề cập trong giáo trình “Kế toán tài chính”, “các hàng hóa, vật tư (bao gồm nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hoá) thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhập kho được xếp vào nhóm hang mua đang di đường”. Hàng hóa, vật tư chưa nhập kho bao gồm hàng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc đang trên đường vận chuyên; hoặc hàng đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm tra, kiểm nhận nhập kho. Mặc dù chưa nhập kho nhưng hàng mua đang đi đường là một thành phần không thể thiếu trong tổng tài sản doanh nghiệp.
Hơn thế nữa, do hàng hóa vật tư của doanh nghiệp chưa nhập kho nên dễ xảy ra hao hụt, mất mát, hư hỏng. Vi vậy, doanh nghiệp cần xây dựng các phương án để quản lý hiệu quả hàng mua đang đi đường.