Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hàng tồn kho là một bộ phận trọng yếu cấu thành nên tài sản lưu động. Việc quản lý hàng tồn kho đảm bảo tính chính xác và kịp thời giúp doanh nghiệp chỉ đạo sát sao các nghiệp vụ kinh tế thường nhật, đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng nhóm sản phẩm, đồng thời duy trì lượng dự trữ vật tư và hàng hóa ở mức hợp lý. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng ứ đọng vốn khi dự trữ quá mức hoặc làm gián đoạn chu trình kinh doanh do thiếu hụt nguồn cung. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động lập kế hoạch tài chính cho công tác mua sắm và điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ phù hợp với biến động thị trường.
Mặc dù việc nghiên cứu và ứng dụng các mô hình quản lý hiện đại cùng công nghệ thông tin vào hoạt động nhập - xuất, thống kê và lưu trữ đã phát triển, song việc triển khai thực tế tại các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là khối doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn còn nhiều hạn chế. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Vũ Thị Thúy Quỳnh đã thực hiện chuyên đề nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
- Khảo sát, phân tích và phản ánh trung thực thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST trên cả ba phương diện: hiện vật, kế toán và kinh tế trong giai đoạn 2016 - 2018.
- Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra các hạn chế cùng nguyên nhân tồn tại, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại đơn vị nghiên cứu.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST (Địa chỉ: Số 4, ngõ 14B, phố Lý Nam Đế, P. Hàng Mã, Q. Hoàn Kiếm, Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý hàng tồn kho giai đoạn 2016 - 2018.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận quản trị tài chính doanh nghiệp và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, kết hợp các công cụ phân tích định lượng và định tính:
- Khung lý thuyết và văn bản quy phạm:
- Định nghĩa tài sản lưu động và phân loại cấu phần tài sản ngắn hạn căn cứ theo Điều 112 Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Khái niệm, nguyên tắc xác định giá trị và ghi nhận hàng tồn kho dựa trên Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Phân loại công cụ, dụng cụ theo Điều 3 Thông tư số 45/2013/TT-BTC và Điều 26 Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
- Mô hình quản trị hàng tồn kho định lượng: Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế EOQ (Economic Ordering Quantity), mô hình sản xuất vừa đúng lúc JIT (Just-In-Time) phát triển từ hãng Toyota (Taiichi Ohno), và kỹ thuật phân tích ABC dựa trên nguyên lý Pareto (quy luật 80/20).
- Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết từ các giáo trình chuyên ngành Tài chính doanh nghiệp, Quản trị sản xuất và Kế toán tài chính.
- Phương pháp thống kê, so sánh số liệu tuyệt đối và tương đối qua các năm để đánh giá biến động chỉ tiêu tài chính.
- Phương pháp kế toán: Đánh giá quy trình luân chuyển chứng từ, lập biểu mẫu kiểm kê và phương pháp tính giá trị xuất kho (FIFO, LIFO, bình quân gia quyền, thực tế đích danh).
- Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh), báo cáo chi tiết xuất - nhập - tồn trên phần mềm kế toán MISA, sổ chi tiết theo dõi trên Excel và dữ liệu nhân sự từ các phòng ban nội bộ của Công ty CEST từ năm 2016 đến năm 2018.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về tài sản lưu động và hàng tồn kho. Theo VAS 02, hàng tồn kho gồm hàng hóa mua về để bán, thành phẩm, sản phẩm dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ và chi phí dịch vụ dở dang. Chức năng cốt lõi của hàng tồn kho bao gồm chức năng cân đối cung - cầu và chức năng điều hòa các biến động ngắn hạn trong chuỗi cung ứng.
Chương này phân tích các tiêu chí phân loại hàng tồn kho:
- Căn cứ vào quá trình sản xuất kinh doanh: Hàng mua đang đi đường, nguyên liệu/vật liệu, công cụ/dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm và hàng hóa.
- Căn cứ vào nhu cầu sử dụng (Kỹ thuật ABC): Phân loại hàng hóa thành 3 nhóm dựa trên tương quan giá trị và số lượng chủng loại:
- Nhóm A: Chiếm 70 - 80% giá trị dự trữ nhưng chỉ chiếm khoảng 15% số lượng chủng loại.
- Nhóm B: Chiếm 15 - 20% giá trị dự trữ và chiếm khoảng 30% số lượng chủng loại.
- Nhóm C: Chiếm khoảng 5% giá trị dự trữ nhưng chiếm tới 55% tổng số lượng chủng loại.
- Căn cứ vào chất lượng: Hàng chất lượng tốt, hàng kém phẩm chất có thể sửa chữa và hàng mất phẩm chất không thể sửa chữa.
- Căn cứ vào mục đích sử dụng: Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất và hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ.
Về phương pháp định giá xuất kho, chương này phân tích ưu - nhược điểm của: Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO), phương pháp giá thực tế đích danh và phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ, sau mỗi lần nhập, cuối kỳ trước).
Về nội dung và chỉ tiêu đánh giá, quản lý hàng tồn kho được xem xét trên 3 phương diện:
- Mặt hiện vật: Thiết kế kho bãi (tính thích dụng, vững chắc, mỹ quan, tiết kiệm) và quy cách mã hóa, sắp xếp hàng hóa.
- Mặt kế toán: Ghi chép số lượng theo dõi xuất - nhập - tồn, công tác kiểm kê định kỳ/bất thường và tính toán độ chính xác của sổ sách theo công thức:
$$\text{Độ chính xác sổ sách} = 1 - \frac{\text{Số NVL sai khác}}{\text{Tổng số NVL quản lý}}$$
- Mặt kinh tế: Tối ưu hóa chi phí đặt hàng ($C_2$) và chi phí lưu kho ($C_1$) thông qua mô hình EOQ ($Q^* = \sqrt{\frac{2DC_2}{C_1}}$), hệ thống JIT, mức đầu tư cho hàng tồn kho, vòng quay hàng tồn kho, số ngày một vòng quay, khả năng đáp ứng đơn hàng và tuổi tồn kho.
Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST
Chương 2 giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST (thành lập ngày 06/07/2011, vốn điều lệ 9.000 triệu đồng, quy mô 25 nhân sự tính đến 31/12/2018). Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm: Giám đốc, Phòng Kinh doanh (3 nhân viên), Phòng Dự án, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự, Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kỹ thuật (5 kỹ sư) và Bộ phận Kiểm định.
Thực trạng tài chính và kinh doanh của GEST (2016 - 2018):
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của GEST (2016 - 2018)
Đơn vị tính: Triệu đồng
| Chỉ tiêu |
Năm 2016 |
Năm 2017 |
Năm 2018 |
So sánh 2017/2016 |
So sánh 2018/2017 |
| Doanh thu thuần |
247.342 |
251.725 |
259.800 |
+4.383 (+1,77%) |
+8.075 (+3,21%) |
| Chi phí khác |
2.275 |
3.301 |
244.880 |
+1.026 (+45,10%) |
+241.579 (+7.318,36%) |
| Lợi nhuận sau thuế |
52.291 |
60.066 |
47.227 |
+7.775 (+14,87%) |
-12.839 (-21,37%) |
Bảng 2: Các chỉ tiêu tài chính và giá trị hàng tồn kho (2016 - 2018)
| Chỉ tiêu |
Đơn vị tính |
Năm 2016 |
Năm 2017 |
Năm 2018 |
| Hiệu suất sử dụng tài sản |
Lần |
2,37 |
1,64 |
1,95 |
| Tỷ suất lợi nhuận thuần (ROS) |
Lần |
0,21 |
0,24 |
0,18 |
| Tỷ suất sinh lời của tài sản (ROA) |
Lần |
0,50 |
0,39 |
0,33 |
| Tỷ suất sinh lời của vốn CSH (ROE) |
Lần |
0,81 |
0,64 |
0,54 |
| Tổng tài sản |
Triệu đồng |
104.362 |
152.691 |
133.129 |
| Tài sản ngắn hạn |
Triệu đồng |
102.633 |
150.316 |
131.685 |
| Giá trị hàng tồn kho |
Triệu đồng |
7.551 |
16.744 |
32.990 |
Thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại GEST:
- Về mặt hiện vật: Kho hàng tách riêng khối văn phòng, sử dụng hệ thống kệ 3 tầng có bánh răng di chuyển (kho động) theo nguyên tắc FIFO. Tải trọng quy định không vượt quá 30kg/tầng kệ. Mặt hàng gồm thiết bị máy tính, RAM, chuột, bàn phím, mực in... Tuy nhiên, công ty vẫn dùng chung kho với 2 đơn vị khác; nhân viên kỹ thuật chưa kiểm tra thường xuyên nhiệt độ, độ ẩm và độ bụi; chưa bảo trì kho định kỳ và còn xem nhẹ công tác phòng cháy chữa cháy.
- Về mặt kế toán: Sử dụng phần mềm Excel kết hợp phần mềm kế toán MISA nhưng khâu nhập liệu vẫn thực hiện thủ công, dẫn đến tình trạng hạch toán chậm trễ so với thực tế nhập - xuất kho. Công tác kiểm kê được thực hiện định kỳ 2 lần/năm (đầu tháng 6 và đầu tháng 12). Công ty áp dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.
- Về mặt kinh tế: Doanh nghiệp chưa áp dụng mô hình định lượng (EOQ, JIT) hay kỹ thuật phân loại ABC, hoạt động mua sắm chỉ thực hiện thụ động khi có đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc dự án. Giá trị hàng tồn kho tăng liên tục từ 7.551 triệu đồng (2016) lên 32.990 triệu đồng (2018), làm gia tăng chi phí ứ đọng vốn.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quản lý hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST
Dựa trên các tồn tại đã chỉ ra, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp và kiến nghị cụ thể:
- Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên quản lý hàng tồn kho: Tổ chức đào tạo nghiệp vụ kho, nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm và ý thức trách nhiệm cho thủ kho và kế toán viên.
- Tăng cường thiết lập mạng lưới nhà cung cấp nội địa và ngoại địa: Giảm thiểu sự phụ thuộc vào các nguồn cung đơn lẻ, tối ưu hóa thời gian giao hàng và đàm phán chính sách giá, chiết khấu tốt hơn.
- Tăng cường rà soát sổ sách hàng tồn kho: Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa thủ kho và kế toán, khắc phục tình trạng chậm hạch toán và nâng cao độ chính xác giữa số liệu sổ sách với thực tế kiểm kê.
- Áp dụng kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại và quản trị hàng tồn kho: Xác định danh mục hàng nhóm A (giá trị cao, linh kiện quan trọng) để kiểm soát nghiêm ngặt và lập báo cáo thường xuyên; nhóm B và C quản lý theo quy trình giản lược hơn nhằm tiết kiệm nguồn lực.
- Một số kiến nghị với Công ty và Cơ quan Nhà nước: Kiến nghị công ty đầu tư kho bãi độc lập, củng cố hệ thống an toàn PCCC; kiến nghị cơ quan quản lý hoàn thiện hành lang pháp lý và chế độ kế toán hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả nghiên cứu thực chứng: Khóa luận đã phân tích chi tiết dữ liệu tài chính của GEST trong 3 năm (2016 - 2018), làm rõ sự biến động của giá trị hàng tồn kho (tăng từ 7.551 triệu đồng năm 2016 lên 16.744 triệu đồng năm 2017 và đạt 32.990 triệu đồng năm 2018). Phản ánh xu hướng suy giảm của các chỉ số sinh lời (ROS từ mức 0,24 năm 2017 xuống 0,18 năm 2018; ROA giảm từ 0,50 năm 2016 xuống 0,33 năm 2018; ROE giảm từ 0,81 năm 2016 xuống 0,54 năm 2018) do chi phí gia tăng đột biến trong năm 2018.
- Hệ thống hóa quy trình quản lý thực tế: Tài liệu đã tổng hợp được sơ đồ bộ máy tổ chức, quy trình sản xuất kinh doanh 8 bước (từ tìm kiếm khách hàng, lập dự thảo, ký kết hợp đồng, tạm ứng, giao hàng đến thanh toán) và hệ thống biểu mẫu đối chiếu xuất - nhập - tồn qua phần mềm MISA.
- Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Chỉ ra sự cần thiết của việc chuyển đổi phương thức mua hàng thụ động sang ứng dụng kỹ thuật phân tích ABC và hoàn thiện quy trình kiểm soát hiện vật, bảo dưỡng kho bãi độc lập cho doanh nghiệp thương mại - dịch vụ điện tử.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Nghiên cứu chỉ tập trung khai thác số liệu trong giai đoạn 2016 - 2018 tại một doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ (25 nhân sự), chưa mở rộng so sánh với các chỉ số trung bình ngành phân phối thiết bị công nghệ.
- Hạn chế về mô hình định lượng ứng dụng: Doanh nghiệp tại thời điểm nghiên cứu chưa áp dụng mô hình tồn kho tối ưu (EOQ, POQ) nên khóa luận chưa có dữ liệu thực nghiệm để so sánh chi phí tồn trữ trước và sau khi áp dụng mô hình toán học.
- Hướng phát triển: Nghiên cứu sâu hơn về việc tích hợp hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và xây dựng thuật toán dự báo nhu cầu tiêu thụ đa biến cho các dòng linh kiện điện tử có vòng đời ngắn.
Giá trị tham khảo
Báo cáo chuyên đề mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho sinh viên các chuyên ngành Tài chính doanh nghiệp, Kế toán, Quản trị kinh doanh và Logistics:
- Cung cấp khung lý thuyết hoàn chỉnh về quản trị hàng tồn kho kết hợp các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 45/2013/TT-BTC và VAS 02.
- Là tài liệu mẫu về cấu trúc phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho theo 3 khía cạnh: Hiện vật - Kế toán - Kinh tế tại một doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ kỹ thuật.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty GEST áp dụng phương pháp nào để tính giá trị hàng tồn kho xuất kho?
Công ty GEST áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Phương pháp này giúp phản ánh kịp thời biến động giá cả thị trường nhưng đòi hỏi tính toán nhiều lần vào cuối mỗi tháng.
2. Thực trạng cơ sở hạ tầng kho bãi tại GEST tồn tại những hạn chế gì?
Công ty phải dùng chung kho với hai doanh nghiệp khác; nhân viên kỹ thuật không kiểm tra thường xuyên nhiệt độ, độ ẩm, độ bụi; không định kỳ thuê đơn vị bảo trì kho tàng và còn xem nhẹ công tác an toàn phòng cháy chữa cháy.
3. Giá trị hàng tồn kho của GEST biến động như thế nào trong giai đoạn 2016 - 2018?
Hàng tồn kho của GEST tăng liên tục qua các năm: đạt 7.551 triệu đồng (năm 2016), tăng lên 16.744 triệu đồng (năm 2017) và đạt 32.990 triệu đồng (năm 2018).
4. Vì sao lợi nhuận sau thuế của GEST năm 2018 lại sụt giảm mạnh dù doanh thu thuần tăng?
Năm 2018, doanh thu thuần của GEST tăng lên 259.800 triệu đồng (tăng 8.075 triệu đồng so với 2017), tuy nhiên chi phí khác tăng đột biến lên mức 244.880 triệu đồng (tăng 241.579 triệu đồng, tương ứng tăng 7.318,36%), khiến lợi nhuận sau thuế giảm từ 60.066 triệu đồng xuống còn 47.227 triệu đồng (giảm 21,37%).
5. Công tác kiểm kê hàng tồn kho tại GEST được tiến hành với tần suất như thế nào?
Công tác kiểm kê được thực hiện định kỳ 2 lần trong một năm (vào đầu tháng 6 và đầu tháng 12) cho toàn bộ đối tượng hàng tồn kho, ngoài ra có các đợt kiểm kê bất thường theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Kết luận
Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Vũ Thị Thúy Quỳnh đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Công nghệ Dịch vụ Điện Tổng hợp GEST trong giai đoạn 2016 - 2018. Nghiên cứu chỉ ra những điểm tích cực trong việc bố trí kho động, áp dụng nguyên tắc FIFO và quy trình kiểm kê định kỳ, đồng thời vạch rõ các tồn tại như dùng chung kho bãi, ghi chép thủ công và thiếu mô hình quản trị kinh tế tối ưu. Hệ thống giải pháp được đề xuất tập trung vào nâng cao nghiệp vụ nhân sự, ứng dụng kỹ thuật phân tích ABC và tái cấu trúc mạng lưới nhà cung ứng, tạo cơ sở để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
