CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là toàn bộ số hàng mà doanh nghiệp đang nắm giữ với mục đích kinh doanh thương mại hoặc dự trữ cho việc sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng, bao gồm: - Hàng mua đang đi đường là: giá trị hàng hoá mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, kho ngoại quan hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho (theo thông tư 200/2014/TT-BTC) - Nguyên vật, vật liệu là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất bằng tài lưu động.
- Công cụ, dụng cụ là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó của DN đã qua kiểm tra kỹ thuật và được xác định là phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, đã được nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. - Hàng hóa là sản phẩm của lao động, nó có thể thỏa mãn những nhu cầu nhất định nào đó của con người thông qua trao đổi, mua bán. Trong doanh nghiệp thương mại, hàng hóa là những sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất được doanh nghiệp mua vào với mục đích để kinh doanh, bán ra phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.S Chu Thị Huyến 6 SVTH: Nguyễn Mạnh Dũng khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán 1.
Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Đặc điểm của hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường có nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. - Hàng tồn kho bao gồm: Hàng hóa mua về để bán, hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến. - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. - Chi phí dịch vụ dở dang. - Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. - Giá hiện hành: Là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán.
Đối với doanh nghiệp thì hàng tồn kho là hàng hoá, là tài sản ngắn hạn dữ trữ của doanh nghiệp có thời gian luân chuyển ngắn hạn, thường trong vòng 1 năm. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: - Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn khi có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.S Chu Thị Huyến 7 SVTH: Nguyễn Mạnh Dũng khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán - Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau.
Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. - Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm… - Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn.2 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tùy theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lỹ hàng tồn kho có những đặc điểm khác nhau.
Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau: - Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng) Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi, nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh, tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,… mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được mức dự trữ tối thiều, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất.S Chu Thị Huyến 8 SVTH: Nguyễn Mạnh Dũng khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiều để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được quá trình sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.3 Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp - Theo dõi được việc nhập xuất hàng tồn kho theo đúng từng loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá, công cụ dụng cụ, hàng mua đang đi đường,… một cách chính xác thông qua các chứng từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để theo dõi trong sổ chi tiết của hàng tồn kho Để theo dõi được từng loại hàng tồn kho thì kế toán đặt mỗi loại nguyên vật liệu; hàng hóa; thành phẩm thành mỗi mã hàng hoá mã nguyên vật liệu, mã thành phẩm để quan lý. Mỗi một mã hàng sẽ được theo dõi tại sổ chi tiết của từng mã hàng hoá, mã thành phẩm và mã nguyên vật liệu. - Tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo một trong các phương pháp phù hợp (Kê khai thường xuyên hay Kiểm kê định kỳ), tuỳ thuộc vào loại hình DN sao cho việc quản lý hàng tồn kho được dễ dàng. - Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ (tháng, quý, năm).
Khi kết thúc kiểm kê tiến hành lập biên bản kiểm kê và phân ra những loại hàng tồn kho chậm luân chuyển, hư hỏng, hết hạn sử dụng và đưa ra giải pháp và có chữ ký xác nhận của những người có liên quan. Đối chiếu số liệu giữa kiểm kê thực tế và sổ sách để tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời. Nếu xảy ra Chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa kiểm kê so với sổ sách, Kế toán tiến hành tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lý.S Chu Thị Huyến 9 SVTH: Nguyễn Mạnh Dũng khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán - Lựa chọn phương pháp giá xuất hàng tồn kho theo một trong ba phương pháp: Nhập trước xuất trước (FiFo) Bình quân gia quyền (Cuối tháng hoặc liên hoàn) Thực tế đích danh 1.2 Nội dung nghiên cứu về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp.1 Nội dung kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Kế toán hàng tồn kho chịu chi phối của chuẩn mực kế toán (VAS 02), cụ thể như sau: Quy định 1: Ghi nhận hàng tồn kho a. Ghi nhận ban đầu Theo VAS 02, hàng tồn kho được ghi nhận ban đầu theo giá gốc.
Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại không được khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.