Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập quốc tế, mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cung ứng hàng hóa, dịch vụ diễn ra ngày càng gay gắt. Đối với các doanh nghiệp thương mại, mặc dù không trực tiếp tham gia vào công đoạn sản xuất vật chất, nhưng đơn vị giữ vai trò là cầu nối trung gian trong lưu thông hàng hóa từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng qua ba giai đoạn: mua hàng, dự trữ và tiêu thụ. Trong đó, tiêu thụ là khâu cuối cùng có tính chất quyết định toàn bộ chu trình kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất thu hồi vốn nhanh và tái đầu tư mở rộng sản xuất.

Để vận hành hiệu quả hoạt động tiêu thụ và quản trị tốt kết quả kinh doanh, việc tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời, giúp ban lãnh đạo hoạch định chiến lược kinh doanh và chính sách tiếp thị phù hợp. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH thiết bị và dịch vụ Ngôi Sao, tác giả Trần Thị Xuân Mỹ đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình kế toán tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định qua 3 nhiệm vụ trọng tâm:

  1. Tìm hiểu quá trình xử lý, luân chuyển chứng từ, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tổng hợp doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty.
  2. Đánh giá cách thức tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị, đối chiếu sự khác biệt giữa lý luận học thuật và thực tiễn áp dụng.
  3. Đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hỗ trợ công ty tăng cường kiểm tra, giám sát và hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ cũng như xác định kết quả hoạt động kinh doanh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thiết bị và dịch vụ Ngôi Sao.
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại trụ sở Công ty TNHH thiết bị và dịch vụ Ngôi Sao, địa chỉ số 5 Tôn Thất Thuyết, Phường 9, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
  • Phạm vi thời gian: Đề tài được triển khai từ ngày 06/03/2016 đến ngày 30/06/2016. Dữ liệu kế toán và tài chính phục vụ phân tích chuyên sâu được thu thập trong năm tài chính 2014 và chuỗi số liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012 – 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý, chuẩn mực kế toán và lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, cụ thể:

  • Hệ thống văn bản pháp lý áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Luật Kế toán và các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) liên quan đến ghi nhận doanh thu và thu nhập khác (VAS 14), hàng tồn kho (VAS 02).
  • Phương pháp hạch toán và tính thuế: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho, tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền và thực hiện kê khai nộp thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
  • Hình thức kế toán: Áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, thực hiện xử lý dữ liệu trên máy tính thông qua "Phần mềm kế toán Việt Nam".

Khung lý thuyết về tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh bao gồm việc phân loại và hạch toán các chỉ tiêu:

  • Doanh thu và thu nhập: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511: 5111, 5112, 5113, 5114, 5117), Doanh thu hoạt động tài chính (TK 515), Thu nhập khác (TK 711).
  • Các khoản giảm trừ doanh thu: Chiết khấu thương mại (TK 5211), Hàng bán bị trả lại (TK 5212), Giảm giá hàng bán (TK 5213) và các sắc thuế gián thu (Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu - TK 333).
  • Chi phí kinh doanh: Giá vốn hàng bán (TK 632), Chi phí bán hàng (TK 641 với 7 tài khoản cấp 2), Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642 với 8 tài khoản cấp 2), Chi phí tài chính (TK 635), Chi phí khác (TK 811).
  • Mô hình xác định kết quả: Tập hợp toàn bộ doanh thu thuần, thu nhập và chi phí kinh doanh qua Tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh) để tính toán Lợi nhuận trước thuế và Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Chỉ tiêu tính toán Công thức xác định theo chuẩn mực
Doanh thu thuần Doanh thu bán hàng và CCDV - Các khoản giảm trừ doanh thu
Lợi nhuận gộp Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV - Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận thuần từ HĐKD Lợi nhuận gộp + Doanh thu HĐTC - Chi phí tài chính - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN
Lợi nhuận khác Thu nhập khác - Chi phí khác
Tổng lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận thuần từ HĐKD + Lợi nhuận khác
Lợi nhuận sau thuế TNDN Tổng lợi nhuận trước thuế - Chi phí thuế TNDN

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập hệ thống chứng từ kế toán gốc (hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo nợ, giấy báo có), sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết và các báo cáo tài chính của công ty.
  • Phương pháp quan sát và phỏng vấn: Quan sát trực tiếp quy trình xử lý công việc và tham khảo ý kiến chuyên môn của cán bộ, nhân viên tại Phòng Tài chính - Kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Phân tích biến động các chỉ tiêu kinh tế, so sánh giữa số liệu thực tế qua các năm (2012 – 2014) và đối chiếu quy trình thực tế tại đơn vị với các nguyên tắc kế toán chuẩn mực.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quát về Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Ngôi Sao

Chương này khái quát quá trình hình thành, phát triển, mô hình tổ chức quản trị và tổ chức công tác kế toán của đơn vị thực tập:

  • Lịch sử và tư cách pháp nhân: Công ty được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3501829509 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu cấp ngày 08/10/2012. Công ty là đơn vị kinh doanh độc lập, tự chủ tài chính, có con dấu riêng.
  • Vốn điều lệ và cơ cấu sở hữu: Vốn điều lệ là 10.000.000.000 đồng (mười tỷ đồng), bao gồm 2 thành viên góp vốn: bà Đặng Thị Hồng Vân góp 9.000.000.000 đồng (tỷ lệ 90%) và bà Phạm Thị Mai góp 1.000.000.000 đồng (tỷ lệ 10%).
  • Ngành nghề hoạt động: Kinh doanh thương mại và dịch vụ kỹ thuật đa ngành; cung ứng sản phẩm thủ công mỹ nghệ, thiết bị văn phòng, vật liệu xây dựng, kim khí, hóa chất; cung cấp vật tư thiết bị, dịch vụ sửa chữa lắp đặt máy móc ngành hàng hải, dầu khí và công nghiệp; dịch vụ vận chuyển và cho thuê xe.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Mô hình trực tuyến - chức năng gồm: Chủ tịch Hội đồng thành viên (HĐQT) kiêm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Nhân sự, Phòng Kinh doanh (nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng), Phòng Tiếp thị và Phòng Kế toán.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính - Kế toán gồm 4 nhân sự: 01 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, 01 Kế toán thanh toán, 01 Thủ quỹ kiêm kế toán lập hóa đơn, và 01 Thủ kho.
  • Chính sách và hình thức kế toán: Năm tài chính từ ngày 01/01 đến 31/12. Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính (sử dụng Phần mềm kế toán Việt Nam), nộp thuế GTGT khấu trừ, theo dõi hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và lập hệ thống báo cáo tài chính định kỳ theo quy định (B01-DN, B02-DN, B03-DN, B09-DN).

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh

Chương 2 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết kế toán tài chính phục vụ cho việc đối chiếu thực tế:

  • Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Trình bày 5 điều kiện bắt buộc để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa và 4 điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ theo chuẩn mực kế toán; nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí tương ứng.
  • Tài khoản và trình tự hạch toán: Mô tả chi tiết kết cấu, nội dung phản ánh của các tài khoản doanh thu (TK 511, TK 515), các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521), chi phí (TK 632, TK 635, TK 641, TK 642, TK 811), thu nhập khác (TK 711) và tài khoản trung gian TK 911.
  • Phương pháp định giá hàng xuất kho: Phân tích ưu - nhược điểm và phạm vi áp dụng của 4 phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO), Phương pháp bình quân gia quyền và Phương pháp thực tế đích danh.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ: Hệ thống hóa các sơ đồ luân chuyển chứng từ từ khâu lập hóa đơn, xuất kho, thanh toán tiền mặt/chuyển khoản đến khâu khóa sổ và lập báo cáo tài chính.

Chương 3: Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Ngôi Sao

Tác giả phân tích chi tiết quy trình ghi nhận, xử lý chứng từ và định khoản thực tế tại đơn vị trong năm tài chính 2014:

  • Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ: Trình bày chi tiết luồng xử lý chứng từ cho hoạt động bán hàng thu tiền ngay và bán hàng thu tiền sau (sử dụng hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có). Minh họa việc hạch toán thuế GTGT đầu ra qua TK 3331 và theo dõi công nợ khách hàng qua TK 131.
  • Kế toán giá vốn hàng bán: Mô tả trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho và phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền để kết chuyển giá vốn vào TK 632.
  • Kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Tập hợp chi tiết các chi phí phát sinh thực tế thông qua các bảng biểu: Bảng tập hợp chi phí lương nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tờ khai hải quan, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
  • Kế toán hoạt động tài chính và hoạt động khác: Phản ánh các khoản lãi tiền gửi ngân hàng (TK 515), chi phí lãi vay (TK 635) cùng các khoản thu nhập khác, chi phí khác phát sinh trong kỳ.
  • Quy trình xác định kết quả kinh doanh: Mô tả quy trình kết chuyển cuối kỳ từ các tài khoản doanh thu thuần, thu nhập và chi phí sang TK 911 để tính lợi nhuận trước thuế và chi phí thuế TNDN.
  • Phân tích biến động kết quả kinh doanh (2012 – 2014): Đánh giá tổng hợp sự thay đổi về quy mô doanh thu, cơ cấu chi phí và mức sinh lợi của công ty trong 3 năm đầu thành lập.

Chương 4: Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Ngôi Sao

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả đánh giá ưu - nhược điểm và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Bộ máy tổ chức kế toán gọn nhẹ, phân công công việc rõ ràng; áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm áp lực ghi chép thủ công; hệ thống chứng từ và tài khoản áp dụng cơ bản tuân thủ quy định của Bộ Tài chính.
    • Nhược điểm: Một số nghiệp vụ luân chuyển chứng từ còn chậm; phương pháp tính giá vốn đôi lúc chưa phản ánh kịp biến động giá; chưa chú trọng việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi; việc quản lý các khoản chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán chưa có quy trình chặt chẽ.
  • Hệ thống 10 giải pháp hoàn thiện do tác giả đề xuất:
    1. Chính sách đào tạo: Tổ chức bồi dưỡng, cập nhật kiến thức chuyên môn và các quy định pháp luật thuế, kế toán mới cho nhân viên.
    2. Phần mềm kế toán: Nâng cấp tính năng phần mềm kế toán nhằm tối ưu hóa việc trích xuất báo cáo quản trị và kiểm soát dữ liệu tự động.
    3. Hệ thống chứng từ: Chuẩn hóa mẫu biểu và quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận (bán hàng, kho, kế toán).
    4. Bộ máy quản lý: Tăng cường sự phối hợp thông tin giữa bộ phận kinh doanh và phòng kế toán để theo dõi đơn hàng.
    5. Phương thức tính giá vốn hàng bán: Kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập dữ liệu để áp dụng chính xác phương pháp tính giá xuất kho.
    6. Phương thức hạch toán phải thu khách hàng: Mở sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu theo từng đối tượng và từng kỳ hạn thanh toán.
    7. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Thực hiện rà soát các khoản nợ quá hạn và tiến hành trích lập dự phòng theo quy định nhằm phản ánh trung thực tình hình tài chính.
    8. Quản lý các khoản chiết khấu: Ban hành chính sách chiết khấu rõ ràng, hạch toán đúng tài khoản và kiểm soát tính hợp lệ của chứng từ.
    9. Hoàn thiện kế toán doanh thu: Phân loại chi tiết doanh thu theo từng nhóm mặt hàng và dịch vụ nhằm phục vụ phân tích quản trị.
    10. Hoàn thiện kế toán chi phí: Phân định rành mạch giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kiểm soát chặt chẽ định mức chi phí phát sinh.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và làm rõ thực tiễn công tác kế toán tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô vừa và nhỏ:

  • Về mặt thực tiễn doanh nghiệp: Khóa luận ghi nhận chi tiết mô hình tổ chức bộ máy kế toán 4 người, quy trình vận hành phần mềm kế toán trên nền tảng hình thức Nhật ký chung, và phương pháp luân chuyển chứng từ của một đơn vị có vốn điều lệ 10 tỷ đồng thành lập từ năm 2012.
  • Về số liệu tổng hợp: Khóa luận đã hệ thống hóa các nhóm chi phí phát sinh trong năm 2014 phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh, bao gồm các bảng tập hợp chi phí quản lý (tiền lương, vật liệu, công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, chi phí hải quan, mua ngoài), bảng tổng kết lãi tiền gửi ngân hàng và chi phí lãi vay.
Nội dung khảo sát Thực trạng ghi nhận tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Ngôi Sao
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung (kết hợp Phần mềm kế toán Việt Nam trên máy vi tính)
Phương pháp HTK Kê khai thường xuyên
Tính giá xuất kho Phương pháp bình quân gia quyền
Kê khai thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Bộ máy kế toán 04 nhân sự (Kế toán trưởng kiêm tổng hợp, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ kiêm hóa đơn, Thủ kho)
Chế độ kế toán Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính
  • Đóng góp về giải pháp: Tác giả đã chỉ ra các khoảng trống trong công tác kế toán tại đơn vị (thiếu trích lập dự phòng nợ khó đòi, kiểm soát chứng từ chiết khấu, theo dõi công nợ chi tiết) và đưa ra hệ thống 10 giải pháp bám sát đặc điểm vận hành của doanh nghiệp thương mại.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Khóa luận nghiên cứu điển hình tại một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Ngôi Sao) trong bối cảnh doanh nghiệp mới thành lập được hơn 2 năm, do đó một số phát hiện mang tính đặc thù nội bộ, chưa khái quát cho toàn ngành thương mại thiết bị dầu khí và hàng hải.
    • Dữ liệu hạch toán chi tiết tập trung chủ yếu vào năm tài chính 2014, chưa so sánh đối chiếu sâu sắc với các doanh nghiệp cùng ngành trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Nghiên cứu việc chuyển đổi và áp dụng Thông tư số 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính thay thế cho Quyết định 15/2006/QĐ-BTC tại doanh nghiệp.
    • Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kế toán quản trị doanh thu, chi phí nhằm phục vụ công tác ra quyết định giá bán và quản trị chuỗi cung ứng thiết bị công nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính: Nguồn tài liệu tham khảo cụ thể về phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp mảng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh; cách thiết kế hệ thống sơ đồ hạch toán, lưu đồ luân chuyển chứng từ và kỹ thuật lập bảng tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
  • Người làm công tác kế toán tại các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn (4 nhân sự), cách thức xử lý luân chuyển chứng từ mua bán hàng hóa, dịch vụ kỹ thuật và phương pháp hạch toán kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ theo hình thức Nhật ký chung.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Ngôi Sao áp dụng chế độ kế toán và phương pháp tính thuế nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, theo dõi hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và xác định giá vốn hàng xuất kho bằng phương pháp bình quân gia quyền.

2. Vốn điều lệ và cơ cấu thành viên góp vốn của công ty được phân chia như thế nào?
Công ty có vốn điều lệ là 10.000.000.000 đồng (mười tỷ đồng) với 2 thành viên góp vốn: bà Đặng Thị Hồng Vân góp 9.000.000.000 đồng (chiếm 90%) và bà Phạm Thị Mai góp 1.000.000.000 đồng (chiếm 10%).

3. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty gồm bao nhiêu người và đảm nhiệm những vị trí nào?
Bộ máy kế toán của công ty gồm 4 người, đảm nhiệm các vị trí: 01 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, 01 Kế toán thanh toán, 01 Thủ quỹ kiêm kế toán lập hóa đơn, và 01 Thủ kho.

4. Khóa luận sử dụng dữ liệu kế toán trong giai đoạn thời gian nào để phân tích?
Đề tài được thực hiện từ ngày 06/03/2016 đến ngày 30/06/2016. Dữ liệu kế toán phân tích chi tiết được thu thập trong năm 2014, kết hợp chuỗi dữ liệu tổng hợp kết quả kinh doanh qua 3 năm (2012 – 2014).

5. Những nhược điểm chính trong công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị được tác giả chỉ ra là gì?
Các hạn chế gồm: công tác luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận còn chậm trễ; chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi; quản lý và hạch toán các khoản chiết khấu chưa chặt chẽ; việc phân loại chi tiết doanh thu và theo dõi công nợ theo từng đối tượng chưa thực sự tối ưu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Xuân Mỹ đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Ngôi Sao trong giai đoạn 2012 – 2014. Tác giả đã mô tả chi tiết quy trình xử lý chứng từ, tài khoản hạch toán và phương pháp phân bổ chi phí theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán. Dựa trên việc chỉ ra các tồn tại trong quản lý công nợ và dự phòng tài chính, đề tài đề xuất 10 giải pháp có tính ứng dụng thực tế nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán và nâng cao hiệu quả quản trị kinh doanh.