Chương 1: C ơ sở lý lu ậ n vê công tác th u thập, bỏ s u n g tài liệu vào các lưu trữ Chương 2: T h ự c trạng công tác th u thập, b ổ su n g tài liệu vào L ư u trữ B ộ Giao th ô n g V ận tải Chương 3: N h ữ n g g iả i p h á p tro n g công tác th u thập, b ổ su n g tài liệu vào L ư u trữ B ộ G iao th ô n g V ận tải Có thể nói, để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã gặp rất nhiều khó khăn irong việc kháo sát, khai thác tư liệu, tài liệu. Bởi lẽ, trong thời gian thực hiện luận văn, Bộ Giao thông Vận tải đã xảy ra nhiều vấn đề rất phức tạp, điển hình là vụ việc liên quan đến PMU18. Bên cạnh nhũng khó khăn khách quan, về mặt chủ quan, trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế nên mặc dù đã rất cố gắng song luận luận văn này chắc chắn không tránh khỏi những hạn c h ế nhất định. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp và nhũng người quan tâm để luận văn chúng tôi đạt chất lượng tốt hơn.
Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nên trên nhưng chúng tôi lại luôn nhận dược sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến khai thác tư liệu, tài liệu, khảo sát tình hình thực tế như: Cục Văn thư- Lun trữ Nhà nước, Văn phòng Bộ Giao thông Vận tải, Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải, Trường Đào tạo Bồi dưỡng Cán bộ Công chức ngành Giao thông V ận tải. Đặc biệt, 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tinh của Thầy giáo hướng dần- Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Vãn Khám trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Nhân dịp này, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Thầy giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên chúng tôi hoàn thành luận văn của mình. Hà nội, tháng 7 năm 2006 rp ' ’ 'ì l á c giá N guyễn Kim Dung 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƯƠNG í: C ơ SỎ LÝ LUẬN VỂ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC LUU TRỮ 1.
KHÁI NIỆM THU THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ Tài liệu gia tăng cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ. Nếu như trong thời kỳ phong kiến, tài liệu ở nước ta chỉ là Tàng thư triều đình, thì ngày nay ngoài những tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước trung ương, còn có tài liệu của các Bộ, các ngành và tai liệu của địa phương, đặc biệt là tài liệu của các tính và thành phố lớn. Nếu như ở thời kỳ phong kiến, tài liệu có thể được giữ lại toàn bộ để bảo quản thì ngày nay người ta chí giữ lại những tài liệu có giá trị, bảo quản trong các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng trước mắt và làu dài. Bời lẽ, nếu giữ lại toàn bộ tài liệu được hình thành ở các cơ quan và cá nhân thì chúng ta sẽ gặp khó khăn lớn về: kho tàng, trang thiết bị báo quản, tiền của và nhân lực.
Vậy một vấn để lớn đặt ra hiện nay là làm thế nào để biết được tài liệu nào có giá trị và tài liệu nào đã hết giá trị. Để hiểu được điểu này chúng ta phái nắm vững cơ sở lý luận về công tác lưu trữ nói chung và thu thập bổ sung tài liệu nói riêng, ơ đây, chúng tôi muốn tập trung đến vấn đẽ thu thập, bổ sung tài liệu. Khái niệm “Bổ sung tài liệu” được định nghĩa trong Giáo trình Lý luận và TTiực tiễn công tác lưu trữ như sau: “Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy địn h” [7/130]. Cũng vẽ ván đề này, trong cuốn Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các co’ quan lại đưa một khái niệm khác: “Thu thập lài liệu là việc tập hợp tài liệu Ill'll trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh m ục cơ quan, đơn vị đã được duyệt đê chuyển vào bảo quán ở các kho lưu trữ” [26/96 ].
11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com “ Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống trong các khu vực thẩm quyền của Phông lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau. Bổ sung tài liệu khác với thu thập tài liệu ỏ' cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống” [26/96 |. Như vậy, có nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu lun trữ. Tuy nhiên, tất cả các khái niệm trên đều liên quan việc xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ.
Bới vậy, theo chúng tôi hiểu thu thập, bổ sung tài liệu chính căn cứ vào những quy định của Nhà nước để tiến hành thu nộp tài liệu vào các lưu trữ khác nhau. Đây là công tác liên quan đến quá trình hoàn thiện không ngừng thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và được thực hiện dựa vào sự b ố trí mạng lưới các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trong cả nước. Thu thập, bổ sung tài liệu còn bao gồm công tác nghiên cứu các biện pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Nội dung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận các tài liệu từ các ngưổn khác nhau và thu thập, hổ sung vào lưu trữ, tức là thu thập, bổ sung các thành phần tài liệu có giá trị từ các cơ quan là nguồn nộp lưu vào các phòng, kho lun trữ, trung tâm lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu bao gồm những nội dung chủ yếu sau: - Một là: Xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. - Hai là: X ác định thành phần nội dung tài liệu cần nộp vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi quyền hạn đã được nhà nước quy định. - Ba là: Q uy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lun trữ. - Bốn là: Phân bổ họp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ cũng như toàn bộ m ạng lưới kho km trữ toàn quốc.
12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đê thực hiện tốt nhất những nội dung này, ngoài việc nghiên cứu lý luận thì việc xây dựng lý luận và những biện pháp nghiệp vụ cần thiết đồng thời, chỉ (lạo việc áp đụne những biện pháp đó vào thực tế cũng rất quan trọng. Nhiệm vụ nghiên cứu lý luận nhằm m ục đích xác định được những nguyên tắc cơ bản của quá trình bổ sung và phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, chỉ rõ mối quan hệ giữa công tác bổ sung với các công tác khác và khả năng áp dụng các phương pháp mới vào lĩnh vực này. Cỏ thể nói rằng, công lác thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử có liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ, đặc biệt là việc xác định giá định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu. Tuy không phải mọi nghiệp vụ đều chịu ảnh hướng của công tác thu thập, hổ sung tài liệu một cách giống nhau, nhưng nhìn chung nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt thì các nghiệp vụ có liên quan trực tiếp không thể có kết quả cao và hiệu quả của công tác lưu trữ nói chung sẽ bị hạn chế.
Trong việc, thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu rõ thêm một sô khái niệm có licn quan đó là: nguồn tài liệu bổ sung; thành phần tài liệu bổ sung; thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ. Từ điển Lưu trữ Việt Nam đã định nghĩa khái niêm: “Nguồn bổ sung tài liệu” như sau: “N guồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài liệu vào m ột lưu trữ nào đó do N hà nước quy định” Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04.2001 quy định: Phông Lưu trữ N hà nước Việt N am là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhàn vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu có giá trị về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa — học và công nghệ. Như vậy, nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu. Trong từng danh m ục, người ta sẽ xác định những 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thành phần tài liệu chủ yếu được hình thành ra trong hoạt động của một cơ quan hoặc m ột cá nhân cụ thể được thu thập, bổ sung vào lưu trữ.
Nghĩa là, những thành phần tài liệu này phái có giá trị, phán ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hoặc quá trình hoạt động của một cá nhân. Ví dụ: Đối với một cơ quan lànguồn nộp lưuvào lưu trữ lịch sử thì thông thường thành phần tài liệu được xác định trong phông lưu trữ của cơ quan đó bao gồm: - Tài liệu lãnh đạo, chí đạo - Tài liệu k ế hoạch, thống kê - Tài liệu Tổ chức và Cán bộ - Tài liệu Lao động - Tiền lương - Tài liệu văn thư- lưu trữ - Tài liệu chuyên môn riêng. Như vậy, rõ ràng hai khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau.