chương 1 sẽ là khung lý thuyết cơ bản để tôi bám sát và triển khai khảo sát thực trạng quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện Việt Yên tại chương 2. 12 Chương 2: Thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Việt Yên.Vị trí địa lý - Huyện Việt Yên là một huyện trung du nằm ở phía nam và cách tỉnh lị Bắc Giang khoảng 10 km. Diện tích tự nhiên 17.135 ha, gồm 19 xã, thị trấn.
+ Phía bắc giáp huyện Tân Yên. + Phía nam giáp với thị xã Bắc Ninh và huyện Quế Võ (Bắc Ninh). + Phía đông giáp huyện Yên Dũng và thị xã Bắc Giang. + Phía tây huyện Việt Yên giáp với huyện Yên Phong tỉnh Bắc Ninh và huyện Hiệp Hoà.
- Đặc điểm địa hình: huyện Việt Yên phân bố không đồng đều, đồi núi thấp chủ yếu ở một số xã phía bắc và phía nam huyện, gò đồi thấp sẽ tập trung ở các xã phía bắc, vùng đồng bằng tập trung ở phía đông và giữa huyện Việt Yên. - Khí hậu: Huyện Việt Yên cũng chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió mùa. Nhiệt độ trung bình hàng năm tại huyện ở ngưỡng là 23oC - 24oC, nóng nhất vào các tháng 6, 7, 8 và lạnh nhất vào các tháng 1, 2. Lượng mưa trung bình là 1.Về lịch sử hình thành + Ngày 27-10-1962: Sáp nhập hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh trở thành tỉnh Hà Bắc và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1-1-1963, huyện Việt Yên thuộc tỉnh Hà Bắc.
+ Ngày 6-11-1996: tỉnh Bắc Giang được tái lập lại từ tỉnh Hà Bắc cũ vì vậy huyện Việt Yên trở lại thuộc tỉnh Bắc Giang.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang 2.Vị trí, chức năng. UBND huyện Việt Yên có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ huyện theo Hiến pháp, luật và các văn bản của các cơ quan cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân. UBND huyện sẽ phối hợp cùng các 13 cơ quan để cùng để thực hiện các chủ trương về các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng. Thực hiện các chính sách phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa, y tế, giáo dục.
Đảm bảo an ninh chính trị, an toàn xã hội. Về thu chi ngân sách của huyện, phòng chống thiên tai, bão lụt.Nhiệm vụ, quyền hạn. Theo Chương 2, Mục 2. Điều 28 Luật của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015 về Luật Tổ chức chính quyền địa phương quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện: Căn cứ theo các điều khoản luật Tổ chức chính quyền địa phương thì UBND huyện Việt Yên có nhiệm vụ, quyền hạn trong việc thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương về các lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa, giáo dục, y tế và các lĩnh vực xã hội khác,.Cơ cấu tổ chức.
* Lãnh đạo UBND huyện Việt Yên bao gồm: 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ tịch và các ủy viên. * Các cơ quan chuyên môn bao gồm: Phòng nội vụ; Phòng tư pháp; Phòng tài chính- kế hoạch; Phòng tài nguyên môi trường; Phòng lao động thương binh và xã hội; Phòng văn hóa thông tin; Văn phòng HĐND và UBND; Phòng y tế; Thanh tra huyện; Phòng giáo dục và đào tạo; Phòng nông nghiệp phát triển nông thôn; Phòng kinh tế hạ tầng.Giới thiệu Phòng Nội vụ - UBND huyện Việt Yên 2.Vị trí và chức năng Phòng Nội vụ - cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, sẽ có chức năng và nhiệm vụ trong việc tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước như: việc cải cách hành chính trong cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước, địa giới hành chính trong phạm vi địa bàn, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ, tín ngưỡng, tôn giáo, thi đua, khen thưởng,. Phòng Nội vụ có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và có tài khoản 14 riêng. Phòng Nội vụ trực tiếp chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, biên chế về công tác của UBND cấp huyện,.Nhiệm vụ, quyền hạn Theo Điều 4 tại Quyết định số 04/2015/QĐ – UBND ngày 20/10/2015 của UBND huyện Việt Yên quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ.
Cụ thể như sau: - Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước đối với cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh và UBND các huyện theo quy định của pháp luật; - Tổ chức triển khai và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin về công tác nội vụ; - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật; - Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ; - Quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.Cơ cấu tổ chức Theo Điều 5 Quyết định số 04/2015/QĐ – UBND ngày 20/10/2015 của UBND huyện Việt Yên quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ như sau: Tại UBND huyện Việt Yên, phòng Nội vụ hiện nay đang có 01 Trưởng phòng, không quá 03 Phó trưởng phòng và các công chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ. Trưởng phòng Nội vụ - người đứng đầu của phòng sẽ chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng Nội vụ. Tại UBND huyện Việt Yên bố trí 02 đồng chí Phó trưởng phòng, giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt quản lý công tác văn thư, lưu trữ; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được 15 phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó trưởng phòng được Trưởng phòng uỷ quyền điều hành các hoạt động của phòng Nội vụ.Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, Bắc Giang 2.Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho tại UBND huyện Việt Yên là tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Thông qua những tài này để phản ánh mọi mặt hoạt động của cơ quan: - Tài liệu hành chính: Loại hình tài liệu này chiếm một khối lượng tương đối lớn tại UBND huyện Việt Yên, trong đó: + Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo trực tiếp việc thực hiện các nhiệm vụ đã được giao, bao gồm có: Kế hoạch, Nghị quyết, Quyết định,. + Tài liệu do cơ quan ban hành và các đơn vị thuộc UBND huyện ban hành (nội dung tài liệu này sẽ phản ánh các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của UBND huyện). + Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên để trình, để báo cáo một vấn đề nào đó. Tài liệu này bao gồm Báo cáo, Công văn, Thông báo.
- Tài liệu khoa học, kỹ thuật: đây là tài liệu đặc thù chiếm số lượng ít. - Tài liệu điện tử: trừ các văn bản, tài liệu bằng giấy được tiếp nhận trực tiếp tại phòng văn thư còn có việc tiếp nhận văn bản, tài liệu qua fax, mail của cơ quan. Số liệu (tính từ 2016 đến 30/04/2022) được Phòng Nội vụ huyện Việt Yên báo cáo: + Số văn bản đi: 7989 văn bản (văn bản điện tử: 5790 văn bản) + Số văn bản đến: 6759 văn bản (văn bản điện tử: 4783 văn bản) - Tài liệu nghe – nhìn: xã hội ngày càng phát triển về mặt công nghệ, sự ra đời của các thiết bị nghe – nhìn hiện đại đã giúp cơ quan có thêm một số lượng nhỏ tài liệu nghe – nhìn. Vì vậy tại UBND huyện Việt Yên, loại tài liệu này được hình thành thông qua các cuộc hội thảo, hội nghị, các cuộc họp,.
được ghi lại bằng các thiết bị nghe – nhìn. Tuy nhiên, loại tài liệu này hiện chưa xuất hiện 16 trong kho lưu trữ của UBND huyện Việt Yên mà chỉ mới được đăng tải chủ yếu trên cổng thông tin điện tử của UBND huyện để công chức trong cơ quan theo dõi, khai thác. => Trong hoạt động của UBND huyện đã sản sinh ra tài liệu lưu trữ hết sức đa dạng về mặt nội dung, hình thức và về các loại hình.Giá trị của tài liệu lưu trữ Qua tìm hiểu thành phần, nội dung tài liệu tại UBND huyện Việt Yên có thể thấy khối lượng tài liệu đa dạng, phong phú. Tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan đem lại nhiều giá trị quan trọng và có ý nghĩa trong nhiều lĩnh vực.Phục vụ hoạt động điều hành của Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Việt Yên đã đem lại những giá trị quan trọng, thiết thực và trong nhiều lĩnh vực, phương diện khác nhau.
Nó có đóng góp ý nghĩa vô cùng to lớn đối với người quản lý, nhà nghiên cứu, người dân bên trong việc khai thác, sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.Phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Tại UBND huyện Việt Yên đối với ngành kinh tế rất cần tài liệu chứa đựng thông tin về kinh tế, kĩ thuật. Các thông tin về ngành kinh tế của cơ quan thường xuyên được khai thác, sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch, đề án về phát triển kinh tế. Những tài liệu ở đây phản ánh tình hình phát triển kinh tế của huyện, các đồ án thiết kế,.Và để có được những bản vẽ, đồ án,.thì các phòng chuyên môn phải khai thác thông tin có trong tài liệu lưu trữ: số liệu, tình hình xã hội,.để đưa ra những phương án phù hợp nhất. Tài liệu lưu trữ của cơ quan là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và định hướng cho những giai đoạn tiếp theo.Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra Hoạt động thanh tra, kiểm tra sẽ giúp cho cấp trên của UBND nắm bắt được tình hình thực hiện các công tác của cơ quan mình đã đúng quy định hay 17 chưa.
Thông qua TLLT của cơ quan, lãnh đạo sẽ tiến hành kiểm tra về công tác lưu trữ của chính cơ quan mình. Điều quan trọng là lãnh đạo cũng cần phải dựa vào hồ sơ, tài liệu của cơ quan để có những đánh giá khách quan.
