Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Công tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò bảo đảm thông tin phục vụ quản lý, điều hành và nghiên cứu lịch sử của các cơ quan, tổ chức. Tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định tại Thông tư số 01-C/CP ngày 03/01/1946: "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia và cấm không được tiêu hủy công văn, tài liệu nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ". Đối với các doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực trọng yếu, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý kỹ thuật là nguồn dữ liệu phản ánh quá trình hình thành, phát triển của ngành.
Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia (A0) là đơn vị trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), giữ vị trí chỉ huy điều hành hệ thống điện quốc gia và vận hành thị trường điện lực. Kể từ khi thành lập đến nay, các hoạt động chuyên môn của Trung tâm đã sản sinh khối lượng tài liệu rất lớn, bao gồm tài liệu quản trị hành chính và tài liệu kỹ thuật nghiệp vụ đặc thù ngành điện. Tuy nhiên, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại đơn vị trong giai đoạn dài còn nhiều hạn chế: hồ sơ giao nộp chưa đầy đủ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý tại các phòng/ban chuyên môn chiếm khối lượng lớn, việc phân loại và lập công cụ tra cứu chưa đồng bộ. Bối cảnh thực tiễn này đặt ra yêu cầu phải khảo sát, đánh giá toàn diện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan để tìm ra các giải pháp khắc phục.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận là đánh giá thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, khẳng định các kết quả đạt được, chỉ rõ những hạn chế còn tồn tại; trên cơ sở đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại đơn vị.
Khóa luận thực hiện 03 nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ;
- Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia;
- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.
- Phạm vi nội dung: Tập trung nghiên cứu các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.
- Phạm vi không gian: Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia (địa chỉ tại số 11 Cửa Bắc, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Khối tài liệu hình thành từ năm 1992 (thời điểm Bộ trưởng Bộ Năng lượng ký quyết định thành lập Ban chuẩn bị Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia) đến năm 2024.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các khái niệm nền tảng của ngành Lưu trữ học và hệ thống quy phạm pháp luật của Nhà nước:
- Khái niệm "Tổ chức": Khóa luận trích dẫn định nghĩa từ Viện Ngôn ngữ học xác định tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể có cấu tạo, cấu trúc và chức năng nhất định, làm cho có trật tự, nền nếp nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
- Khái niệm "Khoa học": Được đối chiếu qua các quan điểm của Pierre Auger, PGS. TS Nguyễn Văn Lê, Viện Ngôn ngữ học và Khoản 1 Điều 3 Luật Khoa học và Công nghệ năm 2013, xác định khoa học là hệ thống tri thức về bản chất, quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy.
- Khái niệm "Tài liệu lưu trữ": Tác giả hệ thống hóa định nghĩa từ giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" (1990) của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; công trình của tác giả Nguyễn Hữu Thời; và căn cứ định nghĩa pháp lý tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.
- Khái niệm "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ": Sử dụng định nghĩa của tác giả Tạ Thị Ngọ (2000) và TS. GVC Nguyễn Lệ Nhung, chỉ rõ đây là tổng hợp các nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu một cách khoa học nhằm phục vụ công tác bảo quản và tra cứu.
- Các yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ gồm: tính khoa học, tính thống nhất, kiểm soát được và truy xuất được.
Cơ sở văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (các Điều 15 về chỉnh lý tài liệu, Điều 16 về xác định giá trị tài liệu, Điều 18 về Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Điều 28 về hủy tài liệu hết giá trị).
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ (Điều 3, Điều 7, Điều 11).
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (Chương IV về lưu trữ cơ quan).
- Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu.
- Công văn số 283/VTLLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Công văn số 879/VTLLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành "Quy trình chỉnh lý tài liệu" theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
- Văn bản của EVN và Trung tâm: Quyết định số 1080/QĐ-EVN ngày 01/08/2021 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam; Công văn số 7456/EVN-VP ngày 07/12/2021; Kế hoạch số 3436/ĐĐQG-VP ngày 28/10/2022; Quyết định số 271/VP ngày 04/11/2022 thành lập Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu nộp vào lưu trữ; Công văn số 162/ĐĐQG-VP ngày 09/01/2023; Quyết định số 39/QĐ-ĐĐQG ngày 08/02/2023 ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2023; Báo cáo số 3502/BC-ĐĐQG ngày 04/10/2023; Công văn số 3970/ĐĐQG-VP ngày 10/11/2023; Công văn số 332/ĐĐQG-VP ngày 30/01/2024.
Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phối hợp 06 phương pháp nghiên cứu thực tế:
- Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại kho lưu trữ và các phòng/ban chuyên môn.
- Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp các số liệu về hồ sơ đã lập, hồ sơ giao nộp, khối lượng tài liệu đã chỉnh lý và tài liệu tồn đọng.
- Phương pháp thực nghiệm: Vận dụng các thao tác nghiệp vụ lưu trữ được giao thực hiện trong quá trình thực tập tại cơ quan.
- Phương pháp hệ thống: Hệ thống hóa văn bản quản lý và quy trình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
- Phương pháp phân tích: Phân tích thực trạng thực hiện từng khâu nghiệp vụ tại đơn vị.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm để làm rõ các khó khăn, vướng mắc thực tế.
Nguồn dữ liệu nghiên cứu: Dữ liệu nghiên cứu được khai thác trực tiếp từ phông lưu trữ Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, các báo cáo thống kê chuyên môn của Văn phòng Trung tâm (đặc biệt là Báo cáo số 3502/BC-ĐĐQG), sổ sách thống kê lưu trữ, mục lục hồ sơ, cùng các tài liệu nghiệp vụ do Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Trung tâm ban hành.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1. Cơ sở khoa học về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và giới thiệu khái quát về đơn vị nghiên cứu:
- Làm rõ nội dung của 05 hoạt động nghiệp vụ thành phần trong tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: phân loại tài liệu lưu trữ (lập bản lịch sử phông, xác định đặc trưng phân loại, lựa chọn phương án phân loại Năm - Đơn vị tổ chức hoặc Đơn vị tổ chức - Năm); xác định giá trị tài liệu lưu trữ (tuân thủ 03 nguyên tắc: chính trị, lịch sử, toàn diện tổng hợp; 04 phương pháp: hệ thống, chức năng, sử học, thông tin văn bản; 08 tiêu chuẩn xác định giá trị; vai trò của Hội đồng xác định giá trị tài liệu); chỉnh lý tài liệu lưu trữ (tuân thủ nguyên tắc không phân tán phông, phản ánh trật tự lịch sử; thực hiện qua 03 giai đoạn: chuẩn bị, thực hiện, kết thúc); xây dựng công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu); thống kê tài liệu lưu trữ (sử dụng các loại sổ sách thống kê chuyên dụng).
- Khái quát lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia: Thành lập ngày 30/09/1992 (Ban chuẩn bị thành lập Trung tâm thuộc Công ty Điện lực 1); ngày 11/04/1994, Bộ Năng lượng ban hành Quyết định số 180 NL/TCCB-LĐ chính thức thành lập Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia trực thuộc Bộ Năng lượng; dấu mốc lịch sử đóng điện đường dây 500 kV Bắc – Nam ngày 27/05/1994 mở ra giai đoạn hợp nhất hệ thống điện cả nước; ngày 24/10/1995, Trung tâm chuyển về trực thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam (nay là EVN) theo Quyết định số 559 NL/TCCB-LĐ.
- Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm Ban Giám đốc, 09 phòng chuyên môn (Phòng Phương thức, Phòng Điều độ, Phòng Điều tiết thị trường điện, Phòng Công nghệ thông tin & SCADA, Phòng Nghiên cứu phát triển, Văn phòng, Phòng Tài chính kế toán, Phòng Tổ chức & Nhân sự, Phòng Kế hoạch) và 03 đơn vị trực thuộc (Trung tâm Điều độ hệ thống điện miền Bắc - A1, miền Trung - A2, miền Nam - A3).
- Giá trị của tài liệu phông lưu trữ Trung tâm được phân tích trên 04 phương diện: chính trị (khẳng định vai trò của doanh nghiệp nhà nước trong an ninh năng lượng quốc gia), kinh tế (điều hành hệ thống điện và vận hành thị trường điện cạnh tranh), văn hóa - xã hội (nguồn chứng cứ pháp lý, phục vụ thanh tra, kiểm tra và giáo dục truyền thống), và nghiên cứu lịch sử (phản ánh quá trình phát triển ngành điện lực Việt Nam).
Chương 2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
Chương 2 trình bày kết quả khảo sát chi tiết thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia:
- Thành phần, khối lượng và nội dung tài liệu lưu trữ: Tổng khối lượng tài liệu tại cơ quan có khoảng hơn 100 mét giá. Phân bổ khối lượng tại các đơn vị gồm: Văn phòng khoảng 61m, Phòng Điều độ khoảng 10m, Phòng Công nghệ thông tin & SCADA khoảng 25m, Phòng Tổ chức & Nhân sự khoảng 5m, Phòng Tài chính kế toán khoảng 12m. Thành phần tài liệu gồm tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật chuyên môn (phiếu chỉnh định rơ le bảo vệ, tính toán sự cố, hồ sơ vận hành hệ thống SCADA/EMS, bảo vệ ETE), bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự án xây lắp và chứng từ kế toán từ năm 1992 đến nay.
- Tổ chức bộ máy và nhân sự: Thực hiện Quyết định số 271/VP ngày 04/11/2022 của Trung tâm, "Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu nộp vào lưu trữ" được thành lập gồm 07 thành viên nhằm trực tiếp thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu của đơn vị:
| STT | Họ và tên | Ghi chú |
|---|---|---|
| 1 | Trần Minh Hải | Tổ trưởng (Phó Chánh Văn phòng) |
| 2 | Nguyễn Thị Hằng | Tổ phó |
| 3 | Đào Thị Ngọc | Thành viên |
| 4 | Lưu Vũ Điệp | Thành viên |
| 5 | Giang Thị Huệ | Thành viên |
| 6 | Hà Thị Thùy | Thành viên |
| 7 | Phạm Thị Phương Thảo | Thành viên |
Bảng 1. Thành viên "Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu nộp vào lưu trữ" của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
- Thực trạng thu thập, bổ sung: Nguồn nộp lưu gồm Ban Giám đốc, 09 phòng chuyên môn và các tổ chức đoàn thể (Đảng bộ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên). Thời hạn giao nộp quy định là 01 năm đối với tài liệu hành chính và 03 tháng đối với tài liệu xây dựng cơ bản kể từ ngày công trình được phê duyệt quyết toán. Tuy nhiên, việc giao nộp tại nhiều phòng/ban còn chậm trễ, hồ sơ giữ lại để khai thác kéo dài nhiều năm.
- Hoạt động phân loại tài liệu: Trung tâm áp dụng phương án phân loại kết hợp theo các cấp: Năm -> Phòng/Ban -> Chức năng/Nhiệm vụ -> Đơn vị bảo quản/Hồ sơ.
- Hoạt động xác định giá trị tài liệu: Trung tâm chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quy định tại Điều 42 Quyết định số 1080/QĐ-EVN. Các hồ sơ, tài liệu loại sau khi phân loại, chỉnh lý từ năm 2012 đến nay vẫn được chứa trong các hòm tôn đặt tại kho lưu trữ của Trung tâm mà chưa tiến hành quy trình tiêu hủy theo quy định pháp luật.
- Hoạt động chỉnh lý tài liệu: Thực hiện quy định tại Quyết định số 1080/QĐ-EVN cấm thuê ngoài phân loại, chỉnh lý tài liệu đối với tài liệu sản xuất kinh doanh và dự án đầu tư xây dựng, Trung tâm đã giao Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tự triển khai. Khóa luận cung cấp các bảng số liệu phản ánh tình hình lập, giao nộp và chỉnh lý tài liệu:
| Năm | Tổng số hồ sơ đã lập | Tổng số hồ sơ đã kết thúc | Tổng số hồ sơ đã giao nộp | Tổng số hồ sơ đã tiếp nhận | Tổng số hồ sơ bị trả lại | Tổng số hồ sơ đang thực hiện |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2021 | 178 | 178 | 178 | 0 | 0 | 0 |
| 2022 | 421 | 421 | 421 | 0 | 0 | 0 |
| 2023 | 1157 | 1157 | 953 | 953 | 0 | 204 |
| Tổng | 1756 | 1756 | 1552 | 953 | 0 | 204 |
Bảng 2. Số lượng hồ sơ giấy đã được lập và đã giao nộp của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia từ năm 2021 - 2023
Số liệu thống kê khối lượng tài liệu đã chỉnh lý và tồn đọng tính đến ngày 30/09/2023:
| STT | Đơn vị | Số tài liệu đã chỉnh lý xong năm 2022 | Số tài liệu đã chỉnh lý xong năm 2023 | Số tài liệu còn tồn đọng | Kế hoạch thực hiện chỉnh lý năm 2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Văn phòng | 10m | 51m | 19m | 19m |
| 2 | Phòng Điều độ | 3m | 7m | 5m | 5m |
| 3 | Phòng CNTT & SCADA | 20m | 5m | 15m | 10m |
| 4 | Phòng Phương thức | 0m | 0m | 300m | 300m |
| 5 | Phòng Tổ chức & Nhân sự | 2m | 3m | 0m | 0m |
| 6 | Phòng Tài chính kế toán | 7m | 5m | 5m | 5m |
| Tổng số | 42m | 71m | 344m | 339m |
Bảng 3. Thống kê số lượng tài liệu lưu trữ giấy đã chỉnh lý đúng nghiệp vụ và số tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tính đến ngày 30 tháng 9 năm 2023 của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
- Quy trình chỉnh lý tài liệu thực tế tại Trung tâm: Tác giả mô tả chi tiết các bước chuẩn bị chỉnh lý đã thực hiện, bao gồm vệ sinh sơ bộ tài liệu (dùng chổi quét bụi, xếp gọn tài liệu, loại bỏ ghim kẹp hoen gỉ) và khảo sát khối tài liệu từ năm 1992 đến năm 2023 để xây dựng kế hoạch chỉnh lý.
- Công cụ tra cứu và thống kê: Trung tâm sử dụng mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, sổ nhập, sổ xuất tài liệu; lập bìa hồ sơ và dán nhãn hộp theo quy chuẩn.
- Nguyên nhân của những hạn chế: Cán bộ lưu trữ chủ yếu làm việc kiêm nhiệm; khối lượng tài liệu kỹ thuật nghiệp vụ rất lớn và phức tạp (Phòng Phương thức tồn đọng 300m); diện tích kho chật hẹp, các hòm tôn chứa tài liệu loại chiếm dụng diện tích lưu trữ.
Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
Chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp chia làm 02 nhóm chính:
- Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý:
- Tổ chức triển khai, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý nội bộ của EVN (đặc biệt là Quyết định số 1080/QĐ-EVN).
- Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm tại các phòng/ban chuyên môn.
- Tăng cường kiểm tra, đánh giá định kỳ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; gắn kết quả giao nộp hồ sơ tài liệu vào công tác thi đua, khen thưởng hàng năm.
- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, mở rộng diện tích kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản chuyên dụng và bố trí nguồn kinh phí thích đáng cho hoạt động chỉnh lý.
- Nhóm giải pháp về nghiệp vụ:
- Hoàn thiện khâu thu thập tài liệu lưu trữ, ban hành và cập nhật danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn các phòng/ban giao nộp đúng thời hạn quy định.
- Chuẩn hóa phương án phân loại tài liệu lưu trữ thống nhất theo phương án Năm - Phòng/Ban - Chức năng.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Trung tâm; lập danh mục hồ sơ hết giá trị gửi EVN thẩm tra và thực hiện quy trình tiêu hủy theo đúng quy định pháp luật để giải tỏa các hòm tôn tồn đọng.
- Đẩy mạnh tiến độ chỉnh lý tài liệu tồn đọng (đặc biệt tập trung xử lý dứt điểm 300m tài liệu của Phòng Phương thức theo kế hoạch năm 2024).
- Nâng cấp và số hóa hệ thống công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra tìm điện tử); chuẩn hóa công tác thống kê tài liệu lưu trữ bằng hệ thống biểu mẫu, sổ sách theo quy định.
Kết quả và đóng góp
Kết quả chính kèm số liệu có trong văn bản:
- Thống kê chi tiết tình hình lập và giao nộp hồ sơ giấy giai đoạn 2021 - 2023 tại Trung tâm: Tổng số hồ sơ đã lập và kết thúc là 1.756 hồ sơ; tổng số hồ sơ đã giao nộp là 1.552 hồ sơ; tổng số hồ sơ tiếp nhận vào Lưu trữ cơ quan là 953 hồ sơ (toàn bộ tiếp nhận trong năm 2023); 204 hồ sơ đang trong quá trình thực hiện.
- Xác định cụ thể khối lượng tài liệu đã chỉnh lý và tài liệu tồn đọng tính đến ngày 30/09/2023 theo Báo cáo số 3502/BC-ĐĐQG: Tổng số tài liệu đã chỉnh lý đúng nghiệp vụ là 113 mét giá (42m trong năm 2022 và 71m trong năm 2023); tổng số tài liệu giấy còn tồn đọng chưa chỉnh lý là 344 mét giá (trong đó Phòng Phương thức tồn đọng nhiều nhất với 300m, Văn phòng 19m, Phòng CNTT & SCADA 15m, Phòng Điều độ 5m, Phòng Tài chính kế toán 5m); kế hoạch chỉnh lý trong năm 2024 đặt chỉ tiêu xử lý 339 mét giá.
- Khảo sát mô hình hoạt động của Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu thành lập theo Quyết định số 271/VP gồm 07 thành viên, ghi nhận việc tự triển khai chỉnh lý theo yêu cầu của Quyết định số 1080/QĐ-EVN.
- Phát hiện việc Trung tâm chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, dẫn đến tình trạng các tài liệu loại sau chỉnh lý từ năm 2012 đến nay vẫn lưu giữ trong các hòm tôn tại kho lưu trữ mà chưa được tổ chức tiêu hủy đúng quy định pháp luật.
Giải pháp và kiến nghị tác giả đề xuất: Tác giả đề xuất 02 nhóm giải pháp đồng bộ gồm: 04 giải pháp về tổ chức quản lý (triển khai văn bản, đào tạo bồi dưỡng, kiểm tra thi đua, đầu tư cơ sở vật chất kinh phí) và 06 giải pháp về nghiệp vụ (thu thập, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xây dựng công cụ tra cứu, thống kê).
Đóng góp của khóa luận: Khóa luận là công trình nghiên cứu trực tiếp, phản ánh thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia. Nghiên cứu chỉ ra những ưu điểm và những hạn chế nghiệp vụ còn tồn tại, đồng thời đề xuất hệ thống giải pháp xuất phát từ thực tế hoạt động của cơ quan, có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm và các đơn vị trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Hạn chế của nghiên cứu:
- Phạm vi nghiên cứu mới tập trung khảo sát tại trụ sở Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia tại Hà Nội, chưa đi sâu khảo sát khối tài liệu lưu trữ tại 03 đơn vị trực thuộc là Trung tâm Điều độ hệ thống điện miền Bắc (A1), miền Trung (A2) và miền Nam (A3).
- Về mặt nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở Chương 2, khóa luận mới trình bày cụ thể bước chuẩn bị (vệ sinh sơ bộ, khảo sát tài liệu) và số liệu chỉnh lý tổng thể, chưa phân tích chi tiết quy trình thao tác kỹ thuật cho từng loại hình hồ sơ chuyên môn kỹ thuật đặc thù ngành điện (phiếu thao tác điều độ, dữ liệu SCADA/EMS).
Hướng nghiên cứu tiếp:
- Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Điều độ hệ thống điện miền (A1, A2, A3).
- Nghiên cứu sâu về giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử theo định hướng chuyển đổi số tại Công văn số 332/ĐĐQG-VP ngày 30/01/2024 của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.
Giá trị tham khảo
Tài liệu có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:
- Sinh viên, học viên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tham khảo về phương pháp tiếp cận, cấu trúc báo cáo khảo sát thực trạng và cách thức xử lý số liệu nghiệp vụ lưu trữ tại một doanh nghiệp nhà nước đặc thù.
- Cán bộ, nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia và các đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam trong việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý, lập danh mục hồ sơ cơ quan và triển khai phương án phân loại tài liệu lưu trữ.
- Các nội dung có giá trị tham khảo cao nhất trong khóa luận bao gồm: hệ thống văn bản quản lý lưu trữ của EVN và A0 (Quyết định số 1080/QĐ-EVN, Quyết định số 271/VP); bảng thống kê số liệu thực tế về tài liệu tồn đọng và tiến độ chỉnh lý giai đoạn 2021 - 2023 (Bảng 2, Bảng 3); phương án phân loại hồ sơ tài liệu 4 cấp độ kết hợp giữa Năm - Phòng/Ban - Chức năng/Nhiệm vụ - Đơn vị bảo quản.
Câu hỏi thường gặp
1. Khối lượng tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng chưa chỉnh lý tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia tính đến ngày 30/09/2023 là bao nhiêu và tập trung nhiều nhất ở đơn vị nào?
Theo Báo cáo số 3502/BC-ĐĐQG ngày 04/10/2023 của Trung tâm, tính đến ngày 30/09/2023, tổng khối lượng tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng chưa chỉnh lý đúng nghiệp vụ là 344 mét giá. Trong đó, tài liệu tồn đọng tập trung lớn nhất tại Phòng Phương thức với 300 mét giá (chiếm hơn 87% tổng lượng tài liệu tồn đọng của toàn Trung tâm).
2. Văn bản nào của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) quy định trực tiếp về công tác lưu trữ tại Trung tâm và có quy định gì đặc thù về việc thuê ngoài chỉnh lý tài liệu?
Đó là Quyết định số 1080/QĐ-EVN ngày 01/08/2021 của EVN ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam. Quy chế này quy định các đơn vị không được thuê ngoài phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, số hóa tài liệu đối với các loại hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh và các dự án xây dựng.
3. "Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu nộp vào lưu trữ" của Trung tâm được thành lập theo quyết định nào và cơ cấu nhân sự ra sao?
Tổ được thành lập theo Quyết định số 271/VP ngày 04/11/2022 của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, gồm 07 thành viên: ông Trần Minh Hải (Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác lưu trữ làm Tổ trưởng), bà Nguyễn Thị Hằng (Tổ phó), cùng 05 thành viên là Đào Thị Ngọc, Lưu Vũ Điệp, Giang Thị Huệ, Hà Thị Thùy và Phạm Thị Phương Thảo.
4. Tình trạng xử lý các tài liệu loại, tài liệu hết giá trị tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia từ năm 2012 đến thời điểm nghiên cứu diễn ra như thế nào?
Trung tâm chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quy định tại Điều 42 Quyết định số 1080/QĐ-EVN. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu loại sau khi phân loại, chỉnh lý từ năm 2012 đến nay vẫn được chứa trong các hòm tôn đặt tại kho lưu trữ của Trung tâm mà chưa được tổ chức tiêu hủy theo quy định pháp luật.
5. Phương án phân loại tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia được thực hiện theo các bước nào?
Trung tâm áp dụng phương án phân loại kết hợp theo các bước:
- Bước 1: Phân loại tài liệu theo năm (năm 2021, 2022, 2023, 2024);
- Bước 2: Phân loại tài liệu từng năm theo các Phòng/Ban (Văn phòng, Phòng Phương thức, Phòng Điều độ...);
- Bước 3: Phân loại tài liệu từng Phòng/Ban theo chức năng, nhiệm vụ cụ thể;
- Sau đó phân chia chi tiết đến từng hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Văn Hiệp đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và khảo sát chi tiết thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia giai đoạn từ năm 1992 đến năm 2023. Tác giả đã thống kê chính xác số liệu hồ sơ giao nộp, phản ánh kết quả tự chỉnh lý 113 mét giá tài liệu theo Quy chế của EVN, đồng thời chỉ rõ điểm nghẽn về 344 mét giá tài liệu tồn đọng và tình trạng chưa tiêu hủy tài liệu loại do thiếu Hội đồng xác định giá trị. Hệ thống giải pháp về quản lý và nghiệp vụ được đề xuất trong khóa luận bám sát thực tiễn đơn vị, góp phần giải quyết tình trạng tồn đọng và nâng cao hiệu quả quản trị tài liệu lưu trữ tại cơ quan điều hành hệ thống điện quốc gia.