Chương 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ THỰC HIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LƯU TRỮ 1. Khái niệm về lưu trữ Điều 3 mục 9 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz (được sửa đổi ngày 25 tháng 12 năm 2023) về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004 định nghĩa như sau: “Lưu trữ - một cơ quan hoặc đơn vị cơ cấu của một tổ chức thực hiện việc lưu trữ, thu thập, ghi chép và sử dụng tài liệu lưu trữ.” Còn theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành cụ thể tại Khoản 2, Điều 1 như sau: “ Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.” Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt của NXB Bách khoa Hà Nội, năm 2011 thì lưu trữ là “Chứa, giữ lại” Theo cuốn dự thảo “Thuật ngữ văn thư, lưu trữ” của Cục văn thư Lưu trữ Việt Nam của Bộ Nội vụ ban hành vào năm 2017 cụ thể tại trang 16 từ số 148 có giải nghĩa như sau: Danh từ “Lưu trữ” là để chỉ “Một cơ quan, tổ chức, bộ phận có chức năng thu thập, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.” Động từ “Lưu trữ” là “ Việc thu thập, xác định giá trị bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.Khái niệm về tài liệu, tài liệu lưu trữ Theo Luật Lưu trữ của Pháp năm 1979, định nghĩa Tài liệu lưu trữ “là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào.” Theo Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz (được sửa đổi ngày 25 tháng 12 năm 2023) về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004 định nghĩa như sau: 8 “Tài liệu lưu trữ - một phương tiện hữu hình có thông tin được ghi trên đó, có các chi tiết cho phép nhận dạng và được lưu trữ do tầm quan trọng của phương tiện và thông tin được chỉ định đối với công dân, xã hội và nhà nước.” Theo từ điển online tiếng Anh về “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” (tên tiếng Anh là Dictionary of Archives Terminology) của Hiệp hội các nhà lưu trữ Mỹ định nghĩa về Tài liệu, Tài liệu lưu trữ như sau: “ Tài liệu - là một bộ sưu tập vật lý hoặc kỹ thuật số các hồ sơ lịch sử; - là toàn bộ hồ sơ của một tổ chức, gia đình hoặc cá nhân đã được tạo ra và tích lũy do kết quả của một quá trình hữu cơ phản ánh các chức năng của người tạo ra; - là hồ sơ cá nhân có giá trị tiếp tục; - là một bộ sưu tập thông tin và dữ liệu theo ngữ cảnh được tuyển chọn liên quan đến một chủ đề cụ thể; - là một cấu trúc khái niệm về một kho kiến thức được ghi lại có ý nghĩa chính trị và xã hội to lớn, thường kiểm soát ý nghĩa và diễn ngôn và đóng vai trò như một mô phỏng của sự thật và thực tế. Tài liệu lưu trữ - là mọi hồ sơ có liên quan và phụ thuộc lẫn nhau của một tổ chức, cá nhân đều được lưu giữ; một bộ tài liệu; - là tuyển chọn các hồ sơ kỹ thuật số hoặc các bản thay thế kỹ thuật số của hồ sơ được cung cấp dưới dạng bộ sưu tập trực tuyến được tuyển chọn.” Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành cụ thể tại Khoản 2, Điều 2 như sau: “Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” Khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011, định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữu bao gồm bản gốc,bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản bao 9 hợp pháp” Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt của NXB Bách khoa Hà Nội, năm 2011 thì Tài liệu là “vật liệu dùng để viết và thường dùng trong nghĩa vật liệu,giấy tờ để chứng minh một việc gì đó” Theo Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” nhấn mạnh rằng: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và các nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… của xã hội. Khái niệm công tác lưu trữ Theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp (nay là nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam) xuất bản 1990, Công tác lưu trữ được định nghĩa là “một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.” Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) xuất bản năm 1992, công tác lưu trữ được định nghĩa theo hai nghĩa như sau: “ - Hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội. - Ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.” Theo cuốn từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” do Nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông ấn hành năm 2015, công tác lưu trữ là “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. Khái niệm về dịch vụ, dịch vụ lưu trữ Tại Luật Giá số 11/2012/QH13 năm 2012 do Quốc hội khóa XII ban hành tại Khoản 2, Điều 4 có giải thích cụ thể hơn về khái niệm dịch vụ như sau: 10 “Dịch vụ là hàng hóa có tính vô hình, quá trình sản xuất và tiêu dùng không tách rời nhau, bao gồm các loại dịch vụ trong hệ thống ngành sản phẩm Việt Nam theo quy định của pháp luật.” Theo Luật Giá số 16/2023/QH15 năm 2023 do Quốc hộ khóa XV ban hành, tại Khoản 2, Điều 4 khái niệm về dịch vụ được giải thích ngắn gọn như sau: “Dịch vụ là hàng hóa có tính vô hình, quá trình sản xuất và tiêu dùng không thể tách rời nhau.” Ngoài ra, Tạp chí Lưu trữ và Thời đại số 5/2022 định nghĩa về “Dịch vụ lưu trữ” là “những hoạt động hay lợi ích được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân cung cấp cho khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ” Từ các khái niệm trên về “dịch vụ” và “dịch vụ lưu trữ”, có thể thấy rằng dịch vụ lưu trữ là hoạt động sử dụng các nguồn lực, kỹ năng, nhân lực và kinh nghiệm các doanh nghiệp đã hành động hoặc hoạt động theo lĩnh vực của họ để cung cấp giá trị đến cho khách hàng.
Khái niệm về tổ chức, hoạt động và quản lý Về tổ chức, khái niệm Tổ chức trong trang số 8 cuốn sách “Hành chính công” của Học viện Hành chính Quốc gia, được định nghĩa “là tạo ra một cơ cấu nhất định giữa các cá nhân, các chức năng và các nguồn lực thành những mối quan hệ hiệu quả.” Theo cuốn Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên giải thích về nghĩa động từ của tổ chức như sau: “- Sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung; - Sắp xếp, bố trí để làm cho có trật tự, nề nếp’’. Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt của NXB Bách khoa Hà Nội, năm 2011 thì Quản lý là “Trông nom, coi giữ.” Về hoạt động, dưới góc độ triết học, hoạt động là quan hệ biện chứng của chủ thể và khách thể. Trong quan hệ đó, chủ thể là con người, khách thể là hiện thực khách quan. Ở góc độ này, hoạt động được xem là quá trình mà trong đó có sự chuyển hoá lẫn nhau giữa hai cực “chủ thể - khách thể” 11 Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt của NXB Bách khoa Hà Nội, năm 2011 thì Hoạt động là “hành động không ngừng, ưa làm việc” Về khái niệm quản lý, theo Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa động từ quản lý, theo đó, quản lý gồm hai yếu tố: ““Quản” là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định và “Lý” là tổ chức và điều khiển các hoạt động theo yêu cầu nhất định”.
Quản lý trong tiếng Anh là manage và theo nhà khoa học Mary Parker Follet (Mĩ): “Quản lí là nghệ thuật khiến công việc được thực hiện thông qua người khác. Một số nhà nghiên cứu khác lại cho rằng quản lí là một quá trình kĩ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn tác động tới hoạt động con người, nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.” Theo giáo trình Khoa học Quản lý đưa ra khái niệm về Quản lý là “quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để đạt được mục tiêu của tổ chức trong điều kiện biến động của môi trường”. Xuất phát từ những khái niệm về tổ chức, hoạt động và quản lý, các nội dung nêu trên có mối quan hệ chặt chẽ vầ hỗ trợ lẫn nhau để hình thành nên các cơ cấu phục vụ hoạt động xã hội. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ a.