chương 1 làm cơ sở để nhóm nghiên cứu tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ lưu trữ trong chương 2. 13 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, của các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ lƣu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội 2. Chức năng và nhiệm vụ Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một dịch vụ chuyên nghiệp do các doanh nghiệp lưu trữ cung cấp nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp sắp xếp, tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả.
Dưới đây là một số chức năng chính của dịch vụ này: - Phân loại tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ sẽ phân loại tài liệu theo các tiêu chí như: loại hình tài liệu, chủ đề, thời gian, v. Việc phân loại giúp sắp xếp tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm và truy cập khi cần thiết. - Lập hồ sơ: Sau khi phân loại, các doanh nghiệp lưu trữ sẽ lập hồ sơ cho từng loại tài liệu. Hồ sơ sẽ bao gồm các thông tin cần thiết như: tên tài liệu, thời gian, tóm tắt nội dung, v.
- Sắp xếp tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ sẽ sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo một trật tự nhất định. Việc sắp xếp giúp quản lý tài liệu một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. - Lập danh mục tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ sẽ lập danh mục tài liệu để ghi chép thông tin về từng hồ sơ. Danh mục tài liệu giúp tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
- Bảo quản tài liệu: Các tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng. Kho lưu trữ được thiết kế để đảm bảo an toàn cho tài liệu khỏi các tác nhân gây hại như: mối mọt, ẩm mốc, hỏa hoạn, v. - Số hóa tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ có thể số hóa tài liệu để tạo bản sao điện tử. Bản sao điện tử giúp truy cập tài liệu dễ dàng hơn và bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng.
- Cung cấp dịch vụ tra cứu tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ cung cấp dịch vụ tra cứu tài liệu giúp khách hàng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác. 14 Chức năng của các doanh nghiệp lưu trữ làm về dịch vụ số hóa. Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ là một dịch vụ chuyên nghiệp do các doanh nghiệp lưu trữ cung cấp nhằm chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng điện tử. Dưới đây là một số chức năng chính của dịch vụ này: - Quét tài liệu: Sử dụng máy quét chuyên dụng để quét tài liệu giấy sang dạng ảnh kỹ thuật số.
Chất lượng ảnh kỹ thuật số được đảm bảo để giữ nguyên nội dung và hình ảnh của tài liệu gốc. - Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Sử dụng công nghệ OCR để chuyển đổi ảnh kỹ thuật số sang dạng văn bản có thể chỉnh sửa. Công nghệ OCR giúp tìm kiếm và truy cập thông tin trong tài liệu dễ dàng hơn. - Lập chỉ mục tài liệu: Lập chỉ mục cho tài liệu điện tử để giúp khách hàng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Chỉ mục tài liệu bao gồm các thông tin như: tên tài liệu, ngày tháng, tóm tắt nội dung, v. - Lưu trữ tài liệu điện tử: Lưu trữ tài liệu điện tử trong kho lưu trữ dữ liệu chuyên dụng. Kho lưu trữ dữ liệu được thiết kế để đảm bảo an toàn cho tài liệu khỏi các tác nhân gây hại như: virus, hacker, v. - Cung cấp dịch vụ tra cứu tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ cung cấp dịch vụ tra cứu tài liệu giúp khách hàng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
- Cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu: Dịch vụ tiêu tài liệu giấy sau khi đã được số hóa theo yêu cầu của khách hàng. Dịch vụ tiêu hủy tài liệu giúp bảo mật thông tin và tiết kiệm không gian lưu trữ. Ngoài những chức năng và nhiệm vụ đã kể trên của các doanh nghiệp chỉnh lý tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu mà nhóm tác giả đã khảo sát, các doanh nghiệp còn có thêm một số dịch vụ khác ngoài chỉnh lý và số hóa là dịch vụ sản xuất thử nghiệm và cung cấp phần mềm, trang thiết bị, vật tư phục vụ công tác lưu trữ, cho thuê kho và các trang thiết bị lưu trữ. Cơ cấu tổ chức Sau khi đi khảo sát thực tế tại bốn doanh nghiệp lưu trữ về dịch vụ chỉnh lý và dịch vụ số hóa tài liệu điện tử sau: - Trung tâm phát triển công nghệ hành chính văn phòng trực thuộc Liên Hiệp hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (tên viết tắt là CENDOAT), địa chỉ tại nhà Công vụ Bộ Tư lệnh Cảnh vệ - số 1B Bắc Sơn – P.Ba Đình – Hà Nội; 15 - Công ty TNHH giải pháp số hóa Minh Ngọc (tên tiếng anh là Minh Ngoc digitizing solution company limited), địa chỉ tại P.Bắc Từ Liêm – Hà Nội; - Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao ( tên tiếng anh là Five stars media and technology joint stock company), địa chỉ tại số 14 – đường Nguyễn Trãi – P.Thanh Xuân Trung – Q.Thanh Xuân – Hà Nội; - Công ty Cổ phần Lưu trữ và Thư viện Đông Dương (tên tiếng anh là Dong Duong library and records joint stock company), địa chỉ tại thôn Sáp Mai - xã Võng La - huyện Đông Anh – Hà Nội; Cả bốn doanh nghiệp đều đã được cấp phép kinh doanh, mã số thuế đầy đủ theo Luật và quy định của Nhà nước.
Ba trên bốn doanh nghiệp được cấp giấy phép bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, riêng Trung tâm phát triển công nghệ hành chính văn phòng thì được cấp phép bởi Bộ Khoa học và Công nghệ và là đơn vị sự nghiệp có thu. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 16 của công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao Ảnh 2. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa và công nghệ của Trung tâm phát triển công nghệ hành chính văn phòng. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty TNHH giải pháp số hóa Minh Ngọc 17 Để làm rõ cách thức tổ chức và bộ máy quản lý của các doanh nghiệp, nhóm tác giả có sơ đồ như sau: Hình ảnh 01.
Sơ đồ về cơ cấu tổ chức của Trung tâm phát triển công nghệ hành chính văn phòng GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN KẾ TOÁN HỖ TRỢ DỰ ÁN Kế toán Quản lý Quản lý trưởng Kế toán nội Nhân viên Nhân viên bộ Sơ đồ 01. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Minh Ngọc 18 CHỦ TỊCH TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM GIÁM GIÁM ĐỐC ĐỐC ĐỐC (Miền Bắc- (Miền (Tư vấn) Miền Trung) Nam) Kế toán Dự án Triển khai Sơ đồ 02. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao Cách thức tổ chức hoạt động của bốn doanh nghiệp được chia ra làm ba loại hình: - Đối với Trung tâm phát triển công nghệ hành chính văn phòng chức vụ cao nhất điều hành doanh nghiệp là “Hội đồng trung tâm”; - Đối với các công ty Cổ phần và công ty TNHH thì chức vụ cao nhất trong bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp thường là “Giám đốc công ty” hoặc “Chủ tịch công ty”. Về nhân sự, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc Căn cứ vào kết quả khảo sát toàn diện tại bốn doanh nghiệp nêu trên cho thấy, tùy thuộc vào mô hình và quy mô hoạt động nhân sự của các doanh nghiệp như sau: - Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhan sự sẽ bao gồm từ 20 đến 40 nhân sự, đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong tổ chức; - Ở các doanh nghiệp lớn có thể tuyển dụng hơn 100 nhân sự.
- Trong lĩnh vực nhân sự, tại bốn doanh nghiệp thường được phân thành hai nhóm chính: nhân viên văn phòng và nhân viên làm việc theo dự án 19 a, Về nhóm nhân sự văn phòng Kinh Số Trình độ Tên doanh nghiệp nghiệm làm Chính sách lƣợng chuyên môn việc - Được đóng bảo Trung tâm phát triển hiểm xã hội - Ngành Lưu công nghệ Hành - Được hưởng trữ học Từ 6 tháng - chính văn phòng trực đầy đủ chính sách 1 5 - Ngành kế 3 năm trở thuộc Liên Hiệp hội cho người lao toán lên Khoa học và Kỹ động theo Luật thuật Việt Nam Lao động năm 2019 - Được đóng bảo hiểm xã hội - Ngành Lưu - Được hưởng Công ty TNHH giải trữ học Từ 6 tháng - đầy đủ chính sách 2 pháp số hóa Minh 8 - Ngành kế 3 năm trở cho người lao Ngọc toán lên động theo Luật Lao động năm 2019 - Được đóng bảo hiểm xã hội - Ngành Lưu Công ty Cổ phần - Được hưởng trữ học Từ 6 tháng - Công nghệ và Truyền đầy đủ chính sách 3 12 - Ngành kế 3 năm trở thông Năm Sao cho người lao toán lên động theo Luật Lao động năm 2019 - Được đóng bảo - Ngành Lưu hiểm xã hội trữ học - Được hưởng Công ty Cổ phần Lưu - Ngành kế Từ 6 tháng - đầy đủ chính sách 4 trữ và Thư viện Đông 4 toán 3 năm trở cho người lao Dương - Ngành Thông lên động theo Luật tin - Thư viện Lao động năm 2019 Bảng 01. Bảng thống kê nhân sự văn phòng ở các doanh nghiệp 20 Qua bảng số liệu ta có thể thấy nhân sự ở khối văn phòng có tính ổn định thường xuyên liên tục về số lượng hơn so với nhóm nhân sự dự án. Phân công công việc của khối văn phòng mang tính chuyên môn hóa, sẽ được phân ra như sau: -Ban lãnh đạo sẽ điều hành chỉ đạo công việc cho toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp; - Kế toán sẽ chịu trách nhiệm chi trả các khoản thu chi của doanh nghiệp (tiền lương, tiền thưởng, phạt, bảo hiểm xã hội, hợp đồng dự án, …); - Đội ngũ hỗ trợ để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc đối với bên nhà thầu. Sau khi trúng thầu và thỏa thuận hợp đồng dựa trên cơ sở pháp lý, các doanh nghiệp lưu trữ thường bố trí nhân sự làm việc tại trụ sở chính của chủ đầu tư.
Còn tại văn phòng của các doanh nghiệp sẽ bao gồm một nhóm từ 4 đến 12 cá nhân.