chương 1), tác giả phân tích thực trạng về tổ chức công tác lưu trữ của BHXH quận, huyện qua khảo sát thực tế ở một số BHXH quận, huyện để đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Chƣơng 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lƣu trữ tại các BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội Trên cơ sở những phân tích ở Chương 2, Từ thực trạng về vấn để tổ chức công tác lưu trữ, tác giả đã đi sâu nghiên, đề xuất các giải pháp tổ chức để giúp cho công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội đạt hiệu quả cao. 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ 1.
Khái niệm a, Khái niệm tổ chức. Theo tập bài giảng môn Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng thuộc Chương trình đào tạo thạc sĩ của Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng – Trường Đai học Khoa học xã hội và Nhân văn, khái niệm “Tổ chức” được phân tích theo loại từ là động từ, danh từ và tính từ. Theo nghĩa danh từ: Tổ chức chỉ một cơ quan, đơn vị, nhóm người có sự phân công, phân nhiệm theo thứ tự, trình tự. Theo nghĩa động từ: là hoạt động nhằm sắp xếp, bố trí, phân định một nhóm người hoặc một hoạt động, một sự kiện sao cho hoạt động hay nhóm người đó có trật tự, thứ bậc.
Theo nghĩa tính từ: được hiểu là một hoạt động, một công việc hay một nhóm người đã được bố trí, sắp xếp đạt được hiệu quả và mục tiêu đặt ra, hay còn gọi là “có tổ chức”. Tuy nhiên, trong đề tài này tác giả sử dụng từ “ Tổ chức” theo nghĩa động từ để tiếp cận vấn đề và được định nghĩa như sau: “ Tổ chức là cách sắp xếp, bố trí, điều khiển con người hay công việc, hoạt động theo những quy định hiện hành”. Một tổ chức hoạt động cần có khuôn khổ, quy định, quy chế nhất định phù hợp với tình hình hoat động, đặc thù công việc và quy mô của cơ quan, đơn vị đó. Do vậy, một cơ quan đơn vị được coi là tổ chức tốt khi đảm bảo được con người hay công việc thực hiện đúng quy chế, quy định đã đề ra.
b, Khái niệm công tác lưu trữ.TS Dương Văn Khảm (2003) trong Công tác văn thư, lưu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội: Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo đảm an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Nguyễn Lệ Nhung – www.com : Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tóm lại, công tác lưu trữ có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng dù hiểu theo cách nào thì cũng đều là tổ chức, quản lý các nghiệp vụ lưu trữ sao cho khoa học và hiệu quả nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ nhiều mục đích khác nhau của con người và xã hội. c, Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ.
Từ hai khái niệm trên, có thể hiểu: Tổ chức công tác lưu trữ là tổng thể các biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Các biện pháp được nói đến ở đây là tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ; ban hành quy định, quy chế về công tác lưu trữ; tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… 1. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ. Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam.
Việc quản lý tập trung thể hiện ở cả việc quản lý tài liệu và quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong các cơ quan thuộc hệ thống BHXH Việt Nam được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị đó và các đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của cơ quan BHXH đó. Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của cơ quan về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam. Tại khoản 9, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước”.
Như vậy, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị BHXH đã được Luật Lưu trữ xác định là thuộc thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Vì thế, công tác lưu trữ ở ngành Bảo hiểm cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Luật Lưu trữ như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Để quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ, BHXH Việt Nam đã ban hành các văn bản hướng dẫn khá đầy đủ để chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị trong Ngành thực hiện công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ một cách thống nhất và có căn cứ. Hệ thống văn bản chính là hành lang pháp lý để các đơn vị, cá nhân tuân thủ và thực hiện theo quy định của Đảng, Nhà nước và của Ngành một cách thống nhất.
Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ trong các cơ quan. Tổ chức công tác lưu trữ bao gồm các biện pháp sau: a. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ:. Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong mỗi 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com cơ quan, tổ chức.
Do đó để công tác này được thực hiện thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ thì cơ quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ để tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan hay lãnh đạo văn phòng các công việc như: - Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan bao gồm các kế hoạch về thực hiện công tác lưu trữ, kế hoạch thu thập tài liệu, kế hoạch thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, kế hoạch loại hủy tài liệu hết giá trị, kế hoạch chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ …. - Soạn thảo các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ, xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan. - Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan như thu thập, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… - Tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ như giá kệ, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba dây… - Đề xuất tổ chức các buổi tập huấn đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ, phổ biến các văn bản quy định về công tác lưu trữ cho các bộ phận chuyên môn. - Thực hiện báo cáo, thống kê về hoạt động lưu trữ của cơ quan… Từ các nhiệm vụ kể trên cho thấy công tác lưu trữ cần thiết phải tổ chức bộ phận chuyên trách để thực hiện thống nhất các nhiệm vụ này.
Nếu không bố trí bộ phận chuyên trách mà chỉ là cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ thì khó có thể đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Hiện nay tại các cơ quan Nhà nước bộ phận lưu trữ được bố trí nằm trong Văn phòng và chịu sự quản lý điều hành của Chánh Văn phòng cơ quan. Ở các cơ quan cấp cao thì đơn vị giúp việc về công tác lưu trữ có thể là các Phòng Lưu trữ hoặc Phòng Văn thư - Lưu trữ, chịu sự quản lý của Chánh Văn phòng. Ở các cơ quan cấp huyện thì bố trí bộ phận lưu trữ nằm trong Văn 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com phòng và chịu sự quản lý của Văn phòng.
Ở các khu vực doanh nghiệp hay các đơn vị có quy mô nhỏ thì tùy thuộc vào lượng tài liệu lưu trữ mà bố trí bộ phận lưu trữ hay cán bộ làm công tác lưu trữ. Tại các cơ quan BHXH cần quan tâm bố trí bộ phận quản lý công tác lưu trữ, đặc biệt tại các BHXH quận, huyện là cơ quan BHXH tại địa phương cần bố trí bộ phận tham mưu giúp việc về công tác lưu trữ để giúp cho cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đặc biệt là đáp ứng nhu cầu giải quyết chế độ, chính sách cho các tổ chức, cá nhân trên địa bàn một cách kịp thời. Như vậy, tại hầu hết các cơ quan, tổ chức đều quan tâm đến việc tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ, bộ phận này được sắp xếp, bố trí tùy thuộc vào quy mô của cơ quan, tổ chức và số lượng tài liệu của cơ quan sản sinh ra trong quá trình hoạt động và làm việc của cơ quan, tổ chức đó.