chương 1 giới thiệu một số vấn đề lý thuyết liên quan đến việc xây dựng CSDLtài liệu lưu trữ như: khái niệm, yêu cầu; nguyên tắc; phương pháp của CSDL tài liệu lưu trữ cụ thể: 1. Khái quát lý luận về xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu “tài liệu lưu trữ” Cơ sở dữ liệu Một số từ điển tiếng Anh như Cambridge, Oxford, Collins giải thích từ Cơ sở dữ liệu (database) như sau: Cơ sở dữ liệu là một khối lượng lớn thông tin được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo cách mà nó có thể dễ dàng tìm kiếm, thay đổi [25]; một tập hợp dữ liệu được lưu giữ trong một máy tính và có thể dễ dàng sử dụng và bổ sung [26]; một tập hợp có cấu trúc của dữ liệu lưu giữ trong máy tính có thể truy cập theo nhiều cách khác nhau [27]. Tại khoản 4 và5, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 có quy định cơ sở dữ liệu và dữ liệu: “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhập thông qua phương tiện điện tử”.
[13, trg2] “Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự”. Cơ sở dữ liệu là tập hợp có tổ chức của các dữ liệu về thế giới thực trong một lĩnh vực nào đó có liên quan với nhau về một logic. Chúng được lưu trữ ở bộ nhớ ngoài. Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ họa, hình 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ảnh tĩnh hay hình ảnh động… được mã hóa dưới dạng các chuỗi bàivà được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính.
[18, trg2] “Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên cácthiết bị như băng từ, đĩa từ… để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng”. [19, trg2] Như vậy, CSDL là tập hợp của một hệ thống dữ liệu được tạo nên và cập nhập bởi phương tiện điện tử, chúng được tổ chức, sắp xếp theo những logic nhất định để phục vụ nhu cầu của nhiều người sử dụng một cách đồng thời. Trong nội dung của luận văn này, tác giả sử dụng khái niệm CSDL theo cách hiểu là một hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các phương tiện điện tử và được tổ chức quản lý, khai thác sử dụng theo nhu cầu của người dùng. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Theo tác giả Lại Thị Kim Thoa:“Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là một tập hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ được liên kết với nhau theo các quy định riêng, có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau và được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được xây dựng nhằm đảm bảo thông tin có tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu. Chức năng quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tìm kiếm và tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ.CSDL tài liệu lưu trữ cũng là công cụ hỗ trợ để quản lý một cách tập trung, thống nhất khối lượng lớn tài liệu lưu trữ, giúp cho quá trình cung cấp thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên,CSDL lưu trữ có những đặc trưng riêng biệt không giống với các CSDL tài liệu thông thường. Có cùng mục đích là đưa thông tin đến với người sử dụng nhưng không phải tài liệu lưu trữ nào cũng đưa vào CSDL.
Có rất nhiều tài liệu lưu trữ cần được bảo mật, không được chuyển đổi định dạng, không được khai 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thác trong CSDL. Vì vậy việc xác định đưa vào CSDL những tài liệu lưu trữ nào và phân quyền truy cập ra sao phụ thuộc theo quy định riêng của mỗi cơ quan, tổ chức. Ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Thứ nhất, tạo lập và sử dụng cơ sở dữ liệu là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ phát triển, khi mà quy mô về thông tin, tài liệu ngày càng nhiều, nhu cầu của người dùng ngày một cao. Đây cũng là một công cụ quản lý hiệu quả đối với các cơ quan, tổ chức, các ngành, các lĩnh vực; việc xây dựng và quản lý CSDL tài liệu lưu trữ nếu được áp dụng hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích thiết thực.
Ví dụ, CSDL quốc gia về dân cư giúp nhà nước quản lý được nhân thân, lý lịch, hộ khẩu của các công dân trong một quốc gia; từ đó giảm thiểu các loại giấy tờ mà người dân phải mang tới cơ quan nhà nước khi thực hiện thủ tục hành chính như sổ hộ khẩu. Mặt khác, trong những năm gần đây xuất hiện thêm một loại hình tài liệu lưu trữ là tài liệu điện tử, đặc biệt là các tài liệu có sử dụng chữ ký số và tài liệu được số hóa thì xây dựng CSDL chung thống nhất để quản lý được các loại hình tài liệu khác nhau là việc làm rất cần thiết. Ngoài việc quản lý được các nhóm văn bản được số hóa, cơ quan, tổ chức còn quản lý cả những tài liệu lưu trữ điện tử - một loại hình tài liệu sẽ được sử dụng chủ yếu trong tương lai. Phải xây dựng và quản lý CSDL lưu trữ ngay từ bây giờ là cần thiết để có thể quản lý được khối lượng lớn tài liệu cần lưu trữ.
Thứ hai,CSDL tài liệu lưu trữ giúp tiết kiệm được thời gian làm việc của cả người khai thác và người phục vụ khai thác, tăng năng suất lao động đặc biệt là đối với cơ quan, tổ chức nhân sự về lưu trữ còn hạn chế. 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Sở dĩ như vậy là vì nếu có CSDL tài liệu lưu trữ có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau, tìm kiếm tài liệu dễ dàng, tiết kiệm thời gian và có thể tra cứu cùng lúc nhiều tài liệu cùng tính chất, tính năng nổi trội này chính là một trong những ưu thế mà CSDL mang lại cho người dùng. Theo thống kê thì có đến 80% các giao dịch trên CSDL là tìm kiếm thông tin từ các thông số, trường thông tin, file dữ liệu đưa vào CSDL tài liệu lưu trữ chúng ta có được nhiều thông tin, báo cáo, thống kê theo những tiêu chí khác nhau nhờ vào phần mềm chuyên dùng, hỗ trợ đắc lực trong việc tra cứu tài liệu lưu trữ. Thay vì mất ít nhất khoảng ½ ngày làm việc hoặc nhiều hơn nếu kho lưu trữ không đặt tại trụ sở cơ quan để khai thác được tài liệu thì chỉ cần một vài nhấp chuột là có thể tìm được tài liệu mình cần.
Thứ ba, CSDLtài liệu lưu trữ giúp chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng. Nói như vậy là vì CSDL không bị giới hạn bởi thời gian và không gian, tùy theo phân quyền truy cập và đối tượng sử dụng người dùng ở bất kỳ quốc gia, lãnh thổ hay độ tuổi nào cũng đều có thể tiếp cận cùng một thông tin có ở một CSDL. Lưu trữ các nước phát triển đã và đang rất thành công trong việc quản lý và khai thác CSDL tài liệu lưu trữ quốc gia. Đồng thời CSDL tài liệu lưu trữ được xây dựng cũng là điều kiện để tích hợp hoặc liên kết với các hệ CSDL tài liệu lưu trữ khác khi có nhu cầu.
Thứ tư, xây dựng CSDLtài liệu lưu trữ còn giúp tài liệu lưu trữ được bảo vệ tốt hơn. Do hạn chế được việc đưa tài liệu gốc ra khai thác sử dụng trực tiếp. Mặt khác, nguồn CSDL này cũng là bản sao bảo hiểm phòng các trường hợp rủi ro có thể xảy ra đối với tài liệu lưu trữ. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ đã được đề cập đến và quy định trong các văn bản pháp luật dưới một số hình thức khác nhau có liên quan như: quy định bảo hiểm lưu trữ, quy định về ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác lưu trữ.
Những quy định này đã trực tiếp hoặc gián tiếp chỉ ra sự cần thiết phải tiến tới xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ. Ngày 21 tháng 12 năm 2012, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quy trình lập CSDL tài liệu lưu trữ kèm theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN và đến ngày 23 tháng 6 năm 2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2014/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ. Hai văn bản này đã cụ thể hóa chủ trương và hướng dẫn cụ thể các tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ. Từ cơ sở pháp lý và những ý nghĩa của CSDL tài liệu lưu trữ có thể khẳng định rằng việc xây dựng khung CSDL tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức là một việc làm cần thiết.
Mặc dù việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ mang lại rất nhiều ý nghĩa thiết thực như vậy nhưng bên cạnh đó nó cũng có thể xảy ra những rủi ro nghiêm trọng. Tài liệu lưu trữ trong CSDL có thể bị sao chép, đánh cắp, lan truyền rất nhanh. Những thiệt hại lớn có thể xảy ra nếu thông tin trong tài liệu lưu trữ lộ ra ngoài, bị phát tán, sửa đổi ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. Do vậy khi lựa chọn xây dựng và quản lý CSDL tài liệu lưu trữ, cơ quan tổ chức cần có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý rủi ro đồng thời đưa ra mức độ rủi ro có thể chấp nhận được.
Yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ cần đảm bảo được các yêu cầu sau: Thứ nhất là phải đảm bảo tính bảo mật,do có nhiều người đượcphép khai thác dữ liệu một cách đồng thời nên cần thiết phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền khai thác CSDL tài liệu lưu trữ. Người sử dụng trên chương trình chỉ có quyền xử lý và tra cứu khai thác tương ứng với các loại hồ sơ, tài 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com liệu lưu trữ và cấp thẩm quyền phê duyệt khai thác, kiểm soát chặt chẽ các cá nhân vào CSDL. Ngoài ra, một số vai trò đặc biệt có quyền khai thác dữ liệu mình không tham gia xử lý.