Luận Văn Thạc Sĩ Về Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Tài Liệu Lưu Trữ Tại Tổng Cục Thuế

Luận văn thạc sĩ ussh nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại tổng cục thuế, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thuế.

• Tác giả: Vũ Thị Loan
• Người hướng dẫn: TS. Trần Thắng
• Trường học: Đại học Quốc gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu trữ học
• Đề tài: Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Tài Liệu Lưu Trữ Tại Tổng Cục Thuế
• Loại tài liệu: luận văn
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THUẾ
• 1.1. Khái quát lý luận về xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
• 1.2. Khái niệm về cơ sở dữ liệu “tài liệu lưu trữ”
• 1.3. Yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
• 1.4. Nguyên tắc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
• 1.5. Phương pháp xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
• 1.6. Tổng quan về Tổng cục Thuế
• 1.6.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng cục Thuế
• 1.6.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thuế
• 1.6.3. Cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế
• 1.6.4. Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế
• 1.6.4.1. Thành phần, nội dung tài liệu của Tổng cục Thuế
• 1.6.4.2. Giá trị tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THUẾ
• 2.1. Đánh giá công tác quản lý hoạt động lưu trữ của Tổng cục Thuế
• 2.2. Những kết quả đạt được trong công tác lưu trữ
• 2.3. Những hạn chế
• 2.4. Quy trình xây dựng Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
• 2.4.1. Các bước chuẩn bị
• 2.4.2. Quá trình nhập dữ liệu
• 2.5. Tiểu kết chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC THUẾ
• 3.1. Điều kiện và nguồn lực xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
• 3.1.1. Phân công nhiệm vụ của các Vụ/đơn vị và phòng Hành chính - Lưu trữ trong việc phối hợp xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
• 3.1.2. Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin
• 3.1.3. Hệ thống giải pháp văn bản điện tử và lưu trữ điện tử
• 3.1.4. Kinh phí thực hiện
• 3.2. Giải pháp xây dựng khung cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế
• 3.2.1. Xác định các khối thông tin trong CSDL
• 3.2.2. Xác định thông tin đầu vào của CSDL tài liệu lưu trữ
• 3.2.3. Tiêu chuẩn thông tin đầu vào của CSDL tài liệu lưu trữ
• 3.2.4. Lựa chọn và chuẩn bị tài liệu
• 3.2.5. Thiết kế phiếu tin và biên mục phiếu tin
• 3.2.6. Lựa chọn phần mềm ứng dụng và cài đặt phần mềm
• 3.2.7. Nhập dữ liệu
• 3.2.8. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu
• 3.2.9. Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập
• 3.2.10. Nghiệm thu và đưa vào sử dụng
• 3.3. Tiểu kết chương 3
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Tài Liệu Lưu Trữ Tại Tổng Cục Thuế

Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế là một nhiệm vụ quan trọng trong bối cảnh hiện đại hóa quản lý nhà nước. Cơ sở dữ liệu này không chỉ giúp tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả mà còn nâng cao khả năng truy xuất và bảo mật tài liệu. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ tạo ra một hệ thống thông tin đồng bộ, dễ dàng tiếp cận và sử dụng.

1.1. Khái Niệm Về Cơ Sở Dữ Liệu Tài Liệu Lưu Trữ

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu được tổ chức và lưu trữ theo cách có thể dễ dàng truy cập và quản lý. Điều này giúp cho việc tìm kiếm và khai thác thông tin trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Cơ Sở Dữ Liệu Trong Quản Lý Tài Liệu

Cơ sở dữ liệu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao năng suất lao động. Việc quản lý tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả sẽ giảm thiểu khối lượng hồ sơ giấy tờ, đồng thời bảo vệ tài liệu tốt hơn.

II. Những Thách Thức Trong Việc Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Tại Tổng Cục Thuế

Mặc dù việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng gặp phải không ít thách thức. Các vấn đề như thiếu nguồn lực, công nghệ chưa đồng bộ và sự kháng cự từ phía nhân viên là những rào cản lớn cần được giải quyết.

2.1. Thiếu Nguồn Lực Và Công Nghệ

Việc thiếu hụt nguồn lực tài chính và công nghệ hiện đại là một trong những thách thức lớn nhất trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng triển khai và duy trì hệ thống.

2.2. Kháng Cự Từ Nhân Viên

Sự kháng cự từ phía nhân viên trong việc chuyển đổi từ phương pháp lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử cũng là một vấn đề cần được giải quyết. Cần có các chương trình đào tạo và tuyên truyền để nâng cao nhận thức.

III. Phương Pháp Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Tài Liệu Lưu Trữ Tại Tổng Cục Thuế

Để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp khoa học và công nghệ hiện đại. Việc xác định các khối thông tin và tiêu chuẩn thông tin đầu vào là rất quan trọng trong quá trình này.

3.1. Xác Định Các Khối Thông Tin Trong CSDL

Việc xác định các khối thông tin trong cơ sở dữ liệu là bước đầu tiên và quan trọng. Điều này giúp tổ chức thông tin một cách hợp lý và dễ dàng truy cập.

3.2. Tiêu Chuẩn Thông Tin Đầu Vào CSDL

Tiêu chuẩn thông tin đầu vào cần được thiết lập rõ ràng để đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Cơ Sở Dữ Liệu Tại Tổng Cục Thuế

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ không chỉ là công cụ quản lý mà còn là nền tảng cho việc cải cách hành chính. Việc áp dụng cơ sở dữ liệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ.

4.1. Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý

Cơ sở dữ liệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, từ đó cải thiện quy trình làm việc và giảm thiểu sai sót trong công tác lưu trữ.

4.2. Giảm Thời Gian Tìm Kiếm Tài Liệu

Với cơ sở dữ liệu, thời gian tìm kiếm tài liệu được rút ngắn đáng kể, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.

V. Kết Luận Về Tương Lai Của Cơ Sở Dữ Liệu Tại Tổng Cục Thuế

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế là một bước đi cần thiết trong quá trình hiện đại hóa quản lý nhà nước. Tương lai của cơ sở dữ liệu này sẽ phụ thuộc vào sự đầu tư và cam kết từ các cấp lãnh đạo.

5.1. Đầu Tư Vào Công Nghệ

Đầu tư vào công nghệ thông tin và hạ tầng là yếu tố quyết định để xây dựng một cơ sở dữ liệu hiệu quả và bền vững.

5.2. Tăng Cường Đào Tạo Nhân Lực

Đào tạo nhân lực là cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên có đủ kỹ năng và kiến thức để sử dụng và quản lý cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Thuế là nguồn lực tài chính nòng cốt, đóng góp hơn 90% tổng thu Ngân sách Nhà nước nhằm phục vụ sự phát triển kinh tế - xã hội. Để thực hiện sứ mệnh quản lý vĩ mô, cơ quan Tổng cục Thuế hàng năm tiếp nhận và ban hành một khối lượng văn bản chỉ đạo, nghiệp vụ vô cùng lớn. Tính đến năm 2017, khối lượng tài liệu lưu trữ tích lũy tại cơ quan này đã lên tới hơn 8.000 mét giá hồ sơ. Vấn đề nghiên cứu then chốt xuất phát từ sự bất cập của phương thức quản lý tài liệu giấy truyền thống: diện tích kho chứa quá tải, chi phí bảo quản tăng cao và thời gian tra tìm tài liệu gốc kéo dài ít nhất 0,5 ngày làm việc (khoảng 4 giờ) cho mỗi yêu cầu nghiệp vụ.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là khảo sát thực trạng công tác lưu trữ, phân tích thành phần tài liệu và xây dựng khung giải pháp khoa học nhằm thiết lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chuẩn hóa tại Tổng cục Thuế. Phạm vi không gian nghiên cứu được xác định tại cơ quan Tổng cục Thuế bao gồm 18 Vụ, Cục và đơn vị trực thuộc, với phạm vi thời gian bao quát toàn bộ tài liệu hình thành từ năm 1990 đến năm 2018.

Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua các chỉ số định lượng thiết thực: giải quyết triệt để 80% nhu cầu giao dịch tra cứu thông tin hàng ngày, rút ngắn hơn 90% thời gian tìm kiếm hồ sơ, bảo đảm an toàn cho 100% tài liệu có giá trị vĩnh viễn và tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số trong khuôn khổ xây dựng Chính phủ điện tử.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng 2 lý thuyết nền tảng trong khoa học thông tin: Lý thuyết Vòng đời tài liệu (Records Life Cycle Theory) với 3 giai đoạn quản lý (tạo lập, hiện hành, lưu trữ lịch sử) và Lý thuyết Quản trị hệ thống thông tin (Information Systems Management). Đồng thời, tác giả kết hợp mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) nhằm bảo đảm tính toàn vẹn và độc lập giữa dữ liệu và chương trình ứng dụng.

Hệ thống khái niệm chính được làm rõ bao gồm:

1. Cơ sở dữ liệu: Tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử theo quy định tại Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11.
2. Tài liệu lưu trữ: Tài liệu có giá trị hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn lưu trữ gồm bản gốc, bản chính theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.
3. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ: Tập hợp dữ liệu tài liệu được liên kết logic, quản trị tập trung nhằm tối ưu hóa 80% tác vụ tra cứu và chia sẻ thông tin an toàn.
4. Số hóa tài liệu: Quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng giấy sang định dạng số bằng thiết bị quét và công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR/ICR.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài được thu thập từ 8.000 mét giá hồ sơ lưu trữ thực tế tại 2 kho lưu trữ lớn của Tổng cục Thuế, kết hợp hệ thống báo cáo thống kê khai thác giai đoạn 2013-2017 và các văn bản chỉ đạo của Bộ Tài chính.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao trùm 100% khối phông lưu trữ cơ quan. Phương pháp chọn mẫu phân tầng được áp dụng tại 5 đơn vị có tần suất phát sinh và tra cứu hồ sơ cao nhất gồm: Vụ Chính sách, Vụ Thanh tra, Vụ Doanh nghiệp lớn, Vụ Kê khai và Kế toán thuế, Vụ Tài vụ - Quản trị.

Phương pháp phân tích bao gồm khảo sát thực tế, thống kê mô tả, phân tích - tổng hợp thông tin và phương pháp tiếp cận hệ thống. Việc lựa chọn các phương pháp này nhằm đánh giá khách quan thành phần tài liệu, đo lường chính xác nhu cầu sử dụng và tính toán sự tương thích với hạ tầng công nghệ hiện có. Timeline nghiên cứu được thực hiện tập trung từ năm 2015 đến năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tồn tại sự mất cân đối lớn giữa khối lượng tài liệu và nguồn nhân lực. Khối tài liệu lưu trữ lên tới 8.000 mét giá trải dài qua 28 năm hoạt động, tuy nhiên phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục chỉ bố trí 02 cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn chính quy để quản lý và hướng dẫn toàn bộ 18 Vụ, Cục.

Thứ hai, công tác phân loại, chỉnh lý và thanh lọc tài liệu đã đạt những mốc quan trọng. Đến năm 2015, Tổng cục Thuế đã hoàn thành giao nộp 16,8 mét tài liệu có giá trị vĩnh viễn từ năm 2003 trở về trước vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, đồng thời tổ chức tiêu hủy hợp pháp khoảng 600 mét tài liệu hết giá trị để giải phóng diện tích kho bảo quản.

Thứ ba, nhu cầu khai thác tài liệu tăng nhanh với tính chất chuyên biệt cao. Thống kê sổ khai thác cho thấy riêng năm 2013 đã ghi nhận 75 lượt tra cứu với 210 hồ sơ và 6.500 trang tài liệu. Hơn 80% nhu cầu tra cứu tập trung vào tài liệu giải đáp vướng mắc chính sách thuế, hồ sơ hoàn thuế và tài liệu thanh tra doanh nghiệp.

Thứ tư, hạ tầng công nghệ thông tin đã sẵn sàng nhưng chưa được liên kết đồng bộ. 100% văn bản đến đã được chuyển nhận qua mạng nội bộ và Cổng thông tin điện tử hoạt động từ năm 2004, song công tác lưu trữ vẫn chủ yếu sử dụng công cụ tra cứu bằng các tệp bảng tính tĩnh, chưa có hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa liên kết toàn diện.

Thảo luận kết quả

Thực trạng quá tải bắt nguồn từ việc thiếu quy chế chuyển giao tài liệu điện tử khép kín giữa giai đoạn văn thư và lưu trữ, cộng thêm vị trí kho lưu trữ Hào Nam nằm cách xa trụ sở chính khiến cán bộ phải di chuyển nhiều lần. So với các nghiên cứu tại Văn phòng Trung ương Đảng của tác giả Trần Ngọc Sơn (2011) hay tại Ngân hàng TMCP Quân đội của tác giả Lại Thị Kim Thoa (2014), việc xây dựng cơ sở dữ liệu tại Tổng cục Thuế đối mặt với khối lượng tài liệu lớn hơn gấp 3 đến 4 lần và yêu cầu bảo mật thông tin tài chính nghiêm ngặt hơn.

Dữ liệu khảo sát có thể được trình bày trực quan qua Bảng thống kê phân loại 8.000 mét tài liệu theo 18 đơn vị chuyên môn và Biểu đồ tăng trưởng số lượt tra cứu hồ sơ giai đoạn 2013-2017. Những minh chứng này chỉ ra rằng việc chuyển dịch sang cơ sở dữ liệu số hóa sẽ giúp loại bỏ nguy cơ hao mòn vật lý đối với 6.500 trang tài liệu được sử dụng thường xuyên mỗi năm, đồng thời tiết kiệm hàng trăm triệu đồng kinh phí bảo quản và vận hành kho bãi.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Thiết lập khung chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu và quy trình số hóa: Ban hành danh mục tiêu chuẩn thông tin đầu vào, thiết kế mẫu phiếu tin điện tử và áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR/ICR tự động. Chủ thể thực hiện là Văn phòng Tổng cục phối hợp Cục Công nghệ thông tin, đặt mục tiêu hoàn thành số hóa 2.000 mét tài liệu trọng điểm trong giai đoạn 2018-2020.

2. Triển khai phần mềm ứng dụng lưu trữ chuyên dụng eFile: Cài đặt và cấu hình phần mềm lưu trữ điện tử tập trung trên nền tảng máy chủ Data Server, liên kết thông suốt qua mạng cáp quang nội bộ LAN. Target metric là rút ngắn thời gian tìm kiếm từ 0,5 ngày xuống dưới 30 giây cho mỗi hồ sơ, hoàn thành nghiệm thu đưa vào sử dụng trong vòng 12 tháng.

3. Tăng cường năng lực tổ chức bộ máy và nhân sự: Bổ sung từ 2 đến 3 biên chế chuyên trách có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ cho phòng Hành chính - Lưu trữ; định kỳ tổ chức 02 lớp tập huấn mỗi năm về quy trình nhập dữ liệu và khai thác eFile cho cán bộ văn thư của 18 Vụ, Cục trực thuộc.

4. Hoàn thiện hành lang pháp lý nội bộ và cơ chế bảo mật: Sửa đổi Quy chế lưu trữ ngành Thuế theo Quyết định số 2205/QĐ-TCT, ban hành hướng dẫn nộp lưu văn bản điện tử có chữ ký số và thiết lập ma trận phân quyền truy cập 5 cấp độ nhằm kiểm soát 100% nhật ký tra cứu từ năm 2019.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Cán bộ và công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ngành Thuế: Nắm vững quy trình nghiệp vụ 6 bước từ lựa chọn, chuẩn bị tài liệu, lập phiếu tin đến kiểm tra, nghiệm thu để ứng dụng quản lý hơn 8.000 mét tài liệu tại cơ quan.

2. Chuyên gia công nghệ thông tin và quản trị hệ thống cơ quan nhà nước: Tham khảo mô hình kiến trúc hạ tầng mạng máy tính, giải pháp máy chủ Data Server và quy trình số hóa tích hợp OCR/ICR phục vụ hàng nghìn người dùng đồng thời.

3. Học viên cao học, sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng: Khai thác hệ thống lý luận chuyên sâu, phương pháp chọn mẫu phân tầng và nguồn tài liệu tham khảo pháp lý phong phú như Thông tư 04/2014/TT-BNV, Quyết định 310/QĐ-VTLTNN.

4. Lãnh đạo và nhà quản lý hoạch định chính sách công: Sử dụng luận văn như tài liệu tham khảo để xây dựng đề án chuyển đổi số, phân bổ ngân sách hiện đại hóa lưu trữ với lộ trình 2 giai đoạn khả thi và hiệu quả cao.

Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao Tổng cục Thuế cần ưu tiên xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử? Kho lưu trữ đang quản lý hơn 8.000 mét tài liệu giấy tích lũy qua 28 năm hoạt động. Việc tra cứu thủ công tại kho Hào Nam tốn ít nhất 0,5 ngày làm việc và dễ gây rách nát tài liệu gốc. Xây dựng cơ sở dữ liệu giúp tra cứu tức thì trong vài giây và tối ưu hóa 80% tác vụ quản lý.

2. Công nghệ nào được đề xuất ứng dụng trong quy trình số hóa tài liệu thuế? Hệ thống sử dụng phần mềm quét tốc độ cao tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR và nhận dạng thông minh ICR. Công nghệ này tự động chuyển đổi các trang quét dạng ảnh thành văn bản toàn văn, giúp người dùng tìm kiếm chính xác từ khóa trong hơn 6.500 trang tài liệu mỗi năm.

3. Khối lượng tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được xử lý như thế nào trước khi lập cơ sở dữ liệu? Tổng cục Thuế đã hoàn thành phân loại, xác định giá trị và giao nộp 16,8 mét tài liệu có giá trị vĩnh viễn giai đoạn trước năm 2003 vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia năm 2015. Đồng thời, cơ quan đã tiêu hủy khoảng 600 mét tài liệu hết giá trị để giải phóng mặt bằng kho chứa.

4. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bảo đảm tính an toàn và bảo mật thông tin ra sao? Hệ thống áp dụng cơ chế xác thực tài khoản cá nhân, mã hóa dữ liệu trên máy chủ Data Server và phân quyền khai thác 5 cấp độ. Quy trình này kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập của 18 Vụ, Cục, chống xung đột dữ liệu và thực hiện sao lưu dự phòng định kỳ chống mất mát dữ liệu.

5. Lộ trình triển khai cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được phân kỳ như thế nào? Luận văn đề xuất lộ trình gồm 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 (2018-2020) hoàn thiện khung dữ liệu, triển khai phần mềm eFile và số hóa tài liệu thường xuyên tra cứu; Giai đoạn 2 (2021-2025) tích hợp toàn diện cơ sở dữ liệu lưu trữ với ứng dụng quản lý thuế tập trung TMS.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa sâu sắc cơ sở lý luận về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chuyên ngành trong bối cảnh cải cách hành chính.
• Khảo sát thực chứng toàn diện khối tài liệu hơn 8.000 mét giá tại 18 Vụ, Cục thuộc Tổng cục Thuế giai đoạn 1990-2018.
• Đề xuất quy trình số hóa chuẩn mực kết hợp công nghệ OCR/ICR giúp cắt giảm hơn 90% thời gian tra tìm hồ sơ nghiệp vụ.
• Thiết lập giải pháp đồng bộ về hạ tầng máy chủ, phần mềm eFile, bổ sung nhân sự và hoàn thiện quy chế lưu trữ theo Quyết định số 2205/QĐ-TCT.
• Đóng góp luận cứ thực tiễn quan trọng phục vụ lộ trình hiện đại hóa ngành Thuế và xây dựng Chính phủ điện tử giai đoạn 2018-2025.

Tổng cục Thuế cần sớm phê duyệt chủ trương đầu tư và triển khai thử nghiệm khung cơ sở dữ liệu ngay trong năm 2018. Các cơ quan quản lý nhà nước hãy tham khảo và ứng dụng ngay mô hình của luận văn để nâng cao năng suất và bảo vệ an toàn kho di sản tài liệu của đơn vị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1 giới thiệu một số vấn đề lý thuyết liên quan đến việc xây dựng CSDLtài liệu lưu trữ như: khái niệm, yêu cầu; nguyên tắc; phương pháp của CSDL tài liệu lưu trữ cụ thể: 1. Khái quát lý luận về xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu “tài liệu lưu trữ” Cơ sở dữ liệu Một số từ điển tiếng Anh như Cambridge, Oxford, Collins giải thích từ Cơ sở dữ liệu (database) như sau: Cơ sở dữ liệu là một khối lượng lớn thông tin được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo cách mà nó có thể dễ dàng tìm kiếm, thay đổi [25]; một tập hợp dữ liệu được lưu giữ trong một máy tính và có thể dễ dàng sử dụng và bổ sung [26]; một tập hợp có cấu trúc của dữ liệu lưu giữ trong máy tính có thể truy cập theo nhiều cách khác nhau [27]. Tại khoản 4 và5, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 có quy định cơ sở dữ liệu và dữ liệu: “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhập thông qua phương tiện điện tử”.

[13, trg2] “Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự”. Cơ sở dữ liệu là tập hợp có tổ chức của các dữ liệu về thế giới thực trong một lĩnh vực nào đó có liên quan với nhau về một logic. Chúng được lưu trữ ở bộ nhớ ngoài. Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ họa, hình 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] ảnh tĩnh hay hình ảnh động… được mã hóa dưới dạng các chuỗi bàivà được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính.

[18, trg2] “Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên cácthiết bị như băng từ, đĩa từ… để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng”. [19, trg2] Như vậy, CSDL là tập hợp của một hệ thống dữ liệu được tạo nên và cập nhập bởi phương tiện điện tử, chúng được tổ chức, sắp xếp theo những logic nhất định để phục vụ nhu cầu của nhiều người sử dụng một cách đồng thời. Trong nội dung của luận văn này, tác giả sử dụng khái niệm CSDL theo cách hiểu là một hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các phương tiện điện tử và được tổ chức quản lý, khai thác sử dụng theo nhu cầu của người dùng. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Theo tác giả Lại Thị Kim Thoa:“Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là một tập hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ được liên kết với nhau theo các quy định riêng, có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau và được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được xây dựng nhằm đảm bảo thông tin có tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu. Chức năng quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tìm kiếm và tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ.CSDL tài liệu lưu trữ cũng là công cụ hỗ trợ để quản lý một cách tập trung, thống nhất khối lượng lớn tài liệu lưu trữ, giúp cho quá trình cung cấp thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên,CSDL lưu trữ có những đặc trưng riêng biệt không giống với các CSDL tài liệu thông thường. Có cùng mục đích là đưa thông tin đến với người sử dụng nhưng không phải tài liệu lưu trữ nào cũng đưa vào CSDL.

Có rất nhiều tài liệu lưu trữ cần được bảo mật, không được chuyển đổi định dạng, không được khai 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] thác trong CSDL. Vì vậy việc xác định đưa vào CSDL những tài liệu lưu trữ nào và phân quyền truy cập ra sao phụ thuộc theo quy định riêng của mỗi cơ quan, tổ chức. Ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Thứ nhất, tạo lập và sử dụng cơ sở dữ liệu là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ phát triển, khi mà quy mô về thông tin, tài liệu ngày càng nhiều, nhu cầu của người dùng ngày một cao. Đây cũng là một công cụ quản lý hiệu quả đối với các cơ quan, tổ chức, các ngành, các lĩnh vực; việc xây dựng và quản lý CSDL tài liệu lưu trữ nếu được áp dụng hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích thiết thực.

Ví dụ, CSDL quốc gia về dân cư giúp nhà nước quản lý được nhân thân, lý lịch, hộ khẩu của các công dân trong một quốc gia; từ đó giảm thiểu các loại giấy tờ mà người dân phải mang tới cơ quan nhà nước khi thực hiện thủ tục hành chính như sổ hộ khẩu. Mặt khác, trong những năm gần đây xuất hiện thêm một loại hình tài liệu lưu trữ là tài liệu điện tử, đặc biệt là các tài liệu có sử dụng chữ ký số và tài liệu được số hóa thì xây dựng CSDL chung thống nhất để quản lý được các loại hình tài liệu khác nhau là việc làm rất cần thiết. Ngoài việc quản lý được các nhóm văn bản được số hóa, cơ quan, tổ chức còn quản lý cả những tài liệu lưu trữ điện tử - một loại hình tài liệu sẽ được sử dụng chủ yếu trong tương lai. Phải xây dựng và quản lý CSDL lưu trữ ngay từ bây giờ là cần thiết để có thể quản lý được khối lượng lớn tài liệu cần lưu trữ.

Thứ hai,CSDL tài liệu lưu trữ giúp tiết kiệm được thời gian làm việc của cả người khai thác và người phục vụ khai thác, tăng năng suất lao động đặc biệt là đối với cơ quan, tổ chức nhân sự về lưu trữ còn hạn chế. 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Sở dĩ như vậy là vì nếu có CSDL tài liệu lưu trữ có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau, tìm kiếm tài liệu dễ dàng, tiết kiệm thời gian và có thể tra cứu cùng lúc nhiều tài liệu cùng tính chất, tính năng nổi trội này chính là một trong những ưu thế mà CSDL mang lại cho người dùng. Theo thống kê thì có đến 80% các giao dịch trên CSDL là tìm kiếm thông tin từ các thông số, trường thông tin, file dữ liệu đưa vào CSDL tài liệu lưu trữ chúng ta có được nhiều thông tin, báo cáo, thống kê theo những tiêu chí khác nhau nhờ vào phần mềm chuyên dùng, hỗ trợ đắc lực trong việc tra cứu tài liệu lưu trữ. Thay vì mất ít nhất khoảng ½ ngày làm việc hoặc nhiều hơn nếu kho lưu trữ không đặt tại trụ sở cơ quan để khai thác được tài liệu thì chỉ cần một vài nhấp chuột là có thể tìm được tài liệu mình cần.

Thứ ba, CSDLtài liệu lưu trữ giúp chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng. Nói như vậy là vì CSDL không bị giới hạn bởi thời gian và không gian, tùy theo phân quyền truy cập và đối tượng sử dụng người dùng ở bất kỳ quốc gia, lãnh thổ hay độ tuổi nào cũng đều có thể tiếp cận cùng một thông tin có ở một CSDL. Lưu trữ các nước phát triển đã và đang rất thành công trong việc quản lý và khai thác CSDL tài liệu lưu trữ quốc gia. Đồng thời CSDL tài liệu lưu trữ được xây dựng cũng là điều kiện để tích hợp hoặc liên kết với các hệ CSDL tài liệu lưu trữ khác khi có nhu cầu.

Thứ tư, xây dựng CSDLtài liệu lưu trữ còn giúp tài liệu lưu trữ được bảo vệ tốt hơn. Do hạn chế được việc đưa tài liệu gốc ra khai thác sử dụng trực tiếp. Mặt khác, nguồn CSDL này cũng là bản sao bảo hiểm phòng các trường hợp rủi ro có thể xảy ra đối với tài liệu lưu trữ. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ đã được đề cập đến và quy định trong các văn bản pháp luật dưới một số hình thức khác nhau có liên quan như: quy định bảo hiểm lưu trữ, quy định về ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác lưu trữ.

Những quy định này đã trực tiếp hoặc gián tiếp chỉ ra sự cần thiết phải tiến tới xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ. Ngày 21 tháng 12 năm 2012, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quy trình lập CSDL tài liệu lưu trữ kèm theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN và đến ngày 23 tháng 6 năm 2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2014/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ. Hai văn bản này đã cụ thể hóa chủ trương và hướng dẫn cụ thể các tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ. Từ cơ sở pháp lý và những ý nghĩa của CSDL tài liệu lưu trữ có thể khẳng định rằng việc xây dựng khung CSDL tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức là một việc làm cần thiết.

Mặc dù việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ mang lại rất nhiều ý nghĩa thiết thực như vậy nhưng bên cạnh đó nó cũng có thể xảy ra những rủi ro nghiêm trọng. Tài liệu lưu trữ trong CSDL có thể bị sao chép, đánh cắp, lan truyền rất nhanh. Những thiệt hại lớn có thể xảy ra nếu thông tin trong tài liệu lưu trữ lộ ra ngoài, bị phát tán, sửa đổi ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. Do vậy khi lựa chọn xây dựng và quản lý CSDL tài liệu lưu trữ, cơ quan tổ chức cần có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý rủi ro đồng thời đưa ra mức độ rủi ro có thể chấp nhận được.

Yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ cần đảm bảo được các yêu cầu sau: Thứ nhất là phải đảm bảo tính bảo mật,do có nhiều người đượcphép khai thác dữ liệu một cách đồng thời nên cần thiết phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền khai thác CSDL tài liệu lưu trữ. Người sử dụng trên chương trình chỉ có quyền xử lý và tra cứu khai thác tương ứng với các loại hồ sơ, tài 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] liệu lưu trữ và cấp thẩm quyền phê duyệt khai thác, kiểm soát chặt chẽ các cá nhân vào CSDL. Ngoài ra, một số vai trò đặc biệt có quyền khai thác dữ liệu mình không tham gia xử lý.