đặt vấn đề về định nghĩa thế nào là kho hàng, người ta thường nghĩ đó là một căn nhà, được xây dựng thật rộng để cất giữ và bảo vệ hàng hóa. Vậy kho hàng liệu có được định nghĩa như vậy hay không? Kho hàng là một phần của hệ thống Logistics, có nhiệm vụ lưu trữ sản phẩm và cung cấp thông tin về sản phẩm nhằm quản lý tình trạng, đều kiện và sự bố trí của hàng hóa đang được tồn trữ trong kho hàng.19] Kho hàng là nơi doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ hàng hóa, việc sử dụng kho hàng là nhu cầu bức thiết của rất nhiều doanh nghiệp, hoạt động trong hầu hết các ngành nghề như sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu, buôn bán, vận tải,. Phân loại kho hàng ❖ Phân loại kho hàng dựa vào chức năng: • Kho hàng có chức năng Hỗ trợ sản xuất (Manufacturing support) Kho hàng đóng vai trò là nơi gom nguyên liệu, vật liệu từ những nhà cung ứng khác nhau, từ đó phục vụ cho quá trình sản xuất của Doanh nghiệp. • Kho hàng có chức năng Trộn hàng (Product Mixing) Kho hàng đóng vai trò là trung tâm thu gom thành phẩm, bán thành phẩm từ các nhà máy khác nhau.
Sau đó, tại kho người ta sẽ xé lẻ lô hàng đó rồi kết hợp các sản phẩm khác nhau để tạo thành một đơn hàng mới và tiến hành giao cho khách hàng. • Kho hàng có chức năng Gom hàng (Consolidation) Kho hàng đóng vai trò là nơi thu gom hàng hóa từ nhiều nhà máy khác nhau, sau đó sẽ kết hợp lại thành 1 lô hàng lớn để giao cho khách hàng. Vai trò này giúp tối ưu chi phí vận tải của doanh nghiệp. • Kho hàng có chức năng Xé lẻ (Break bulk) Kho hàng đóng vai trò là nơi xé lẻ các lô hàng lớn từ nhà máy, sau đó tại kho sẽ được xé lẻ và giao cho khách hàng những đơn hàng nhỏ hơn.269] ❖ Phân loại kho hàng dựa vào chủ sở hữu • Kho công cộng (Public Warehouse) Khi doanh nghiệp có nhu cầu thì đi thuê, tại đây doanh nghiệp sẽ thuê ngoài tất cả mọi thứ (thuê kho, thuê quản lý, thuê vệ sinh, …).
Bao gồm: kho hàng bách hóa (General Merchandise), kho hàng lạnh (Refrigerated or Cold-storage), kho hàng ngoại quan (Bonded), 2 kho hàng đồ dùng phi thương mại/đồ dùng cá nhân (Household goodss and Furniture), kho hàng đặc biệt (Special commodity), kho hàng rời (Bulk storage). Bao gồm: Kho hàng cho sản xuất (Warehouse for production), kho hàng phân phối (Warehouse for distribution) và kho hàng phục vụ cho vận tải (Warehouse for transportation). • Kho hợp đồng (Contract Warehouse) Doanh nghiệp sẽ giao kết hợp đồng thuê kho nhưng hoạt động quản lý do chính doanh nghiệp tự thực hiện. Chức năng của kho hàng Khi nói đến Kho hàng, người ta hay đề cập đến rất nhiều chức năng, nhưng có ba chức năng chính và quan trọng như sau: ❖ Chức năng dịch chuyển hàng hóa (Movement) Chức năng dịch chuyển hàng hóa được thể hiện tại các hoạt động như: Nhận hàng (Receiving), cất hàng vào kho (Putaway), lấy hàng khỏi kho (Order Picking), giao hàng (Shipping) và Cross-docking.
• Hoạt động nhận hàng (Receiving): đây là hoạt động dỡ hàng khỏi phương tiện xếp dỡ, kiểm tra chất lượng và hình thức hàng hóa, kiểm tra xem hàng hóa có bị hư hỏng không, kiểm đếm hàng hóa, đối chiếu thông tin hàng thực tế với đơn đặt hàng và cập nhật thông tin về lô hàng vừa nhận • Cất hàng vào kho (Putaway): đây là hoạt động đưa hàng từ nơi vừa tiếp nhận vào vị trí cần lưu trữ của hàng • Lấy hàng khỏi kho (Order Picking): đây là hoạt động trái ngược với hoạt động cất hàng vào kho. Hoạt động này lấy hàng từ vị trí được lưu trữ và dịch chuyển đến khu vực sắp xếp, đóng gói, dán nhãn,… 3 • Giao hàng (Shipping): đây là hoạt động sau khi hàng hóa được sắp xếp, đóng gói, dán nhãn,… thì được vận chuyển đến địa điểm mà khách hàng yêu cầu • Cross-docking: đây là hoạt động phù hợp với hàng hóa cần dịch chuyển nhanh đến nơi khác, có độ nhạy với thời gian. Với hoạt động Cross-docking này, hàng hóa được chỉ đơn thuần trải qua hai hoạt động là: Nhận hàng (Receiving) và giao hàng (Shipping). Dường như không có hoặc rất ít khi hàng được lưu kho.
Những loại hàng phù hợp với Cross-docking là hàng dễ hư hỏng, hàng chất lượng cao (không yêu cầu kiểm tra chất lượng trong quá trình nhận hàng), các sản phẩm được gắn nhãn giá trước và sẵn sàng bán cho khách hàng, sản phẩm bán lẻ có nhu cầu liên tục và phương sai nhu cầu thấp.23] ❖ Chức năng lưu trữ (Storage) Chức năng thứ hai của kho hàng được thực hiện tại một cơ sở tạm thời hoặc lâu dài. Chức năng lưu trữ cũng là chức năng quan trọng và cơ bản nhất của kho hàng, trong chức năng này có hai hoạt động chính , đó là: • Lưu trữ tạm thời (Temporary Storage): Hoạt động này nhấn mạnh chức năng dịch chuyển hàng hóa của kho hàng và chỉ lưu trữ những hàng hóa thiết yếu. Quy mô của hoạt động lưu trữ tạm thời phụ thuộc vào Leadtime và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Cross-docking chỉ sử dụng hình thức lưu trữ này • Lưu trữ bán vĩnh viễn (Semipermanent Storage): Hoạt động này là việc lưu trữ hàng hóa vượt quá nhu cầu sử dụng bình thường, đó là dự trữ an toàn.
Nguyên do dẫn đến loại dự trữ này là sự biến động theo thời vụ, nhu cầu khách hàng thay đổi thất thường, tích trữ hàng hóa,… [5, tr.279] ❖ Chức năng trao đổi thông tin (Information transfer) Chức năng này luôn thể hiện đồng hành với từng hoạt động của kho hàng. Như đã đề cập ở trên, kho hàng ngoài công việc chính là lưu trữ hàng hóa thì còn cung cấp thông tin liên quan đến hàng hóa để dễ quản lý. Công việc quản lý luôn đòi hỏi yêu cầu chính xác thông tin và thời gian. Mọi thông tin về hoạt động trong kho hàng đều có ý nghĩa rất lớn đến hiệu quả quản trị kho.
Ngày nay, người ta càng ngày càng ứng dụng những công cụ, thiết bị phương tiện điện tử như EDI, mã 4 vạch Barcode, RFID,… để tự động hóa, giảm bớt sự phức tạp trong việc xử lý thông tin, từ đó góp phần nâng ca hiệu quả hoạt động kho hàng. Vai trò và tầm quan trọng của kho hàng đối với các doanh nghiệp Kho hàng là bộ phận trực tiếp thực hiện nhiều nội dung hoạt động logistics của doanh nghiệp. Hoạt động kho hàng liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hoá dự trữ, chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Với vị trí như vậy, kho hàng hóa có các vai trò như: đảm bảo sự liên tục của quá trình phân phối và sản xuất hàng hóa; góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối; hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp; hỗ trợ việc thực hiện quá trình "Logistics ngược".
Đồng thời, đối với các doanh nghiệp trong nghành, kho hàng đóng một vai trò hết sức quan trọng và cần thiết cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp khai thác kho hàng hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa các hoạt động trong việc quản trị hàng hóa, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí. Tầm quan trọng của kho hàng đối với doanh nghiệp được thể hiện qua: ❖ Giảm Leadtime của quá trình mua sắm (vì doanh nghiệp đã có sẵn trong kho) ❖ Hỗ trợ hệ thống “Just-in-Time” ❖ Là nơi để trộn hàng ❖ Là nơi lưu trữ tạm thời đối với hàng bị trả về hoặc sửa chữa ❖ Giảm chiết khấu và tận dụng giảm giá ❖ Tồn trữ nguyên liệu thô và hàng linh kiện ❖ Hỗ trợ chính sách dịch vụ khách hàng (bảo hành, sửa chữa,…) ❖ Hỗ trợ chính sách Marketing của doanh nghiệp ❖ Giảm chi phí vận tải ❖ Đáp ứng 7R của doanh nghiệp (đúng thời gian - right time, đúng địa điểm - right place, đúng sản phẩm - right product, đúng chất lượng - right quality, đúng số lượng - right quantity, đúng điều kiện - right condition, đúng giá - right price). Mục đích của công tác quản lý kho hàng Như chúng ta đã biết, kho hàng có rất nhiều hoạt động và các hoạt động này là những chức năng mà doanh nghiệp khai thác từ kho hàng, các hoạt động chủ yếu chúng ta biết đến: nhận hàng (Receiving), cất hàng vào kho (Put away), lưu trữ (Storage), lấy hàng (Order Picking), giao hàng (Shipping).
Tất cả các hoạt động này phục vụ cho mục đích công tác quản lý kho, bao gồm: ❖ Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng ❖ Tồn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiếu hụt các chi tiết hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục ❖ Đảm bảo tồn trữ hàng hóa khi có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hiếm hàng, tập kết hàng hóa cho đủ để tập trung xuất khẩu ❖ Luôn luôn có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh ít tốn kém chi phí ❖ Ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuất giúp cho việc kiểm soát khi cần thiết ❖ Thực hiện nhiệm vụ như một trung tâm tiếp nhận và phân phối. Bằng một hệ thống quản lý kho hàng và hàng dự trữ hiệu quả, một số thuận lợi sau đây có thể đạt được: ❖ Ngăn ngừa sự thiếu hụt và quá tải của kho hàng ❖ Ngăn chặn sự tồn kho hàng hóa quá hạn, nguyên vật lý ❖ Tiết kiệm chỗ trống để tăng sức chứa trong kho hàng, tiết kiệm sức lực của nhân viên bốc xếp ❖ Giảm chi phí điều hành, cân đối lượng hàng xuất nhập với sử dụng thiết bị nhân sự trong việc bốc dỡ hàng ❖ Giảm sử dụng số tiền lớn vào việc mua hàng nhập kho chưa cần thiết tại một thời điểm nào đó ❖ Sự cải thiện trong phục vụ làm hài lòng khách hàng đến liên hệ giao nhận hàng ❖ Mở rộng bộ phận kiểm soát từ nhân sự đến tài sản ❖ Cập nhật thông tin kịp thời phục vụ công việc kinh doanh.