Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại chi nhánh Highlands Coffee

Luận văn thạc sĩ phân tích giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại chi nhánh cửa hàng highlands coffee, đánh giá thực trạng, chỉ ra hạn chế, đề xuất giải pháp khả thi cho

• Tác giả: Thiềm Thị Ngọc Giàu
• Người hướng dẫn: Th.s Võ Thị Hồng Minh
• Trường học: Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu
• Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh
• Đề tài: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Bà Rịa-Vũng Tàu

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KHO
• 1.1. Khái niệm
• 1.2. Vai trò
• 1.3. Chức năng
• 1.4. Nhiệm vụ
• 1.5. Quản trị kho hàng
• 1.5.1. Khái niệm
• 1.5.2. Mục đích
• 1.5.3. Chức năng
• 1.6. Nguyên tắc quản trị kho
• 1.7. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý kho
• 1.7.1. Phải có hàng tồn kho
• 1.7.2. Các loại hình
• 1.7.3. Có một số chi phí liên quan đến hàng tồn kho
• 1.8. Bố trí mặt bằng sản xuất phù hợp
• 1.8.1. Thực chất của bố trí mặt bằng sản xuất
• 1.8.2. Vai trò của bố trí sản xuất trong doanh nghiệp
• 2. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE
• 2.1. Giới thiệu về cửa hàng
• 2.1.1. Ý nghĩa logo 3G của Highlands Coffee
• 2.1.2. Tầm nhìn Highlands Coffee
• 2.1.3. Sứ mệnh của Highlands Coffee
• 2.1.4. Các giá trị cốt lõi của Highlands Coffee
• 2.1.5. Các tiêu chí trong dịch vụ Tận Tâm của Highlands Coffee
• 2.2. Quy trình quản lý kho hàng
• 2.2.1. Đặt hàng qua phần mềm Netsuite
• 2.2.2. Quy trình nhập kho
• 2.2.3. Quy trình xuất kho
• 2.3. Thực trạng kho hàng
• 2.3.1. Phương tiện và thiết bị trong kho
• 2.3.2. Lượng hàng tồn kho
• 2.3.3. Vòng quay hàng tồn kho
• 2.3.4. An toàn vệ sinh thực phẩm
• 2.3.5. Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho
• 2.4. Đánh giá chung hoạt động quản lý kho tại Highlands Coffee
• 2.4.1. Nhược điểm
• 2.4.2. Năng lực nhà quản trị kho
• 2.4.3. Những công việc cần có trong quản lý kho
• 2.4.4. Những kỹ năng quản lý kho nhất định phải có đối với nhân viên kho
• 2.4.5. Những kỹ năng quản lý kho nhất định phải có đối với quản lý cửa hàng
• 3. CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA VÀ KẾT LUẬN
• 3.1. Định hướng phát triển
• 3.2. Giải pháp 1: Kho tập kết
• 3.3. Giải pháp 2: Kho dự phòng
• 3.4. Kỹ năng quản lý kho hàng – giải pháp quan trọng
• Tài liệu tham khảo

Tóm tắt

I. Tổng quan về quản lý kho

Quản lý kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Quản lý kho không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ hàng hóa mà còn bao gồm các hoạt động tổ chức, bảo quản và kiểm soát hàng hóa. Việc quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì quy trình sản xuất liên tục, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa quy trình cung ứng. Theo nghiên cứu, một hệ thống quản lý kho tốt có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể và nâng cao hiệu quả hoạt động. Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng, việc tối ưu hóa quản lý kho trở thành yếu tố sống còn cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1.1. Vai trò của quản lý kho

Quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa. Nó giúp doanh nghiệp đối phó với những biến động trong nhu cầu tiêu dùng và nguồn cung. Hơn nữa, việc tối ưu hóa quản lý kho không chỉ giúp giảm chi phí sản xuất mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Theo một nghiên cứu, các doanh nghiệp có hệ thống quản lý kho hiệu quả thường có khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh. Việc duy trì hàng tồn kho hợp lý cũng giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt hàng hóa, đảm bảo cung ứng kịp thời cho khách hàng.

II. Thực trạng quản lý kho tại chi nhánh Highlands Coffee

Chi nhánh Highlands Coffee hiện đang gặp một số vấn đề trong quản lý kho. Việc theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho chưa được thực hiện một cách hiệu quả, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng. Hệ thống quản lý kho hiện tại chưa áp dụng công nghệ tiên tiến, điều này ảnh hưởng đến khả năng tối ưu hóa quy trình kho. Đặc biệt, việc thiếu hụt thông tin về hàng hóa cũng khiến cho việc ra quyết định trở nên khó khăn. Theo khảo sát, 60% nhân viên cho rằng việc cải thiện quản lý kho sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí. Do đó, việc cải tiến quy trình quản lý kho tại chi nhánh Highlands Coffee là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.

2.1. Đánh giá hiện trạng kho

Hiện tại, chi nhánh Highlands Coffee đang sử dụng một số phần mềm quản lý kho nhưng chưa phát huy hết hiệu quả. Việc quản lý hàng tồn kho chưa được thực hiện một cách đồng bộ, dẫn đến tình trạng hàng hóa không được kiểm soát chặt chẽ. Hệ thống quản lý kho cần được cải tiến để đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản tốt và sẵn sàng cung ứng. Theo một báo cáo, việc áp dụng công nghệ mới trong quản lý kho có thể giúp giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao độ chính xác trong việc kiểm kê hàng hóa. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

III. Giải pháp hoàn thiện quản lý kho

Để cải thiện quản lý kho tại chi nhánh Highlands Coffee, một số giải pháp cần được triển khai. Đầu tiên, việc áp dụng công nghệ quản lý kho hiện đại như phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ giúp theo dõi và kiểm soát hàng hóa một cách hiệu quả hơn. Thứ hai, cần thiết lập quy trình quản lý kho rõ ràng, từ việc nhập kho đến xuất kho, nhằm đảm bảo hàng hóa luôn được kiểm soát chặt chẽ. Cuối cùng, đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý kho cũng là một yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động. Theo nghiên cứu, việc đầu tư vào đào tạo nhân viên có thể giúp tăng cường năng lực quản lý và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho.

3.1. Đề xuất giải pháp công nghệ

Việc áp dụng công nghệ trong quản lý kho là một trong những giải pháp quan trọng. Sử dụng phần mềm quản lý kho như Netsuite hoặc Seito sẽ giúp tự động hóa quy trình nhập xuất hàng hóa, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí. Hệ thống quản lý kho hiện đại cũng cho phép theo dõi tình trạng hàng hóa theo thời gian thực, giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát và quản lý hàng tồn kho. Theo một nghiên cứu, các doanh nghiệp áp dụng công nghệ trong quản lý kho có thể giảm thiểu 30% chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả công việc.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee" được tác giả Thiềm Thị Ngọc Giàu thực hiện trong khuôn khổ chương trình đào tạo đại học chính quy ngành Quản trị Kinh doanh, chuyên ngành Quản trị Logistics và Chuỗi Cung ứng tại Trường Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu (năm 2020).

Lý do chọn đề tài xuất phát từ vai trò của công tác quản trị kho tại các điểm bán lẻ trong chuỗi cung ứng ngành F&B (thực phẩm và đồ uống). Tại các cửa hàng Highlands Coffee, hoạt động quản lý kho đối mặt với các bài toán vận hành thực tế:

1. Phương pháp bám sát số lượng hàng hóa tồn trữ, cân đối lượng nhập và xuất kho nhằm duy trì tính liên tục của hoạt động kinh doanh mà không gây ứ đọng vốn.
2. Kiểm soát dòng hàng xuất - nhập đúng thời hạn, bảo đảm nhóm nguyên vật liệu có hạn sử dụng ngắn (hàng tươi) không bị hư hỏng, quá hạn hoặc suy giảm phẩm chất.
3. Bố trí và xác định chính xác vị trí lưu trữ từng mặt hàng trong diện tích kho giới hạn, phục vụ việc xuất hàng nhanh chóng cho khu vực pha chế.
4. Kiểm soát rủi ro thất thoát hàng hóa, sai lệch sổ sách và hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình lưu trữ và tác nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích thực trạng công tác lưu trữ, kiểm kê, điều phối hàng hóa tại cửa hàng chi nhánh, từ đó đề xuất các giải pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm tối ưu hóa chi phí lưu trữ, nâng cao chất lượng bảo quản và bảo đảm tính ổn định cho chuỗi cung ứng tại điểm bán.

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý kho hàng hóa và các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý kho tại chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Phạm vi nội dung: Kế hoạch đặt hàng, phương pháp sắp xếp mặt bằng kho, quy trình theo dõi, kiểm tra, nhập - xuất và kiểm kê hàng tồn kho tại cửa hàng.
  • Phạm vi không gian: Các chi nhánh Highlands Coffee, tập trung khảo sát thực tế tại khu vực tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập số liệu hoạt động và lượng hàng hóa nhập kho trong năm tài chính 2019 (từ Quý I đến Quý IV năm 2019).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận chuyên ngành Quản trị Logistics và Vận hành kho hàng dựa trên các nội dung:

• Khái niệm và chức năng kho hàng: Hệ thống hóa các chức năng gom hàng (consolidation), phối hợp ghép lô hàng hóa (assortment/mixing), bảo quản lưu giữ và hỗ trợ dòng logistics ngược.
• Lý thuyết quản trị tồn kho và các loại hình dự trữ: Xác định vai trò của dự trữ theo độ trễ thời gian (lead time), nhu cầu mùa vụ, tính bất định của chuỗi cung ứng và tính kinh tế nhờ quy mô. Phân loại các dạng hàng tồn kho: tồn kho an toàn (safety/buffer stock), ngưỡng tái cấp, tồn kho theo chu kỳ (cycle stock), tồn kho tách rời (de-coupling), tồn kho dự báo (anticipation stock) và hàng tồn kho trên đường vận chuyển (pipeline stock).
• Chi phí tồn kho và chỉ số vận hành: Khái quát 4 nhóm chi phí chính gồm chi phí đặt hàng, chi phí thiết lập, chi phí dự trữ và chi phí do thiếu hàng. Chỉ số vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) được xác định theo tỷ lệ giữa doanh thu (hoặc giá vốn hàng bán) trên giá trị hàng tồn kho bình quân trong kỳ.
• Bố trí mặt bằng kho và thiết bị lưu trữ: Phân tích ba mô hình bố trí sản xuất/mặt bằng (theo sản phẩm, theo quá trình, theo vị trí cố định); hệ thống giá kệ chứa hàng công nghiệp tải trọng nhẹ (35–70 kg), trung bình (100–500 kg) và nặng (từ 500 kg trở lên).
• Biện pháp quản lý tác nghiệp:
  • Mô hình 5S gồm 5 bước Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng), gắn liền với việc cải thiện các chỉ số PQCDSM (Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale).
  • Nguyên tắc FIFO (First In, First Out - Nhập trước, Xuất trước): Sắp xếp luân chuyển hàng hóa theo thứ tự từ trái sang phải, quản lý chặt chẽ theo loại hàng, ngày nhập và ngày xuất.
• Hệ thống phần mềm quản lý kho: Cơ chế vận hành của hệ thống hoạch định nguồn lực đám mây NetSuite trong quản lý đơn hàng chuỗi và hệ thống điểm bán Seito POS trong ghi nhận giao dịch, xuất nhập tồn hàng ngày.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp giữa nghiên cứu tài liệu lý luận, phương pháp quan sát thực địa tại cửa hàng, phân tích đối chiếu chứng từ kế toán thực tế (hóa đơn hai liên, hóa đơn giá trị gia tăng, sổ theo dõi nhập hàng tươi, sổ nhập hàng khô, sổ kiểm đếm hàng ngày) và phương pháp trực tiếp tham gia tác nghiệp tại kho cửa hàng. Nguồn dữ liệu sử dụng là dữ liệu thứ cấp từ báo cáo nội bộ Highlands Coffee năm 2019 và dữ liệu sơ cấp thu thập qua quá trình thực tập.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG I. Tổng quan về kho

Chương I tập trung làm rõ khung lý thuyết nền tảng về kho bãi và kỹ thuật quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Tác giả trình bày bản chất của kho hàng như một tổ hợp công trình kỹ thuật phục vụ lưu trữ, trung chuyển và điều tiết dòng vật chất. Khóa luận phân tích các nguyên tắc cốt lõi trong quản trị kho: duy trì định mức tồn kho an toàn, quy hoạch mặt bằng khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin và xác định chính xác nhu cầu nguyên vật liệu đầu vào.

Trong chương này, các công cụ quản lý vận hành được mổ xẻ chi tiết:

• Quy trình 6 bước áp dụng 5S vào doanh nghiệp: từ chuẩn bị, phát động, tổng vệ sinh, thực hiện Sàng lọc, duy trì 3S hàng ngày đến đánh giá định kỳ; chỉ ra 10 khuyến nghị thực hành giúp loại bỏ lãng phí thao tác và diện tích thừa.
• Phân tích cơ chế và biểu đồ luân chuyển hàng hóa theo nguyên tắc FIFO. Tác giả đánh giá FIFO giúp giảm thiểu tỷ lệ hư hỏng đối với nhóm hàng thực phẩm và đồ uống có hạn sử dụng ngắn, tránh rủi ro trượt giá lạm phát, dù phương pháp này làm tăng khối lượng công việc ghi chép hạch toán khi danh mục hàng hóa lớn và tần suất xuất nhập cao.
• Giới thiệu hai công cụ công nghệ chủ lực: Phần mềm NetSuite đóng vai trò nền tảng đám mây quản lý quy trình nghiệp vụ cốt lõi, không đòi hỏi chi phí phần cứng cồng kềnh; phần mềm Seito POS quản lý điểm bán lẻ đa ngôn ngữ, tích hợp khả năng kiểm soát định mức tồn kho tối thiểu, cảnh báo thiếu hàng và lập báo cáo bán hàng theo ca.

CHƯƠNG II: Thực trạng hoạt động quản lý kho tại chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee

Chương II phản ánh bức tranh thực tế về tổ chức kho hàng tại chuỗi Highlands Coffee (thuộc Công ty Cổ phần Việt Thái Quốc tế - Viet Thai International, sau đó chuyển giao một phần sở hữu cho Tập đoàn Jollibee). Tính đến tháng 10/2019, chuỗi đã phủ sóng tại nhiều tỉnh thành trên cả ba miền Bắc, Trung, Nam.

Quy trình quản lý kho hàng tại chi nhánh được tác giả mô tả qua ba khâu liên hoàn:

1. Quy trình đặt hàng qua NetSuite: Nhân viên thực hiện hai thao tác cơ bản: truy cập "enter an order" để tạo đơn hàng dựa trên lượng tồn thực tế, sau đó dùng chức năng "see orders" để rà soát đơn, trao đổi và phản hồi với nhà cung cấp về các yêu cầu đặc thù của lô hàng.
2. Quy trình nhập kho: Khi hàng về, cửa hàng tiếp nhận hàng cùng hóa đơn 2 liên và hóa đơn GTGT. Quy trình thực hiện qua 3 bước: Kiểm tra thực tế số lượng, tính nguyên vẹn, bao bì không móp méo/bong tróc và hạn sử dụng -> Lập bảng số liệu theo dõi lượng xuất trong ngày -> Nhập dữ liệu vào phần mềm Seito kết hợp ghi chép thủ công vào sổ nhập hàng tươi và sổ nhập hàng khô.
3. Quy trình xuất kho và kiểm kê: Gồm 3 bước: Trừ trực tiếp số lượng xuất ra khỏi bảng số liệu hàng nhập -> Cuối ngày thực hiện kiểm đếm thực tế toàn bộ kho, ghi nhận vào sổ đếm hàng ngày (số bán, số tồn, số hủy) -> Tổng kết số liệu và khóa sổ tồn hàng cuối ngày/cuối tháng. Công tác kiểm đếm bao gồm kiểm tra hư hỏng, hạn sử dụng và các nguy cơ ẩm mốc, côn trùng, chuột bọ.

Về hiện trạng mặt bằng và thiết bị lưu trữ tại chi nhánh:

• Diện tích kho cửa hàng hẹp, quy chuẩn khoảng 5m x 5m (25 m²), sức chứa tối đa dưới 1.000 kg, chỉ có 01 cửa ra vào phục vụ cả luồng nhập và xuất hàng.
• Trang thiết bị bên trong kho gồm: 1 đến 2 bồn rửa; 3 đến 5 tủ đông bảo quản hàng tươi ngắn hạn; 2 đến 5 hệ thống giá kệ sắt sơn tĩnh điện thiết kế 5 tầng chịu lực.
• Tần suất nhập hàng được thiết lập cố định 2 lần/tuần nhằm cân đối giữa dung tích kho nhỏ và nhu cầu sử dụng thực tế.

Số liệu hàng hóa nhập kho của chi nhánh trong năm 2019 được tác giả tổng hợp cụ thể qua các quý như sau:

Quý trong năm 2019	Giá trị hàng tươi (VNĐ)	Giá trị hàng khô (VNĐ)	Tổng giá trị nhập kho (VNĐ)	Tỷ trọng hàng tươi	Tỷ trọng hàng khô
Quý I	150.075.000	290.080.000	440.155.000	34,10%	65,90%
Quý II	90.620.000	125.053.000	215.673.000	42,02%	57,98%
Quý III	87.000.000	100.470.000	187.470.000	46,41%	53,59%
Quý IV	180.029.000	387.030.000	567.059.000	31,75%	68,25%
Cả năm 2019	507.724.000	902.633.000	1.410.357.000	36,00%	64,00%

Số liệu cho thấy lượng hàng nhập tăng vọt vào Quý IV (567.059.000 VNĐ) và Quý I (440.155.000 VNĐ) do rơi vào mùa cao điểm lễ, Tết; trong khi Quý III đạt mức thấp nhất năm (187.470.000 VNĐ) do không có các dịp lễ lớn.

Tác giả đánh giá ưu - nhược điểm của công tác quản lý kho tại cửa hàng:

• Ưu điểm: Việc chia lịch nhập hàng 2 lần/tuần kết hợp kệ 5 tầng giúp tiết kiệm diện tích; áp dụng nguyên tắc FIFO và 5S giảm thiểu thất thoát; hệ thống phần mềm hỗ trợ kiểm soát dữ liệu bán hàng và lập báo cáo kế toán thuận tiện.
• Nhược điểm: Việc ấn định lịch giao hàng 2 lần/tuần khiến cửa hàng dễ rơi vào thế bị động khi nhu cầu khách hàng biến động đột ngột (dẫn đến thiếu hàng khi khách tăng, hoặc thừa hàng quá hạn khi khách giảm). Hàng tươi chiếm tỷ trọng chi phí lớn nhưng hạn dùng ngắn, nếu nhân viên lơ là kiểm tra FIFO sẽ dẫn đến hư hỏng buộc phải hủy, cửa hàng phải gánh chịu toàn bộ chi phí tổn thất này. Thiết kế kho 1 cửa ra vào gây ùn tắc luồng bốc dỡ khi hàng về số lượng lớn. Việc điều chuyển hàng cận hạn giữa các cửa hàng lân cận phát sinh chi phí vận chuyển mà chi nhánh phải tự chi trả.

Bên cạnh đó, chương này phân tích khung năng lực quản trị kho cần có: đối với nhân viên kho là kỹ năng kiểm tra chứng từ, lập phiếu, kỹ năng phân loại xếp dỡ theo FIFO và kỹ năng kiểm kê chi tiết; đối với quản lý cửa hàng là kỹ năng hệ thống hóa dữ liệu sổ sách qua phần mềm, kỹ năng lập kế hoạch dự báo và kỹ năng giải quyết mâu thuẫn nội bộ.

CHƯƠNG III: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý hàng hóa và kết luận

Trên cơ sở định hướng phát triển của Highlands Coffee (đến tháng 8/2019 đã có hơn 300 quán tại 24 tỉnh thành Việt Nam, 50 quán tại quốc tế, định hướng nâng cấp mô hình quán 3.5G và tự động hóa điều hành), tác giả tập trung giải quyết bài toán mặt bằng kho bị thu hẹp trước tốc độ tăng trưởng doanh thu tại 7 cửa hàng thuộc khu vực tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Hai phương án giải pháp chính được đề xuất:

1. Giải pháp 1: Thiết lập hệ thống Kho tập kết khu vực

   • Bản chất: Xây dựng một kho tập kết trung tâm khép kín tại khu vực bằng phẳng, giao thông thuận lợi để liên hoàn phục vụ các chi nhánh trong tỉnh.
   • Chức năng: Đảm nhiệm vai trò gom hàng số lượng lớn từ các nhà cung cấp, phân loại, phối hợp đơn hàng hoàn chỉnh và điều phối xe vận chuyển nhỏ đến từng cửa hàng; thực hiện bảo quản chuyên nghiệp.
   • Yêu cầu kỹ thuật: Trang bị hệ thống kiểm soát nhiệt độ nghiêm ngặt: khu vực bảo quản đông lạnh duy trì từ -5°C đến -10°C (dành cho hàng tươi ngắn hạn, thực phẩm đông lạnh), khu vực làm mát duy trì từ 3°C đến -3°C.
   • Đánh giá giải pháp: Ưu điểm là giảm tải áp lực diện tích tại cửa hàng, cung ứng kịp thời khi chi nhánh thiếu hàng đột xuất, giảm tỷ lệ hủy hàng tươi, cắt giảm thời gian kiểm đếm thủ công mỗi ngày của nhân viên bán hàng. Nhược điểm là đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu rất lớn về hạ tầng công nghệ (camera giám sát, máy móc thiết bị), hệ thống phòng cháy chữa cháy và bộ máy nhân sự chuyên trách (thủ kho, nhân viên xếp dỡ, bảo vệ).

2. Giải pháp 2: Thuê Kho dự phòng mùa vụ

   • Bản chất: Phương án thuê kho ngoài ngắn hạn nhằm giảm áp lực vốn đầu tư hạ tầng cố định, giải quyết nhu cầu dự trữ tăng đột biến trong các dịp lễ, Tết.
   • Tiêu chí lựa chọn kho thuê: Vị trí giao thông thuận tiện trung chuyển xe tải; nền kho cao ráo, tuyệt đối không nằm trong vùng ngập úng mùa mưa để tránh ẩm mốc hư hại thực phẩm; tính toán diện tích thuê dựa trên thể tích xếp chồng và quy cách số lớp, trong đó diện tích lối đi phục vụ kiểm tra mã hàng, số lô/lot phải chiếm khoảng 10% tổng diện tích chất hàng; xem xét kỹ giá thuê đi kèm các dịch vụ bốc xếp xe nâng, an ninh, điện nước và tính chặt chẽ của các điều khoản hợp đồng thuê.

Đồng thời, tác giả đề xuất giải pháp bổ trợ về nâng cao kỹ năng quản lý kho hàng: tăng cường đào tạo thực hành các công việc kiểm đếm, ghi sổ, sử dụng phần mềm và thái độ tuân thủ quy chuẩn bảo quản thực phẩm cho đội ngũ nhân sự cơ sở.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh được các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn với dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

• Số liệu hóa dòng vật chất tại cửa hàng F&B: Cung cấp chuỗi số liệu tài chính chi tiết về giá trị hàng nhập kho phân theo nhóm hàng tươi và hàng khô qua 4 quý của năm 2019, chứng minh tính quy luật mùa vụ rõ nét của ngành đồ uống với đỉnh tiêu thụ rơi vào Quý IV (567.059.000 VNĐ) và Quý I (440.155.000 VNĐ), đáy tiêu thụ vào Quý III (187.470.000 VNĐ).
• Mô tả chi tiết mô hình kho vi mô (micro-warehouse) tại điểm bán: Làm rõ quy cách tổ chức kho diện tích nhỏ (25 m², sức chứa dưới 1.000 kg), xác lập mối liên hệ giữa tần suất giao hàng 2 lần/tuần với việc tối ưu hóa sức chứa thông qua hệ thống giá kệ 5 tầng và thiết bị trữ đông.
• Hệ thống hóa quy trình tác nghiệp phần mềm kép: Ghi nhận thực tiễn ứng dụng song song phần mềm quản trị đám mây NetSuite (đặt hàng và tương tác chuỗi) và phần mềm POS Seito (nhập, xuất, hủy, kiểm kê điểm bán), kết hợp việc lưu trữ chứng từ sổ sách thực phẩm tươi - khô.
• Đóng góp giải pháp phân tầng: Đưa ra hai phương án xử lý nút thắt diện tích cho 7 chi nhánh tại Bà Rịa – Vũng Tàu: phương án dài hạn (Kho tập kết trung tâm có kiểm soát nhiệt độ mát và đông lạnh) và phương án ngắn hạn, linh hoạt vốn (Thuê kho dự phòng mùa vụ với hệ số lối đi 10%).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số điểm hạn chế do giới hạn tiếp cận dữ liệu và phạm vi nghiên cứu của sinh viên:

• Phạm vi nghiên cứu cục bộ: Đề tài chỉ tập trung khảo sát hoạt động kho ở cấp độ vi mô tại điểm bán lẻ (chi nhánh cửa hàng), chưa kết nối phân tích tổng thể mạng lưới chuỗi cung ứng từ tổng kho miền hay nhà máy chế biến của Viet Thai International.
• Thiếu hụt hạch toán tài chính định lượng cho giải pháp: Cả hai giải pháp xây dựng kho tập kết và thuê kho dự phòng mới dừng lại ở phân tích định tính về ưu/nhược điểm và tiêu chí kỹ thuật; văn bản chưa xây dựng bảng khái toán chi phí đầu tư (chi phí thuê đất/mặt bằng, mua sắm máy móc thiết bị lạnh, nhân công) và chưa tính toán thời gian thu hồi vốn hay điểm hòa vốn cho 7 cửa hàng tại Bà Rịa – Vũng Tàu.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo: Cần mở rộng nghiên cứu bài toán tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển (routing) từ kho tập kết đề xuất đến các cửa hàng chi nhánh; ứng dụng các mô hình toán định lượng tồn kho (như EOQ, mức tồn kho an toàn theo xác suất biến động nhu cầu) để thay thế cho việc ước tính đặt hàng kinh nghiệm 2 lần/tuần hiện tại.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận mang giá trị thực tiễn đối với các nhóm đối tượng nghiên cứu và ứng dụng sau:

• Sinh viên ngành Quản trị Logistics, Quản trị Chuỗi cung ứng, Quản trị Kinh doanh bán lẻ: Tài liệu là một nghiên cứu trường hợp (case study) sát thực tế về tổ chức kho hàng diện tích hẹp trong ngành dịch vụ ẩm thực (F&B). Người đọc có thể tham khảo trực tiếp cách phân tích quy trình xuất - nhập kho 3 bước, cách ghi chép sổ hàng tươi/hàng khô, và phương pháp ứng dụng 5S, FIFO tại cửa hàng.
• Quản lý cửa hàng, giám sát vận hành chuỗi cà phê/nhà hàng: Tham khảo các tiêu chí thiết kế mặt bằng kho cửa hàng (bố trí bồn rửa, tủ đông, kệ 5 tầng), phương pháp kiểm soát nhiệt độ bảo quản lạnh (-5°C đến -10°C và 3°C đến -3°C), cũng như các tiêu chí thực tế khi cần tìm thuê kho đệm dự phòng phục vụ các đợt cao điểm lễ, Tết.

Câu hỏi thường gặp

1. Chi nhánh Highlands Coffee trong nghiên cứu sử dụng những phần mềm nào để quản lý kho và chức năng của từng phần mềm là gì?
Cửa hàng sử dụng hai phần mềm chính:

• NetSuite: Nền tảng điện toán đám mây dùng để tạo đơn đặt hàng ("enter an order"), theo dõi trạng thái đơn hàng ("see orders"), kiểm tra số liệu cho bộ phận kế toán lấy mã thanh toán và trao đổi, phản hồi thông tin trực tiếp với nhà cung cấp.
• Seito POS: Phần mềm tại điểm bán dùng để nhập số liệu hàng hóa sau khi kiểm nhận, theo dõi xuất bán theo ca, quản lý các nghiệp vụ chuyển đổi và hủy hàng, đồng thời lưu trữ dữ liệu xuất nhập tồn theo từng tháng để phục vụ đối chiếu, kiểm kê.

2. Thực trạng không gian và trang thiết bị của kho chi nhánh Highlands Coffee được ghi nhận như thế nào?
Kho tại cửa hàng có diện tích khoảng 5m x 5m (25 m²), sức chứa dưới 1.000 kg và chỉ có 01 cửa ra vào dùng chung cho việc xuất và nhập hàng. Trang thiết bị gồm có: 1 đến 2 bồn rửa chén, 3 đến 5 tủ đông bảo quản hàng tươi ngắn hạn, và từ 2 đến 5 giá kệ sắt sơn tĩnh điện thiết kế 5 tầng nhằm tận dụng tối đa chiều cao không gian chứa hàng.

3. Tần suất nhập hàng và biến động giá trị hàng nhập kho năm 2019 của cửa hàng ra sao?
Hàng hóa được nhà cung ứng giao về cửa hàng đều đặn 2 lần/tuần. Tổng giá trị hàng nhập năm 2019 là 1.410.357.000 VNĐ (trong đó hàng khô chiếm 902.633.000 VNĐ, hàng tươi chiếm 507.724.000 VNĐ). Lượng hàng nhập biến động mạnh theo mùa vụ: Quý IV đạt cao nhất với 567.059.000 VNĐ (chuẩn bị mùa lễ hội cuối năm), Quý I đạt 440.155.000 VNĐ (dịp Tết), Quý II giảm còn 215.673.000 VNĐ và Quý III thấp nhất năm với 187.470.000 VNĐ.

4. Hai phương án giải quyết bài toán quá tải diện tích kho tại khu vực Bà Rịa – Vũng Tàu được tác giả đề xuất là gì?
Tác giả đề xuất hai giải pháp cho 7 cửa hàng tại Bà Rịa – Vũng Tàu:

• Giải pháp 1 (Kho tập kết): Xây dựng kho trung tâm khép kín thực hiện chức năng gom hàng và phân phối lại; chia thành hai khu vực nhiệt độ: làm mát (3°C đến -3°C) và đông lạnh (-5°C đến -10°C).
• Giải pháp 2 (Kho dự phòng): Thuê ngoài kho bãi ngắn hạn vào các dịp cao điểm lễ, Tết; yêu cầu nền kho cao ráo không ngập nước, giao thông thuận tiện và quy hoạch diện tích lối đi kiểm tra hàng chiếm khoảng 10% diện tích chất hàng.

5. Quy trình xuất kho và kiểm kê hàng ngày tại cửa hàng diễn ra theo các bước nào?
Quy trình gồm 3 bước:

• Bước 1: Dựa trên bảng số liệu hàng nhập, lượng hàng xuất ra sử dụng trong ngày được trừ trực tiếp trên bảng.
• Bước 2: Cuối ngày, nhân viên kiểm đếm thực tế toàn bộ kho và ghi nhận vào sổ đếm hàng ngày các chỉ số: số lượng đã bán, số lượng còn lại trong kho và số lượng hàng hư hỏng/hủy bỏ.
• Bước 3: Quản lý tổng kết số liệu để khóa sổ tồn hàng trong ngày và chuẩn bị số liệu cho lần đặt hàng tiếp theo.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Thiềm Thị Ngọc Giàu đã phản ánh chi tiết thực trạng quản lý kho hàng quy mô nhỏ tại chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee trong bối cảnh tăng trưởng nhanh của chuỗi F&B năm 2019. Thông qua việc phân tích dữ liệu nhập kho thực tế và quy trình tác nghiệp kết hợp giữa NetSuite, Seito POS cùng các nguyên tắc FIFO, 5S, công trình đã chỉ rõ những xung đột điển hình giữa diện tích kho hạn chế và yêu cầu bảo quản hàng tươi ngắn hạn. Các giải pháp đề xuất về kho tập kết khu vực và kho dự phòng mùa vụ mang tính định hướng thực tiễn cao cho việc giải quyết bài toán logistics điểm bán tại thị trường Bà Rịa – Vũng Tàu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I. Tổng quan về kho 1. Khái niệm Kho là tổ hợp các tòa nhà SX, công trình kỹ thuật; máy móc nâng hạ, các thiết bị đặc thù của công nghệ tự động hóa & CNTT điều tiết và kiểm soát công việc, với mục đích thực hiện việc tiếp nhận, phân bố và lưu trữ hàng hóa, chuẩn bị hàng hóa cho nhu cầu sản xuất và cung ứng liên tục hàng hóa đến người tiêu thụ. Hình 1: Hệ thống vận tải hàng hóa 1.

Vai trò Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường. Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lí, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro và điều hoà sản xuất. Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hoá sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa… 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 1. Chức năng Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như 1 địa điểm đến dùng để gom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hoá, để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác. Kho bãi hiện đại thường giữ những chức năng sau: ➢ Gom hàng: Khi hàng hoá/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế nhờ qui mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng các phương tiện đầy toa/xe/thuyền.

➢ Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loại hàng hoá khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hoá sẵn sàng cho quá trình bán hàng. Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ tới khách hàng. ➢ Bảo quản và lưu giữ hàng hoá: đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho; chăm sóc giữ gìn hàng hoá trong kho. Nhiệm vụ ➢ Tiếp nhận hàng hóa ➢ Tồn trữ và bảo quản hàng hóa ➢ Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng.

Quản trị kho hàng 2. Khái niệm Quản lý kho hàng là những hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, bao gồm công tác tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa.