CHƯƠNG I. Tổng quan về kho 1. Khái niệm Kho là tổ hợp các tòa nhà SX, công trình kỹ thuật; máy móc nâng hạ, các thiết bị đặc thù của công nghệ tự động hóa & CNTT điều tiết và kiểm soát công việc, với mục đích thực hiện việc tiếp nhận, phân bố và lưu trữ hàng hóa, chuẩn bị hàng hóa cho nhu cầu sản xuất và cung ứng liên tục hàng hóa đến người tiêu thụ. Hình 1: Hệ thống vận tải hàng hóa 1.
Vai trò Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường. Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lí, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro và điều hoà sản xuất. Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hoá sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa… 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 1. Chức năng Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như 1 địa điểm đến dùng để gom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hoá, để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác. Kho bãi hiện đại thường giữ những chức năng sau: ➢ Gom hàng: Khi hàng hoá/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế nhờ qui mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng các phương tiện đầy toa/xe/thuyền.
➢ Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loại hàng hoá khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hoá sẵn sàng cho quá trình bán hàng. Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ tới khách hàng. ➢ Bảo quản và lưu giữ hàng hoá: đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho; chăm sóc giữ gìn hàng hoá trong kho. Nhiệm vụ ➢ Tiếp nhận hàng hóa ➢ Tồn trữ và bảo quản hàng hóa ➢ Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng.
Quản trị kho hàng 2. Khái niệm Quản lý kho hàng là những hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, bao gồm công tác tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa. Kho hàng được quản lý tốt sẽ giữ cho quá trình sản xuất được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn. Mục đích ➢ Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng.
4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Tồn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiếu hụt các chi tiết hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục. ➢ Đảm bảo tồn trữ hàng hóa khi có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hiếm hàng,tập kết hàng hóa cho đủ để tập trung xuất khẩu. ➢ Luôn luôn có mức dự trữ an toàn. ➢ Ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuất giúp cho việc kiểm soát khi cần thiết.
➢ Thực hiện nhiệm vụ như một trung tâm tiếp nhận và phân phối. Chức năng ➢ Bảo quản hàng hóa tốt hơn o Hàng hóa nếu không được bảo quản một cách cẩn thận, đặc biệt là các mặt hàng dễ vỡ hoặc nông sản dễ hỏng thì có thể sẽ đưa đến tổn thất vô cùng lớn cho cửa hàng. Quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng sẽ giúp chủ cửa hàng có thể bảo quản hàng hóa tốt hơn. Các sản phẩm sẽ không xảy ra tình trạng rơi vỡ, ẩm mốc hay hết hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu tối đa các phát sinh không đáng có khi kinh doanh.
➢ Quay vòng tồn kho o Đối với các cửa hàng bán lẻ, hàng hóa chính là cốt lõi trong công việc kinh doanh của bạn. Nếu các vấn đề như hàng lỗi hay hàng mất tem nhãn xảy ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của cửa hàng. Do đó, việc quay vòng không để tồn kho quá lớn sẽ giúp cửa hàng tránh được những trường hợp này. Kiểm soát và quản lý được lượng hàng tồn kho, chủ của hàng sẽ dễ dàng cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, từ đó tránh được tình trạng hàng hóa bị hỏng hoặc quá hạn sử dụng.
➢ Bán hàng hiệu quả o Quản lý kho đúng cách là một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh của cửa hàng được diễn ra thuận lợi. Nếu nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho, bạn sẽ có thể đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng” dễ dàng. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng có thể đưa ra 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 những kế hoạch kinh doanh như giảm giá, khuyến mãi dựa trên thông tin hàng hóa. Điều này sẽ giúp công việc bán hàng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
➢ Tiết kiệm chi phí o Một lợi ích rất thiết thực của việc quản lý kho đó là giúp chủ cửa hàng nắm rõ thông tin của các mặt hàng, biết được sản phẩm nào đang bán chậm cũng như có khả năng tồn đọng lớn. Từ đó bạn có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt trong thời gian tiếp theo. Việc này sẽ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể từ việc mua và bảo quản hàng hóa. Bạn có thể sử dụng số tiền này để đầu tư vào các mặt hàng đưa đến lợi ích cao hơn cho cửa hàng.
Nguyên tắc quản trị kho ➢ Luôn đảm bảo định mức hàng tồn kho. ➢ Sắp xếp kho hàng một cách khoa học. ➢ Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý. ➢ Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu.
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý kho 3. Phải có hàng tồn kho ➢ Có 5 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho. o Thời gian: Có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng (gọi thời gian thực hiện - tiếng Anh: lead time), từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua. o Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu thay đổi theo chu kỳ, nhưng năng lực sản xuất là cố định.
Điều này có thể dẫn đến tích trữ hàng tồn kho, như ví dụ về hàng hóa tiêu thụ chỉ trong các ngày lễ có thể dẫn đến sự tích trữ hàng tồn kho lớn với dự đoán tiêu thụ trong tương lai. o Tính bất định: Có những bất trắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng. Trong trường hợp này, hàng tồn kho giống như một cái giảm sốc. o Tính kinh tế nhờ quy mô: Để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô.
Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động logistics để nhận hay giao 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 hàng. Điều này khiến cho chi phí logistics tăng lên. Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí logistics. o Tăng giá trị: Trong một số trường hợp, một số hàng tồn kho đạt được giá trị yêu cầu khi nó được giữ trong một khoảng thời gian để cho phép nó đạt được tiêu chuẩn mong muốn để tiêu thụ hoặc sản xuất.
Ví dụ bia trong ngành công nghiệp sản xuất bia. ➢ Các loại hình o Hàng tồn kho an toàn/Hàng tồn kho đệm (safety stock/ buffer) o Ngưỡng tái cấp o Hàng tồn kho theo chu kỳ (cycle stock): Được sử dụng trong các quy trình sản xuất theo lô. Nó là hàng tồn kho có sẵn, không bao gồm hàng tồn kho đệm. o Tách rời (de-coupling): Hàng tồn kho đệm giữa các máy trong một quy trình duy nhất, đóng vai trò là vật đệm cho máy tiếp theo cho phép luồng công việc trôi chảy thay vì chờ máy trước hoặc máy tiếp theo trong cùng một quy trình.
o Hàng tồn kho dự báo (anticipation stock): Hàng tồn kho tích lũy cho các giai đoạn nhu cầu tăng cao. Ví dụ: Kem cho mùa hè. o Hàng tồn kho trên đường vận chuyển (pipeline stock): Hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển hoặc đang trong quá trình phân phối - đã rời khỏi nhà máy nhưng chưa đến tay khách hàng. ➢ Có một số chi phí liên quan đến hàng tồn kho: o Chi phí đặt hàng o Chi phí thiết lập o Chi phí dự trữ trong kho o Chi phí do thiếu hàng dự trữ 3.
Bố trí mặt bằng sản xuất phù hợp 3. Thực chất của bố trí mặt bằng sản xuất Bố trí sản xuất trong doanh nghiệp là tổ chức, sắp xếp, định dạng về mặt không gian các máy móc thiết bị có liên quan, các khu vực làm việc và các bộ phận phục vụ sản xuất và cung cấp dịch vụ.