CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc 1. Khái niệm Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với người lao động. Mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc ĐGTHCV là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực đặc biệt quan trọng và luôn tồn tại trong mọi tổ chức.
ĐGTHCV không chỉ phục vụ cho mục tiêu quản lý của các cấp lãnh đạo (kết quả đánh giá được sử dụng để làm căn cứ cho việc ra các quyết định nhân sự) mà còn tác động trực tiếp tới người lao động nói riêng và tổ chức nói chung. Về phía người lao động: ĐGTHCV được tiến hành hiệu quả sẽ cung cấp các thông tin cả tích cực và tiêu cực đối sự thực hiện công việc của người lao động, giúp họ thấy được những hạn chế,thiếu sót (về ý thức, thái độ, kỹ năng,năng lực, .) cũng như những điểm mạnh của bản thân. Từ đó, người lao động nhận thức được nhu cầu đào tạo phát triển của họ, nhằm hoàn thiện bản thân và đáp ứng những yêu cầu không ngừng thay đổi và nâng cao của tổ chức. Về phía tổ chức: Các kết quả ĐGTHCV giúp cho bộ phận quản lý nguồn nhân lực và các lãnh đạo cấp cao có thể đánh giá được thắng lợi của các hoạt động chức năng về nguồn nhân lực (tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo – phát triển, định hướng,.) qua đó thấy được tính đúng đắn và mức độ hiệu quả của các chính sách đang áp dụng, để có sự điều chỉnh hợp lý và kịp thời.
Ngoài ra, việc sử dụng kết quả đánh giá trong phản hồi tới NLĐ cũng ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng và phát triển đạo đức, thái độ của người lao động, tác động tới tinh thần, ý chí làm việc của họ cũng như bầu không khí tâm lý – xã hội 13 trong tập thể. Do vậy, nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Nội dung công tác đánh giá thực hiện công việc Công tác ĐGTHCV trong tổ chức, doanh nghiệp được thực hiện theo quy trình sau: Sơ đồ 1: Quy trình ĐGTHCV trong tổ chức, doanh nghiệp Xem xét hoặc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc Đo lường sự thực hiện công việc Thông tin phản hồi về kết quả đánh giá cho người lao động và bộ phận nhân sự Theo đó, với mỗi bước trong quy trình trên, công tác đánh giá lại được chia thành các nội dung nhỏ, cụ thể: 1. Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá Việc lựa chọn phương pháp đánh giá tùy thuộc vào mục đích của đánh giá và mục tiêu của quản lý mà lựa chọn và thiết kế nội dung của phương pháp sao cho phù hợp.
Lựa chọn người đánh giá Thông thường, người lãnh đạo trực tiếp là người đánh giá chủ yếu, cần thiết và có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, một số cán bộ, nhân viên, cá nhân khác cũng thường được lựa chọn làm người đánh giá hoặc cho ý kiến đánh giá để người lãnh đạo trực tiếp tham khảo. Xác định chu kì đánh giá 14 Chu kỳ đánh giá thường được các tổ chức quy định là 6 tháng hoặc 1 năm hoặc tùy thuộc vào từng đợt hoàn thành công việc. Đào tạo người đánh giá Nhằm đảm bảo hiệu quả của đánh giá, người đánh giá cần được đào tạo để hiểu biết về hệ thống đánh giá và mục đích của đánh giá; hiểu rõ cách đánh giá và nhất quán trong đánh giá.
Có hai hình thức đào tạo thường được áp dụng là cung cấp các văn bản hướng dẫn và tổ chức các lớp đào tạo. Phỏng vấn đánh giá Đó là một cuộc nói chuyện chính thức giữa người lãnh đạo trực tiếp và nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên; cung cấp các thông tin về tình hình thực hiện công việc đã qua trong mối quan hệ với các quyết định nhân sự, các tiềm năng trong tương lai của họ và các biện pháp để hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ. Phỏng vấn đánh giá được thực hiện tốt sẽ phát huy hiệu quả của công tác đánh giá. Để thành công, người lãnh đạo trực tiếp cần chuẩn bị kỹ càng cho cuộc nói chuyện.
Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc 1. Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa Trong phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công việc của đối tượng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao. Các tiêu thức đánh giá bao gồm các tiêu thức liên quan trực tiếp đến công việc và các tiêu thức không liên quan trực tiếp đến công việc. Để đánh giá, người đánh giá xác định xem kết quả thực hiện công việc của đối tượng thuộc về thứ hạng nào theo từng tiêu thức, sau đó tính điểm cho mỗi NLĐ bằng cách cộng các điểm số ở từng tiêu thức lại hoặc tính bình quân.
Ưu điểm của phương pháp này là việc xây dựng thang đo tương đối đơn giản, thuận tiện, dễ sử dụng; lượng hóa được tình hình thực hiện công việc của NLĐ bằng điểm; dễ dàng ra các quyết định quản lý. Tuy nhiên, nhược điểm của 15 nó là các đặc trưng riêng biệt của từng loại công việc có thể bị bỏ qua; người đánh giá dễ mắc các lỗi trong đánh giá; kết quả đánh giá bằng điểm đôi khi không phân biệt rõ được mức độ hoàn thành công việc về khối lượng và chất lượng nếu trọng số của các tiêu thức không được ấn định hợp lý. Phương pháp danh mục kiểm tra Theo phương pháp này, cần phải thiết kế một danh mục các câu mô tả về hành vi và thái độ có thể xảy ra trong thực hiện công việc của NLĐ. Những người đánh giá dược nhận bản chụp của mẫu phiếu và sẽ đánh dấu vào những câu mà họ cảm thấy phù hợp với đối tượng đánh giá.
Điểm số sẽ được tính bằng cách cộng các câu hoặc điểm số của các câu. Ưu điểm của phương pháp này là dễ thực hiện và tránh được các lỗi như xu hướng trung bình hay sự dễ dãi, kết quả đánh giá được lượng hóa bằng điểm thuận tiện cho việc ra quyết định. Nhược điểm của phương pháp là việc xây dựng các câu mô phù hợp với từng loại công việc thường tốn nhiều thời gian và đòi hỏi người xây dựng phải thật sự am hiểu về nó. Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải ghi lại theo cách mô tả những hành vi có hiệu quả và những hành vi không có hiệu quả trong thực hiện công việc của người lao động thoe từng yếu tố của công việc.
Phương pháp này có ưu điểm là thuận lợi cho việc thảo luận với NLĐ về các ưu/nhược điểm của họ trong thực hiện công việc và việc ra quyết định, giúp hạn chế lỗi chủ quan của người đánh giá. Nhược điểm của nó là tốn nhiều thời gian và việc ghi chép có thể bị gián đoạn, đồng thời người lao động cũng có thể cảm thấy không thoải mái khi biết những hành vi yếu kém của mình bị quản lý ghi lại. Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi Đây là phương pháp kết hợp giữa phương pháp thang đo đánh giá đồ họa và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng. Theo đó, các thang đánh giá được mô tả chính xác bằng các hành vi cụ thể.
Để cho điểm, người đánh giá phải xác định xem hành vi của đối tượng thuộc vào loại nào trong số các thứ hạng 16 trong thang đo, cho điểm và tổng hợp điểm như phương pháp thang đo đánh giá đồ họa. Ưu điểm cơ bản của các thang đo là chúng ít thiên vị hơn, các đặc trưng được lựa chọn cẩn thận, dễ đạt được sự thống nhất về mặt kết quả đánh giá giữa nhiều người đánh giá. Song, phương pháp này cũng có nhược điểm là việc thiết kế các thang đo rất tốn thời gian và chi phí, người đánh giá gặp khó khăn khi phải xác định sự tương quan giữa hành vi quan sát được từ NLĐ với hành vi được mô tả trong thang đo. Các phương pháp so sánh Phương pháp xếp hạng Trong phương pháp này, các nhân viên trong nhóm sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ cao nhất tới thấp nhất, dựa trên tình hình thực hiện công việc tổng thể của từng người.
Có thể lựa chọn xếp hạng theo một trong hai cách là xếp hạng đơn giản hoặc xếp hạng luân phiên. Theo đó, phương pháp xếp hạng luân phiên thường cho kết quả đánh giá chính xác hơn. Phương pháp phân phối bắt buộc Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải phân loại nhân viên trong nhóm thành các loại khác nhau theo những tỷ lệ nhất định. Trong đó, việc xác định tỷ lệ các loại nhân viên thường được dựa trên “phân phối chuẩn”, góp phần hạn chế lỗi xu hướng trung bình hay lỗi thái cực của người đánh giá.
Phương pháp cho điểm Với phương pháp này, người đánh giá phải phân phối một tổng số điểm cho các nhân viên trong bộ phận, nhờ đó cho thấy sự khác nhau tương đối giữa các nhân viên nhưng dễ bị ảnh hưởng bởi lỗi thành kiến, thiên vị hay sự kiện gần nhất. Phương pháp so sánh cặp Phương pháp này yêu cầu người đánh giá phải so sánh từng nhân viên với tất cả những ngườ khác trong bộ phận theo từng cặp. Vị trí của từng nhân viên trong bảng xếp hạng được quyết định bởi số lần nhân viên đó được chọn là tốt hơn so với những người khác. Ưu điểm của so sánh cặp là đơn giản và có tính tin cậy cao hơn các kiểu so sánh khác.
17 Tóm lại, các phương pháp so sánh đều có ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện trong việc ra các quyết định nhân sự. Tuy nhiên, nhược điểm của nhóm các phương pháp này chính là người đánh giá dễ mắc phải các lỗi như thiên vị, thành kiến, sự kiện gần nhất và dễ gây mâu thuẫn trong nội bộ nhóm. Ngoài ra, việc cung cấp các thông tin phản hồi sau đánh giá cũng bị hạn chế.