CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tổng quan về kế hoạch và lập kế hoạch 1.1 Khái niệm về kế hoạch “ Kế hoạch là tập hợp các mục tiêu và các phương thức để đạt được mục tiêu” ( Trích giáo trình Chính sách kinh tế xã hội, NXB Khoa học và kỹ thuật, năm 2006, Trang 9) Kế hoạch là một nội dung và là một chức năng quan trọng nhất của quản lý. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp. Kế hoạch hóa cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế hoạch là xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.
Như vậy kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một công ty hoặc cơ sở nào đó, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo. Kế hoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm. Việc làm kế hoạch là bắc một nhip cầu từ trạng thái hiện tại của ta tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai 1.2 Vai Trò của Kế hoạch Theo website www.vn/coursewares/kinhte/quantridoanhnghiep thì kế hoạch có những vai trò sau: - Kế hoạch hóa là cần thiết để có thể ứng phó với những yếu tố bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp - Kế hoạch hóa làm cho các sự việc có thể xảy ra theo dự kiến ban đầu và sẽ không xảy ra khác đi. Mặc dù ít khi có thể dự đoán chính xác về tương lai và các sự kiện chưa biết trước có thể gây trở ngại cho việc thực hiện kế hoạch, nhưng nếu 7 không có kế hoạch thì hành động của con người đi đến chỗ vô mục đích và phó thác may rủi, trong việc thiết lập một môi trường cho việc thực hiện nhiệm vụ, không có gì quan trọng và cơ bản hơn việc tạo khả năng cho mọi người biết được mục đích và mục tiêu của họ, biết được những nhiệm vụ để thực hiện, và những đường lối chỉ dẫn để tuân theo trong khi thực hiện các công việc.
Những yếu tố bất định và thay đổi khiến cho công tác kế hoạch hóa trở thành tất yếu. Chúng ta biết rằng tương lai thường ít khi chắc chắn, tương lai càng xa, tính bất định càng lớn. Ví dụ, trong tương lai khách hàng có thể hủy bỏ các đơn đặt hàng đã ký kết, có những biến động lớn về tài chính và tiền tệ, giá cả thay đổi, thiên tai đến bất ngờ. Nếu không có kế hoạch cũng như dự tính trước các giải pháp giải quyết những tình huống bất ngờ, các nhà quản lý khó có thể ứng phó được với những tình huống ngẫu nhiên, bất định xảy ra và đơn vị sẽ gặp nhiều khó khăn.
Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn và tin cậy cao thì kế hoạch hóa vẫn là cần thiết, bởi lẽ kế hoạch hóa là tìm ra những giải pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu đề ra. - Kế hoạch hóa sẽ chú trọng vào việc thực hiện các mục tiêu, vì kế hoạch hóa bao gồm xác định công việc, phối hợp hoạt động của các bộ phân trong hệ thống nhằm thực hiện mục tiêu chung của toàn hệ thống. Nếu muốn nỗ lực của tập thể có hiệu quả, mọi người cần biết mình phải hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể nào. Kế hoạch hóa sẽ tạo ra hiệu quả kinh tế cao, bởi vì kế hoạch hóa quan tâm đến mục tiêu chung đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất.
Nếu không có kế hoạch hóa, các đơn vị bộ phận trong hệ thống sẽ hoạt động tự do, tự phát, trùng lặp, gây ra những rối loạn và tốn kém không cần thiết. - Kế hoạch hóa có vai trò to lớn làm cơ sở quan trọng cho công tác kiểm tra và điều chỉnh toàn bộ hoạt động của cả hệ thống nói chung cũng như các bộ phần trong hệ thống nói riêng.Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch Thứ nhất, Cấp quản lý Mối quan hệ giữa cấp quản lý trong một doanh nghiệp với các loại kế hoạch lập ra được minh hoạ trong sơ đồ 1. Cấp quản lý càng cao thì việc lập kế hoạch càng mang 8 tính chiến lược .Những người quản trị cấp cao là những người quản lý các lĩnh vực mang tính chất tổng thể do đó họ thường là những người có trách nhiệm trong công tác lập kế hoạch chiến lược, Kế hoạch tác nghiệp là các kế hoạch được cụ thể hoá từ các kế hoach chiến lược, do vậy nó chiếm ưu thế trong công tác lập kế hoạch của nhà quản trị cấp trung và cấp thấp. Sơ đồ 1: Lập kế hoạch và các cấp quản lý trong một doanh nghiệp Thứ hai, chù kỳ kinh doanh của sản phẩm Sơ đồ 2: Kế hoạch với chu kỳ kinh doanh của sản phẩm Có bốn giai đoạn trong chu kỳ sống và chu kỳ kinh doanh mà doanh nghiệp trải qua là hình thành, tăng trưởng, chín muồi, và suy thoái.
Việc lập kế hoạch không đồng nhất qua các giai đoạn này. Độ dài qua các giai đoạn khác nhau và tính cụ thể của các kế hoạch cũng khác nhau. 9 Một là, trong giai đoạn hình thành (hay giai đoạn bắt đầu đi lên của chu kỳ kinh doanh) những người quản trị thường phải lập kế hoạch định hướng. Thời kỳ này rất cần tới sự mềm dẻo và linh hoạt vì mục tiêu có tính chất thăm dò, nguồn gốc chưa được xác định rõ, thị trường chưa có gì chắc chắn.
Hai là, trong giai đoạn tăng trưởng, các kế hoạch có xu hướng ngắn hạn và thiên về cụ thể vì các mục tiêu được xác định rõ hơn, các nguồn đang được đưa vào thị trường cho đầu ra đang tiến triển. Ba là, ở giai đoạn chín muồi, tính ổn định và tính dự đoán được của doanh nghiệp là lớn nhất, nên kế hoạch dài hạn và cụ thể trong giai đoạn này là thích hợp. Bốn là, trong giai đoạn suy thoái, kế hoạch chuyển từ dài hạn sang ngắn hạn, từ cụ thể sang định hướng. Giống như giai đoạn đầu, thời kỳ suy thoái cần tới sự mềm dẻo vì các mục tiêu phải được xem xét và đánh giá lại, nguồn cũng được phân phối lại cùng với những điều chỉnh khác.
Thứ ba, độ bất ổn của môi trường. Môi trường càng bất ổn bao nhiêu thì kế hoạch càng mang tính định hướng và ngắn hạn bấy nhiêu. Những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường tương đối ổn định thường có những kế hoạch dài hạn, tổng hợp và phức tạp, trong khi những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường động lại có những kế hoạch hướng ngoại và ngắn hạn. Thứ tư, thời gian của mục tiêu đề ra.
Kế hoạch dài hay ngắn phụ thuộc vào kế hoạch đó nhằm thực hiện mục tiêu gì. Kế hoạch cho một thời gian quá dài hay quá ngắn đều phi hiệu quả.Do vậy, kế hoạch phải phù hợp với thời gian đặt ra cho mục tiêu cần đạt được.4 Hệ thống kế hoạch của tổ chức Theo giáo trình Khoa học quản lý tập 1, trường Đại học Kinh tế Quốc Dân,Khoa Khoa học quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật Hệ thống kế hoạch của tổ chức rất phức tạp và được xem xét theo nhiều tiêu chí khác nhau.1 Theo cấp kế hoạch: Hệ thống kế hoạch bao gồm 10 - Kế hoạch chiến lược: Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức - Kế hoạch tác nghiệp: Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng tháng, hàng quý, hàng tuần, thậm chí hàng ngày như là kế hoạch nhân công, kế hoạch tiến độ, kế hoạch nguyên vật liệu và tồn kho. Được định ra bởi: Người sáng lập, hội đồng quản trị hay Ban giám đốc Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và những nhà quản lý cấp cao Những nhà quản lý cấp trung gian và cấp thấp Sơ đồ 3: Các cấp kế hoạch 1. Theo hình thức thể hiện - Chiến lược: Là loại kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với mỗi tổ chức.
Là một tập hợp các mục tiêu tổng thể và các phương thức cơ bản mang tính định hướng cho một tổ chức nhằm đảm bảo cho tổ chức có được sự phát triển vượt bậc về chất - Chính sách: Là quan điểm, phương hướng và cách thức chung để ra quyết định trong tổ chức. Trong một tổ chức có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạt động trọng yếu - Thủ tục: Là các kế hoạch thiết lập một phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động trong tương lai. Đó là sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực hiện. Đó là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản lý.
- Quy tắc: Giải thích rõ những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Có thể coi đây là loại kế hoạch đơn giản nhất. 11 - Các chương trình: Bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và các yếu tố khác. - Các ngân quỹ: Là các bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số.
Có thể coi đó là chương trình được “ số hoá”. Ngân quỹ ở đây không đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền, mà còn có ngân quỹ thời gian, ngân quỹ nhân công, ngân quỹ máy móc thiết bị… 1. Theo thời gian thực hiện - Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên. - Kế hoạch trung hạn: Cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm.
- Kế hoạch ngắn hạn: cho thời kỳ dưới 1 năm. Theo lĩnh vực hoạt động - Kế hoạch tổng thể - Kế hoạch bộ phận: Là loại kế hoạch gắn liền với từng lĩnh vực kinh doanh như: Kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tổ chức, kế hoạch tài chính, đầu tư… 1. Các phương pháp lập kế hoạch Một số phương pháp chủ yếu sau đây thường sử dụng trong lập kế hoạch: Một là, phương pháp lập kế hoạch từ việc phân tích các nhân tố tác động. Đây là phương pháp hoạch định kế hoạch có tính chất truyền thống được sử dụng rộng rãi.