CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp 1. Khái niệm chung về kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp “Hoạt động kinh doanh là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích tạo ra của cải vật chất cho xã hội và tạo ra lợi nhuận cho các chủ thể tham gia hoạt động kinh doanh. Bản chất của hoạt đọng kinh doanh là tạo ra giá trị cho các loại sản pẩm hoặc dịch vụ.
Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà không tạo ra giá trị thì sẽ không có lý do để tồn tại. ” “Kế hoạch theo cách hiểu chung nhất là sự thể hiện mục đích, kết quả cũng như cách thức, giải pháp thực hiện cho một hành động trong tương lai. Cách hiểu này đúng cho các loại kế hoạch, có thể là kế hoạch cho một hoạt động, một công việc, một dự án cụ thể,… Nhưng dù là kế hoạch gì thì bản chất của công tác này chính là sự hướng tới tương lai, được xem như là nhịp cầu nối từ hiện tại đến chỗ mà chúng ta muốn đến trong tương lai. Tính chất hướng tới tương lai trong kế hoạch thể hiện ở hai nội dung: Một là, kế hoạch dự đoán những gì sẽ xảy ra, đặt ra kết quả đạt được trong tương lai.
Hai là, kế hoạch thực hiện việc sắp đặt các hoạt động của tương lai, các công việc cần làm và thứ tự thực hiện các công việc để đạt đươc kết quả đã định. Kế hoạch xác định xem một quá trình phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Ai sẽ làm? và sâu hơn nữa là Làm như thế để làm gì? ” “Để có kế hoạch, cần phải tiến hành quá trình soạn lập. Tùy theo quy mô, mức độ và tính chất của hoạt động để tổ chức quá trình soạn lập với các mức độ khác nhau. Nhiều khi quá trình soạn lập kế hoạch chỉ được hình thành trong suy nghĩ của chủ thể, cũng có thể là một cuộc trao đổi tập thể nhanh gọn và người đứng đầu quyết định xem như là sự thỏa thuận bằng miệng hoặc văn bản.
Các kế hoạch kinh tế, xã hội có liên quan đến cộng đồng, kế hoạch của một DN, một địa phương, một ngành hay rộng hơn là tầm Quốc gia thì thông thường quá trình soạn lập phải được thể chế hóa bao gồm các bước khác nhau với tiến độ thời gian quy định khá chính xác. Kết quả của quá trình soạn lập là một “bản kế hoạch” được hình thành. Một SV: Huỳnh Thị Chi 3 Lớp: Kế hoạch 55A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Bùi Trung Hải “bản kế hoạch” ở bất kỳ quy mô hay hình thức nào thì nó cũng hàm chứa hai nội dung cơ bản là mục tiêu và cách thức, giải pháp thực hiện.
” “Kế hoạch kinh doanh là công cụ quản trị đầu não của doanh nghiệp, nó bao hàm toàn bộ thông tin, toàn bộ chiến lược và kế hoạch của doanh nghiệp, nó vạch ra cho doanh nghiệp định hướng rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh, những phân tích chuyên sâu về thị trường đối thủ…, các chiến lược kế hoạch logic với nhau để tạo thành một văn bản hoàn chỉnh có ý nghĩa quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp” 1. Vai trò của kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp “Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung, các chỉ tiêu kế hoạch của doanh nghiệp chính là các chỉ tiêu pháp lệnh mang tính toàn diện, chi tiết mà cơ quan quản lý cấp trên giao xuống trên cơ sở cân đối chung toàn ngành và tổng thể kinh tế quốc dân. Theo hệ thống chỉ tiêu mục tiêu pháp lệnh, các chỉ tiêu về lao động, vốn, vật tư, thiết bị, tiêu thụ sản phẩm, phân phối thu nhập được doanh nghiệp xây dựng theo các con số kiểm tra của cơ quan chủ quản, đề nghị cấp trên xét duyệt và cung cấp theo các nguyên tắc cấp phát – giao nộp. Các kế hoạch tiến độ, điều độ sản xuất của doanh nghiệp đều là cụ thể hóa các chỉ tiêu pháp lệnh được cấp trên giao xuống và nó chi phối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống chỉ tiêu kế hoạch pháp lệnh là cơ sở điều tiết mọi hoạt động tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Vai trò lớn nhất của cơ chế này là: có năng lực tạo ra các tỷ lệ tiết kiệm và tích lũy rất cao, thực hiện được những cân đối cần thiết trong tổng thể kinh tế quốc dân, nền kinh tế có thể đạt được mức cung ứng các nguồn lực cần thiết để tạo ra tăng trưởng nhanh. Đặc biệt nhờ có cơ chế kế hoạch hóa tập trung mà Nhà nước có thể hướng các nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu và các lĩnh vực cần ưu tiên trong từng thời kỳ nhất định. Các đơn vị kinh tế xem như là những tế bào trong tổng thể nền kinh tế, thực hiện nhiệm vụ kế hoạch theo những mục tiêu thống nhất từ trên xuống.
” “Tuy nhiên kế hoạch hóa theo mô hình tập trung mệnh lệnh không phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường với những hạn chế: ” - Hạn chế tính năng động tính sáng tạo, tính trách nhiệm của các doanh nghiệp trong điều kiện thích nghi với điều kiện thị trường. ” - Nền kinh tế bị mất động lực phát triển, các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh. SV: Huỳnh Thị Chi 4 Lớp: Kế hoạch 55A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Bùi Trung Hải - Hạn chế tính năng động về công nghệ, áp dụng kỹ thuật mới ví không có cơ chế khuyến khích cho ra đời sản phẩm mới.
” - Hiệu quả kinh tế rất thấp do không có những chỉ số kinh tế tương đối và không có cơ chế đãi ngộ xứng đáng cho hiệu quả, trừng phạt đối với sự phi hiệu quả. ” “Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với các quy luật của thị trường, vì vậy những dấu hiệu thị trường là cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện hành vi sản xuất, kinh doanh của mình. Tuy vậy, kế hoạch hóa vẫn là cơ chế quản lý cần thiết, hữu hiệu của các doanh nghiệp với những vai trò chính như sau: ” - “Tập trung sự chú ý của các hoạt động trong doanh nghiệp vào các mục tiêu. Kế hoạch kinh doanh xác định cụ thể các mục tiêu cho doanh nghiệp và các hoạt động tiến hành nhằm đạt được mục tiêu cho nên chính các hoạt động này sẽ tập trung sự chú ý vào những mục tiêu đó.
Lập kế hoạch - khâu đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình kế hoạch hóa là công việc duy nhất có liên quan tới việc thiết lập các mục tiêu cần thiết cho sự phấn đầu của tập thể. Kế hoạch và quản lý bằng kế hoạch giúp các doanh nghiệp dự kiến được những cơ hội, thách thức có thể xảy ra để quyết định nên làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm trong một thời kỳ nhất định. ” - “Giúp doanh nghiệp ứng phó được với những bất định và đổi thay của thị trường. Lập kế hoạch là dự kiến những vấn đề của tương lai vì thế nó ít có sự chắc chắn.
Thậm chí ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì các nhà quản lý vẫn cần có kế hoạch phân công, phối hợp hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu kế hoạch và tháo gỡ, ứng phó với những diễn biến bất ngờ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Sự bất định và đổi thay của môi trường đòi hỏi ngoài việc soạn lập kế hoạch, phải tiến hành các nội dung khác của công tác kế hoạch hóa là triển khai thực hiện, kiểm tra công việc của các cấp tổ chức, điều chỉnh các hoạt động cần thiết để đảm bảo thực thi các mục tiêu kế hoạch đặt ra. ” - “Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể các hoạt động của mình thành các kế hoạch chức năng, tạo khả năng tác nghiệp kinh tế trong doanh nghiệp. Kế hoạch thường hướng tới cực tiểu hóa chi phí vì nó chú trọng vào các hoạt động hiệu quả và đảm bảo tính phù hợp.
Kế hoạch thay thế sự hoạt động manh mún, không được phối hợp bằng sự nỗ lực có định hướng chung, SV: Huỳnh Thị Chi 5 Lớp: Kế hoạch 55A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Bùi Trung Hải thay thế luồng hoạt động thất thưởng bởi một luồng đều đặn, và thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng. Công tác kế hoạch hóa chú trọng vào các hoạt động hiệu quả và đảm bảo tính phù hợp, tạo cơ sở cho việc nhìn nhận logic các nội dung hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình tiến tới mục tiêu sản xuất sản phẩm và dịch vụ cuối cùng. Trên nền tảng đó, các nhà quản lý thực hiện các phân công, tổ chức các hoạt động cụ thể, chi tiết theo đúng trình tự, đảm bảo cho sản xuất không bị rối loạn và hạn chế tốn kém.
Công tác lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp. Quy trình lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp “Soạn lập kế hoạch là khâu đầu tiên và quan trọng hàng đầu trong công tác kế hoạch hóa doanh nghiệp với nội dung chủ yếu là xác định các nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược, các chương trình và các chỉ tiêu kế hoạch tác nghiệp, soạn lập ngân quỹ cũng như các chính sách, biện pháp áp dụng trong thời kỳ kế hoạch của doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đặt ra. Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi có tri thức. Nó đòi hỏi người soạn lập kế hoạch phải xác định các mục tiêu một cách có ý thức, có căn cứ và đưa ra các quyết định trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.
Lập kế hoạch phải tuân thủ theo một quy trình với các bước đi cụ thể như sau: ” 1. Phân tích môi trường “Trong phân tích môi trường, doanh nghiệp tiến hành phân tích các yếu tố tác động bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, xác định thành phần cơ bản của môi trường tổ chức, đưa ra các thành phần có ý nghĩa thực tế đối với doanh nghiệp, thu thập và phân tích thông tin và thành phần này.