Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA ,TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm công tác tổ chức bộ máy quản lý “Tổ chức là một trong những chức năng của quản trị liên quan đến việc thành lập các bộ phận trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức mô tả khuôn khổ của tổ chức và có thể được phân định thành ba phần: tính phức tạp, tính phức hóa, tính tập chung [1, Trang 176] “Cơ cấu tổ chức là một phương tiện nhằm giúp nhà quản trị đạt được mục tiêu. Bởi mục tiêu được hình thành từ chiến lược tổng thể của tổ chức, điều logic là chiến lược và tổ chức phải liên kết chặt chẽ với nhau” [1, Trang 179] Hay theo như cách nói khác: Bộ máy tổ chức còn gọi là cơ cấu tổ chức quản trị, nó tổng hợp các bộ phận khác nhau về chuyên môn, có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức. Tổ chức bộ máy doanh nghiệp là hoạt động xác định công việc, phân chia công việc và trách nhiệm phù hợp với khả năng của từng cá nhân, bộ phận nhằm đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Theo Harold Koonz ,Cyril O’Donnell và Heiz Weihrich “Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm: Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu Nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận Bố trí lực lượng nhân sự và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việc đó Giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động Chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt hiệu quả” 0 0 [2, Trang 123] Bản chất của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp là phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau. Trong đó, mỗi bộ phận sẽ đảm nhận một hoặc một số chức năng, nhiệm vụ trong mối liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Bất kỳ tổ chức, đơn vị kinh doanh nào, hệ thống quản lý cũng bao gồm hai phân hệ: Chủ thể quản lý và đối tượng hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý.Trong hệ thống này, giữa hai bộ phận có mối quan hệ qua lại gọi là mục đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trội của hệ thống, nhằm đưa hệ thống tới mục tiêu tốt nhất trong điều kiện môi trường biến động. “Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực ,biến nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh” [2] 1.2 Mục đích công tác tổ chức bộ máy quản lý: Mục đích của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức phù hợp cho phép sự phối hợp hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách liên tục, không bị gián đoạn. Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung. Hiện nay, thị trường ngày càng mở rộng, yêu cầu các doanh nghiệp phải có sự phân công cũng như hợp tác thật hợp lý giữa những con người trong tổ chức.3 Ý nghĩa công tác tổ chức bộ máy quản lý: Công tác tổ chức có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp việc thực hiện các nhiệm vụ 0 0 một cách nhanh chóng và đạt được hiệu quả cao. Và ngược lại, nếu một tổ chức cồng kềnh, không phù hợp cũng như không đáp ứng với điều kiện mới, nhiều bộ phận chồng chéo lên nhau, công việc không phân định rõ ràng thì dễ dẫn đến sự trì trệ trong công việc, các mâu thuẫn nội bộ xảy ra và kém hiệu quả. Bộ máy tổ chức là cầu nối liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo hướng thống nhất, có phương hướng và mục tiêu rõ ràng, góp phần giúp cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút mọi cá nhân tham gia và có trách nhiệm với công việc.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy quản lý 1.1 Tầm hạn quản trị “Tầm hạn quản trị là phạm vi số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể quản lí được một cách trực tiếp.
Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác tổ chức, đặc biệt là việc thiết kế các tầng nấc quản trị trong bộ máy tổ chức. Tầm hạn quản trị rộng thì quản lý số lượng nhân viên nhiều, và ngược lại, tầm hạn quản trị hẹp thì quản lý số lượng nhân viên ít. Tầng nấc càng nhiều, tầm hạn quản trị càng hẹp và thông thường thì tốn kém hơn, đồng thời hoạt động kém hiệu quả.2 Quyền hạn trong quản trị Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định. Quyền hạn là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản trị và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được nâng dần lên.
Nó chính là công cụ để nhà quản trị có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người.3 Phân cấp quản trị Nguyên nhân có các cấp quản trị trong tổ chức là vì giới hạn của tầm hạn quản trị - là số người hay bộ phận mà nhà quản trị có thể kiểm soát hiệu quả. Có sự phân cấp quản trị thì phải tiến hành ủy quyền cho các cấp quản trị thấp hơn trong tổ chức.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp 1.1 Nhiệm vụ, mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp Việc xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ là yếu tố cần thiết, bắt buộc mà nhà quản trị cần phải nắm bắt và hướng tới. Sự thay đổi nhiệm vụ kinh doanh sẽ kéo theo sự thay đổi cơ cấu tổ chức, để phù hợp với công tác thực hiện mục tiêu mới đề ra của doanh nghiệp. Nhưng không phải nhất thiết thay đổi về nhiệm vụ kinh doanh cũng đòi hỏi phải thay đổi bộ máy tổ chức.2 Môi trường hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn đứng vững và thành công trên thị trường, thì tổ chức bô máy hợp lý là điều không thể thiếu.
Tổ chức bộ máy chịu ảnh hưởng tùy theo mức độ phức tạp của môi trường. Khi các yếu tố môi trường thuận lợi sẽ là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, ít cấp, ít khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả. Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh để thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải có cơ cấu linh hoạt, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để thích ứng với những thay đổi của hoạt động kinh doanh.3 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Chiến lược kinh doanh là một yếu tố rất quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào là phù hợp đối với doanh nghiệp. Việc sử dụng kỹ thuật vào doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến bộ máy tổ chức.
Nếu doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ, nâng cao kỹ thuật kinh doanh thì bộ máy tổ chức sẽ được cải tiến phù hợp với khả năng của doanh nghiệp, bắt kịp với những chuyển biến về công nghệ của thị trường. Một hệ thống cơ cẩu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và giữa chúng phải có sự phối hợp chặt chẽ trong vấn đề ra quyết định liên quan đến kỹ thuật kinh doanh của doanh nghiệp.4 Yếu tố con người trong doanh nghiệp Năng lực, trình độ của con người trong doanh nghiệp là nhân tố có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức bộ máy. Khi doanh nghiệp trang bị những cơ sở vật chất, cơ sở kỹ thuật hiện đại, đòi hỏi trình độ, kiến thức và kỹ năng đối với nhân viên cao hơn để có thể tận dụng đối đa nguồn lực, đảm nhiệm nhiều công việc từ đó làm giảm số lượng nhân viên, giúp bộ máy gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả.5 Quy mô hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Đối với các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi các nhà quản lý phải đề ra bộ máy tổ chức với cơ cấu hợp lý, không cồng kềnh và phức tạp.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy tổ chức phải chuyên nghiệp, tinh tế, gọn nhẹ để dễ dàng thay đổi sao cho phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.3 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 1.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Phương hướng và muc đích của tổ chức chi phối bộ máy tổ chức. Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là sơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.2 Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải thu được kết quả cao nhất với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra và tiết kiệm chi phí.3 Nguyên tắc cân đối: Là một trong những nguyên tắc quan trọng trong công tác tổ chức bộ máy. Cân đối giữa quyền và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau.
Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp.
