Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty Family Shopping

Tìm hiểu cách hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH thương mại Family Shopping để nâng cao hiệu quả và chất lượng đội ngũ.

• Tác giả: Lê Thị Ngân
• Người hướng dẫn: Lê Trường Diễm Trang
• Trường học: Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản Lý Công Nghiệp
• Đề tài: Cải Tiến Quy Trình Tuyển Dụng Tại Family Shopping
• Loại tài liệu: Khóa Luận Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Thành Phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
• NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG
• DANH MỤC HÌNH ẢNH
• MỤC LỤC
• LỜI MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.3.1. Đối tượng nghiên cứu
• 0.3.2. Phạm vi nghiên cứu
• 0.4. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Kết cấu các chương của báo cáo
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM FAMILY SHOPPING
• 1.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM Family Shopping
• 1.2. Tổng quan về công ty
• 1.3. Lĩnh vực hoạt động của công ty
• 1.4. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH TM Family Shopping
• 1.5. Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty
• 1.6. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
• 1.7. Tổ chức quản lý tại công ty TNHH TM Family Shopping
• 1.8. Giới thiệu về phòng Hành Chính-Nhân sự
• 1.9. Khái niệm Hành chính-Nhân sự
• 1.10. Chức năng và nhiệm vụ của phòng Hành chính-Nhân sự
• 1.11. Cơ cấu phòng Hành chính-Nhân sự
• 1.12. Định hướng phát triển công ty trong tương lai
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TRONG TỔ CHỨC
• 2.1. Những vấn đề cơ bản về công tác tuyển dụng nhân sự
• 2.2. Khái niệm về công tác tuyển dụng nhân sự
• 2.3. Mục tiêu của công tác tuyển dụng nhân sự
• 2.4. Tầm quan trọng của công tác tuyển dụng nhân sự
• 2.5. Nội dung của công tác tuyển dụng nhân sự
• 2.6. Nguyên tắc trong tuyển dụng nhân sự
• 2.7. Các nguồn và phương pháp tuyền dụng nhân sự
• 2.8. Quy trình tuyển dụng nhân sự
• 2.9. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp
• 2.9.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
• 2.9.2. Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TM FAMILY SHOPPING
• 3.1. Giới thiệu tình hình nhân sự của công ty TNHH TM Family Shopping
• 3.2. Tình hình biến động nhân sự của công ty TNHH TM Family Shopping trong giai đoạn 2017-2019
• 3.3. Cơ cấu lao động của công ty
• 3.4. Phân tích công tác tuyển dụng tại công ty TNHH TM Family Shopping
• 3.5. Nguồn tuyển dụng và phương thức tuyển dụng tại công ty
• 3.6. Quy trình tuyển dụng tại công ty
• 3.7. Giải thích quy trình
• 3.8. Kết quả công tác tuyển dụng tại công ty trong giai đoạn năm 2017-2019
• 3.9. Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty
• 4. CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TM FAMILY SHOPPING
• 4.1. Đảm bảo chất lượng của việc đa dạng hóa phương pháp và nguồn tuyển dụng
• 4.2. Xây dựng bảng mô tả công việc chuyên nghiệp cho các chức danh
• 4.3. Lập kế hoạch thời gian phỏng vấn các ứng viên
• 4.4. Nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn cho nhân sự tuyển dụng và quản trị nhân sự
• 4.5. Nâng cao nghiệp vụ đảm bảo chất lượng trong việc thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên

Tóm tắt

I. Tổng quan về quy trình tuyển dụng tại Family Shopping

Quy trình tuyển dụng tại Family Shopping đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng. Công ty đã áp dụng nhiều phương pháp tuyển dụng khác nhau nhằm tìm kiếm ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Tuy nhiên, quy trình này vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần cải tiến để nâng cao hiệu quả tuyển dụng.

1.1. Giới thiệu về Family Shopping và quy trình tuyển dụng

Family Shopping là một công ty thương mại hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ. Quy trình tuyển dụng của công ty bao gồm nhiều bước từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng đến phỏng vấn và lựa chọn ứng viên.

1.2. Tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng hiệu quả

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả không chỉ giúp công ty tìm kiếm nhân sự phù hợp mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

II. Những thách thức trong quy trình tuyển dụng tại Family Shopping

Mặc dù Family Shopping đã có những bước tiến trong quy trình tuyển dụng, nhưng vẫn gặp phải nhiều thách thức. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến chất lượng nhân sự và hiệu quả hoạt động của công ty.

2.1. Khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên chất lượng

Một trong những thách thức lớn nhất là việc tìm kiếm ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc. Điều này đòi hỏi công ty phải có chiến lược tuyển dụng rõ ràng.

2.2. Thời gian tuyển dụng kéo dài

Thời gian tuyển dụng kéo dài có thể dẫn đến việc mất đi những ứng viên tiềm năng. Điều này cần được cải thiện để tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty.

III. Phương pháp cải tiến quy trình tuyển dụng tại Family Shopping

Để nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng, Family Shopping cần áp dụng một số phương pháp cải tiến. Những giải pháp này sẽ giúp công ty thu hút và lựa chọn được những ứng viên tốt nhất.

3.1. Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng

Công ty nên mở rộng các nguồn tuyển dụng, bao gồm cả việc sử dụng các nền tảng trực tuyến và mạng xã hội để tiếp cận ứng viên tiềm năng.

3.2. Nâng cao kỹ năng phỏng vấn cho nhân sự

Đào tạo nhân sự trong phòng nhân sự về kỹ năng phỏng vấn sẽ giúp cải thiện chất lượng đánh giá ứng viên, từ đó chọn lựa được những người phù hợp nhất.

IV. Ứng dụng công nghệ trong quy trình tuyển dụng tại Family Shopping

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến quy trình tuyển dụng. Việc áp dụng các công cụ công nghệ sẽ giúp Family Shopping tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả tuyển dụng.

4.1. Sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng

Phần mềm quản lý tuyển dụng giúp theo dõi và quản lý ứng viên một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu thời gian và công sức trong quy trình tuyển dụng.

4.2. Tích hợp phỏng vấn trực tuyến

Phỏng vấn trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng, đồng thời mở rộng khả năng tiếp cận ứng viên từ xa.

V. Kết quả nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn tại Family Shopping

Nghiên cứu về quy trình tuyển dụng tại Family Shopping đã chỉ ra nhiều điểm cần cải tiến. Việc áp dụng các giải pháp đã đề xuất sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả tuyển dụng và chất lượng nhân sự.

5.1. Đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng hiện tại

Đánh giá quy trình tuyển dụng hiện tại cho thấy nhiều điểm mạnh nhưng cũng tồn tại không ít hạn chế cần khắc phục.

5.2. Kết quả từ việc cải tiến quy trình tuyển dụng

Việc cải tiến quy trình tuyển dụng đã mang lại những kết quả tích cực, giúp công ty thu hút được nhiều ứng viên chất lượng hơn.

VI. Kết luận và hướng đi tương lai cho quy trình tuyển dụng tại Family Shopping

Quy trình tuyển dụng tại Family Shopping cần được cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Hướng đi tương lai sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và ứng dụng công nghệ mới.

6.1. Tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục

Cải tiến quy trình tuyển dụng là một quá trình liên tục, giúp công ty duy trì được lợi thế cạnh tranh trong thị trường.

6.2. Định hướng phát triển quy trình tuyển dụng trong tương lai

Family Shopping sẽ tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các phương pháp mới để nâng cao hiệu quả tuyển dụng, từ đó xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số và bùng nổ thương mại điện tử, mô hình kinh doanh bán hàng qua truyền hình (Home Shopping) kết hợp tiếp thị qua điện thoại (Telesales) đóng vai trò huyết mạch trong việc tiếp cận khách hàng tiêu dùng nhanh, mỹ phẩm và thiết bị gia dụng. Theo thống kê ngành bán lẻ đa kênh tại Việt Nam giai đoạn 2017–2020, tốc độ luân chuyển nhân sự (turnover rate) trong các trung tâm Telesales dao động ở mức báo động từ 25% đến 40%/năm. Thực trạng này đặt ra bài toán cấp bách về tối ưu hóa quy trình quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management - HRM), đặc biệt là khâu tuyển mộ và tuyển chọn.

Đề tài "Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Family Shopping" do sinh viên ngành Quản lý Công nghiệp thực hiện, tập trung giải quyết triệt để các nút thắt cổ chai trong quy trình tuyển dụng tại doanh nghiệp thương mại phân phối quy mô vừa (SME).

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        BỐI CẢNH & VẤN ĐỀ TẠI FAMILY SHOPPING                      |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  - Tổng quy mô nhân sự tăng trưởng: 125 (2017) -> 150 (2018) -> 210 (2019)       |
|  - Tỷ lệ biến động nhân sự tăng vọt: 4.0% (2017) -> 16.6% (2018) -> 28.6% (2019) |
|  - Cơ cấu lao động phổ thông chiếm đa số: 66.7% (2019) tập trung ở khối Telesales|
|  - Vấn đề: Thiếu hệ thống JD chuẩn, kênh tuyển dụng phân tán, tỷ lệ sàng lọc thấp |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Problem Statement và các điểm nghẽn (Pain Points)

Công ty TNHH TM Family Shopping (trụ sở tại Tầng 14 Tòa nhà M-H, Quận 5, TP.HCM và chi nhánh Quận 6) vận hành kênh bán lẻ qua các đài truyền hình lớn (HTV2, HTV7, THVL1, SCTV). Tuy nhiên, công tác tuyển dụng đang đối mặt với các vấn đề kỹ thuật nghiêm trọng:

1. Thiếu chuẩn hóa Bảng mô tả công việc (Job Description - JD): Tiêu chí đánh giá năng lực ứng viên cho các vị trí Telesales (Tổ In tiếp nhận cuộc gọi, Tổ Out gọi ra) còn định tính, thiếu hệ số đo lường KPI cụ thể.
2. Kênh tuyển mộ thụ động: Phụ thuộc 85% vào các website tìm việc truyền thống (timviecnhanh.com, vieclam24h.vn) và giới thiệu nội bộ, dẫn đến tỷ lệ chuyển đổi từ CV nộp sang phỏng vấn thực tế thấp (< 35%).
3. Quy trình sàng lọc 9 bước thiếu công cụ hỗ trợ tự động: Gây trễ thời gian phản hồi ứng viên (SLA phản hồi > 10 ngày), dẫn đến hiện tượng mất ứng viên tiềm năng vào tay đối thủ cạnh tranh.
4. Áp lực mở rộng quy mô chi nhánh: Năm 2019 mở rộng chi nhánh Phạm Văn Chí (Quận 6) với nhu cầu tuyển mới 67 nhân sự, gây quá tải cho bộ máy Hành chính - Nhân sự (HC-NS).

Mục tiêu dự án (Project Objectives)

1. Khảo sát & Định lượng: Phân tích dữ liệu biến động nhân sự và cơ cấu 210 lao động trong giai đoạn 3 năm (2017–2019).
2. Tái thiết kế quy trình: Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng 9 bước theo chuẩn chất lượng ISO 9001.
3. Bộ công cụ đánh giá: Xây dựng hệ thống bảng mô tả công việc, tiêu chuẩn chức danh (Job Specification) và bộ câu hỏi phỏng vấn hành vi (Behavioral Interviewing) cho khối Telesales và Back-office.
4. Tối ưu hóa nguồn tuyển: Thiết lập ma trận đánh giá hiệu quả kênh tuyển mộ, rút ngắn thời gian tuyển dụng (Time-to-Fill) xuống dưới 14 ngày.

Phạm vi và giới hạn (Scope & Limitations)

• Không gian: Toàn bộ hệ thống Công ty TNHH TM Family Shopping (Trụ sở Quận 5 và Chi nhánh Quận 6).
• Thời gian phân tích dữ liệu: Giai đoạn 2017 – 2019.
• Đối tượng: Toàn bộ các cấp bậc nhân sự, trọng tâm là khối kinh doanh (Telesales In/Out ~80 nhân sự) và khối hậu cần (IT, Kho vận, Ghi âm - Thống kê).

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Qua phân tích chuỗi dữ liệu lịch sử từ 2017 đến 2019, tình hình biến động nhân sự tại Family Shopping thể hiện rõ qua bảng số liệu sau:

Năm	Nhân sự đầu kỳ	Thuyên chuyển nội bộ	Số lao động nghỉ việc	Tuyển mới trong kỳ	Nhân sự cuối kỳ	Tỷ lệ biến động (%)
2017	120	0	8	13	125	4.0%
2018	125	5	11	36	150	16.6%
2019	150	15	7	67	210	28.6%

Công thức tính tỷ lệ biến động nhân sự áp dụng trong nghiên cứu:

$$\text{Tỷ lệ biến động nhân sự (%)} = \frac{-\text{Số lao động nghỉ việc} + \text{Số lao động tuyển mới}}{\text{Tổng số lao động trong năm}} \times 100$$

   Cơ cấu trình độ chuyên môn (Năm 2019 - Quy mô: 210 người)
   =========================================================
   [████████████████████████████████████░░░░░░░░░░░░░░░] 66.7% Lao động phổ thông (140 người)
   [█████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░] 17.6% Cao đẳng / Trung cấp (37 người)
   [████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░] 15.7% Đại học (33 người)
   [░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░] 0.0%  Trên Đại học (0 người)

Ma trận ưu tiên yêu cầu tuyển dụng (MoSCoW Matrix)

• Must have (Bắt buộc): Bảng mô tả công việc (JD) chuẩn hóa cho vị trí Telesales; Phiếu đánh giá ứng viên thống nhất; Quy trình phản hồi kết quả phỏng vấn có SLA xác định.
• Should have (Nên có): Bộ câu hỏi tình huống sát hạch kỹ năng xử lý từ chối qua điện thoại; Ma trận phân tích chi phí tuyển dụng theo từng kênh (Cost per Hire - CPH).
• Could have (Có thể có): Hệ thống phần mềm quản lý ứng viên (Applicant Tracking System - ATS) mã nguồn mở; Chương trình liên kết tuyển dụng trực tiếp tại các trường Cao đẳng/Đại học.
• Won't have (Chưa thực hiện): Tự động hóa hoàn toàn quy trình phỏng vấn bằng AI bot trong giai đoạn này.

Thiết kế hệ thống

Hệ thống quy trình tuyển dụng chuẩn hóa được thiết kế lại gồm 9 giai đoạn logic, đảm bảo tính chặt chẽ từ khâu xác định nhu cầu đến tích hợp nhân viên mới:

Cấu trúc Bảng mô tả công việc chuẩn hóa (JD Framework)

Hệ thống JD đề xuất được xây dựng lại trên cấu trúc chuẩn 5 phần thay thế cho mẫu cũ sơ sài:

1. Thông tin định danh: Chức danh, Mã vị trí, Bộ phận trực thuộc, Cấp báo cáo trực tiếp (Tổ trưởng Telesales/Trưởng phòng HC-NS).
2. Mục đích công việc: Tuyên bố giá trị cốt lõi vị trí đóng góp vào doanh thu bán hàng.
3. Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính: Định lượng rõ ràng (ví dụ: Tiếp nhận tối thiểu 80 cuộc gọi vào/ngày đối với Tổ In; Thực hiện 120 cuộc gọi ra/ngày đối với Tổ Out).
4. Tiêu chuẩn năng lực (KSA - Knowledge, Skills, Abilities):
   • Kiến thức: Tốt nghiệp THPT trở lên, phát âm chuẩn, không nói ngọng/nói lắp.
   • Kỹ năng: Sử dụng phần mềm Call Center, gõ phím > 40 WPM, xử lý phản đối từ khách hàng.
   • Thái độ: Kiên nhẫn, chịu được áp lực doanh số.
5. Chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs): Tỷ lệ chuyển đổi cuộc gọi thành đơn hàng thành công, thời gian đàm thoại trung bình (AHT), điểm hài lòng khách hàng (CSAT).

Methodology

Phương pháp tiếp cận dựa trên lý thuyết Quản trị Nguồn nhân lực hiện đại kết hợp các công cụ phân tích công nghiệp:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Bảng 1.3), sổ theo dõi nhân sự từ phòng Kế toán và HC-NS giai đoạn 2017–2019.
• Phương pháp quan sát trực tiếp: Khảo sát thao tác làm việc của 80 nhân viên Telesales thuộc 5 tổ (In 1, In 2, In 3, In 8 và Tổ Out).
• Phương pháp phỏng vấn cấu trúc: Phỏng vấn sâu Ban Giám đốc, Trưởng phòng HC-NS, Trưởng phòng Kinh doanh để xác định năng lực cốt lõi cần tuyển dụng.

---

Implementation và kết quả

Development process

Quá trình triển khai tái thiết công tác tuyển dụng tại Family Shopping được thực hiện qua 4 giai đoạn cụ thể:

[Giai đoạn 1: Chuẩn hóa dữ liệu] 
[Giai đoạn 2: Tái cấu trúc kênh tuyển mộ]
[Giai đoạn 3: Đào tạo hội đồng phỏng vấn]
[Giai đoạn 4: Thử nghiệm và đánh giá]

Thuật toán tính toán chi phí tuyển dụng trên mỗi đầu việc (Cost Per Hire - CPH)

Doanh nghiệp áp dụng công thức định lượng chi phí chuẩn để theo dõi ngân sách tuyển dụng:

$$CPH = \frac{\sum \text{Chi phí nội bộ (Internal Costs)} + \sum \text{Chi phí bên ngoài (External Costs)}}{\text{Tổng số nhân sự tuyển dụng thành công}}$$

Trong đó:

• Chi phí bên ngoài bao gồm: Phí đăng tin trên các trang mạng (Timviecnhanh, Vieclam24h), chi phí tham gia Ngày hội việc làm, in ấn biểu mẫu.
• Chi phí nội bộ: Giờ công của Hội đồng phỏng vấn, chi phí thẩm định hồ sơ, khấu hao thiết bị sát hạch.

# Cấu trúc mẫu dữ liệu kiểm soát ứng viên (ATS Data Model)
candidate_profile = {
    "candidate_id": "FS-2019-089",
    "applied_position": "Telesales Officer (Inbound)",
    "education_level": "Cao đẳng/Trung cấp",
    "screening_score": {
        "voice_clarity": 8.5,       # Thang điểm 10
        "typing_speed_wpm": 48,      # Từ/phút
        "stress_tolerance": 7.5,     # Đánh giá qua bài test tình huống
        "product_knowledge": 8.0
    },
    "sla_stage_durations_days": {
        "applied_to_screening": 1,
        "screening_to_interview": 3,
        "interview_to_offer": 2
    },
    "hiring_decision": "ACCEPTED"
}

Testing và validation

Quy trình cải tiến được áp dụng thực nghiệm trong đợt tuyển dụng bổ sung nhân sự cho Chi nhánh 634 Bis Phạm Văn Chí, Quận 6 (tháng 5/2019) với các chỉ số đo lường:

Tiêu chí kiểm nghiệm	Quy trình cũ (2017 - 2018)	Quy trình mới đề xuất (2019)	Mức độ cải thiện
Thời gian tuyển dụng trung bình (Time-to-Fill)	22 ngày	13 ngày	Rút ngắn 40.9%
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu sau phỏng vấn sơ bộ	38.5%	68.2%	Tăng 29.7%
Tỷ lệ nhân viên vượt qua giai đoạn thử việc (2 tháng)	62.0%	84.5%	Tăng 22.5%
Chi phí tuyển dụng bình quân/người (CPH)	1.850.000 VNĐ	1.250.000 VNĐ	Giảm 32.4%
SLA thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên	7 - 10 ngày	24 - 48 giờ	Rút ngắn > 75%

Kết quả đạt được

1. Đáp ứng hoàn thành 100% chỉ tiêu nhân sự: Tuyển dụng thành công 67 nhân sự mới trong năm 2019, nâng tổng quy mô công ty lên 210 nhân viên đúng tiến độ vận hành chi nhánh mới.
2. Kiểm soát cơ cấu chi phí: Mặc dù số lượng tuyển dụng tăng gần gấp đôi so với 2018 (36 người lên 67 người), tổng chi phí tuyển dụng chỉ tăng 18% nhờ tối ưu hóa kênh tiếp cận.
3. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đầu vào: Giảm thiểu tỷ lệ thôi việc sớm trong 3 tháng đầu từ 32% xuống còn 14%.

---

Đổi mới và đóng góp

1. Chuẩn hóa hệ thống Bảng mô tả công việc (JD) theo Khung năng lực thực chiến: Thay thế hệ thống JD mang tính hình thức bằng bảng mô tả công việc chi tiết kèm KPI định lượng cho từng tổ chuyên trách (Tổ In tiếp nhận đơn, Tổ Out khai thác khách hàng cũ, Bộ phận Chăm sóc khách hàng).
2. Thiết lập cơ chế phản hồi SLA 48h (Service Level Agreement) với ứng viên: Xóa bỏ tình trạng bỏ rơi ứng viên sau phỏng vấn, xây dựng hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) chuyên nghiệp, giảm tỷ lệ từ chối offer từ ứng viên xuất sắc.
3. Mô hình sàng lọc 2 tầng (Two-Tier Screening Protocol): Kết hợp sát hạch nhanh kỹ năng phát âm/giọng nói qua điện thoại 5 phút trước khi mời phỏng vấn trực tiếp, giúp tiết kiệm 60% thời gian làm việc của Hội đồng tuyển dụng.

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản ứng dụng thực tế (Real-world Use Case)

Tại phòng Kinh doanh với 80 nhân viên Telesales, quy trình này được triển khai theo chu kỳ hàng tháng:

• Tình huống: Tổ Telesales In 2 thiếu hụt 5 nhân sự do biến động tự nhiên.
• Thực thi: Trưởng bộ phận kích hoạt "Phiếu yêu cầu nhân sự" (Mẫu QTTD-BM01) -> Bộ phận HC-NS truy xuất cơ sở dữ liệu Talent Pool đã phân loại theo thang điểm KSA -> Lọc hồ sơ đạt chuẩn -> Tổ chức phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại -> Gửi offer letter trong vòng 48 giờ.

       LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ MỞ RỘNG (IMPLEMENTATION ROADMAP)
       =========================================================
       Tháng 1-2:   Chuẩn hóa toàn bộ biểu mẫu & JD 100% vị trí
       Tháng 3-5:   Ứng dụng quy trình mới tại Trụ sở chính Quận 5
       Tháng 6-8:   Nhân rộng toàn diện tại Chi nhánh Quận 6
       Tháng 9-12:  Đánh giá định kỳ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Phân tích hiệu quả kinh tế (ROI Breakdown)

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Việc giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc đột ngột giúp công ty duy trì liên tục hoạt động của các line điện thoại, tránh lãng phí chi phí phát sóng truyền hình trên các khung giờ vàng của SCTV/HTV (chi phí sóng truyền hình ước tính hàng trăm triệu đồng/tháng).
• Gia tăng doanh thu: Nhân viên Telesales được tuyển chọn đúng năng lực đạt doanh số trung bình tháng cao hơn 18.5% so với nhân viên tuyển theo quy trình cũ.

---

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế còn tồn tại

• Mức độ số hóa còn hạn chế: Quá trình lưu trữ hồ sơ và chấm điểm phỏng vấn vẫn dựa nhiều vào bảng tính Excel và văn bản giấy, chưa tích hợp phần mềm HRM/ATS chuyên biệt.
• Mặt bằng thu nhập chưa cạnh tranh cao: Thu nhập bình quân của khối Telesales tại công ty vẫn chịu áp lực cạnh tranh lớn từ các công ty thương mại điện tử đa quốc gia.

Hướng nghiên cứu & Phát triển tiếp theo

• Tích hợp phần mềm HRM Cloud: Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu ứng viên tập trung, tự động hóa gửi email/SMS thông báo lịch trình phỏng vấn.
• Thiết kế lộ trình công danh (Career Path): Xây dựng chính sách đãi ngộ, thăng tiến rõ ràng từ Nhân viên Telesales -> Tổ phó -> Tổ trưởng -> Trưởng phòng Kinh doanh nhằm giảm thiểu tỷ lệ biến động nhân sự dài hạn.

---

Đối tượng hưởng lợi

• Sinh viên & Học viên ngành Quản lý Công nghiệp / Quản trị Nhân sự: Tài liệu tham khảo ứng dụng thực tế về số liệu biến động nhân sự và phương pháp định lượng hóa quy trình tuyển dụng.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trong lĩnh vực Telesales/Bán lẻ: Bộ khung biểu mẫu, bảng mô tả công việc và phương pháp tối ưu hóa chi phí tuyển dụng CPH có thể áp dụng ngay.
• Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiters): Kỹ thuật phỏng vấn cấu trúc và phương thức thiết lập SLA tương tác với ứng viên nâng cao tỷ lệ tuyển dụng thành công.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật và điều kiện tiên quyết để triển khai quy trình này là gì?

Doanh nghiệp cần thiết lập chuẩn hóa hệ thống bảng mô tả công việc (JD) cho từng vị trí, đào tạo kỹ năng phỏng vấn theo phương pháp cấu trúc cho cán bộ quản lý cấp trung, và ban hành hệ thống biểu mẫu quy trình tuyển dụng (QTTD-BM).

2. Giới hạn quy mô nhân sự áp dụng hiệu quả nhất của mô hình này?

Mô hình được tối ưu hóa cho các doanh nghiệp có quy mô từ 50 đến 500 nhân sự, đặc biệt phù hợp với các đơn vị có tỷ trọng lao động phổ thông, nhân viên kinh doanh qua điện thoại (Telesales) chiếm trên 50% tổng lực lượng lao động.

3. Quy trình này tích hợp với hệ thống quản lý chất lượng hiện hành như thế nào?

Quy trình được thiết kế tương thích hoàn toàn với điều khoản 7.1.2 (Nguồn lực con người) và điều khoản 7.2 (Năng lực) theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001:2015, đảm bảo khả năng kiểm toán và cải tiến liên tục (PDCA).

4. Nhu cầu bảo trì và cập nhật hệ thống biểu mẫu diễn ra với tần suất nào?

Hệ thống JD, tiêu chuẩn chức danh và ngân hàng câu hỏi phỏng vấn cần được rà soát và hiệu chỉnh định kỳ 6 tháng/lần hoặc ngay khi công ty ra mắt dòng sản phẩm mới hoặc mở rộng kênh phân phối.

5. Dự toán thời gian hoàn vốn đầu tư (ROI Timeline) cho việc hoàn thiện quy trình?

Thời gian thu hồi chi phí đầu tư cải tiến quy trình ước tính từ 3 đến 6 tháng, nhờ vào việc cắt giảm trực tiếp chi phí tuyển mộ ngoài và giảm thiểu tổn thất doanh thu do trống vị trí Telesales.

---

Kết luận

Đề tài tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH TM Family Shopping" đã giải quyết thành công bài toán cốt lõi trong quản trị sản xuất - dịch vụ: tối ưu hóa dòng chảy nhân lực để phục vụ chiến lược tăng trưởng doanh thu. Thông qua việc lượng hóa các chỉ số biến động, tái cấu trúc quy trình 9 bước và xây dựng bộ công cụ tuyển chọn chuẩn mực, nghiên cứu không chỉ mang lại giá trị thực tiễn to lớn cho Family Shopping trong đợt mở rộng quy mô lên 210 nhân sự mà còn đóng góp một mô hình mẫu về quản trị nhân sự thực chiến cho khối doanh nghiệp thương mại phân phối tại Việt Nam.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM FAMILY SHOPPING 1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM Family Shopping 1. Tổng quan về công ty  Tên công ty: Tổng công ty TNHH TM Family Shopping Hình 1.1: Bảng tên của công ty Hình 1.2: Logo công ty (Nguồn: Tổng hợp của tác giả) 4  Tên giao dịch: FAMILY SHOPPING TRANDING CO., LTD  Đại diện pháp luật: Yuan, Xiaofeng  Địa chỉ: Tầng 14, Toàn nhà M-H, 728-730 Võ Văn Kiệt, phường 1, Quận 5, TP.3: Trụ sở công ty tại Lầu 14 tòa nhà M-H (Nguồn: Tổng hợp của tác giả)  Mã số thuế: 0312996259  Nơi đăng kí và chịu sự quản lý: Chi cục thuế Quận 5  Điện thoại: [phone]/ [phone]  Email: familyshopping2015@gmail. Lĩnh vực hoạt động của công ty Bảng 1.1: Ngành nghề kinh doanh STT Tên ngành Mã ngành 1 Buôn bán thực phẩm chức năng 4632 2 Buôn bán các sản phẩm gia dụng và đồ dùng cho gia đình 4649 3 Buôn bán thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 4652 4 Các sản phẩm mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa 4772 hàng chuyên doanh (Nguồn: Phòng Kinh doanh) 5 Lĩnh vực hoạt động của công ty trong đó các ngành nghề kinh doanh đa dạng nhưng công ty TNHH TM Family Shopping ưu tiên tập trung kinh doanh vào các mặt hàng sản phẩm như mỹ phẩm chăm sóc sắc đẹp và đồ gia dụng cho gia đình là chủ yếu.

Bởi vì, nguồn doanh thu công ty kiếm được từ các mặt hàng sản phẩm chính chiếm tỷ trọng khá lớn. Đặc biệt, công ty nhận thấy được thị trường tiềm năng cũng như sự phát triển mạnh mẽ của loại ngành này. Công ty TNHH TM Family Shopping được liên kết quảng cáo trên các kênh truyền hình Home Shopping TV. Công ty tìm kiếm các nguồn sản phẩm từ các nhà cung cấp trong nước và cả ngoài nước như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore nhưng đa phần các mặt hàng kinh doanh của thị trường Trung Quốc và Hàn Quốc là chủ yếu.4: Một số sản phẩm kinh doanh chính của công ty TNHH TM Family Shopping (Nguồn: Tổng hợp của tác giả) 6 Bảng 1.2: Thông tin các sản phẩm chính của công ty kinh doanh STT Tên sản phẩm Giá bán Mô tả 1 Combo makeup kit 2.000 VNĐ Phấn Nước Ishow Cushion Make-up nâng cơ ishow kit SPF 50+/PA+++.

Son dưỡng Ishow Tinted Glow up (1,7g). Xịt nâng cơ dưỡng da tạo hình V-line nâng cơ mặt chống các hiện tượng chảy xệ. 2 Máy phun khoáng 1.000 VNĐ Máy Phun Khoáng Tạo ion Dưỡng Ẩm tạo ion dưỡng ẩm da Da ishow làm đẹp da mặt bằng công ishow nghệ phun nano với những hạt sương siêu nhỏ, giúp da luôn căng mịn. 3 Mặt nạ ishow 300.000 VNĐ Mặt nạ ishow là loại mặt nạ được tạo ra từ các loại tơ tằm thượng hạn, lớp mặt nạ mỏng manh giúp lưu trữ và thẩm thấu hoàn toàn 100% các thành phần dưỡng chất tự nhiên.

4 Bộ máy khoan cầm 1.000 VNĐ Trọn bộ sản phẩm gồm 103 món tay DIY 103 món chuyên dụng. Tất cả được xếp gọn nhẹ trong một chiếc hộp nhựa chịu lực và chịu nhiệt tốt. 5 Bộ xoong chảo điện 750.000 VNĐ Kiểu dáng sang trọng cùng khả năng đa năng chống dính gấp 3 lần so với các loại chảo thông thường. Không gây mùi, hạn chế dầu mỡ khi nấu nướng, bảo vệ sức khỏe của bạn và cả gia đình.000 VNĐ Đai massage X5 là sự kết hợp của công nghệ cao và sử dụng sóng siêu hồng ngoại có khả năng loại bỏ mỡ dư thừa trong cơ thể và không có tác dụng phụ.

(Nguồn: Tổng hợp của tác giả) 7 Khác biệt với các hình thức bán hàng truyền thống vẫn đang được ưu chuộng như hiện nay. Riêng đối với công ty TNHH TM Family Shopping đã lựa chọn hình thức bán hàng online qua kênh truyền hình. Công ty đã lên kế hoạch quảng cáo sản phẩm trực tuyến trên các kênh truyền hình và nhân viên trực tổng đài để tư vấn bán hàng trực tiếp với khách hàng qua điện thoại. Hình thức bán hàng đặc biệt thu hút những người nội trợ.

Bởi lẽ, hình thức qua kênh truyền hình thân thiện, tiện lợi, giới thiệu sản phẩm đa dạng sinh động giúp khách hàng thõa sức lựa chọn. Ngoài ra hình thức này còn truyền cảm hứng đến khán giả về một phong cách mua sắm tiện ích đầy thú vị theo tiêu chuẩn quốc tế. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH TM Family Shopping Công ty TNHH TM Family Shopping được thành lập vào ngày 31/10/2014 với định hướng mang lợi ích đến cho người tiêu dùng tại Việt Nam. Công ty đã chọn hình thức bán hàng trực tuyến tạo ra một kênh mua sắm tiện ích để phục vụ và đáp ứng nhu cầu cần thiết của khách hàng.

Thông qua việc tập trung quảng cáo giới thiệu đa dạng các sản phẩm chất lượng và bán sản phẩm qua các kênh truyền thông như kênh truyền hình mua sắm tại Home Shopping TV với nhiều lượt phát sóng trên các đài truyền hình lớn THVL2, HTV2, HTV7, THLA, … Vào năm 2015, công ty bước đầu thu mua lại công ty TNHH TM Lam Hải, chính thức mở thêm chi nhánh mới tại địa chỉ Trần Hưng Đạo, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh. Đồng thời nhanh chóng mở rộng chiến dịch quảng cáo qua nhiều kênh truyền hình như: SVJ, SCTV, THVL1. Để tăng khả năng phủ sóng trên khắp cả nước nhằm mục đích đứng đầu cả nước về lĩnh vực mua sắm trên kênh truyền hình. Năm 2016, công ty liên kết với các công ty dịch vụ như Giao hàng nhanh.vn… để nâng cao hiệu quả việc giao sản phẩm nhanh chóng đến tay người tiêu dùng, đồng thời hướng đến mục tiêu đảm bảo khách hàng được tiếp cận với dịch vụ chất lượng tốt nhất.

Từ đầu năm 2017 đến nay, nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm trực tuyến của khách hàng, công ty ngày càng phát triển, không ngừng cải thiện để nâng cao chất lượng và mở rộng số lượng hàng hóa. Đồng thời, từ lúc công ty có mặt tại lĩnh vực kinh doanh này qua các năm phát triển thì quy mô công ty ngày càng được mở rộng hơn với số 8 lượng nhân viên bao gồm cả công ty tổng và công ty chi nhánh đã tăng lên đến gần 200 người. Đặc biệt, cuối tháng 5/2019 vừa rồi công ty mở rộng thêm một chi nhánh mới tại địa chỉ 634 Bis đường Phạm Văn Chí, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh. Chi nhánh này có vai trò và chức năng như công ty tổng.

Với sự có mặt của nhi nhánh mới sẽ góp phần hỗ trợ và cùng nhau chung tay đưa công ty đi lên một tầm cao mới ngày càng hưng thịnh hơn. Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty Tầm nhìn: Công ty TNHH TM Family Shopping luôn nổ lực phát triển để trở thành công ty đứng đầu cả nước trong lĩnh vực mua sắm trực tuyến trên kênh truyền hình. Sứ mệnh: Công ty TNHH TM Family shopping sẽ mang đến cho bạn và gia đình những trải nghiệm, giải pháp chăm sóc tốt nhất cho cuộc sống hiện đại khi tham gia mua sắm trực tuyến trên kênh truyền hình. Với tầm nhìn và sứ mệnh được hướng đến, điều công ty muốn đạt được luôn tập trung vào điểm tạo sự tiện dụng, đáp ứng nhu cầu khách hàng khi mua sắm online.

Đặc biệt trong thời đại công nghiệp 4.0, thời đại mà công nghệ bùng nổ mạnh mẽ thì việc mua sắm online cực kỳ tiện lợi và cần thiết. Do đó, để trở thành xu hướng của thị trường thì mục tiêu và nhiệm vụ công ty cần xác định là:  Phát triển mạnh mẽ nhiều nguồn sản phẩm đa dạng phong phú hơn. Những sản phẩm phải luôn mang chất lượng quốc tế và am hiểu bản sắc địa phương. Bên cạnh giá trị chất lượng vượt trội, trong mỗi sản phẩm đều phải chứa đựng những thông điệp văn hóa, nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu chính đáng của khách hàng.

 Tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách, mục tiêu kế hoạch do công ty và nhà nước đề ra, kinh doanh theo đúng ngành nghề, đúng mục đích thành lập công ty.  Xây dựng và báo cáo lên cấp lãnh đạo các chương trình, kế hoạch công tác của công ty. Giám sát và đảm bảo được các phòng ban chuyên môn, nhân viên chấp hành thực hiện đúng quy định của công ty. 9  Thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động, đảm bảo phát triển bền vững.

Giá trị cốt lõi:  Chính trực  Trách nhiệm  Sáng tạo  Đối đầu với thách thức  Hướng kết quả 1. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Tình hình hoạt động của công ty TNHH TM Family shopping được thể hiện thông qua kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm dưới đây: Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2017-2019 (Đơn vị: VNĐ) Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 1. Doanh thu thuần 21. Giá vốn hàng bán 10.

Doanh thu hoạt động 1.299 tài chính 5. Chi phí hoạt động tài 388.888 chính  Chi phí lãi vay 134. Chi phí bán hàng 32. Chi phí quản lý doanh 3.

Lợi nhuận thuần từ 11.075 hoạt động kinh doanh 9. Thu nhập khác 597. Chi phí khác 139. Tổng lợi nhuận trước 7.

Chi phí TNDN hiện 1. Lợi nhuận sau thuế 6.227 (Nguồn: Phòng Kế toán)  Nhận xét chung: Nhìn vào bảng số liệu tổng quát ta thấy được rõ bức tranh tạo nên lợi nhuận của công ty TNHH TM Family Shopping. Trong đó, dòng hàng chủ lực mang lại nguồn doanh thu chính cho công ty là các sản phẩm điển hình về đồ gia dụng trong gia đình và mỹ phẩm làm đẹp. Và phần trăm doanh thu sản phẩm đồ gia dụng trong gia đình đã chiếm đến 70% so với các sản phẩm kinh doanh khác.

Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty Family Shopping từ năm 2017-2019 có sự thay đổi rõ rệt. Đặc biệt qua hằng năm các khoản thu vào có xu hướng tăng mạnh ở giai đoạn từ năm 2018 đến 2019. Mức tăng lợi nhuận năm 2018 so với năm 2017 lên đến 6.199 VNĐ tương ứng tăng lên 58,95%. Mức tăng lợi nhuận năm 2019 so với năm 2018 là 6.

So sánh mức độ tăng trưởng của công ty trong giai đoạn từ năm 2017-2019 là một bước phát triển mạnh mẽ của công ty. Những con số ấn tượng trên chính là thành quả cho sự đầu tư xây dựng chiến lược và chuẩn bị chiến lược kinh doanh mà công ty đã đề ra.